市归档文件整理办法实施细则.docx
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市归档文件整理办法实施细则
唐山市归档文件整理办法实施细则
1、为适应办公自动化建设的需要,提高档案管理水平,根据国家档案局发布的《归档文件整理规则》(DA/T22—2015)要求,遵循“简化整理、深化检索”的原则,结合唐山市工作实际,制定本细则。
2、本细则所称的归档文件是指机关、团体、企事业单位及其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3、归档文件的整理原则及质量要求:
3.1归档文件的整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
3.2归档文件的整理应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理。
3.3归档文件应齐全完整,实现应归档的文件材料全部归档。
3.4整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
4、归档文件的整理程序。
归档文件应以件为单位,按照组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架等步骤进行整理。
5、确定归档文件的“件”(组件)。
归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函)一般独立成件,也可为一件。
有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
5.1文件(包括正本和其他应归档材料)定稿如果是计算机打印的,并且没有修改笔迹,与正本内容一致,只将发文笺或者有领导签字的一页附在正本之后归档即可。
5.2已建立电子文件档案管理系统的单位,应将归档的电子文件(包括各种版本)转化成纸质文件,两种载体文件标引一致,一并归档。
5.3件内文件排序。
正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。
6、归档文件的修整、装订。
6.1归档文件已经破损的,应按照DA/T25-2000予以修复;字迹模糊易退变的,应予复制。
易退变文件包括铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水字迹的文件,复印、复写、热敏传真纸文件。
6.2归档文件应按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
6.3对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。
6.4归档文件一般以件为单位装订。
采用文件左侧“三点一线”线装,少于5页(不含5页)的文件采用直角单孔线装。
归档文件的装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。
7、归档文件统一采用“年度—保管期限”分类法。
系统有规定的按系统规定执行。
8、归档文件的排列。
应在同一年度、同一保管期限下,固定机构顺序,同一机构按事由结合时间进行排列;会议记录、会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件集中排列。
各单位应尽量不再设置专题档案,如认为必要可将专题档案文件材料整理后,分别集中排列在当年相应保管期限的最后。
9、归档文件的保管期限按照国家档案局2006年第8号令和2012年第10号令执行。
各单位应结合实际制定本单位的归档范围和保管期限表。
10、归档文件的编号。
归档文件应依排列方案逐件编号。
每份文件装订完成后,应在首页上端居中空白处加盖归档章(见附图1),并填写相关内容。
归档章设置以下内容:
10.1全宗号:
填写当地档案馆给立档单位编制的代号,没有代号的暂时空项,全宗号位数为4位,不足补“0”。