PDA发布《数据完整性检查应对指南》翻译.docx
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PDA发布《数据完整性检查应对指南》翻译
PDA6月发布《数据完整性检查应对指南》翻译
PDA在其2018年5月/6月PDA制药科学与技术期刊上发表了题为《PDA讨论要点：
文档/数据管理与控制以及数据可靠性为准备检查的最佳实践（PDAPointstoConsider:
BestPracticesforDocument/DataManagementandControlandPreparingforDataIntegrityInspections）》的文章，该文章包括对11个数据完整性相关的问题的解答，如下：
Question1:
CopiesofGMPRecords
疑问1：
GMP记录的拷贝
背景：
在日常的工作中，公司有很多正当理由解释为什么他们需要拷贝GMP记录。
这些记录中有批号、批数据、测试结果或其他数据。
例如，公司为技术服务团队提供一份批记录的扫描件以供他们进行调查。
特别是最近的483缺陷信中，在碎纸机中发现了包含批次信息的文件问题较为突出，在何种条件下按照非受控、非GMP记录的方式来处理这些GMP复印件的拷贝并不清楚。
如要求这些文件由质量部发放、管理和销毁则对行业强加负担。
关键是公司要能够证明他们如何能保证原始记录就是原始得记录并且记录中的数据符合ALCOA原则。
问题：
可以认为GMP拷贝件（例如原始数据的打印件或一份纸质原始记录的照片/扫描件）本身就是GMP文件吗？
解释：
只要公司对原始GMP文件有完全的控制权且原始GMP文件按照公司既定的制度进行保存，那么就可以按需制作或销毁拷贝件。
只有在GMP文件的拷贝件上记录了额外的GMP信息（例如原始数据），那么这种拷贝件才需要保存。
作为对GMP记录维持控制的一部分，最好确保拷贝件可以非常容易和原件区分开来（例如在拷贝件上印上“拷贝章”和/或在原件上印上“原件”章）。
Question2:
DocumentsnottraditionallyconsideredGMPrecords
解释：
一份文件是否被认为是GMP记录，取决于这份文件的生成是否符合GMP要求（见数据可靠性和cGMP合规性行业指南，2016年4月草案，“当所有数据的生成满足GMP要求时，那么该记录就是cGMP记录”）。
例如如果电子邮件作为批放行的记录，那么它就是GMP记录。
如果电子邮件只是用来通知批已放行并且批放行的记录系统并不是电子邮件，那么这个电子邮件就不是GMP记录。
类似的，草稿版风险评估和调查报告等。
这些记录都不是GMP记录，除非经过审核和定稿。
如果公司将电子邮件用于GMP用途，最好有相应的控制程序，通过SOP来管理。
Question3:
PersonalDiaries
疑问3：
私人笔记
背景：
员工用私人笔记或者纸张来记录一些非GMP的东西，例如工作安排、培训注释、人员信息等。
这些记录通常在行业内不认为是GMP记录。
如果要求将这些记录转为GMP记录事实上反而可能会妨碍他们写下对时间有效管理或加强自身学习有用的信息。
问题：
何种条目/信息可以记录到私人笔记中并且不会被认为是GMP记录？
解释：
如果注释和笔记用于私人以及非正式的记录，并且不属于执行或记录GMP活动记录系统，那么它们就不会被认为是GMP记录。
这些记录在私人笔记本上的非正式的记录可能包括工作计划、培训注释、执教思想、个人信息等。
公司可以考虑控制和抽查这些私人笔记本以保证它们的确只被用于非GMP用途。
公司同样可以培训员工关于什么可以以及什么不适合记录在私人笔记本上。
Question4:
DraftsofGMPdocuments疑问4：
GMP文档的草稿件
背景：
公司会产生很多cGMP文档的草稿件。
