财务管理制度修订修改.docx

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财务管理制度修订修改

金融大酒店财务管理制度

一、物品采购制度

（一）原则

及时有效的供应物资，酒店各经营、管理部门需要申购物资应先填写“采购申请单”，采购申请单是酒店各部门需要购物时必须填写的单据，一式三联（第一联留存采购部、第二联交仓库，第三联交申请部门）。

（二）步骤和方法

1、使用部门填写采购申请单，应将申购目的、申购物资品牌、数量、规格、型号逐项填写清楚，由使用部门经理签字或盖章申请采购。

2、使用部门持采购申请单到仓库签字确认仓库无存货。

3、申请单交采购部并经分管采购员签字确认收单。

4、采购员接到申请单后即进行三家市场询价并将结果报采购主管审核签字。

5、采购部持申请单报财务经理根据预算和资金情况作出批复。

6、最后报总经理批复是否采购。

7、采购部凭签字完整的申请单采购。

8、采购回来的物资应及时办理入库手续。

9、如需应急采购，采购部可先采购回物资，但采购回的物品价格和质量应得到使用部门的认可，并要求使用部门及时补采购申请单报总经理审批。

10、采购部采购次日厨房所需鲜货，需当日营业结束后，厨房统一下单由厨师长签署采购申请单，既可进行采购。

下单时间根据客人的用餐情况控制在——。

11、各厨房中途补菜时间为中午——，过时将不再补菜，望各厨师长掌握好所需菜品的总需求量。

12、厨房鲜货、干杂、调味品等的价格每隔天由采购部、成本控制及餐饮部共同询价后定出厨房原材料价格，库房根据此价为各供货商开具入库单。

13、厨师不得私自通知供应商供货，所需采购菜品均应通知采购部，由采购部统一采购。

（三）物资申购及采购简要工作流程图

说明：

“采购申请单”一共三联，在经审批批准后：

第一联作仓库收货用，第二联采购部存档并组织采购，第三联申请部门存档。

（四）各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，由库管员填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

“申请单”由库管员报财务部经理审批，由财务部经理按物资采购工作流程执行。

此项采购可通过采购领导小组审核的供货商采取送货的形式完成采购，采购商需要根据情况不定期进行竞争更换。

2、办公用品及日常用品采购工作流程：

此项物品采购采用计划采购形式，每月日，由各部门将需要购买的物品以“采购申请单”的形式报部，由部经理汇总后填写“申请单”汇总表报总经理审批（在酒店启动成本核算制度后，采购成本将直接从部门营业收入中扣除），并按物资采购工作流程执行。

3、大件新增物品（采购金额高于元）的采购工作流程：

若部门欲添置新物品，部门经理应撰写有关专门申请报告，经总经理审批后,由采购领导小组开展市场调查，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，并提出书面采购意见，经总经理批准后，由采购部立即组织采购.

4、更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部和总经理审批。

经审批后，“物品报损报告”财务部留存，“采购申请单”交采购部，采购部立即组织采购。

5、鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、海鲜，水果等物料的采购申请，由餐饮部和职工餐厅厨师长主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申请单交采购部，采购部当日下午以电话订单或第二日直接到市场选购。

6、燃料的采购工作流程：

使用部门可根据经营情况与工程部结合，编制每月燃油、柴油采购申购计划，并由使用部门填写采购申请单,按酒店采购审批程序办理，并组织实施，供应商由采购领导小组考察审定，可采用送货形式。

7、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格；

（2）平均每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）最近一次订货单价；

（5）最近一次订货数量；

（6）提供本次订货数量建议。

大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单（工程预算表附在采购申请单下面）,且采购申请单内必须注明以下资料:

（1）货品名称，规格； 

（2）库存数量；

（3）最近一次订货单价；

（4）最近一次订货数量；

（5）提供本次订货数量建议。

以上采购申请单经总经理审批同意后由工程部负责采购，采购领导小组将不定期对采购进行监督。

二、库房管理制度

（一）原则

本着酒店正常运营，实现降低库存成本、节约资金的原则，库房管理人员对储存在仓库的所有物品的种类、数量及价格进行严格的控制，对库房物品的收、发、领、退及报废进行严格管理的制度。

