用户使用手册.docx
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用户使用手册
用户使用手册
EYOU电子邮件系统
北京亿中邮信息技术有限公司
ã北京亿中邮信息技术有限公司
北京市朝阳区建国路93号万达广场8号楼9层
邮政编码：
100022
电话86-10-58205999•传真86-10-58207500
I引言
I.1文档变更记录
*A－增加*M－修改*D－删除
版本
日期
作者
操作
说明
5.1
2009.9.16
吴颖纯
A
编写5版邮件系统用户使用手册
5.1
2010.1.6
吴颖纯
M
修改5版邮件系统用户使用手册
5.1
2010.12
吴颖纯
M
修改5版邮件系统用户使用手册
5.1
2011.8
吴颖纯
M
修改5版邮件系统用户使用手册
I.2文档概要
本文档详细描述邮箱的最终用户，即电子邮箱的使用者，如何使用、管理自己的邮箱及其帐号中的信息。
I.3预期读者
本文档的读者对象是邮箱系统的最终用户或者指导最终用户使用本系统的相关人员。
我们假定最终用户已经掌握如下知识：
ØWindows95/98/Me/NT/2000/XP等操作系统的使用；
Ø常用邮件客户端管理工具MicrosoftOutlookExpress或者NetscapeMessenger或者Foxmail的操作使用；
Ø常用浏览器工具MicrosoftInternetExplorer的操作使用；
Ø基本的Internet和Email的原理常识。
II
登录
本邮件系统具有高可靠性，高速度，高安全性和较强兼容性等优点，系统信息丰富并且易于操作。
邮件系统支持IE、Netscape以及其它所有支持Cookie和JavaScript的浏览器。
用户只要拥有用户名和密码就可以在任何时间、任何地点、任何设备或平台，通过连接互联网的方式，登录访问自己的邮箱。
II.1注册
用户在登录界面，点击【注册】按钮，可以进入如图II.1-1所示界面，在该界面中，用户输入相应的信息后，点击【完成注册】按钮即可。
现将需要用户输入的信息简介如下：
1.请选择用户名
Ø用户名：
在系统中标识用户身份，用户登录系统时所要输入的信息之一。
2.安全信息设置
Ø密码：
设置用户邮箱的密码。
Ø再次输入密码：
再次输入用户邮箱的密码。
Ø密码保护问题：
输入找回密码的提示问题。
Ø密码保护问题答案：
输入找回密码的提示问题答案。
3.个人信息设置
Ø姓名：
输入用户的姓名，可不填。
Ø性别：
设置用户的性别。
Ø出生日期：
输入用户的出生日期，可不填。
Ø手机号码：
输入用户的手机号码，可不填。
4.验证注册
Ø验证码：
输入邮件系统随机验证码。
勾选“同意以下服务条款”后，点击【完成注册】按钮即可注册成功。
图II.1-1
II.2登录
如图II.21所示为用户登录界面，用户填写正确的“用户名”、“密码”和“验证码”后即可登录邮件系统。
Ø用户名：
填写用户名，也可以填写完整的用户email地址。
Ø@：
选择或填写用户邮箱所在域。
Ø密码：
填写用户邮箱的密码。
Ø忘记密码：
当用户忘记或丢失自己邮箱的密码，可以通过此功能找回邮箱密码，但是，用户必须在“邮箱设置”中设置了“提示问题”。
Ø验证码：
输入系统随机生成的验证码。
图II.21
如图II.22所示为用户成功登录邮件系统后看到的界面，现将该界面中各个功能模块简介如下：
图II.22
ØA—导游栏：
用户可以通过页面左侧的导游栏轻松进入各个功能选项。
如图II.23所示为系统导游栏，其中包括了收信、写信、文件夹、应用箱等所有选项的入口，用户可以通过点击左边导游栏的功能链接，实现对邮件系统的各种基本操作。
图II.23
ØB—Banner：
