行政办公室管理规范.docx
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行政办公室管理规范
行政办公室管理规范
●岗位有职责
●工作有标准
●办事有程序
●行为有准则
●考核有制度
二〇一〇年三月十九日
目录
第一章工作事项……………………………………………………………………
1.1行政办公室工作事项………………………………………………
第二章岗位设置……………………………………………………………………
第三章岗位职责……………………………………………………………………
3.1 行政办公室主任岗位职责…………………………………………
3.2 行政办公室副主任⑴岗位职责………………………………………
3.3 行政办公室副主任⑵岗位职责………………………………………
3.4 行政办公室主任干事⑴岗位职责……………………………………
3.5 行政办公室主任干事⑵岗位职责………………………………………
3.6行政办公室主任干事⑶岗位职责……………………………………
3.7行政办公室司机班班长岗位职责……………………………………
3.8行政办公室服务员岗位职责……………………………………
3.9行政办公室汽车司机岗位职责……………………………………
第四章工作标准…………………………………………………………………
4.1 执行性标准………………………………………………………………
4.1.1行政公文处理工作执行性标准………………………………………
4.1.2经济计划管理工作执行性标准…………………………………………
4.1.3经济合同管理工作执行性标准………………………………………
4.1.4固定资产管理工作执行性标准………………………………………
4.1.5通用机械设备管理工作执行性标准…………………………………
4.1.6配属汽车运维工作执行性标准………………………………………
4.1.7计算机网络管理工作执行性标准……………………………………
4.1.8办公物品管理工作执行性标准………………………………
4.1.9行政公章管理工作执行性标准………………………………………
4.1.10信访接待处理工作执行性标准………………………………………
4.1.11行政绩效考评工作执行性标准………………………………………
4.1.12班组（企业）建设工作执行性标准………………………………………
4.1.13计划生育服务工作执行性标准………………………………………
4.1.14史志编撰工作执行性标准………………………………………
4.1.15合理化建议管理工作执行性标准………………………………………
4.1.16环境保护工作执行性标准………………………………………
4.1.17节能管理工作执行性标准………………………………………
4.1.18后勤服务工作执行性标准………………………………………
4.2保障性标准………………………………………………………………
4.2.1行政办公室工作保障性标准………………………………………
第五章工作流程…………………………………………………………………
5.1行政公文发文工作程序……………………………………………………
5.2行政公文收文工作程序………………………………………………
5.3成本预算编制工作程序…………………………………………………
5.4经济合同签订工作程序………………………………………………
5.5固定资产移交工作程序……………………………………………………
5.6通用机械设备委外维修工作程序……………………………………………
5.7机关派车工作程序………………………………………………
5.8行政公章使用工作程序…………………………………………………
第一章工作事项
1.1行政办公室工作事项
类别
要点
行政公文处理
中心《行政公文处理办法》拟稿
中心行政公文收发归档
中心行政公文呈批转递
中心行政公文发文规范符合性审核
中心行政公文文号编发
中心行政公文印制
中心行政文书档案保管
中心行政公文管理体系评价考核
经济计划管理
中心《成本管理办法》拟稿
中心《年度成本计划（预算）书》编制下达
中心经济活动分析会组织
中心成本科目、工程项目预算执行过程监督
请款组织
中心经济计划管理体系评价考核组织
经济合同管理
中心《经济合同管理办法》拟稿
中心经济合同范本制订
中心经济合同规范符合性审核
