销售部的表单填写标准及流程制度.docx

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销售部的表单填写标准及流程制度

销售部表单填写标准及操作流程

1 散客预订房通知单

使用范围：

少于 5 间房（不含 5 间），使用散客订房通知单

使用规范

◆ 销售经理接到预订，先向客房预订询问酒店房态，然后根据表单要求，填写订房公司、

订房人姓名、联系电话、入住宾客姓名等重要信息，并清晰注明客人抵离店日期，所

需房间类型、房间价格、所属房价代码，如果是会员，请注明会员等级，以助于前台

人员的操作。

◆ 在“付款方式”中选择客人的付款方式，如属协议挂账单位，还需注明挂账号，如属

“其他”挂账方式，请在备注中说明结账的方式，以便于前台人员的正确操作。

◆ 如果客人对房间布置有要求，请在“客房布置”一栏中正确填写，比如所需客房的朝

向，楼层等。

◆ 如客人对于房间还有其它特殊要求，比如撤小酒吧、关长途电话、房价保密等，请在

“特殊要求”一栏中注明。

◆ 酒店非保证性预订的一般保留时间是 18:

00，如果客人有需求要保留至超过 18:

00，销

售经理必须根据酒店房态，给予适当答复，并在 18：

00 后，向客人进一步确认，以保

证酒店客房预订的准确性，从而提高酒店客房的出租率。

◆ 如果销售经理超出房价权限范围，请依规定按级审批，经审批完整后方可送单至客房

预订。

◆ 如果宾客在前台入住而未向前台说明为协议单位，后经销售经理确认后为协议单位，

过夜审之后销售经理不得补单给予折扣。

◆ 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”

，并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加所需客

房数量或类型，必须勾选“侯补”。

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走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至三楼商务中心（即客房预订），预订处人员签字确认后将第

一联“留存”联取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。

◆ 第二联“客房预订处”存放于客房预订，以备查。

◆ 第三联“财务联”由客房预订交至总台，总台在客人离店后，与账单一起交至财务日

审进行审核，并作为月底与销售部核对考核的依据。

附件：

散客订房通知单

2团队订房通知单

使用范围：

5 间房以上（含 5 间房），使用团队订房通知单

使用规范

◆ 销售经理接到预订，先向客房预订询问酒店房态，然后根据表单要求，填写订房公司、

订房人姓名、联系电话、团队名称等重要信息，并清晰注明团队人数、抵店日期、离

店日期，所需房间类型、房间价格、所属房价代码，以助于前台人员的操作。

◆ 如果有免费房，特别是旅行社团队，则必须注明免费房间数，如超出销售经理权限，

则需按级审批。

◆ 在“付款方式”中选择客人的付款方式，如有酒店其它消费项目需签单挂总台，必须

注明签单人姓名，以便于前台人员的正确操作。

◆ 如果客人对房间布置有要求，请在“客房布置”一栏中正确填写，比如所需客房的朝

向，楼层等。

◆ 如客人对于房间还有其它特殊要求，比如撤小酒吧、关长途电话、房价保密等，请在

“特殊要求”一栏中注明。

◆ 酒店非保证性预订的一般保留时间是 18:

00，如果客人有需求要保留至超过 18:

00，销

售经理必须根据酒店房价，给予适当答复，并在 18：

00 后，各客人进一步确认，以保

证酒店客房预订的准确性，从而提高酒店客房的出租率。

大中型团队一般与宾客签有

团队合同，确保最低取房数；小型团队在实际取房不足而成散客预订时，按散客房价

执行。

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◆ 如果销售经理超出房价权限范围，请依规定按级审批，经审批完整后方可送单至客房

预订。

◆ 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”

，并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加所需客

房数量或类型，必须勾选“侯补”。

◆ 团队如需叫醒服务，销售人员须在“叫醒服务”项中填写叫醒时间。

走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至三楼商务中心（即客房预订），预订处人员签字确认后将第

一联“留存”联取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。

◆ 第二联“客房预订处”联存放于客房预订，以备查。

◆ 第三联“财务联”由客房预订交至总台，总台在客人离店后，与账单一起交至财务日

审进行审核，并作为月底与销售部核对考核的依据。

附件：

团队客房预订通知单

3 餐饮预订通知单

使用范围：

餐饮散客及宴会预订

使用规范

◆ 销售经理接到预订，根据客人要求，向宴会预订询问用餐场地情况，经确认后，开具

订餐通知单。

◆ 销售经理必须在订餐通知单中注明订餐单位/人名称、手机号、用餐日期、餐别、确切

的人数、标准等，并将向宴会预订确认后的用餐地点填写在单中。

在标准一项中，如

果是客人自己点菜，则只需填写“零点”；如果已经向客人确定标准，并确认菜单，则

需在订餐单后附上已经客人确认的菜单。

在团队洽谈中，团队餐最低标准为 800 元/桌，

自助餐 98 元/位（团队自助餐保底 50 人），团队自助餐在人数允许的条件下，也可在

一楼圣但尼自助餐厅，价格为自助餐价格的 8 折。

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◆ 销售经理应根据客人的需求，在“口味”、“餐位爱好”中尽可能提供宾客特殊需求，