本邮件系统界面上方为Banner工具条，如图II.24所示，为用户提供了【退出】、【邮箱设置】、【邮件搜索】等功能的链接，同时，操作区域的标签页名称也会在此区域中显示。
图II.24
ØC—操作区域：
用户点击左侧导游栏或界面上方Banner中的功能链接，在操作界面中将会出现相对应的界面，如图II.25所示，用户可以在操作界面中完成各种功能操作。
图II.25
III导游栏功能
III.1收信
点击导游栏上方的【收信】链接，直接进入“收件箱”界面，方便用户快速直接地阅读信件，具体操作请参阅文件夹内的收件箱说明。
III.2写信
III.2.1普通邮件
如图III.2-1所示为“普通邮件”界面，在该界面中，用户可以进行如下操作：
图III.2-1
Ø写信警告
以WEB方式写信时，只要对写邮件页面进行了“写入”操作后，将“写邮件”页面关闭时，会弹出警告信息，提示用户是否放弃这次的写邮件工作，如图III.2-2所示。
图III.2-2
Ø发件人
显示发件人的邮件地址，也可显示用户别名。
Ø收件人
在“收件人”处写入收件人的电子邮件地址，收件人地址的个数受“收件人个数”限制，该参数由管理员添加用户时设定。
由于业务需要部分邮件用户需要管理的地址簿数量非常庞大，其中不乏重名用户，而准确的记忆这些用户的电子邮件地址确实不是一件容易的事情，因此，我们开发了收件人中文姓名自动匹配的功能。
当用户在“收件人”处输入用户的姓名或邮件地址时，本邮件系统会自动匹配通讯录内相应的用户邮件地址并显示在“收件人”下方区域供用户选择，如图III.2-3所示。
图III.2-3
直接点击收件人链接，弹出如图III.2-4所示界面，在该界面中，用户可以通过点击“通讯录”、“组”、“邮件列表”中的链接选择收件人地址，方便用户的操作。
图III.2-4
Ø抄送
当用户需要发出一封多人收取的信件，可以在该栏中填写其他用户的E-mail地址，用户所写的邮件会抄送一份给该用户，收件人也可以看见该用户的E-mail地址。
Ø暗送
暗送功能与抄送功能相似，也是给多人发送信件，只是在阅读信件时，不会看到暗送收信用户的E-mail地址。
Ø主题
主题是为了让收信人在没有打开邮件前大致了解信件的内容，在主题处用户可以写入代表信件内容的一个词或一句话，也可以不写主题。
Ø附件
如果用户需要发送含有其他格式文件的信件，如*.zip*.html等，可以选择通过上传附件链接，选择添加本地计算机中的文件。
点击上传附件链接，弹出如图III.2-5所示操作窗口，用户可以通过添加文件链接，选择本地文件进行上传，上传进度、速度均会显示在列表中，让用户可以一目了然，在上传的过程中可以进行“暂停”上传的操作。
图III.2-5
成功上传附件后，用户可以通过“删除”图标进行删除操作。
用户完成上传附件后，点击操作窗口右上角的“隐藏”图标即可将“文件上传管理”界面隐藏至“换肤”按钮旁，用户需要再次上传附件时，可以点击换肤按钮旁的“还原上传管理”图标，或再次点击上传附件链接。
用户点击从其他途径添加附件链接下拉框，可以选择网络存储文件作为信件的附件，如图III.2-6所示。
系统为用户提供两种选择文件的方式，即目录结构和文件列表。
注：
在“文件列表”方式中，用户可以通过界面上方提供的搜索功能查询网络存储中的文件。
图III.2-6
Ø信件内容
用户可以在此处输入信件内容，本系统为用户提供两种信件内容编辑方式：
Ø纯文本编辑方式
Ø超文本编辑方式
针对互联网上用户交流多媒体文件的需要，开发出遵循MIME（MultipurposeInternetMailExtension）协议的解码器，支持邮件内嵌多媒体格式信息的处理，同时开发出用户在线编写HTML格式信件的功能，用户可以编写含有段落、字体、颜色、超链接等丰富格式的文档，而且完全所见即所得，在如图III.2-7所示的界面中，用户可以进行如下编辑操作：