中心经济合同章保管使用
经济合同对方人（单位）资信调查
中心经济合同管理体系评价考核组织
固定资产
中心《固定资产管理办法》拟稿
中心固定资产清查组织
中心固定资产表编制
固定资产移交报废手续办理
中心固定资产管理体系评价考核组织
通用机械设备管理
中心《通用机械设备管理办法》《机动车管理办法》拟稿
中心通用机械设备维护保养包保人选定
中心通用机械设备清查组织
中心通用机械设备维修保养计划编制
中心通用机械设备档案管理
中心通用机械设备大修更改报废手续办理
中心通用机械设备管理体系评价考核组织
配属汽车运维
配属汽车驾驶保养责任人选定
配属汽车委外维修保养计划编制
配属汽车台账管理
配属汽车运用驾驶、自检自保
计算机网络管理
中心《计算机网络管理办法》拟稿
中心计算机网络维护检查活动组织
中心计算机网络管理体系评价考核组织
办公物品管理
中心《办公物品管理办法》拟稿
中心办公物品配置标准制订
中心办公物品保管责任人选定
中心办公物品清查组织
中心办公物品维修保养计划编制
中心办公物品台账管理
中心办公物品维修更新报废手续办理
中心办公物品管理体系评价考核组织
行政公章管理
中心《行政公章管理办法》拟稿
中心行政公章保管使用
中心内设机构行政公章刻制、启用、报废、收缴、销毁
中心行政公章管理体系评价考核组织
信访接待处理
中心《信访工作办法》拟稿
群众来访接待
群众来信处理
信访事项督办反馈
信访苗头分析排查
中心信访工作体系评价考核
行政绩效考评
中心《机构工作业绩考评办法》拟稿
中心月度生产（行政工作）验收考核活动组织及通报
中心生产经营月度自验组织及报告
中心行政工作年度总结
班组（企业）建设
中心《企业发展规划》拟稿
中心《年度班组建设工作方案》编制
中心企业管理体系自检组织报告
计划生育服务
中心《计划生育服务工作办法》拟稿
职工家属婚育服务档案（数据库）建立
节育避孕药具发放
育龄职工家属体检组织
计划生育政策知识宣传
计划生育优待政策落实督促
中心计划生育工作体系评价考核组织
史志编撰
企业年鉴编写
企业历史文献（物）收集保管
合理化建议管理
中心《合理化建议管理办法》拟稿
中心员工合理化建议收集论证组织
中心员工合理化建议立项、试验、评价、奖励、推广
能源管理
中心《能源管理办法》拟稿
节能技术推广
中心能耗调查统计、报表编制上报
中心能源管理工作评价考核组织
环境保护
中心《环境保护工作办法》拟稿
环保技术推广
环境污染调查（治理）组织
环保政策知识宣传
中心环保工作评价考核组织
后勤服务
中心公文打印、排版、印刷
中心机关报刊杂志分发
中心机关车递公函收发
中心机关会议室卫生及茶水供应
中心主要领导办公室卫生
中心领导值班室卫生
中心公务接待
中心电话装拆移联系办理
第二章岗位设置
行政办公室岗位设置图
第三章岗位职责
3.1行政办公室主任岗位职责
岗位名称
主任
所属部门
行政办公室
直属上级
中心主任
直属下级
行政办公室副主任
职责概述
⒈组织行政办公室人员发挥机构职能作用。
⒉建立健全内部工作体系。
⒊参与中心政务活动。
职责
职责细分
1.组织发挥机构职能作用
组织贯彻落实上级文件指示精神。
组织拟订并落实相关工作办法。
组织处理本室职责范围内出现的意外事件。
2.建立健全内部工作体系
明确室员分工，细化岗位职责，建立工作标准，落实考核制度。
⒊参与中心政务活动
为中心领导决策收集信息、提供参考意见。
3.2 行政办公室副主任⑴岗位职责
岗位名称
副主任⑴
所属部门
行政办公室
直属上级
行政办公室主任
直属下级
行政办公室主任干事
职责概述
⒈协助主任管理室务。
⒉负责分管业务工作。
⒊完成其它临时工作。
职责
职责细分
1.协助主任管理室务
⑴执行有关文件指示精神。
⑵提出室务管理意见和建议。
⑶主任不在岗时，代理主任职务。
⒉负责分管业务工作
⑴行政绩效考评。
⑵中心行政公文发文规范符合性审核。
⑶通用机械设备管理。
⑷计算机网络管理。
⑸信访接待处理。
⑹班组建设。
⑺中心电话装拆移联系办理。
⒊其它临时工作
完成领导交办的其他工作
3.3 行政办公室副主任岗位职责
岗位名称
副主任⑵
所属部门
行政办公室
直属上级
行政办公室主任
直属下级
行政办公室主任干事
职责概述
⒈协助主任管理室务。
⒉负责分管业务工作。
⒊完成其它临时工作。
职责
职责细分
1.协助主任管理室务
⑴执行有关文件指示精神。
⑵提出室务管理意见和建议。
⑶主任不在岗时，依次代理主任职务。
