企业规章制度中的法律风险控制2014.4.28.doc

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企业规章制度中的法律风险控制

一、企业内部规章制度简介

企业规章制度是企业自身情况依法制定的组织生产和进行经营管理的规则。

企业内部规章制度的制定主体为企业，只在企业内部适用，一般表现为公开和正式的单位行政文件。

企业规章制度主要内容包括劳动合同管理、工资管理、社会保险、福利待遇、工时休假、职工奖惩以及其他劳动管理等。

规章制度是企业的内部“法律”，贯穿于企业的整个用工过程，是企业行使管理权、合同解除权的重要依据。

同时，企业内部规章制度对于提高劳动效率、保护职工和企业的合法权益、促进企业构建和谐的劳动关系也具有重要意义。

制定规章制度既是用人单位的法定权利也是用人单位的法定义务。

完善的规章制度可以使用人单位的劳动管理行为规范化，不合理的违法的规章制度则会大面积侵犯职工权益，最终受损失的还是企业。

二、企业规章制度的效力

企业规章制度的法律效力来自于法律的授权。

1995年1月1日实施的《中华人民共和国劳动法》第四条规定：

“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

”第二十五条规定：

“劳动者严重违反劳动纪律或用人单位规章制度”，用人单位可随时解除与劳动者的劳动合同，且无需支付经济补偿金。

第八十九条规定：

“用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门给予警告，责令改正；对劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

”这三条规定明确了制定内部规章制度对企业来说既是权利，也是义务，劳动者违反内部规章制度以及企业制定的内部规章制度违法可能承担的法律责任。

2001年3月22日公布施行的《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（法释〔2001〕14号）第十九条规定：

“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。

”此规定实际上确定了企业规章制度有效性的三个一般标准，即经过民主程序制定、内容合法、向劳动者公示，三个条件缺一就会出现规章制度无效的后果。

2006年7月10日发布实行的《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释

（二）》（法释〔2006〕6号）第十六条规定：

“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。

”这就依法赋予了劳动合同和集体合同的优先效力。

三、规章制度的实用性

以一种经常出现的情况为例。

一名职工连续旷工15天，单位除名的必备要件之一就是“连续旷工时间超过15天，或者1年以内累计旷工时间超过30天”。

单位有义务证明这个事实的存在，这时单位会拿出考勤记录。

这份考勤记录就会成为案件的一个焦点，有可能会存在以下几个问题。

　　1.考勤制度不符合合法、公示、走过民主程序三个要件，除名就会被撤销;2.考勤制度所依托的工作时间安排不合法，考勤也就没有意义了;3.考勤制度所确定的考勤范围不包括本案的被除名者，而且单位是有义务来证明被除名者是被包括在里面的;4.考勤制度没有真正实行。

如果单位所制定的考勤制度经不住以上推敲的话，败诉的风险是很大的。

　　所以，企业规章制度在很大程度上会成为单位约束员工的游戏规则，如果只有原则性的条文，是很难起到作用的。

四、企业规章制度制定主体上的风险

劳动规章制度制定主体应是用人单位，并以用人单位名义颁布实施。

用人单位的管理机构，不具有劳动规章制度的制定主体资格，只能参与劳动规章制度的制定活动。

风险提示：

如劳动规章制度由企业某个部门制定并以部门名义发布，则存在因制定主体不适格，导致劳动规章制度不具有法律效力，对员工不具有约束力。

风险防范：

用人单位的部门或者其他管理机构因工作需要需制定规章制度的，应以用人单位的名义发布实施，以保障其规章制度的效力。

五、企业规章制度制定程序上的风险

2006年1月1日修改后的《中华人民共和国公司法》第十八条第三款规定：

“公司研究决定改制以及经营方面的重大问题、制定重要的规章制度时，应当听取公司工会的意见，并通过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议。

”

2008年1月1日实施的《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定：

“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

”这进一步明确了企业内部规章制度的内容和制定程序，赋予了劳动者在制定企业内部规章制度过程中的话语权，加强了对劳动者权益的保护。

《劳动合同法》关于企业规章制度的制定的程序最后定格在“平等协商”上，这就意味着企业规章制度制定权由原来的企业“单决权”变为了企业与员工的“共决权”。

《劳动合同法》对规章制度制定的程序作出了明确具体的规定，具体的制定程序要求包括以下两个：

一、经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定；二、公示或告知劳动者。

《中华人民共和国劳动合同法》第八十条规定：

用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

（一）制定上的风险及其防范

风险提示：

未经过民主程序制定的规章制度，一旦劳动者提出异议，在仲裁或诉讼中将不得作为处理案件的依据。

风险防范：

为了避免今后发生纠纷时难以举证，用人单位制定劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度时，应当保留与职工代表大会或全体职工协商的书面证据。

（二）公示的风险及其防范

规章制度只有向劳动者公示才对劳动者产生约束力。

司法实践中劳动者往往以其不知道规章制度的内容为由主张规章制度未公示，用人单位也往往无法提供已经公示的证据。

规章制度有效的公示方法：

1、员工手册发放（要有员工签领确认）；2、　内部培训法（注意一定要包括：

培训时间、地点、参会人员、培训内容、与会人员签到）；3、考试法（开卷或闭卷）；4、劳动合同约定法；5、传阅法；　6、入职登记表声明条款；7、意见征询法；我们建议采用员工手册发放签收的公示方法，这最有效。

尽量避免如下公示方法：

1、网站公布（举证困难）；　2、电子邮件告知（举证困难）；3、公告栏，宣传栏张贴（举证困难）。

规章制度告知劳动者的，应留下经劳动者签字的书面证据。

六、企业规章制度内容不合法的风险

1995年1月1日实施的《中华人民共和国劳动法》第八十九条：

“用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门给予警告，责令改正；对劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

