特殊公文的处置、公文的组织协调置(7).ppt

特殊公文的处置、公文的组织协调置(7).ppt

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公文处理基础河南省委党校科文教研部赵冰波,i,第八章特殊公文的处置,第一节规范性公文的处理（教材P168）,规范性公文：

是指以强制力推行、用于规范人们行为的文件。

宪法、法律、法规、规章，以及各种制度规范等。

一、形成特点,制发机关必须严格依法在法定的职权范围内制发文件，不得越权。

必须严格履行法定的生效程序，否则无效。

二、实施的程序,制定具体实施方案。

广泛宣传。

（如图）试验推行。

总结结果。

全面施行。

检查监督。

总结完善。

三、办毕公文处置,宣传画张贴,召开会议,编制手册,与本机关业务直接有关的规范性公文、对于机关专门业务必须执行的规范性公文都应该归档保存。

对于机关活动非直接相关的规范性公文要妥善保存。

对使用面广、使用频率高的可复制，在规定范围内使用，但遵守保密规定。

定期清理规范性公文，并告知有关方面。

第二节其他特殊公文的处理（教材P171）,一、会议公文,

（一）起草,

（二）编号一是编列会议公文的总号；一是编列同一会议公文的份号。

（三）分发,1、会前分发。

2、会中分发。

3、会后分发。

（四）清退,（五）立卷,二、信访公文,

（一）受理与登记

（二）办理（三）处置,三、表格公文,特点：

简明、直观。

（一）种类,1、按结构特点划分。

登录式。

情报式。

2、按外观样式划分。

单页式。

表册式。

联单式。

骑缝式。

鱼鳞片式。

（二）格式,1、标题。

由单位名称、用途、表格形式（单、记录等）构成。

2、正表。

由纵横交叉的直线与文字组成的表格,3、说明。

（参见教材P177表8-1、8-2）,（三）处理,1、填写。

2、管制。

四、电子公文,电子公文：

是公文的一个特殊门类，是指以代码方式记录在磁盘、光盘等载体上，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的公文。

一、电子公文处理的规则,

（一）电子公文处理的规则,确保公文的真实性确保公文的完整性。

确保公文的长期有效性。

（二）电子公文的传递与归档,1、传递。

绝密公文不能用网络传输，机密以及以下公文只能在保密专网上传输。

要以特定的技术手段保证电子公文的生效标识（印章、签署）。

要采取有效措施防杀病毒与“黑客”。

归档范围。

归档方式。

（逻辑归档物理归档）归档程序。

存储与保管。

归档时间。

2、归档。

第九章公文处理工作的组织与协调,公文处理工作的管理主要任务：

一是使公文处理工作构成要素（人、物、财、时间、信息）确立最佳组合关系；二是使公文处理工作构成要素的流通过程相互间取得最佳配合。

第一节公文处理工作的组织（教材P189）,公文处理工作的组织：

就是指将事物的构成要素以有效的方式组合为一个整体的行为或过程。

（教材P189）,一、组织形式,集中型。

分散型。

复合型。

二、机构设置和责任区分（教材P191）,公文处理机构设置。

责任区分。

机关首长的责任。

综合办公部门负责人的责任。

业务部门负责人的责任。

三、科学分工,（教材P194）,掌握正确的分解标准。

保持工作量大致均衡。

个人能力与岗位相适应。

分工相对稳定，但不能过于专门化。

分工结果明确。

注意各个岗位协调。

专兼职负责的工作不能让其他人处理。

四、人员配备,能力素质要求。

主管级管理级操作级,第二节公文处理工作的协调（教材P199）,一、协调原则,分层协调原则。

权威性原则。

全局原则。

客观公正原则。

沟通原则。

服务性原则。

二、协调内容,协调好各机关领导之间的关系。

办法,协调好部门之间的关系。

办法,协调好领导与承办部门的关系。

办法,三、协调方法,电话联系文件会签会议座谈组织协调个别沟通,补充内容,秘书工作必备知识,一、会场布置,会场布置:

主席台设置、座席排列、徽标、花卉陈设等。

主席台设置：

主席台座席排列：

（双数与单数）,6,4,2,1,3,5,听众,1,3,2,5,4,听众,左,2010年3月10日，中共中央总书记、国家主席、中央军委主席胡锦涛参加十一届全国人大三次会议河南代表团的审议。

河南日报记者郭宇摄,会场座位设置：

大型会议：

中型会议：

用大小方型,“而”字型、倒“山”字型、半圆型等）,日常工作会议：

椭圆型、圆型、长方型、T字型、三字型、马蹄型、六角型、八角型、回字型等,与会者座次安排：

横排法竖排法左右排列法,（中央、省级党代会主席团一般这样排列）,（一般大型代表大会如此排列）,注意：

在座位上做好名签；座次排列左右是实际坐下后的左右，即与会者面对主席台时的左右（主席台就坐者面对与会者时的左右）。

二、会见与会谈,

（一）会见和会谈的涵义

（二）会见会谈的工作程序,会见会谈,接到对方的会见会谈要求后及时报告领导，主方应尽早答复。

因故不能满足应向对方婉言解释。

决定会见会谈后及时确定参加人员，领导人身份应对等，参加人应根据会谈内容和规格确定。

会见会谈的时间和地点应预先安排，并制订日程表。

较长的会谈，每次会谈时间和地点应再注明，并告知客人。

会见一般安排在办公室或会客室，宾主各坐一边，或安排呈马蹄型、圆形、或长方形。

通常主方左侧就坐，客方右侧就坐，译员、记录人员均在主人和主宾后边就坐。

主宾,主人,宾,主,宾,主,宾,主,记录,译员,主宾,主人,客人,客人,主人,主人,译员,几人会谈座位安排如同会见，多人会谈通常采用长方形、椭圆形或圆形桌就坐。

会谈桌,4,译员,主宾,3,5,3,主人,译员,5,4,会谈桌,客人,主人,一般以门为准，左方主人，右方客人,会见会谈场所还应安排适宜的扩音器及录音录像设备。

会见会谈一般主人应比客人提前到达。

送别客人。

合影留念：

有关人员应事先安排合影图。

会谈纪要整理。

1、主人2、主宾3、第二主宾4、主方陪同5、客方陪同,45452135454,454545454,4545454,摄影师,思考题：

（P.186、204）,1、会议公文的特点是什么，这些特点给公文处理带来什么影响？

2、怎样做好信访公文的处理工作？

3、表格公文的处理与一般公文有何不同，为什么？

4、电子公文的特点是什么，对公文处理有哪些影响？

5、公文处理工作管理的目标与基本任务是什么？

6、怎样为机关选择公文处理工作的组织形式？

7、怎样进行公文处理工作的科学分工？

8、怎样进行公文处理工作的综合协调？