⒉负责分管业务工作
⑴经济计划管理。
⑵固定资产管理。
⑶史志编撰。
⑷合理化建议管理。
⑸中心公务接待
⒊其它临时工作
完成领导交办的其他工作。
3.4 行政办公室主任干事
（1）岗位职责
岗位名称
主任干事
所属部门
行政办公室
直属上级
行政办公室副主任⑴
直属下级
行政办公室服务员
职责概述
⒈负责分管业务工作。
⒉完成其它临时工作。
职责
职责细分
⒈负责分管业务工作
⑴行政公文处理：
中心《行政公文管理办法》文稿拟订、中心行政公文收发归档、中心行政公文呈批转递、中心行政公文文号编发、中心行政文书档案保管、中心行政公文管理体系评价考核。
⑵计划生育服务。
⑶行政公章管理。
⑷车递公函收发。
⒉其它临时工作
完成领导交办的其他工作。
3.5 行政办公室主任干事
（2）岗位职责
岗位名称
主任干事
所属部门
行政办公室
直属上级
行政办公室副主任⑴
直属下级
职责概述
⒈负责分管业务工作。
⒉完成其它临时工作。
职责
职责细分
⒈负责分管业务工作
⑴办公物品管理。
⑵能源管理。
⑶环境保护。
⒉其它临时工作
完成领导交办的其他工作。
3.6 行政办公室主任干事（3）岗位职责
岗位名称
主任干事
所属部门
行政办公室
直属上级
行政办公室副主任⑵
直属下级
职责概述
⒈负责分管业务工作。
⒉完成其它临时工作。
职责
职责细分
⒈负责分管业务工作
⑴经济合同管理。
⑵中心经济合同章保管使用。
⒉其它临时工作
完成领导交办的其他工作。
3.7 司机班班长岗位职责
岗位名称
班长
所属部门
行政办公室司机班
直属上级
行政办公室副主任⑴
直属下级
汽车司机
职责概述
⒈组织司机班员工发挥机构职能作用。
⒉负责分管业务工作。
⒊完成其它临时工作。
职责
职责细分
1.组织发挥机构职能作用
⑴组织贯彻落实上级文件指示精神。
⑵组织制订并落实内部工作制度。
⑶组织处理司机班职责范围内出现的意外事件。
⒉负责分管业务工作
⑴组织完成运输任务，保证配属汽车财产安全，督促驾驶员落实汽车维修保养制度，。
⑵组织开展驾驶员业务学习和安全教育活动，对驾驶员进行工作考核。
⑶制订配属汽车维修保养计划，监督验收维修保养质量。
⑷管理配属汽车台账。
⑸协助安全管理部门查处汽车交肇事。
⑹协助职教部门培训、考核汽车驾驶员。
⑺协助设备管理部门办理中心配属汽车年检手续。
⒉其它临时工作
完成领导交办的其他工作
3.8行政办公室服务员岗位职责
岗位名称
服务员
所属部门
行政办公室
直属上级
行政办公室主任干事⑴
直属下级
职责概述
⒈负责分管业务工作。
⒉完成其它临时工作。
职责
职责细分
⒈负责分管业务工作
⑴中心行政公文打印、排版、印刷。
⑵中心机关报刊杂志分发。
⑶中心机关会议室卫生及茶水供应。
⑷中心主要领导办公室卫生。
⑸中心领导值班室卫生。
⒉其它临时工作
完成领导交办的其他工作
3.9 汽车司机岗位职责
岗位名称
汽车驾驶员
所属部门
行政办公室司机班
直属上级
行政办公室司机班班长
直属下级
职责概述
⒈汽车驾驶。
⒉汽车保养。
⒊完成其它临时工作。
职责
职责细分
1.汽车驾驶
执行有关工作标准，填写工作记录。
⒉汽车保养
执行有关工作标准，填写工作记录。
⒊其它临时工作
完成领导交办的其他工作
第四章工作标准
4.1执行性标准
4.1.1行政公文处理工作执行性标准
工作名称
行政公文处理工作
主要依据
1.《石长铁路房建物业管理中心公文处理办法》
2.政府和上级有关公文管理文件
工作要素
工作内容
1.发文
2.收文
⒊转递
⒋归档
⒌保管
⒍借阅
4.1.2经济计划管理工作执行性标准
4.1.3经济合同管理工作执行性标准
4.1.4固定资产管理工作执行性标准
4.1.5通用机械设备管理工作执行性标准
工作名称
通用机械设备管理工作
主要依据
1.广铁（集团）公司设备综合管理办法（广物发[2005]142号）
2.关于公布《石长铁路房建物业管理中心通用机械设备管理办法》的通知（石长房建物业发〔2008〕16号）
相关政策依据
1.铁路企业闲置设备调剂利用管理暂行办法（铁资金[1999]69号）
2.铁路运输企业固定资产管理办法（铁财[2001]9号）
3.广州铁路（集团）公司公共财物被盗损失责任赔偿暂行办法（广铁公[2000]97号）
工作要素
工作内容
基础工作
1.按照“铁道部设备分类代码”的规定分类编号，设置标牌，建立《设备履历簿》和“设备台账”，做到账（设备台账）、卡（财务固资卡）、物（设备实物）相符。