图III.2-7
1.字体样式：
将字体加粗，将字体变成斜体字，添加下划线。
2.使用编号：
可以使用html的自动编号，使编辑工作更加简单方便。
3.缩进方式：
左缩进，右缩进。
4.对齐方式：
左对齐，居中，右对齐，两端对齐。
5.插入/编辑超链接：
选中所要进行链接的文字，再点击此链接，会出现如图III.2-8所示的“超链接”对话框，在对话框中，用户可以设置URL。
图III.2-8
6.图象：
用户可以在信件内容中加入图象，通过该链接，会弹出如图III.2-9所示的“图象”对话框，用户可以添加网络中的图片或本地图片。
图III.2-9
7.清除格式：
通过该链接，用户可以将邮件内容中的超文本编辑样式去掉，如字体、大小、文本颜色、背景颜色等。
8.字体：
通过下拉菜单，可以选择所需要的字体。
9.字号：
通过下拉菜单，选择文字的大小。
10.文本颜色：
选择文字的颜色。
11.签名：
选择“签名档”，会在信件正文中即时显示，发送邮件后，系统将粘贴发件人的签名信息。
12.纯文本编辑：
切换到纯文本编辑方式。
Ø邮件选项
1.优先级
在用户写邮件时系统提供信件优先级的功能，用户写完邮件后，可以选择“高”、“普通”、“低”的方式标注信件级别状态，用户收到信件后，会出现不同颜色的优先级标记。
2.已读回执
当用户在发送邮件时选择“已读回执”选项，收件人在打开该信件时会弹出如图III.2-10所示的对话框，如果收件人选择【确定】，则发件人会收到一封系统信件，如图III.2-11所示，这样用户可以通过此信件得知收件人已阅读过信件。
注：
收件人收到信件的已读回执方式受到用户“邮箱设置”中“常规设置”中的“发送已读回执方式”限制。
图III.2-10
图III.2-11
3.保存到送件箱
用户可在发信的同时保存信件到送件箱，这样的设计方便用户与朋友再次联系，可保持信件收发的连贯性。
4.定时邮件
在倡导无纸化办公的今天，电子邮件已经成为大家开展日常工作重要手段之一。
比如提醒各个部门相关的人员某件工作的安排；或者，在生活中我们常常遇到这样的尴尬，明明计划好在好友生日当天，发出电子邮件祝福，但是，很多时候到了时间自己却忘记发送邮件了，事后懊丧不已，但已于事无补。
针对这种情况，本邮件系统开发实现了定时发送邮件功能，帮助客户完成某些定时事件的邮件发送功能。
用户在发送邮件前可设置发送时间，收件人会在用户设置的发送时间接收到电子邮件。
Ø信纸
系统提供独特的信纸功能，用户在信纸页面中选择喜欢的信纸，信纸会自动作为背景加载到信件内容中。
注：
信纸由管理员添加制作。
Ø立即发送
用户将信件书写完成后，点击【立即发送】按钮即可。
信件被成功发送后，收件人地址会自动保存到通讯录中，方便用户的再次使用，如图III.2-12所示。
图III.2-12
Ø保存草稿
本系统设有信件草稿存储功能，临时保存已写完/未写完的邮件，方便用户再次编辑邮件。
对于一封书写一半的信件，如果用户需要保存草稿，只需点击【保存草稿】就可以留待日后继续编辑，用户在“草稿箱”中点击信件的“收件人”对应的链接就可以打开信件继续编辑。
注：
系统每隔5分钟，会自动保存用户书写的信件，以防丢失。
Ø打印预览
系统提供信件预览与打印功能，用户写完邮件后，点击【打印预览】按钮，系统会自动弹出一个窗口显示信件的效果，用户可以通过点击【打印此预览页面】，将预览的信件打印。
III.2.2音/视频邮件
如图III.2-13所示为“音/视频邮件”界面，在该界面中，用户可以向其他联系人发送音频、视频，这样相互之间可以更亲切、更直观的联系，无论身在何处，都可以随时看到亲人、朋友的音容笑貌。
现将音/视频邮件发送方法简介如下。
图III.2-13