（二）步骤和方法

1、入库      

（1）库房管理员通过采购收到货物。

（2）每张采购单必须与每批货物相对应。

（3）库房管理员必须认真清点货物的数量，并与采购单核对，核对相符后在采购单上签字以表示确认收到货物。

（4）签过字的采购单，其中一联保存在库房管理员手中作为入库凭据。

（5）物品保存在指定的地点，库房管理员立即调整库房账单，并在采购单上作记录以显示采购单上的数量已被记录到库房账单上。

（6）库房管理员检查是否当天的收货都记录在收货日报表中，把手中所有采购单的副联加出总数，与报表对照。

2、库房设施

（1）所有的库房必须备锁，在不发货的时候必须锁好。

（2）库房设施要按相关的被保护存货的价值以及运作的方便来使用和分配。

（3）库房的设施要有适当的温度及温度控制设备来保证环境，适合库房的需要。

（4）库房的设施要有适当的灯光和通风系统，要特别关注洒水器、灭火器和易传染地区。

3、库存物品进价

所有存货项目的单价（成本）要注意以下几点：

（1）存货应当按照实际成本登记入帐

（1.1）购入的存货以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为实际成本。

（1.2）盘盈的存货，按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。

（1.3）自制自产的存货，以制造生产过程中的各项实际支出作为实际成本。

（2）每个项目的单价都要反映在采购申请单、采购单中。

（3）每月底要与成本人员对单价进行检查，发现不符，查明原因，及时调整。

4、库房纪律

（1）所有库房必须保持清洁、干燥、良好的通风和良好的照明。

（2）所有项目应标出收到货物的日期。

（3）每一个库房的物品应有一个标准的存放地点，经常用的物品应放在方便的地点。

重的物品应放在离门较近的地方，轻的物品要放在高一点的架子上。

（4）新运到的物品要放在架子上已有货物的后面。

（5）库房发货的时间根据实际情况确定，一般日常用品可每星期两次，若遇紧急需要可随时发货。

（6）没有财务经理的批准不得增加新的库房项目。

（7）实地盘存必须按确定好的时间要求来进行。

（8）每个库房实地检查的计划和确切时间必须确定。

管理人员要视察并确保计划适合运作。

（9）在实地存货清点的过程中，不允许收货或发货。

（10）必须任命实地库存检查的负责人员。

5、物品申请单

（1）设置物品申请单的目的

（1.1）物品领用申请单是各部门根据需要到库房领用所需物品的单据。

（1.2）保证库存物品的发出只用于允许的范围内。

（1.3）提供原始的发货数据资料，便于财务准确核算各部门费用。

（1.4）保持长期的存货记录以及部门成本摘要记录。

（2）物品申请单的批准

（2.1）有权签字人员必须经总经理授权。

（2.2）有权签字/批准人员名单以及各自的签字样本的复印件要发到每一个库房保管员手中。

（2.3）各部门填制一式三联的物品申请单，经总经理授权的签字人员审批签字后可到库房领用。

（3）物品的领用

部门人员持物品申领单到库房领货，库房保管员经对各项进行认真审核确认无误后发货，之后库房保管员要在物品申请单的发货人处签字，并将第三联退给领用部门，一联留库房做销帐之用，一联转财务。

