南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理规定第二版修订版.docx
《南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理规定第二版修订版.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理规定第二版修订版.docx（80页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理规定第二版修订版
IBMTstandardizationoffice【IBMT5AB-IBMT08-IBMT2C-ZZT18】
南昌轨道交通建设工程归档文件编制管理规定第二版修订版
南昌轨道交通建设工程归档文件
编制管理办法（第二版）
第一章总则
第一条本办法根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002、《城市建设档案管理规定》建设部第90号令、南昌市城市建设档案馆《南昌市建设工程文件归档办法》，结合南昌地铁的情况和特点制定。
第二条本办法适用于南昌市轨道交通工程新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件材料编制、整理及竣工档案验收。
其它建设项目（工程）参照执行。
第三条南昌轨道交通工程指车站、区间、桥梁、车辆段及其它基地建筑、安装工程，轨道及机电系统安装工程，包括车辆、设备采购和监造等建设项目。
第四条南昌轨道交通工程竣工文件材料归档范围：
立项、审批、勘察、测量、设计以及工程准备过程中形成的文件、招投标文件、合同文件、土建施工、机电安装装修、轨道及设备系统安装、设备监造、设备采购及其厂家资料、竣工验收文件、工程结算、监理文件等地铁建设工程所产生的归档文件材料。
第五条施工中所产生的声像档案和电子档案的编制办法，按照《南昌市建设项目声像档案整理移交实施细则》执行。
第六条建设项目、单项工程、单位（子单位）工程竣工归档文件材料的立卷，必须遵循竣工文件材料的自然形成规律、内容之间的系统联系进行分类、组卷，使组成的案卷便于提供利用和保管。
立卷的原则与方法：
一、一个建设项目由多个单位（子单位）工程组成时，应按单位（子单位）工程分类组卷。
二、建设项目文件可划分为前期阶段文件（立项、审批、招投标、勘察、测量、设计以及工程准备过程中形成的文件）、监理文件、施工阶段、验收阶段文件及其电子档案、声像档案六个部分组成。
三、建设项目立卷的原则：
前期阶段文件按建设项目的建设程序、专业、形成单位立卷；监理文件按合同项目、单位（子单位）工程立卷；施工阶段及竣工阶段文件按单位（子单位）工程、专业立卷，竣工图按专业顺序编制立卷；竣工验收文件按单位（子单位）工程立卷；声像档案、电子档案按单位（子单位）工程立卷。
四、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，各职能部室负责各自管理职责范围内资料的收集、整理、归档和移交工作。
集团综合部负责地铁建设工程前期文件及综合性文件的收集和归档；招标合约部负责地铁招投标类文件、合同类文件、概预算类文件、决算类文件等的收集和归档；财务部负责地铁财务决算类文件的收集和归档；总师室负责地铁工程设计管理、规划管理、工可研究、重大方案审查、勘察、测绘、技术标准制定、科研类文件的收集和归档；企管部负责地铁总公司的融资、计划、经济类文件的收集和归档；地铁项目管理分公司负责施工图阶段设计管理、监理、施工、竣工验收等文件的收集和归档；前期部负责建设用地、征地、拆迁等文件的收集和归档；地产开发公司负责建设征地、拆迁、房地产开发建设类文件的收集和归档；运营公司负责运营过程中文件收集整理。
第七条勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，人员要求固定，并能掌握本办法的相关规定，根据工程进度及时编制工程文件。
项目管理分公司派专人负责组织、监督和检查施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷工作，并负责收集和汇总施工、监理等单位立卷移交的工程档案。
按阶段对全线工程类档案进行检查、考核。
督促施工、监理等单位及时完成工程类档案的整理、归档、移交等工作。
招标代理负责收集、整理立卷招标项目的归档文件材料；施工单位负责收集、整理立卷其单位（子单位）工程的归档范围文件材料；设备供货商负责收集、整理立卷，所承包设备采购项目中形成的归档文件及厂家资料（若设备供货商一并负责设备安装，还应负责收集、整理、立卷安装施工过程中的归档文件）；监理单位负责收集、整理、立卷监理文件；并监督、检查施工单位工程文件的编制工作，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性。
配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。
