企业实物物资管理办法.docx

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企业实物物资管理办法

实物物资管理办法

一、本办法中的实物物资是指除房屋建筑物等不可移动的固定

资产和为销售而采购的库存商品之外的所有有形资产。

二、实物资产的分类

实物资产按会计核算方法分为固定资产、低值易耗品以及维修耗

材三大类。

固定资产是指价值500元以上、具有独立使用价值并且

使用期限1年以上的各类物资，如电脑、复印机、办公家具等。

低值

易耗品按管理方法的不同又分为两类：

A类低值易耗品是指价值低于

500元，具有独立使用价值，并且使用期限超过1年，如办公桌、办

公椅、电话等办公用品；B类低值易耗品是指价值低于500元，没有

独立使用价值。

对有些使用期限虽然超过一年，但由于其单位价值较

低，如办公用品中的钢笔、剪刀等，也可以归入此类。

维修耗材是指

不具各独立使用价值,用于物业设备设施维修的各种零配件,如灯泡、

电线等。

实物资产按照性质和用途可分为以下五类：

1.办公用品及设备。

指办公用的办公家具、汽车、电脑、打印机、

计算器、笔、本、用于招待的酒水食品等。

2.经营设备及耗材。

指用于经营的可移动的超市货架、健身器材、

IT硬件等设备，以及营销宣传用的赠品、礼品、广告物料耗材等。

3.物业耗材及维修用品。

指为保证物业设备设施正常运转而购置

的各种耗材和维修用品等，服务外包给维保单位由维保单位自行采购

的耗材和用品除外。

4.基建工程物资。

指因经营发展需要对房屋等不动产进行新建、

改建、扩建、装修改造等在大包范围之外自行采购的建筑材料、

机电设备等。

5.信息化管理软件。

指没有实物形态但可辨认的ERP系统、HR

人力资源系统、钉钉及用于数据分析等的管理软件，以及与阿里合作

推进新零售过程中与软件捆绑在一起的智能硬件设备等。

三、实物资产管理的基本原则

1.职权相互分离原则

①采购申请和采购执行相分离。

申请部门不能自己执行采购，采

购执行部门申请采购须报本单位负责采购工作的主管领导或最高行

政负责人（总经理、店长、人力行政部负责人等，下同）审批。

②采购执行和采购验收相分离。

采购人员不能自采自验，采购验

收须由采购执行部门牵头，组织采购申请部门、实物管理部门、使用

部门一并进行，金额较大的采购，还必须邀请公司内审部门或财务部

门参与。

③采购验收和采购付款相分离。

财产物资经过相关部门的联合验

收合格后才能付款，没通过合格验收的财务部门不得付款。

④实物记账和实物保管相分离。

不论是采购部门自管的仓库还是

实物资产管理部门的仓库，实物资产台账管理人员不能兼职实物资产

的库房保管（库房管理员要负责记录出入库流水账）。

2.公开透明和公平公正原则

①采购需求必须清晰明了。

对外公开采购的物资，其规格、数量、

产品质量标准等需求必须详细具体，至少有2个以上同质的供应商

达到标准，不许为某一物资供应商设置参数，以防形成采购垄断。

只

有某一个供应商才能达到采购条件的，采购执行部门必须报本单位最

高行政负责人批准。

②采取招标形式采购的，在正式发标前必须组织所有投标人召开

答疑会议，解答供应商提出的问题，以确保招标的公开公正。

③采购过程中发现供应商串标、围标的，不但要视同采购协议无

效，而且要视同供应商违约追究供应商的违约责任；发现内外勾结的，

追究相关人员刑事责任。

④从亲朋好友处采购视同关联交易，必须事先向本单位最高负责

人和集团审计监察部报备；公司任何级别的领导都不得干预采购部门

的正常采购工作，不得要求采购部门选择指定品牌和供应商，发生上

述情况的，采购部门必须要求公司领导提供书面批示文件并详细记录

在案，否则一律视同采购部门的责任予以严厉处罚。

⑤各类财产物资品牌库中的合作对象或招标采购结果，须每月在

公司的钉钉电子平台上进行公示；另外为确保财产物资出现质量等问

题时能够追本溯源有据可查，供应商选择、价格确定、合同签订、实

物验收等环节的资料凭据需齐全完整并至少保管3年。

3.集中采购和分级管理相结合的原则。

统一采购和分级管理相结合的原则。

为提高管理效率,防止腐败

和堵塞管理漏洞,分公司本部和各分店都要建立统一采购制度。

各店

办公室拥有实物物资的统一采购职责，除办公室外,其他部门都不得

兼有采购职能。

除集团另有规定外,属于全集团统一采购范围内实物物资的采

购,由集团办公室负责，全集团范围内实物物资统一采购的范围由集

团公司根据需要随时规定。

目前由集团统一采购的物资为：

办公用品

及设备、经营设备及耗材、信息化管理软件。

属于分公司统一采购范

围内实物物资的采购,由分公司办公室负责，分公司统一采购的实物

资产范围由分公司根据需要来规定。

原则上能统一采购的要统一采购，

的确是由于路途遥远配送不便或通过统一采购反而会提高成本降低

效率的零星用品的采购，才可下放至各下属分店。

分店各部门所涉及到的物资采购，包括物业耗材及维修用品、基

建工程物资，一律由分店办公室统一采购，与分公司地处同一城市的

分店由分公司办公室统一采购。

其中物业耗材及维修用品采购每年三

月底（时间视门店具体情况确定，满一年进行重新招标或者按流程要

求续签）前通过招采平台进行招标，通过三家以上（至少三家）供应