用户必须有声卡和可供录音的输入设备（麦克风）、可供录像的输入设备（摄像头），并且要确认已经很好的安装并且驱动程序安装成功。
用户可以通过【录视频】或【录音频】按钮选择录制视频或音频，录制完成后可以通过【播放】按钮查看视频或音频。
然后输入收件人地址、主题、信件内容后，通过【发送】按钮将音/视频邮件发送给对方联系人。
III.3文件夹
用户点击左侧导游栏内的文件夹即可进入“邮件数目统计”页面，如图III.3-1所示，在该界面中，用户可以看到邮箱的使用情况，包括信箱总计和单个文件夹下的邮件数量，未读信件的数目和空间占用率，利于用户直观统计，合理运用剩余空间。
用户可以建立自己的文件目录，将已经读过的邮件存放在自己相应的文件目录中，用户对自己建立的文件目录有删除权限，而收件箱、送件箱、草稿箱、垃圾箱等是系统缺省设置，不可以删除。
图III.3-1
Ø添加新文件夹
在如图III.3-2所示界面的【添加文件夹】前的输入框内输入希望建立的文件夹名，点击【添加文件夹】即可。
图III.3-2
Ø删除文件夹
点击文件夹所在行对应的“删除”图标即可，若删除文件夹内含有信件，这些信件会被删除至“垃圾箱”内。
Ø修改文件夹
用户可以通过添加文件夹后的“改名”图标对新建的文件夹进行改名操作。
Ø查看信件
与其它文件夹一样，可以在左侧导游栏内点击文件夹名或在“邮件数目统计”页面点击文件夹名，进入该文件夹，操作同其它文件夹，详细操作请参阅收件箱说明。
III.3.1收件箱
收件箱中存放用户收到的邮件。
如图III.3-3所示为“收件箱”页面，在该界面中，用户可以进行如下操作：
图III.3-3
1.删除
选择要删除的信件，然后点击【删除】即可，一次可以删除一封或多封信件，被删除的信件会保存到“垃圾箱”内，当用户发现误操作时，可以到“垃圾箱”内找回。
2.彻底删除
选择要删除的信件，点击【彻底删除】按钮即可将信件彻底删除。
注：
执行该功能操作后，信件无法找回，请用户谨慎操作。
3.移动到
选择要移动的信件，点击【移动到】后的下拉图标，选择目的文件夹即可，一次可移动一封或多封信件。
选择要移动的信件，也可以直接拖拽到界面左侧导游栏中的目的文件夹中。
4.查看
用户可以通过点击“查看”后的下拉菜单，选择查看本文件夹中不同类型（“全部”、“未读”、“已读”、“已回复”、“已转寄”）的信件。
5.标记为
点击“标记为”图标，会弹出如图III.3-4所示对话框，用户可以将选中的邮件标记为“已读邮件”、“未读邮件”、“待办邮件”以及使用不同的颜色标记邮件。
图III.3-4
6.转寄
本系统允许用户在文件夹中同时勾选多个信件后进行转寄，收件人将收到一封含有多个.eml格式附件的邮件，收件人可以点击每一个.eml附件进行邮件查看，大大简化了发件人的劳动复杂度并且方便收件人进行查看。
在“邮件列表”界面中，用户可以选择多封需要转寄的邮件，然后点击“转寄”后的下拉菜单中的“以附件转寄”链接，即可进入写邮件界面，被选中的邮件会作为附件显示在附件列表中。
7.其他操作
●导入邮件
通过该功能，用户可以将本地的.eml文件导入到邮箱中，如图III.3-5所示为点击【导入邮件】后进入的界面。
用户可以通过添加文件链接选择保存在本地的.eml文件即可在指定的文件夹中看到恢复后的信件内容。
图III.3-5
●导出邮件
选择列表中的信件后，通过“导出邮件”功能链接，可以将选中的信件保存到本地计算机中。
8.页面跳转
在界面上方，为用户提供了页面跳转功能，选择需要跳转的页数即可，用户也可以通过“第一页”、“上一页”、“下一页”、“最末页”图标实现页面的跳转。
9.自定义显示列
点击“自定义显示列”图标，会弹出如图III.3-6所示的对话框，用户可以设置希望显示在邮件列表中的列信息。
图III.3-6