项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目归档文件的收集、整理、立卷，并提交总承包单位负责汇总到单位（子单位）工程档案内。
第八条监理单位必须将单位（子单位）工程竣工文件材料的编制纳入监理范围，负责督促、检查施工单位竣工文件材料的收集、整理、组卷工作，审核、签署竣工文件。
分部工程、单位（子单位）工程验收前，要对竣工档案的真实性、完整性、准确性进行评价，对所存在的问题提出整改意见，并向工程验收组报告。
第二章归档质量要求
第九条归档文件材料必须内容真实、准确、有效。
即文件材料记载的内容与实际相符、图物相符，图表整洁，字迹清楚，盖章规范，图章完整清晰，负有责任的各方签署手续完备（签名、盖章）。
第十条竣工文件材料要求
一、竣工文件材料使用的纸张、照片、胶片、磁带、光盘等记录材料和载体材料必须质量优良（纸张规格≥70g）。
二、不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、蓝色墨水等褪色材料书写、绘制。
三、所有盖章、字样要用不褪色、快干的红色印泥加盖。
四、归档的竣工图应是新蓝图、有氨图，盖章齐全，签署完备。
五、计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
六、设计变更单、洽商单、工程测量、审批单、施工报告、施工记录、施工图表等永久保存的归档文件，及编制档案案卷目录、卷内目录要用激光机打印。
七、凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸、传真件等）形成，并需要永久保存的文件，要附一份电脑扫描文件的激光机打印件。
八、各类施工用表应用激光机打印或印刷品，不得使用复印表格填报。
九、纸质案卷规格统一为A4幅面，案卷厚度要求文字材料一般不要超过2厘米，图纸不要超过5厘米。
同类文件页数多的，可单独组成一个或多个案卷，案卷题名不能同名，如属同一内容文件，分开组卷时，应以时间段、部位或图纸编号作区分标注。
十、文字、图纸要分别组卷。
图纸折叠成A4幅面，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向折叠，折叠后图标露在右下角。
十一、需装订的纸质材料页边距要求左边>2cm,上边、下边、右边>1cm，字体采用宋体，大小要求清晰可见（不小于4号字体）
第十一条参建单位施工用表需统一使用轨道公司规定的施工用表或使用轨道公司相关部门认可且在是质检站备案过的施工用表。
第十二条竣工档案及成果资料需提交扫描文件（详细要求参照声像档案相关规定）。
第三章归档文件套数
第十三条施工单位应提前作好竣工档案归档原件的数量规划和保存，及时收集所缺少的重要文件，文件数量未满足规定份数的，应按要求追踪补齐。
第十四条移交的一式五套竣工档案中，其中一套交南昌市城市建设档案馆，一套移交市档案馆，三套交南昌轨道公司（可视为代号A、B、C套）。
五套档案的归档内容详略各有区别，具体要求参照附件《归档内容及保管期限表》执行。
南昌轨道集团的A套，南昌市城市建设档案馆，市档案馆的档案必须原件。
原件排列优先级：
A套→市城建档案→市档案馆。
特殊情况只有一份原件时，应装入A套中，确实只能提供复印件的，必须注明原件处（例，原件存××公司），并加盖原件存放单位红章，红章要压盖字样。
第四章归档文件编制
第十五条文字材料整理原则：
正本在前，附件在后；原件在前，复制件在后；复文在前，来文在后。
第十六条文字文件编制要求
一、归档文件材料必须签署完备。
例如，单位（子单位）工程总结封面的单位署名应加盖红章，有签字栏的签名应齐全。
二、设计变更通知单按专业编号顺序排列，要编制详细的卷内目录，还要注意以下几方面问题。
（一）施工单位须编制设计变更通知单汇总表（见表二），并由设计单位签字、盖章确认，一并存档备查。
（二）设计变更通知单的附图应一并归档，附图也应有设计单位的盖章确认。
（三）若设计变更通知单附图已编制变更图号，设计单位又没有重发施工图的，施工单位应把此附图编制为竣工图，并在相应的变更通知单内说明该附图存放在竣工图的卷号。
如附图不规范，应由设计单位重出蓝图，交施工单位编制竣工图。
四、管片进场报验单、砼预制件构件合格证等按文件编号顺序排列组卷。
五、材料及设备等出厂合格证（小于A4幅面）的，应使用乳胶，不重叠地粘贴在A4复印纸上，左边要预留案卷装订线。
六、分部及以上工程验收记录表必须加盖单位法人公章。
第十七条设备设计联络、设备监造、设备采购、厂家资料及图纸由项目承包商负责立卷。
立卷要求如下：
一、厚度在1厘米以上的成册设备厂家手册类资料，可视为一册一卷。
有卷内页码可不用打页码，没有卷内页码要逐页打印页号（空白页面不要打页码），软皮纸包装的要去除铁夹、铁钉、塑料等不合符归档要求的材料，编制卷内目录和备考表装订后，装档案盒。
二、规格、厚薄、大小不一的设备厂家资料，可归类组成一卷，并将文件材料按规格的大小按件立卷，顺序编排后加盖“档号”章，铜版纸质文件可用油性笔编写“档号”，打印卷内目录，加具备考表入档案盒，为使用方便不要求加卷皮装订。