以使餐厅能提供更好的服务。

◆ 如客人有指定菜肴或酒水，销售经理应在“指定菜”、“酒水饮料”中认真填写。

◆ 销售经理在“结算方式”中注明现付还是挂账，如果是协议公司挂账，必须填上挂账

号；如果为团队挂总台账，必须填写总台挂账号及签单人姓名。

◆ 酒店餐厅酒水除婚宴等酒店规定的优惠条件外，一般不能自带，如遇特殊情况，应按

级审批，并在备注中注明，以便于餐厅操作。

◆ 除协议单位及会员外，酒店餐饮一般不给予优惠折扣，如遇特殊情况，应按级审批，

并在备注中注明，以便于餐厅操作。

◆ 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”

，并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加，必须

勾选“侯补”。

走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至二楼宴会预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”

联取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。

◆ 第二联“宴会预订”联存放于宴会预订，以备查。

◆ 第三联“财务联”由餐饮收银与账单一起交至财务日审进行审核，并作为月底与销售

部核对考核的依据。

附件：

订餐通知单

3会议、宴会场地订单

使用范围：

会议厅场地租用

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使用规范

◆ 销售经理接到预订，根据客人要求，向宴会预订询问会议场地出租情况，经确认后，

开具场地预订通知单。

◆ 销售经理必须在场地预订通知单中仔细填写使用单位名称或会议名称、使用日期及时

间、租用场地名称、人数，及联系人姓名和联系电话。

◆ 在“布置要求”中销售经理应该注明如会议台型、茶水、话简、绿色植物及鲜花、是

否放主席台或讲台、是否需要网络支持、投影仪、幕布、茶歇等需求。

酒店茶歇分为

30 元、40 元、50 元三档。

◆ 销售经理应在“会标”中填写会标名称及制作方式，横幅或喷绘，以便于宴会厅人员

及时布置会场并核对会标名称正确性。

◆ 销售经理应在“价格”一栏中标注会场价格及其它收费项目标准，以确保宴会厅服务

人员收取费用。

◆ 销售经理在“结算方式”中注明现付还是挂账，如果是协议公司挂账，必须填上挂账

号；如果为团队挂总台账，必须填写总台挂账号及签单人姓名。

◆ 会场优惠价格超出销售经理权限，应按级审批。

◆ 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”

，并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加，必须

勾选“侯补”。

走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至二楼宴会预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”

联取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。

◆ 第二联“宴会预订”存放于宴会预订，以备查。

◆ 第三联“财务联”由餐饮收银与账单一起交至财务日审进行审核，并作为月底与销售

部核对考核的依据。

附件：

场地预订通知单

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4康娱预订通知单

使用范围：

酒店康娱设施或场地预订

使用规范

◆ 销售经理接到预订，根据客人要求，向宴会预订询问康娱场地租用情况，经确认后，

开具康娱预订通知单。

◆ 销售经理必须在预订单中仔细填写宾客姓名、预订时间、预订项目、人数、要求、价

格、预订人姓名和联系电话等项目。

◆ 销售经理在“结算方式”中注明现付还是挂账，如果是协议公司挂账，必须填上挂账

号；如果为团队挂总台账，必须填写总台挂账号及签单人姓名。

◆ 除协议单位及会员外，酒店康娱一般不给予优惠折扣，如遇特殊情况，应按级审批，

并在备注中注明，以便于康娱部门操作。

◆ 销售人员新接预订，必须在填单时勾选“新的预订”；如果取消预订，必须勾选“取消”

，并将取消内容按格式填写；如果是更改预订，必须勾选“更改”；如果是增加，必须

勾选“侯补”。

走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至三楼客房预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”