令人感到迷惑的是这些文档是否都需要存档，如果是的话工作量会非常繁重。
问题：
GMP文档的草稿件是否需要存档，例如风险评估报告、调查报告以及验证报告？
解释：
一旦最终的GMP文档记录定稿，这些文档定稿过程中的草稿件和文档就不在需要留存，包括调查过程中使用或产生的草稿件和文档。
定稿的文档则是正式的记录。
当一份GMP文档得到正式批准后，GMP变更控制程序即开始生效。
作为GMP文档维持控制的一部分，最好确保那些草稿件可以和最终的文档易于区分（例如在草稿件上盖上“草稿”章）。
Question5:
EmailsasGMPrecords
疑问5：
邮件作为GMP记录
背景：
公司通常都会在GMP和非GMP的活动中使用电子邮件。
许多公司都不清楚哪些用途属于GMP用途以及公司是否因需要为电子邮件的用途而将整个电子邮件系统变成GMP系统。
问题：
电子邮件是否被认为是GMP记录？
解释：
电子邮件是否是GMP记录取决于他们是否是用于GMP活动或内容的沟通还是用于记录GMP决策。
例如，如果电子邮件用于批放行的记录系统，那么这些邮件就属于GMP记录。
公司需要有程序清晰规定记录系统是什么。
如果电子邮件只是用来通知产品已经被处理，而正式的决定是按照SOP在别处记录，那么这种电子邮件就不是GMP记录。
类似地，如果按照公司SOP，电子邮件作为质量问题升级的正式系统，那么那些电子邮件就是GMP记录。
而如果电子邮件只是用于信息参考，说明下发生了问题升级并且有独立的系统来记录这次问题升级，那么这种电子邮件就不属于GMP记录。
用于GMP用途的电子邮件需要在相关的SOP中进行详细的描述。
为建立一个独立于电子邮件系统的GMP记录以及为避免电子邮件系统用于GMP记录系统，公司可以考虑对所有GMP记录相关的电子邮件进行打印、签名/简签以及签日期。
这些工作都需要按照书面的SOP进行。
Question6:
BusinessrecordsthatarenotGMPrecords
疑问6：
不属于GMP记录的业务记录
背景：
最近的检查开始关注不属于GMP记录的业务记录，例如安全录像影像、GMP文件草稿，例如调查、非受控的文件拷贝件以及安全密匙卡访问系统。
FDA可能选择检查这些项目且甚至可能把他们作为GMP违规定论的一种方式。
然而，尽管这些记录被检查，但并不是意味着它们属于GMP记录。
否则质量部门需要审核和控制这些记录，这会造成巨大的负担。
问题：
如果这些非GMP记录，如全录像镜头、GMP文档例如调查的草案、非受控的文件拷贝件以及安全密匙卡访问系统受到检查，是否意味着它们被认为是GMP记录？
解释：
不。
只有当所有数据的产生完全符合cGMP要求时，它们才会被认为是cGMP记录。
但事实上非GMP记录也可能会受到监管机构的检查或成为检查时提出的GMP相关的缺陷，但这并不会使它们成为GMP记录。
然而如果一个系统用于为GMP活动或GMP结果提供书面的证据，那么它就是GMP系统。
例如密匙卡访问系统用于记录员工的退出和进入并且作为无菌核心区域进行的培养基灌装所花时间是否合规的监控记录，那么它就是作为GMP用途在使用并且必须在公司制度中明确规定。
然而，如果这个系统只是偶尔在某个GMP调查中进行审核评估以确保员工没有在无菌核心区域逗留太久，那么这个系统就不应该是GMP系统。
当然从这个系统得到的任何文档都可以作为调查的一部分并应留存（可以是纸质或电子格式）。
Question7:
Useofshredders
疑问7：
碎纸机的使用
背景：
没有任何GMP要求禁止在工厂摆放或使用碎纸机。
但是根据最近和碎纸机以及粉碎相关的缺陷项，更多的碎纸机和文档管理的指南会带来更多的帮助。
Issue:
Whatrestrictionspertaintotheplacementanduseofshredders?