商的方案报公司领导审批后，确定最终合作商及价格，参加开标人员

包括公司领导、办公室、财务部、需求部门等负责人。

除以上物资外

的非常规物资采购，由所需部门提出申请（包括采购要求），并协助

办公室完成采购。

期间，申请部门可以向办公室推荐供应商，但不得

强行指定供应商。

由办公室通过三家以上（至少三家）供应商的供货

方案报领导审批后，确定最终合作商。

统一采购的方式包括统一购买、统一结算、统一配送的方式，也

包括统一制定标准（品牌、型号、价格等）、分别购买分别结算的方式。

分级管理是指实物资产的日常管理分公司和各分店办公室按照

各自管辖范围分工负责。

日常管理内容包括台账管理、库存管理、分

配调拔、维修保养、报废处理等。

分公司办公室负责分公司范围内实

物资产的管理工作,落实集团管理制度和要求,完善相关管理细节;

分店办公室负责分店管辖范围内的实物资产管理工作。

4.先送货后付款的主动性原则

由于目前的大部分商品均处于买方市场，因此为把握财产物资采

购过程中的主动权，原则上所有采购必须坚持先送货验收再付款的原

则，特别情况下需要先付款的必须报本单位最高行政负责人批准。

5、坚持预算管理的原则。

所有单位实物资产的购置都必须纳入

年度预算管理计划，各单位的实物资产购置必须控制在预算范围之内，

超预算的采购一律不得执行。

6、定期盘点的原则。

每年年末财务部门办理会计决算之前或在

年中，必须组织办公室等部门进行实物盘点，以保证财务部门的固定

资产会计账与办公室的固定资产实物账相符；办公室的实物台账与各

部门、各分公司分店的实物物资实际结存情况相符；办公室的实物台

账与库房的实际库存相符。

对盘亏盘盈结果要及时分清责任，提交领

导进行处理。

分公司办公室也可根据工作需要不定期地进行实物物资

的盘点。

7、分类管理原则。

价值500元（含）以上的固定资产实行价值管

理和实物管理并重，即由财务部门负责价值的日常管理，由办公室负

责实物的日常管理，财务部的会计账与办公室的实物帐要账帐相符，

办公室的实物账和各部门的使用结存情况相符。

价值500元以下的

低值易耗品和维修耗材以实物的日常管理为主，实行预算总额控制，

管理提倡以旧换新，杜绝浪费和公私不分；有库存的，办公室的实物

账要和仓库的库存账相符。

四、实物资产的具体管理流程

1、台账管理

采购专员完成采购任务后,物资系统会接到招采平台推送的采

购信息，首先进行信息审核，信息审核无误提交进入采购验收环节，

验收完成提交进行入库或者派发操作。

同时台账管理员要进行台账登

记，主要内容包括商品名称、品牌、规格型号、价格、领用部门（或

领用个人）等。

采购专员与仓库管理员均不能兼职台账管理。

2、领用及入库

定向采购的商品，可以让供应商直接送至指定的分店，各分店办

公室物资管理员、采购专员、申请人、财务验收无误后，将收货验收

单据扫描交回分公司办公室采购专员，分店发现实际到货与采购合同

有出入时,要及时与分公司办公室反映。

非定向采购的商品，在办公

室物资管理员、采购专员、申请人、财务进行验收后，物资管理员在

物资系统进行领用操作（审批流：

申请人→申请部门负责人→物资管

理专员→人力行政部负责人→抄送库管员），出库管理（审批流：

申

请人→申请部门负责人→物资管理专员→人力行政部负责人→抄送

库管员），审批完成后通知各部门到库房领取。

物资管理员要就实物

物资的出入库情况在物资系统进行详细入库、出库、派发操作记录,

并定期核对,保证库存的台账与办公室的台账相符。

3、回库和调剂

各分店如有闲置不用但达不到报废条件的物资,要及时上交分

公司办公室处理，分公司办公室可根据实际情况调拨（审批流程：

物

资管理专员→财务核算会计→人力行政部负责人→调入单位物资管

理专员→调入单位人力行政部负责人→调入单位财务核算会计→抄

送家居连锁总部实物资产管理副职/家居连锁总部采购部负责人）至

其他分店使用，各分店内部调剂由各店办公室在物资系统进行借用

（系统内审批）、返还（系统内审批）、转移（审批流程：

转出部门使

用人→转出部门负责人→物资管理专员→人力行政部负责人→转入

部门使用人→转入部门负责人→抄送财务部会计）等操作,并调整实

物物资台账。

4、报废处理

各分店如有报废物资,需在物资系统提起物资处置（审批流程：

物资管理专员→财务核算会计→采购专员→人力行政部负责人→总

经理→家居连锁总部实物资产管理副职→家居连锁总部采购部负责

人→总裁（采购价格单件50万元以上）→董事长（采购价格单件200

万元以上）→抄送财务部负责人），流程审理完，处理后的收入交集

团财务部,各店办公室台账管理员要及时更新台账,财务部门要及时

进行会计账处理。

5、盘点

实物物资每年至少盘点两次，年中一次、年底一次，由分公司统

一组织，各店自行盘点，盘点方式为物资系统建立盘点计划，使用盘

点APP进行资产标签扫码盘点，盘点结束后形成盘点报表和盘点报

告，并将盘点表及盘点报告交至分公司办公室，以确保财务部的实物

物资会计与办公室实物台账相符；保证办公室的实物台账与库管台账、

仓库实际结存相符。

五、本办法自下发之日起正式执行。

分店办公室、财务部要根据

本办法进一步完善相关流程，确保此规定贯彻落实到位。