联取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。

◆ 第二联“康娱预订”联存放于客房预订，以备查。

◆ 第三联“财务联”由康乐收银与账单一起交至财务日审进行审核，并作为月底与销售

部核对考核的依据。

附件：

康乐预订通知单

5团队预留单

使用范围：

获得团队信息，但团队并未完全确认时，销售经理应使用团队预留单按照客人

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需求预留团队客房、餐饮、会议及其它相关设施。

使用规范

◆ 销售经理获得会议团队信息，应询问团队起始时间、会议人数、所需客房类型、宴会

厅及会议厅使用时间和要求，并分别向客房预订和宴会预订询问客房和会议宴会设施

租用情况，如无人预订，可直接请预订处人员预留；如遇已经有人预订，可向部门经

理或营销总监请求协调，经协调后，进行场地的预留。

在两个或以上会议团队均未确

认的情况下，对于场地的预留，可出现排对等候状态，哪一方先确认并签订会议合同，

则场地归哪一方租用。

◆ 销售经理根据客人要求开具团队预留单，应注明团队起始时间、人数、所需房型及房

间数量，房价和房价代码可先不注明；在用餐安排及会议厅使用栏中，应注明预留的

会议厅或宴会厅名称、宴会或会议人数、使用时间等重要内容；在投影仪、门厅横幅

等有限设备处也应注明，以助于预订处的安排。

◆ “付款方式”一栏中可先不作注明。

走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至三楼客房预订，预订处人员签字确认后将第一联“留存”

联取回，至销售部文员处归档，以考核销售经理业绩。

◆ 第二联“客房预订”联存放于客房预订，以备查。

◆ 第三联“宴会预订”联存放于宴会预订，以备查。

附件：

团队预留单

6内部工作联系单

使用范围：

除指定单据之外，部门之间需要委托办理事项，使用内部工作联系单，比如委

托人资部指派礼仪小姐、委托房务部布置鲜花绿色植物等。

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使用规定

◆ 销售经理使用内部工作联系单，必须指明受委托部门、委托事项和具体要求。

◆ 内部工作联系单一式二联，销售经理填单后送至受委托部门，经签定确认后带回“委

托部门”联带回，另一联留存“受委托部门”。

◆ 如在使用过程中，同一事件需要通知多个相关部门，销售经理可在“受委托部门”一

栏中注明多个受委托部门，并做到相关部门每部门一联。

◆ 在会议接待过程中，出现需要增加横幅、欢迎牌或喷绘等服务内容，均应填写“内部

工作联系单”，美工、宴会服务、负责悬挂横幅的工程部都应送单。

如果委托的项目需

要收费，应在“价格”一栏中注明价格，如超出销售经理权限，应按级审批后送单。

在会议接待过程中，如遇紧急，可事后补单。

◆ 如遇会议接待，在 EO 单已经发送至各部门之后需要更改会议相关内容，用“内部工

作联系单”通知相关部门。

走单流程

◆ 销售经理填单后送至相关部门，经签字确认后取回“委托部门”联留档。

附件：

内部工作联系单

7款待申请单

使用范围：

销售经理宴请客户，使用款待申请单

使用规范

◆ 销售经理如需款待客户，应先填写款待申请单。

◆ 费用如划销售经理签单费，则只需销售经理签字确认；如遇需酒店款待客户，应按级

审批。

◆ 款待单应仔细填写招待宾客姓名、理由等内容。

◆ 销售经理款待用房优惠价为 300 元/间夜。

◆ 销售经理工作餐最低标准 50 元/人。

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走单流程

◆ 销售经理完整填单后，送至预订中心，预订处人员签字确认后将第一联“留存”联取

回，留档。

◆ 第二联“预订处”联存放于预订，以备查。

◆ 第三联“财务”联交财务，以作为开支凭证。

附件：

款待申请单

8EO（event order）单

使用范围：

凡涉及三个（含三个）以上部门工作的接待，应使用 EO 单。

使用规定

◆ 销售经理在会议发生前 2 天必须完成 EO 单的制作。

◆ 销售经理根据会议宴会洽谈内容，按 EO 单格式分部门填写各部门工作内容，明确完成

工作的时间节点、数量等相关内容。

◆ 如 EO 单所有内容，在销售经理权限范围内，则经部门经理审阅后交销售部文员统一通

过 BQQ 发送至相关部门。

◆ 如 EO 单中所涉及内容，超出销售经理权限，应根据事先口头申请内容填写后，按级审

批后交销售部文员统一通过 BQQ 发送至相关部门。

◆ 凡制做 EO 单的团队，则最终以 EO 单为准，在会议进行过程中更改内容，以内部工

作联系单通知相关部门。

◆ 在 EO 单的制定中，美工部分必须注明横幅、欢迎牌或喷绘的摆放时间、撤回时间，如

需制作电子显示屏也需要明确注明，以免美工漏做。

走单流程

◆ 销售部通过 BQQ 发送至部门，各部门负责通知相关班组。

附件：

EO 模板

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