问题：
碎纸机摆放和使用相关的限制有哪些？
解释：
在工厂中并不限制摆放和使用碎纸机。
但是，因为存在GMP记录会被粉碎的风险，建议公司禁止在GMP相关活动进行的地方摆放碎纸机或其他XX的文件销毁设施，特别是原始记录生成的区域，包括生产部、仓库和实验室区域，这些区域中存在的风险更为严重。
可以在一些不产生GMP记录和/或文档的区域放置碎纸机，当然最好有控制程序。
这些部门包括人力资源部、财务部和/或其他管理区域。
对于碎纸机的使用，可以通过公司决定的任何方式销毁非GMP记录，包括粉碎（只要不违反公司的文档留存政策）。
只有当GMP文档过儿保存有效期时，它们才可以被销毁，或者用真实副本取代原始记录。
为保护机密，在没有碎纸机的区域公司可以选择提供安全文件箱来保存该区域需要销毁的记录。
如果安全箱放在GMP区域或附近，建议公司建立相应的制度明确如何完成销毁。
例如，某些情况如审计期间或怀疑文档或数据管理不当的情况下，质量部门审核安全文件箱内的文件可能比较合适。
在研发部门，可能存在GMP和非GMP研究。
明智的做法是制定相应的制度和控制措施防止研发部门内XX的GMP记录销毁行为。
类似地，对于修正液（例如修正笔）和便签条（例如便利贴）的防止也没有任何限制，但是也建议在GMP区域禁止放置和使用。
Question8:
Retentionofclosedcircuittelevision（CCTV）
疑问8：
监控录像（CCTV）的保存
Context:
Firmsareunclearwhatisrequiredforretentionofclosedcircuittelevision（CCTV）footage.
背景：
公司不清楚对于闭路电视（CCTV）的留存有何要求。
Issue:
ForhowlongdoesafirmneedtoretainCCTVfootage?
问题：
公司需要保存CCTV影像多久？
解释：
一些从摄像机中得到的CCTV影像并不是用于GMP用途，例如安全录像。
这些影像应按照公司相应的制度和留存政策进行处理。
一般来说，对于CCTV的使用并没有GMP要求。
如果CCTV影像用于GMP用途，例如批的放行，那么这些影像应按照GMP文档进行留存，因为它们是支持批处置原始数据的一部分。
对无菌工艺模拟/培养基灌装进行录像以及对这些录像的保存并不是GMP要求，除非录像被用作GMP操作（活动）的主要文件资料，而没有其他方式的记录（例如在工艺模拟批生产时，重要的活动并没有记录在批记录或控制记录中）。
然而需要注意的是，cGMP期望对烟雾研究验证进行录像。
这份录像是支持受控环境确认的原始数据并且该录像应按照GMP记录来保存。
另外在制定公司制度时也需要考虑本地数据隐私需求。
Question9:
Datacapturecapabilities
疑问9：
数据采集功能
背景：
需要生产和实验室设备均具备广泛的数据采集功能。
公司不清楚他们是否可以关闭这些不需要的功能和/或依赖备用的记录保存系统。
Issue:
Ifapieceofproductionorlaboratoryequipmenthaselectronicdatastoragecapability,isafirmrequiredtoutilizethatcapability?
问题：
如果某台生产或实验室设备具有电子数据存储功能，公司是否必须使用这种功能？
解释：
如果生产或实验室设备采集的数据被用于GMP，那么这项功能必须被使用，除非另外有符合GMP要求且可靠和完整的替代纸质或电子文档系统。
请注意如果电子原始数据是动态的，那么固定/静态的纸质或电子记录可能并不属于原始记录的完整拷贝，因为这种记录可能会丢失电子系统采集到的GMP数据。
同样，如果系统具有电子审计追踪功能，则该功能不应被关闭以支持手动审计追踪，因为手动审计追踪必然没有自动审计追踪可靠。
如果自动化数据采集系统被关闭，最好记录下关闭这个系统的合理理由。
公司应准备好在检查期间如有必要的话详细阐明这个理由，包括所有GMP要求的数据都已经被采集的证据以及合适的话有另外备用的系统留存。
如果某个电子数据采集系统没有被关闭并且没有用于GMP用途，公司应在其制度中清晰标明哪些是产生原始数据的系统，哪些不是产生原始数据的系统。
建议公司在其制度中规定审核这些没有关闭系统的数据。
这样做的原因是这些系统采集到的数据有可能受到FDA的检查并且可能会成为数据完整性缺陷。
例如两台不同的系统中数据相互矛盾。
Question10:
QualityPlans
疑问10：
质量计划
背景：
因为担心质量计划可能会成为483缺陷的来源，公司可能会不愿意建立和记录质量计划（质量系统改进的目标和时间线）。
Issue:
Ifafirmhasaqualityplan,willanFDAinvestigatorusethatplanasthebasisfor483observations?