三、设备厂家资料的底图、照片、录音、录像、光盘资料，要按照不同载体类型要求另立卷。
第五章竣工图的编制
第十八条各项新建、扩建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。
项目竣工图应由施工单位负责编制、签字（手签）确认、监理单位负责逐张予以审核签字（手签）确认。
第十九条在原施工图基础上做竣工图，应根据设计变更通知单直接在图纸上用黑色碳素墨水笔作相应的图文修改，不得采用另纸修改，再粘贴在竣工图上的做法。
第二十条所有竣工图均应加盖施工单位的竣工图章、设计单位的设计出图专用章。
原图封面和目录一并归档（整册图纸作废的除外）。
原图封面或扉页竣工图纸还应有设计院的设计咨询章、总体总包章、建筑工程师章或结构工程师章、审图单位的审图章。
有氨图的标识为初号字体。
各方盖章必须盖在竣工图图标上方空白位置不要重叠。
如图标上方确无空白位置，应盖在图纸的其它空白位置，不能加盖在图文上，以确保图纸今后复印利用的清晰度。
第二十一条竣工图章内容应包括：
“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章中的各方签字必须手签。
竣工图章规格尺寸：
50mm×80mm（见表四），竣工图章在南昌市城市建设档案馆有样章。
第二十二条按施工图施工没有变动的，包括设计单位在竣工阶段，重新出图并有新编图纸编号的最终版本施工图（与工程实体、图物相符的施工图），由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。
第二十三条一般性图纸变更及符合“杠改”或“划改”要求的变更图纸，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。
第二十四条如虽有设计变更的图纸，但原图没有作废的，应一并归档，在卷内紧跟排列，原图排前，变更图纸排后。
第二十五条如在设计变更通知单的附图已编制变更图号，设计单位又没有重发施工图的，施工单位应把此“附图”编制为竣工图，不要遗漏，以确保竣工图的完整性，并在相应的变更通知单内，说明该“附图”存放在竣工图的“卷号”。
如附图不规范，应由设计单位重出有氨施工蓝图，提交施工单位做竣工图。
附图有设计单位图标栏的，应提交设计单位补盖章。
第二十六条施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图。
但应在原图纸目录对应的备注栏中注明“取消”，并将取消的依据标注。
第二十七条特殊情况下，无正式施工图进行施工的，应按实际施工最终状况，由施工单位绘制竣工图，经设计单位签署确认意见并补充修改（设计变更）依据后，方可作为竣工图。
第二十八条涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变，或因图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。
第二十九条所有盖章统一用不褪色、快干的红色印泥加盖，并注意竣工图在印泥干透后才折叠。
第三十条施工单位、监理单位必须对竣工图的完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况各负其责。
竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
第三十一条机电安装工程的厂家图纸由施工单位负责立卷，厂家图纸不必加盖竣工图章，如属成册的图纸资料，幅面小于A3的，不必拆散折叠图纸，但应逐页打印页号，图册封面加盖施工单位红章，编制卷内目录和备考表后，要去除铁夹、铁钉、塑料等不合符归档要求的材料，拉线装订卷皮，装档案盒。
幅面大于A3的，则须拆散折叠图纸，逐页打印页号、加盖件号章，编制卷内目录和备考表，不必装订，装档案盒。
第三十二条竣工图修改方法
一、文字、数字修改可采用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在附近的空白位置，填写变更后的内容，并注明修改依据（见表七：
竣工图修改方法）。
二、对于少量图形的修改可采用叉改法，即用“×”将被修改部分划去。
在附近的空白位置，画上修改后的图形，并注明修改依据（见表七：
叉改法图例）。
三、对较多图形的修改可采用圈改法，即将被修改的部分图形圈出，按制图规范在附近的空白位置，画上修改后的图形，并注明修改依据。
四、利用施工图（有氨晒制的新蓝图）做竣工图，应在更改处用黑色碳素墨水笔注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号，或加盖规格尺寸为35mm×15mm的变更图章，变更图章可采用以下形式。
第六章文件组卷编目
第三十三条组卷编目的步骤
文件分类组卷（卷内文件排列?
编页号?
填写卷内目录?
填写卷末备考表?
填写案卷封面）?
填写案卷目录?