（4）物品申请单的保管

（4.1）库房管理员要妥善保管所有的物品申请单，如果仓库申请单数量较多，则可每25或50页装订一本，为方便保存和查找，要在装订本上印上数字编号。

（4.2）准备一个笔记本来记录所有大批申请单的进货和发货，按类别分类。

（4.3）建立“签出”记录本，记录发出申请单的系列编号，每一个保管人员要在记录本上签字表示收到分配的申请单。

6、库房发货程序

（1）仓库人员只有在收到完整的、批准后的申请单后，才可发出货物，库房管理员发货并签字后保留两个副联，将第三联转回使用部门。

发货后，由仓库人员填入单价，计算汇总申请单上的金额，然后记入到存货卡上。

（2）完成计算和登帐后，根据申请单摘要（按项目、餐厅或部门等），库房管理员准备“发货摘要日报表”，并将申请单第一联附在后面。

第二天，把“发货摘要日报表”和所有原始底单报财务部。

（3）仓库人员保留所有申请单的第二联，作为日后的查询。

7、废弃/不用的物品

在实地存货检查中，如证实有损坏/不用的物品应分别记录在存货表中。

财务经理与各负责部门领导核实，确保所记录物品为废弃/不用的物品。

一旦得到确认，要与总经理协商，由其决定确认是否处理或替换使用这些物品。

一旦处理结果确定下来，所有与处理废弃/不用存货物品的相关费用将被直接记入相应的使用部门的帐户。

8、金融大酒店库房管理工作流程

三、费用报销制度

（一）原则

本着既要保障供给又要节约开支、做到报销费用有章可循的原则，制定本制度。

（二）步骤和方法

1、各部门报销发票应单据齐全，须有经手人、部门经理签字，由部门经理以上人员报总经理审批。

2、各部门所需报销发票，应于两周内报总经理审批签字。

签字时间为：

每周一、三、五，上午8：

30—9：

30；下午17：

00—18：

00。

3、发票签字后按规定程序报财务部结算，时间为：

每周一、三、五，下午14：

30—16：

00。

除上述时间外不再签字报销。

（三）工作流程

四、现金管理制度

1、现金管理必须遵循钱帐分管，钱票分管原则，会计管帐票，出纳管钱

2、每项现金收入必须由会计开据票据，出纳收现，并在票上签字盖上“现金收讫”戳记。

3、现金收款票据必须设置多联，客户、会计、出纳、经办人分别一联，以便核对。

4、出纳必须确保现金的安全，防止遗失、偷窃。

5、出纳必须根据经办人签字、会计审核、经理审批的凭据付款。

6、出纳必须即时登记现金日记帐，核对收入、支出、余额并与实际库存现金相符，做到日清日结束。

7、出纳不得擅自借款给员工，借款必须有总经理批准签字，并不得超过规定限额。

8、月底会计同出纳核对现金余额和银行存款余款，做到帐帐相符、帐实相符。

五、财务牵制制度

1、为了减损失、浪费，提高经济效益，制定本制度。

2、任何一项经济业务，必须有两人以上参与，不应有脱离监督的经济行为。

3、会计管帐、管票，不管钱、不管物；出纳管钱，不管帐（除现金、银行存款日记帐外）不管物，不管已做帐的记帐凭证。

4、仓库保管人员管好财产、物资。

5、办公用品指定专人购买，专人保管并发出登记。

6、发出收款业务时，由会计开具发票，由出纳收款。

付款时由会计审核发票后，经总经理批准后付款。

多种收付款单据发票，必须经总经理签名后，才能进帐。

7、固定资产和大宗的材料物资的采购要有批准的预算。

购回后要通过库房管理员验收入库，根据领料单出库。

报帐时要同时附上批准的预算单、发票、入库验收单方能付款。

库房管理员对进出物资要及时记帐、对帐，如有不符，应查明原因，及时处理。

8、会计、出纳每月月终应对现金和银行存款对一次帐，并盘点库存现金。

9、仓库物资年终必须盘点一次，据予调整帐务和年终成本核算。

年中根据需要可以不定期盘点。

六、财务清查制度

为了加强酒店财产的管理，确保酒店财产的安全，使会计核算真实，根据会计有关法规的规定，特制定如下制度：

1、酒店必须每年对材料、低值易耗品、固定资产等进行全面清查一次。

2、仓库保管人员必须做好盘点前的准备工作，登记好材料、低值易耗品帐簿并结好余额，以便核对，整理好财产物资，分门别类。

3、由财务部牵头，各部门配合，对财产物资逐笔登记，并与帐面进行核对。

如发现财产盈亏，应及时向酒店领导报告，经批准后进行相应帐务处理。

4、对盘亏的材料、低值易耗品造成的盘亏，根据不同的原因进行处理，属人为管理因素，由责任人赔偿，属自然损耗的，完善报批手续。

5、固定资产必须由各部门指定专人管理，负责固定资产的购置、使用、闲置、报废的管理，登记工作。

6、由财务部牵头，使用部门参加，每年全面清点一次，并对报废、未使用的进行处理。

在清查中将报废、损坏的固定资产填写“固定资产报废表”，并注明原因，办理有关报批手续，经总经理批准后进行帐务处理。

七、票据管理制度

1、支票由出纳员专人保管。

领用支票领用人需填写领用支票审批单，由总经理审批并由财务总监认证后向出纳员领用，领用人负责收回相关单据并及时到财务部办理有关报销手续。

2、原则上不准签发空白抬头或金额的支票，如确实需要，应由总经理、财务总监同意，并在支票上填上最高限额，由领用人员负责收回相关的报销凭证，由财务人员核对是否准确。

3、建立支票领用备查簿，依序登记领用人，领用支票日期及注销日期等。

4、对已作废支票，与支票存根放在一起，并加盖“作废”印章后妥善保管。

5、发票由主管会计专人保管和负责核对，建立发票领用登记簿，定期对空白发票及领用的发票进行检查。

6、仓库验收单、领用单每月必须定期核对后，交会计入帐，并装订保管。

7、出纳的支出单据，由出纳登记现金日记帐、银行存款日记帐后，经会计核对后，交会计入帐。

八、档案管理制度

1、为了加强档案管理，统一会计档案管理制度，结合本酒店实际及内部管理需要，制定本办法。

2、会计档案指会计凭证、会计帐簿和会计报表、会计资料备份软盘等会计核算专业材料。

3、酒店每年形成的会计档案。

应由财务部按归档的要求，负责整理、立卷或装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务保管，任何人不得自行封包工保存。

4、财务部指专人以会计档案进行妥善保管，存放有序，查找方便，同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

5、保存的会计档案，应为本单位的财会人员提供使用，非财会人员不得借阅和查看。

向外单位提供利用时，须经总经理及财务总监签字批准，会计档案原则上不得借出。

6、撤消、合并时，会计档案应随同酒店的全部档案本并移交指定的单位，并按规定办理交接手续。

7、各种会计档案的保管基础，根据其特点，分阶段永久，定期二类。

8、会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部门提出销毁意见。

严格审查鉴定，编造会计档案销毁清册，并报总经理审查，经批准后销毁。