”《劳动合同法》第八十条规定：

“用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

”

七、企业规章制度法律风险的应对措施

为防止不合法的规章制度给企业带来的用工风险，企业在制定、修改规章制度时可采用以下应对措施：

（一）制定的内容要合法有效

企业制定规章制度必须做到制定主体适格、内容合法、合理且程序完善，不得违反公序良俗，不得与劳动合同和集体合同相冲突。

（二）制定过程要符合法定程序

《劳动合同法》要求规章制度的制定要履行相应的法定程序，即平等协商+公告（告知）程序。

用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

即：

第一、规章制度的制定、修改要履行民主程序，并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的书面证据，履行公示程序。

第二、依法进行公示方法。

《劳动合同法》第4条第4款规定“直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当公示，或者告知劳动者。

”《最高人民法院关于劳动争议适用法律若干问题的解释》第19条也明确规定只有向劳动者公示的规章制度才能作为审判案件的依据。

公示可采用的方式有：

①企业网站公布法；②电子邮件通知法；③公告栏张贴法；④员工手册发放法（保留签收记录）；⑤规章制度培训法（保留培训签到记录）；⑥规章制度考试法（保留试卷）。

目前比较行之有效的方式是将企业规章制度写入企业的员工手册内，并让员工签收；或对员工进行规章制度培训，并签收阅读等。

当然，并非所有的企业规章制度都需要经过职工代表大会或全体职工讨论。

需经职工等讨论通过是涉及劳动者切身利益的规章制度，如薪酬福利制度、违纪处罚制度等。

对于那些非涉及劳动者切身利益的规章制度的制定，目前法律并未规定具体程序，应当理解为非涉及劳动者切身利益的事项的制定程序由用人单位自行规定。

（三）规章制度内容要量化、程式化、系统化

这是用人单位最容易忽视而恰恰是最重要的地方，在制定规章制度的时候要特别注意，尽可能地量化具体的要求或者适用的情形。

如对经常旷工的人员辞退问题，不要使用含糊的“经常”这两个字，而是要确定的文字表述，应当尽量避免此类语言的歧义。

如可表述为旷工三次以上，企业可以辞退。

等等

对于一些无法量化的要求和适用情形，则可以选择程式化的方式。

一些轻微违反劳动纪律的情况，因为尚不构成严重违反，用人单位难以解除劳动合同，但劳动者屡屡违反，用人单位觉得不知如何处理。

比如劳动者在上班期间从事一些与工作无关事务，打私人电话、上网娱乐、看小说等等，这些行为在规章制度中难以穷尽，且情节一般比较轻微，但对于劳动者屡屡触犯的情况，则可以在规章制度中设定，用人单位一经查实，给予书面警告，三次书面警告以上的视为严重违反规章制度。

这种程式化的设定，使得规章制度全面而具有操作性，便于用人单位在行使劳动管理时，真正地有“章”可依。

规章制度的系统化也是非常重要的。

比如，规章制度规定“劳动者不符合工作要求，或考核不达标的，用人单位可以解除劳动合同”，而在具体的规章制度中又没有规定劳动者的工作要求或者岗位职责的内容，因此，此种情形用人单位解除劳动合同的权利只是一纸空文。

（四）规章制度中不能规定本应在合同中约定的事项

虽然新《劳动合同法》从程序上加大了企业制定规章制度的限制，但企业仍然享有比较大的自主权。

而劳动合同中的事项却是双方当事人协商确定的事项。

因此两者有着本质的区别。

实践中，仲裁机构和法院在衡量企业规章制度的效力时，往往会认为，凡是应当由双方协商确定的事项，如果没有经过协商而由单位单方面在规章制度中进行规定时，一般情况下都不会作为审理案件的依据。

（五）明确规章制度的效力范围

规章制度制定时应明确其效力范围，即对哪些人有效，在哪些场合有效，适用于哪些事情，什么时候生效，有无溯及力等。

（六）清理现有规章制度，及时修改、重建与新《劳动合同法》不一致的内容，完善法定程序

主要包括：

1．企业要随时关注现行法律的修改及新法律的出台，修改不合法的内容；

2．企业要尊重法律赋予工会或职工在规章制度实施过程中的建议修改权，协商修改相应内容；

3．企业要依据自身发展及内外环境的变化，依法修改、补充不适合的相关内容；

4．依法对现有规章制度重新修改后，采取适合的方式公示或告知劳动者，完善法定程序。

（七）注重保全证据

企业在制定和依据规章制度行使工作管理权时必须具备证据意识，以防发生纠纷时企业举证不能的风险发生。

在规章制度制定方面，需要保留已经履行好法定程序的证据，如会议记录、讨论的经过等等。

在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如上墙张贴公告、用工录用表确认、员工手册签收等等。

在依据规章制度处理或者解除劳动合同方面，需要保留违规调查方面的证据。

一、人事制度中的法律风险及其控制

人事招聘应注意的风险

明确招聘条件并保存。

关于招聘广告的撰写广告中招聘条件的明确是最关键的问题。

在试用期内，企业享有一项权利：

如果发现劳动者不符合录用条件，可以随时解除劳动合同。

但这项权利的行使是有条件的，即劳动者不符合录用条件。

具体到不符合哪一条录用条件，举证责任在于单位。

而最有力的证据就是招聘广告。

所以在招聘广告中，单位一定要明确自己的招聘条件，注意将此广告存档备查，并保留刊登的原件。

二、考勤制度中的法律风险及其控制