装订入档案盒。
第三十四条按照竣工档案案卷目录名称表所示的内容进行分类组卷时，同种文件材料数量较多的单独组成一卷，组成的案卷按表中所示顺序排列。
第三十五条按照竣工档案案卷目录名称表的卷内目录所示，将文件材料归类“对号入座”，在同类文件中按成文时间先后或工程部位顺序排列，缺少的应设法追回补齐。
凡表内未列入的项目材料，可根据材料的性质归类在后。
第三十六条同一个施工车站（区间）竣工图纸的组卷，原则按南昌市轨道交通集团项目管理分分公司制定的图纸专业代号和分项代号进行归类排列，包括对应的设计变更图纸。
第三十七条对卷内文件材料逐页编号，每卷从1开始（1前不要带0）。
页号正面在右下角，反面在左下角（空白页面不编号）。
页码必须盖在空白处，不要掩盖图文。
第三十八条填写卷内目录、案卷目录、备考表、案卷封面
一、填写卷内目录表
（一）“卷号”单位工程档案汇总整理后，案卷排列的顺序号。
（二）“档号”只编地铁总公司的A、B、C套，“档号”由集团总公司资料室提供，并在其具体指导下编制。
（三）“序号”卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注，同一文号或同一文件材料题名的文件，只要编一个序号（作附件标注的，不需排序号）。
（四）“文件材料题名”填写文件材料标题的全称（表格名称）或图标上的图名。
文件没有题名只有文种，例如通知、纪要、记录等，要根据文件内容拟制标题，写在括号内。
（五）“文件编号”要求填写文头上的文号、图标中的“图号”，表格的表号。
没有文号者，可不填。
（六）“责任者”填写文件材料的直接编制部门或主要责任者（可为简称）。
凡经过一定的审批、验收程序而定稿的公文、图纸、施工记录、验收记录等，虽有个人签名，但“责任者”一项仍须填写单位名称。
其中，竣工图的责任者为施工单位；厂家提供的产品合格证、检验报告的责任者为厂家；监督抽检的责任者为检验单位；有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余要用“等”代替。
（七）“日期”填写卷内文件材料的起始年、月、日，竣工图按竣工图章上的编制日期。
日期统一表达为8位阿拉伯数字。
如2003年1月8日，应标注为“”。
（八）“页数，应填写每份文件总页数。
二、填写案卷备考表
备考表写明卷内文件材料页数或件数和不同特征文件材料（文、图、音像）的数量；案卷质量情况是记录组卷的过程中需要说明的情况；“立卷人”由施工单位签名，“检查人”由驻地监理签名，并注明日期，对卷内文件的完整性作确认。
备考表置于卷内文件材料末页之后。
三、填写案卷封面
（一）“案卷题名”由工程建设项目名称、单位（子单位）工程名称（含编号）、案卷内容组成（三项分别不能超过50个汉字、100个字符、字体为2号宋体）。
题名拟制应简明扼要，准确地概括和揭示卷内文件的内容和形式特征。
如土建工程为“南昌轨道交通×号线××站土建工程施工管理验收记录”、“南昌轨道交通×号线×××站土建工程挖孔桩混凝土灌注前检查证”等；机电工程为“南昌轨道交通×号线×××站机电安装工程施工管理验收记录”等。
如有合同标段的，在站名后加注（×标段）。
如同一种内容或表格材料较多、形成多卷的，案卷题名要用部位或时间段标注以作区分，不能出现同样的案卷题名。
外文题名应译成中文。
（二）“编制单位”应填写文件材料立卷单位名称。
（要求填写全称，字体为3号宋体）。
（三）“编制日期”填写卷内文件材料的起止日期（字体为3号宋体）。
（四）“档号”由施工单位打印（档号由集团公司资料室提供）
（五）“保管期限”由轨道公司档案室指导加盖印章（字体为3号宋体）。
（六）“密级”由轨道公司档案室填写（字体为3号宋体）。
四、填写案卷目录
案卷目录（见附图十二）应填写登录案卷流水序号，档号、案卷题名、保管期限、总页数，备注可根据需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。
第三十九条编制工程档案概况表（见表十），内容包括：
合同号、合同名称；工程项目简介（工程建设特征：
动工、竣工日期、项目的设计、施工单位或安装单位，工程内容、项目的新工艺及设备情况等）；工程项目档案简介（工程的名称和档案的卷数）；文件材料立卷的过程中须要说明的问题。
第四十条案卷排列顺序按案卷卷内名称表的顺序排列。
文字在前图纸在后，逐卷编顺序号并用铅笔写在盒面和封面脊背下方。
交地铁总公司A、B、C的3套档案，也要求逐卷用铅笔将A、B、C标写在盒面脊背下方，以作区分。