2.根据设备在生产中的地位和作用，按设备ABC划分办法进行分类管理。
3.使用铁道部“通用设备管理信息系统软件”进行设备基础数据管理，并按照铁道部《基层单位设备管理基础工作概要》、《设备管理主要经济技术指标计算说明》的规定，做好各项基础工作，统计和计算有关数据。
每年1月10日前，上报上年“设备情况年报”。
每季最后5天内上报“设备情况季报”,并同时上报“设备增减动态表”。
4.按规定办理设备封存、调拨、报废手续。
使用与保养
1.建立健全本单位设备使用保养制度、操作规程、岗位责任制和工作标准。
2.定期检查设备保养保管“两定”（定人、定设备）“三包”（包使用、包养修、包保管）制度落实情况，建立“设备包机人名单”台账。
设备维修
1.按照设备维修管理规定，组织对定点合同单位（维修厂、供应商）开展资质审查、合同签订。
2.对修理设备，组织设备管理人员和有关使用人员按验收标准或合同规定验收把关。
改造与更新
1.指导各业务管理部门应编制设备改造与更新的中长期规划与年度计划，按计划落实对老旧设备的改造与更新
2.设备改造后，按规定办理新增价值固定的资产增值手续。
安全管理
1.建立健全各项制度。
2.协同安全部门定期开展设备安全检查。
3.协同安全部门组织设备事故调查和事故抢修。
4.组织开展设备事故分析，做到“三不放过”。
评比与奖惩
1.每年7-8月份，中心按照《铁道部设备管理工作评定标准》和设备技术状况评定的有关规定，组织开展一次设备大检查和质量鉴定工作，8月底前将设备大检查总结报公司设备管理部门。
对发现的问题应集中力量组织整改。
对达标设备操作人员、直接管理人员应给予通报表扬及人均300元以内的奖励。
2.每年底组织一次设备用管修评比活动，对红旗设备包机人，设备管理优秀单位，先进个人予以通报表扬和人均500元以内的奖励。
对设备管理混乱，严重失修，违章指挥，违反操作使用维护规程造成设备事故和经济损失的当事人视情节给予经济和行政处罚，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任。
3.重视和加强对特种设备和汽车交通运输设备的管理。
在设备大检查中，对特种设备和汽车交通运输设备应进行专项检查，及时消除事故隐患。
4.1.6配属汽车运维工作执行性标准
工作名称
配属汽车运维工作
主要依据
1.广铁（集团）公司机动车交通安全监督管理办法（试行）（广劳卫发［2005］62号）
2.关于规范益阳铁路地区机动车辆维修的通知（石铁综合［2007］44号）
3.关于公布《石长铁路房建物业管理中心机动车管理办法》的通知（石长房建物业发〔2008〕11号）
其他政策规定
1.中华人民共和国共和国交通安全法
2.机动车辆运行安全技术条件（GB7258-1997）
工作要素
工作内容
基础工作
1.拟订中心机动车管理制度、配置方案；
2.监督控制机动车运用；
3.办理购置、上户、移交、封存、报废、规定费用缴纳、证照定期审查手续；
4.建立设备台帐，制订维修保养计划，考察、选择定点维修厂家，签订维修合同，控制运维成本；
5.督促配属车间、班组（以下统称配属单位）落实设备维修保养措施及各项管理措施；
6.协助安全室查处机动车交通肇事。
运用维护
1.严格执行机动车派车制度。
审查、登记机关机用车申请。
2.审核、签批《机动车辆报修单》，对异地更换价值200元以上零部件进行事后核验。
3.提报机动车大修年度计划（书面），根据公司批复计划开展项目预算预审并提报公司会审，组织项目实施（指定厂家、合同签订）及参与交验签认。
安全管理
⒈建立健全管内机动车交通安全管理办法，制定有关管理制度、安全管理措施和管理台帐并组织实施。
⒉定期开展机动车交通安全管理检查，督促各配属单位做好机动车交通安全管理工作，并督促机动车配属单位落实交通安全隐患的整改。
⒊参与机动车交通事故的调查处理工作。
4.1.7计算机网络管理工作执行性标准
工作名称
计算机网络管理工作
主要依据
1.《铁路计算机信息系统安全保护办法》（铁道部令〔2003〕10号）
2.广铁（集团）公司办公信息系统、网站信息、网络安全管理办法（广办发〔2007〕165号）
3.关于调整石长铁路有限责任公司计算机安全领导小组名单的通知（石长综合发〔2009〕94号）
4.关于印发《石长铁路有限责任公司计算机终端接入互联网管理办法》的通知（石长综合发〔2008〕32号）