问题：
如果公司有质量计划，FDA检查员会不会在质量计划上提出483缺陷？
解释：
如果公司有质量计划，检查员可能会评估计划的充分性以及计划是否被完整且及时地执行。
事实上，如果公司的质量计划合理的话，尽管不会避免483的发出，但是可以作为公司自我认同以及解决问题决心的证据。
公司计划的充分性和执行计划取得的进展可能会作为监管者视为公司主观积极的指标。
将质量计划作为检查出负面问题的路标会阻碍计划的制定，而监管者通常鼓励公司如果发现数据完整性问题主动积极地去解决，而不是等到被检查出来。
Question11:
Questioninginvestigatoractionsinthefield
现场质询检查员的行为
背景：
现场检查的FDA检查员不尽相同，而且检查可以以多种方式开展。
一些公司不确定如果他们觉得检查员行为不当或者没有任何原因检查了非GMP下的记录、文件或厂房设施，他们应该怎么做。
Issue:
IfafirmbelievesthatanFDAinvestigatorisactinginappropriatelyorinspectingnon-GMPrecords,documentsorfacilitieswithoutanapparentcause,whatshouldthefirmdo?
问题：
如果公司坚信FDA检查员行为不当或者检查了非GMP下的记录、文件或厂房设施而没有任何确切的理由，公司应该怎么做？
解释：
法律规定了FDA对制药厂、仓库、公司或实验室的检查范围包括了“其中所有的事情（包括记录、文件、纸张、工艺、控制以及厂房设施）只要”和掺假或是冒牌药或其他违反了食品药品和化妆品法案的行为有关。
唯一明确的是FDA检查授权没有扩展到财务数据、销售数据以外的装运数据、定价数据、人事数据（除了技术和专业人员开展受检查业务资质有关的数据）以及超出了FDA要求的范围的研究数据（见FD&CAct704）。
然而，公司应意识到FDA的检查授权范围相当的广阔。
正如FDA所称，法律“授权给FDA可以在任何合理的时间，任何合理的权限内以及以任何合理的方式开展检查。
尽管【法律】没有详细定义‘合理’一词，但是FDA长期以来一直保持检查授权扩展至为实现检查目标任何必然合理的范围”（见行业指南-构成拖延、拒绝、限制或拒绝药物检查的情形，2014年10月）。
在2012年，公众法律112-144，食品和药品监督管理局安全和创新方法（FDASIA）颁布。
本法加入了一个条款,规定如果药物”在任何延误、拒绝或限制检查或拒绝进入或检查的工厂、仓库或公司和所有者,运营商或公司制造、加工、包装、或保存都被认为是掺假药。
根据这项法律，延迟、拒绝、限制或拒绝进入或检查的药品生产商可能会受到FDA的监管处罚，包括进口警告、警告信和扣押。
那么要面对的一个问题是FDA可以检查什么，比如FDA是否可以检查公司的电子邮件系统、电话短信和个人办公室。
据报道,FDA检查员要求提供公司通常使用或保存格式以外的信息或数据,并通知该公司如果公司不提供所请求格式,的信息或数据，这将被视为拒绝检查。
如果公司坚信检查员行为不当或检查了非GMP得记录、文档或厂房设施而没有合理的理由，第一步要做的是向检查员提出这个问题。
如果公司感觉没办法这样做，或者尝试失败，公司可以联系检查员所在的地区办公室，ORA监察员或其他ORA或中心管理层讨论这个问题。
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