10.邮件排序
用户可随意根据邮件的发件人、日期、大小排序，合理安排信件，便于查看。
11.预览
用户点击信件后对应的“预览”图标
，可以直接在邮件列表中查看信件的内容和携带的附件，而无需打开信件进行阅读。
12.信件的查看
点击邮件列表中“发件人”或“主题”对应的链接，即可查看信件。
如图III.3-7所示为读邮件界面，在该界面中，用户可以进行如下操作：
图III.3-7
Ø回复：
可以选择回复或全部回复。
●回复：
只给邮件的发件人发送回复信件。
●全部回复：
会给邮件的发件人、其他收件人和抄送人发送回复信件。
Ø转寄：
可以将正在阅读的信件进行转寄。
●修改后转寄：
被转寄的邮件在发送前可以进行修改。
●以附件转寄：
直接将信件作为附件转寄给其他收件人。
Ø删除：
可以将正在阅读的信件进行删除操作。
Ø彻底删除：
可以将正在阅读的信件进行彻底删除。
Ø其他操作：
用户可以进行如下操作：
●显示原始邮件：
本电子邮件系统提供阅读信件原文功能，供高级用户使用。
选择此链接，用户可以在一个独立的窗口看到信件的原文，信中注明了该信件的发信时间、发信人和发信人地址等信息。
●保存原始邮件：
用户可以将邮件以.eml文件格式保存到本地。
●超文本形式查看：
通过该链接，用户可以按照超文本方式查看信件的内容。
●纯文本形式查看：
通过该链接，用户可以按照纯文本方式查看信件的内容，原信件中若带有超文本样式，将无法显示。
●打印邮件：
系统支持用户打印信件内容的功能，方便用户阅读和保存，打印信件的格式与信件内容保持一致。
通过该链接，可将当前信件作为一个文件内容打印出来，这样用户就可以保存信件，离线浏览，也可为信件做备份，以便日后查阅。
●邮件出现乱码：
若信件内容显示为乱码，用户可以通过此链接寻求解决方法。
Ø添加到通讯录：
可以将该邮件的发信人地址存入用户的通讯录中。
Ø阻止发信人：
可以将该邮件的发件人地址加入黑名单，执行黑名单操作。
Ø添加备注：
用户通过“添加备注”图标
，可以在弹出的对话框中添加备注内容。
Ø标记待办：
用户通过“标记待办”图标
，可以将当前阅读的信件标记为待办。
Ø附件：
若信件中带有附件，可以点击附件名称的链接，选择查看或保存附件到本地。
Ø信件跳转：
可以继续查看上一封或下一封信件。
Ø快速回复：
可以直接进入回复信件界面，方便用户的操作。
III.3.2送件箱
送件箱用来存放用户发送的信件。
关于送件箱的具体操作请参阅收件箱说明。
III.3.3草稿箱
草稿箱用来存放用户写过的或未写完的信件。
关于草稿箱的具体操作请参阅收件箱说明。
III.3.4垃圾箱
垃圾箱用来存放用户已删除的信件，当用户发现信件被误删除时，可以到该文件夹中找回。
关于垃圾箱的具体操作请参阅收件箱说明。
III.3.5垃圾邮件
垃圾邮件用来存放被邮件网关拦截的信件。
关于垃圾邮件的具体操作请参阅收件箱说明。
III.3.6定时邮件
定时邮件文件夹中存放需要定时发送的信件。
关于定时邮件的具体操作请参阅收件箱说明。
III.3.7系统通知
系统通知文件夹用来存放系统发送的通知信件。
关于系统通知的具体操作请参阅收件箱说明。
III.4应用箱
III.4.1通讯录
如图III.4-1所示为“通讯录”界面，系统中存在的联系组会显示在界面左侧的列表中，在该界面中，用户可以进行如下操作：
图III.4-1
1.添加组
点击“添加”下的添加组链接，进入如图III.4-2所示的添加组界面，用户只需按照界面要求填写信息后，点击【确定】即可。
图III.4-2
Ø联系组名称：
输入要添加的联系组的名称，必填项。
Ø选择联系人：
通讯录中已存在的联系人会显示在“可选联系人列表”中，用户可以将需要添加的联系人添加至“小组联系人列表”中。