第四十一条每卷文字材料加具卷皮后，以白色棉纱线在卷面左边1厘米处上下分四等分打三孔装订，结头在后，要求整齐、美观、结实。
文字材料装订后，要装档案盒，1盒可装多卷。
图纸不装订，连同卷内目录及备考表装入档案盒，1盒为1卷。
地质素描图除外，图纸不用折叠，不用盖竣工图章，但应加具卷皮整本装订并逐页打页码，在图纸册封面或扉页加盖施工单位红章后装盒。
第四十二条在组织档案案卷装盒时，必须根据档案组卷的情况选择适当厚度的档案盒满载，以节省档案库房空间。
档案盒正面不需填写。
第七章档案验收移交
第四十三条档案移交目录册的构成
一、案卷封面
二、城建档案移交书
三、工程档案概况表（见表十）
四、竣工资料监理审查意见单（见表十一）
五、案卷目录（见表十二）
六、卷内目录（见表二）
七、案卷备考表（见表九）
第四十四条移交目录册的页号从卷内目录开始编号，上述所列的一～五不编页号。
第四十五条案卷目录和卷内目录应用MicrosoftExcel，分别按南昌市城市建设档案馆和南昌轨道集团档案室规定的表格格式，用电脑录入和打印，并将光盘按对应的案卷目录、卷内目录内容，移交南昌轨道集团档案室，并在轨道集团档案室的指导下，以连续表格式，整理A套的案卷目录、卷内目录，并将这二个电子文件编入光盘档案。
第四十六条竣工档案的验收
竣工档案验收与工程竣工验收同步进行。
即分为分部（分项）工程档案验收、单位（子单位）工程档案验前检查、单位（子单位）竣工档案预验、单位（子单位）竣工档案正式验收。
一、分部）工程验收
分部工程验收会前，由施工单位本细则要求，将分部工程归档文件材料（含设备厂家资料）进行汇总整理（暂不打印页码），组成档案预立卷（一式一套），可用三厘米大铁夹子夹成卷不装档案盒，建立案卷目录、卷内目录，送驻地监理审核后，连同已经验收整改过的各分部工程档案，同时提交分部工程验收会，接受档案专业验收组督导、检查。
二、单位（子单位）工程竣工档案验前检查
单位（子单位）工程验前检查，由施工单位按照本细则要求，将竣工归档文件材料及竣工图进行汇总整理（暂不打印页码），组成预立卷，建立案卷目录、卷内目录后，送监理审查竣工档案的系统性、完整性、准确性，并对存在问题提出整改意见，督促施工单位及时进行整改。
监理单位和施工单位应重点检查：
归档文件材料要齐全；签字、盖章要完备；设计变更内容要正确标注在竣工图上；设计变更单所附已编有变更后图号的图纸应归入竣工图；案卷目录、卷内目录及其数据正确无误。
预验竣工档案工作由项目管理分公司、集团综合部资料室、运营总部等使用单位及相应的项目工程师组成档案验收组进行检查，提出预验整改意见。
三、单位（子单位）工程竣工档案验收专题会
在组织工程竣工验收前由轨道集团公司综合部资料室组织项目管理分公司、运营公司等使用单位及相应的项目工程师组成档案验收组，会同南昌市档案局、南昌市城市建设档案馆等有关部门对竣工档案进行质量验收评定，确定竣工档案的质量等级，未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收，不能进行工程结算。
第四十七条竣工档案的移交
竣工正式验收后三个月内，施工单位、项目承包商必须按合同要求向南昌轨道集团公司移交档案，由施工单位直接向城建档案馆、市档案馆移交档案。
对不移交竣工档案的施工单位不给工程结算和不得参加南昌地铁其它工程项目的投标。
第八章附则
第四十八条本细则表目录清单
表目录清单：
表1：
卷内目录
表2：
设计变更通知单汇总表
表3：
施工图汇总表
表4：
竣工图章样式
表5：
竖式字样
表6：
竣工图修改方法
表7：
卷内备考表
表8：
工程档案概况表
表9：
地铁工程竣工资料监理审查意见单
表10：
案卷目录
表11：
案卷封面
表12：
项目建设类文件归档范围与保管期限表
表13：
仪器设备类文件归档范围与保管期限表
第四十九条本细则自即日起实施。
第五十条本细则由南昌轨道交通集团项目管理分公司、南昌轨道交通集团综合部资料室负责解释。
表1：
卷内目录档号：
工程名称：
共页第页
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
表2：
设计变更通知单汇总表
第 页共 页
编号：
序号
通知单编号
对应施工图号
图纸名称
变更部位
签发日期
技术负责人：
复核：
制表：
表3：
施工图汇总表
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页次
备注
升级会员 