5.关于公布《房建物业管理中心办公信息系统及网络安全管理办法》的通知（石长房建物业办发〔2009〕12号）
其他政策依据
1.转发广铁集团公司关于办公用计算机严禁使用电话拨号和ADSL宽带等方式接入互联网的通知（石长综合发〔2008〕46号）
工作要素
工作内容
基础工作
1、管理中心办公系统用户，受理和上报中心公文用户账户开办、密码重置等业务。
2.指导相关业务部门通过办公信息系统开展网络办公。
3.负责中心计算机及其他信息网络设备维护。
4.受理并上报中心计算机终端接入办公局域网业务。
网络安全管理
1、每月组织对接入办公信息系统的计算机进行安全检查。
对所有终端安装杀毒软件并及时升级病毒库。
2、严格执行内、外网物理隔离措施。
检查是否存在“一机两网”和违规接入互联网现象。
受理并上报确因工作需要办理的互联网接入申请，必须向中心网络管理部门提出许可接入申请。
3、查处和取缔中心范围内得违规接入和使用互联网行为。
4、定期组织计算机安全检查和教育培训，对存在安全隐患的计算机予以隔离整改，对相关责任人进行考核。
4.1.8办公物品管理工作执行性标准
4.1.9行政公章管理工作执行性标准
4.1.10信访接待处理工作执行性标准
工作名称
信访接待处理工作
主要依据
1.国务院《信访条例》
2.关于印发《群体性上访事件应急预案》的通知（国信办发〔2005〕30号）
3.集团公司集团公司党委关于公布信访工作考核评分奖励办法的通知（广办发〔2006〕50号）
4.公司公司党工委关于调整公司信访领导小组成员的通知（石长综合发〔2007〕73号）
5.关于成立信访领导小组和信访办的通知（石长房建物业发〔2008〕7号）
相关政策规定
1.转发铁道部办公厅、铁道部政治部办公室关于印发〈铁路系统办理群众来信和接待群众来访工作办法（试行）〉等２个文件的通知（石办发〔2005〕218号）
工作要素
工作内容
基础工作
1．建立健全中心来信来访工作台帐，做好每季度信访工作会议组织、资料准备和纪要整理。
2．定期开展不稳定因素排查，情况整理和上报。
3．及时整理上报年度信访工作计划、总结。
预警制度
1.坚持“早发现、早报告、早控制”的工作原则。
2.及时掌控管内信访工作动态，对突发信息要第一时间上报。
重大节假日和政治敏感时期实行零报告制度。
3．每季度组织对职工的思想动态进行分析，对排查出来的重点因素，组织开展分析、部署防控措施，及时向党政领导和上级信访部门汇报，做好超前防范，及早消除。
4.重大节假日和政治敏感时期，安排中心对重点车间、车间对重点班组、班组对重点人员实行包保包控，层层落实责任，避免发生群体上访和越级进京或到部（省）、集团公司、公司机关上访事件。
5.对曾经组织、参与群访或越级上访的人员，除及时予以批评教育外，由事涉部门重点盯控，及时掌控其思想动态，一旦其有情绪激化和越级上访动机，立即报告，同时组成劝访组及时予以劝阻和制止。
事件处理
一般信访事件处置预案。
1立即介入，及时掌握情况，按照“分级负责、归口办理”和“谁主管、谁负责”的原则，迅速向段有关领导汇报。
2.做好来访人情绪安抚和突发疾病救助。
3.协同相关职能部门来访人说明政策，要求其选出代表进行接谈，并组织其他上访者到指定地点等候处理结果。
4.领导出面接谈时，维持好接谈秩序，做好接谈记录。
5.对聚集围堵机关大门的集体上访，迅速通知铁路公安机关，并迅速组织人员维持好机关公共秩序。
6.集体上访规模大、时间长、情绪激烈、难以疏控，并有到上级机关集体上访可能的，会同有关职能部门整理信息，报中心党政主要领导审核后，迅速报公司处理。
7.接访完毕，来访群众返回以后，协同有关部门及时整理接谈资料，形成文字资料向领导汇报并汇总归档。
重大信访事件处置预案
1.对已经形成的集体进京、到部（省）及集团公司、公司上访事件，接到通知后，按照中心信访工作领导小组部署，迅速赶往上访地点，在上级信访办的统一指挥下，及时妥善做好劝返工作。
2.协调督促有关部门、车间及时报送对进京或到部（省）、集团公司、公司上访问题的后续处理情况和采取的措施，汇总后整理报上级信访办。
3.对所有信访老户、群访缠访组织者等重点人物应逐人建立档案，有关部门应密切关注，高度重视，一旦发现信访老户有进京缠访闹访的趋势，立即组织力量，迅速采取措施，控制在当地。
4.1.11行政绩效考评工
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