通过“可选联系人列表”下的搜索输入框可以查找满足关键字的联系人信息。
2.添加联系人
点击“添加”下的添加联系人链接，进入如图III.4-3所示的添加联系人界面，在该界面中，用户可以按照界面要求填写，然后点击【确定】即可。
图III.4-3
Ø姓名：
输入联系人的姓名，必填项。
Ø主电子邮件：
输入联系人的电子邮件地址，必填项。
用户还可以添加用户的其他电子邮件地址，如“工作电子邮件、家庭电子邮件、其他电子邮件”，并且可以通过“其他电子邮件”后的添加链接来增加输入框。
Ø电话：
记录联系人的各种电话信息，可通过输入框后的下拉菜单记录不同的电话信息，并且可以通过“电话”后的添加链接来增加输入框。
Ø地址：
记录联系人的地址，并且可以通过“地址”后的添加链接来增加输入框。
Ø即时消息：
记录联系人即时消息软件的信息，并且可以通过“即时消息”后的添加链接来增加输入框。
Ø详情：
用户通过该链接可以记录添加联系人的详细信息。
●公司：
记录联系人的公司名称。
●备注：
记录需要备注的信息。
●自定义：
记录其他信息项，并且可以通过“自定义”后的添加链接来增加输入框。
3.搜索联系人
在界面上方，用户可以在如图III.4-4所示的输入框中输入要搜索的联系人关键字，满足关键字的联系人会显示在输入框的下方。
注：
支持模糊搜索。
图III.4-4
4.修改组
在组列表中选择存在的组名，点击toolbar中的“修改”图标链接，可以进入修改组界面，重新设置联系组的名称和组内的联系人。
5.删除组
在联系组列表中点击存在的组，然后点击toolbar中的“删除”图标链接，即可将选择的联系组删除。
6.修改联系人
在联系组中选择联系人，点击toolbar中的“修改”链接，即可对联系人信息进行重新设置。
7.组操作
在所有联系人或联系组中，选择联系人，点击toolbar中的“组操作”链接，出现如图III.4-5所示的操作窗口，用户可以进行如下操作：
Ø添加到：
用户可以将选择的联系人添加到新建组中，或添加到其他联系组中。
Ø删除：
用户可以将所选的联系人从所在的联系组中删除。
图III.4-5
8.删除联系人
在所有联系人或联系组中，选择联系人，点击toolbar中的“删除”链接，用户可以通过“删除联系人”链接将所选的联系人删除。
9.打印联系人
在所有联系人或联系组中，选择联系人，点击toolbar中的“打印”链接，用户可以将联系人信息打印出来。
10.导入
通过此功能，用户可以将邮件客户端中的联系人信息导入到“通讯录”中，在如图III.4-6所示的界面中，通过【浏览】选择本地联系人文件，点击【导入】即可，用户可以将导入的用户信息添加至存在的联系组或新建组中。
图III.4-6
11.导出
通过此功能，用户可以将地址簿列表中的联系人信息导出到本地。
在如图III.4-7所示的“导出联系人”界面中，用户可以选择以某种格式导出某个联系组中或所有联系人的信息。
图III.4-7
III.4.2自助查询
III.4.2.1登录查询
如图III.4-8所示为“登录查询”界面，在该界面中，用户可以点击【展开搜索条件】按钮，设置查询条件，满足查询条件的登录日志会显示在界面下方。
在登录日志列表中，用户可以按照“登录日期”对查询结果进行排序操作。
图III.4-8
III.4.2.2发信查询
如图III.4-9所示为“发信查询”界面，在该界面中，用户可以点击【展开搜索条件】按钮，设置查询条件，满足查询条件的发信日志会显示在界面下方。
用户可以了解自己邮箱发送信件的情况。
在发信日志列表中，用户可以进行如下操作：
Ø排序：
用户可以根据“发送时间”进行排序操作。
Ø撤回：
用户通过点击邮件日志后对应的撤回链
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