商业企业采购流程图.doc

商业企业采购流程图.doc

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一般业务管理总流程

采购部与供应商洽谈新商品引进

《旧供应商新商品引进流程》

是否新供应商

否

是

《新供应商商品引进流程》

《订货管理作业流程》

《收货工作流程》

《仓库管理作业流程》

商场进行商品销售、管理，商品价格牌管理流程（1、价格牌管理2、POP管理3、变价作业流程）

《退货管理流程》

采购部处理解决

采购部分析经营是否有问题

新商品试销是否已经到期

《新商品转正流程》

《供应商分析淘汰流程》程

是否新供应商

《结算流程》

采购部与营运部共同分析

是否有滞销或质量问题

是

是

否

否

否

是

是

需

不需

新供应商新商品引进流程

采购员洽谈新供应商及新商品

将供应商详细资料列表，上报经理审批。

并注明更换供应商原因：

如供货价较低、是生产厂家等（1、洽谈记录2、新供应商报价3、旧供应商合同4、旧供应商商品资料明细表（采购在电脑系统中列印））

商品是否已有经营

已有经营

不

同

意

无

将供应商详细情况资料列表

（1）洽谈记录（不得涂改）

（2）供应商报价明细（含商品零售价及试销期）

（3）市调报告

合同管理流程

申报采购经理/店长审批

录入组录入：

1、新供应商资料

2、新商品资料

3、设定商品状态

注：

录入组二十四小时内录入完成，原始资料及电脑打印供应商商品明细表于次日十点前返回（错误一条罚五元）

《合同管理流程》

采购员下新品订单、排面量（订单备注新品、新供应商），并通知卖场签名确认（陈列位置由采购同营运经理协商确认）

备注：

试销期规定

（1）常规商品试销期30天

（2）电器类商品试销期60天（3）特殊商品另订

旧供应商新商品引进流程

供应商带新商品资料与采购部采购员洽谈

不

采购员填写《新品开发单》、供应商报价单、市调报告（含售价及试销期）

同

意

采购部经理签名同意并由店长签字确认

同意

录单组24小时内录入新商品资料并确认，原始资料及供应商商品明细表于次日十点前返回（错误一条罚款5元）

采购员下新品订单、排面量（订单备注新品），并通知卖场签名确认（陈列位置由采购同卖场协商确认）

联营及代销扣点供应商引进流程

采购部与供应商协商代销或扣点条件

采购与供应商草签供应商洽谈记录表

（1）洽谈记录

（2）报价单（只需售价）

（3）市调报告

不

同

意

供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和店长审核

财务部审核

同意

总经理签名是否同意

不同意

同意

采购员与供应商合同签署合同（一式三份）

供应商留底

采购部副本留底

财务部正本留底

合同、供应商资料电脑部录入

采购员填写《新品录入资料表》和《供应商资料表》

整理费用收取清单

录单组录入商品资料，进入订货程序

新商品转正流程

录单组每周一次检查，试销已到期新商品（试销期30天）

类别、品名、规格、进价、售价、毛利率、单品平均日销、类别平均日销、名次、进货总量、销售总量、现库存

录单组出《需淘汰到期新商品明细表》

采购部、卖场考评给出书面意见

第一次

店长审阅签字

通知采购部及录单组商品转正

保留第二次

淘汰

未

退

通知录单组淘汰及退货期限为两周

录单组将商品基础资料属性改为：

不可订、不可进

货

通

知

录单组检查到期是否已退货

〈〈退货流程〉〉

退货期限为两周

财务部结清余款及费用

已退货

供应商分析淘汰流程

营运部每周进行一次检查，已入场三个月供应商，以及供应商销售排行榜

编号、供应商名称、进场日期、品种数、平均日销、结款方式、库存金额、排名、进货总量、总销量……

营运部列〈供应商经营情况一览表〉

采购部签署是否保留意见并交店长确认签名

通知录单组：

淘汰供应商名单及最后期限

录单组检查是否按时完成

通

店长签名是否保留

知

通知：

采购部、财务部、营运部、电脑部该供应商转正

采

购

及

店

长

录单组将该供应商资料订为不可订或不可进

退货流程

采购部书面填报各厂家特别费用清单

财务部汇总并收取厂家各项费用

财务部结清供应商余款

租赁结算流程

每月指定交款日期，租赁供应商到财务部交租金

财务部根据合同查验应收租金额

采购部书面填报各供应商特别费用清单

收取租赁供应商各种杂费及租赁费用

财务部汇总采购部及营运部各项费用，列明细表

财务列《未交款供应商明细》交采购部催交

本月收款工作到期后，财务部将各表交至指定部门

采购部

《已交款供应商明细表》

《未交款供应商明细表》

《合同已到期供应商明细表》

营运部

店长

总经理

联营供应商结算流程

每月指定对帐日期，联营供应商到财务部查询销售额及可结款金额，每月1-5号对单，15号、25号后周五结款

采购部书面填报各供应商特别费用清单

与财务部进行对帐，核对每日交款项（营业额）

核算员审核结款金额是否正确

否

财务部汇总各项费用，列明细表

是

收取联营供应商各种杂费

财务部根据合同查验收取分成额是否超出保底数

否

采购部经理签名提出处理意见

是

通知联营供应商开发票到财务部结算

店长审核意见是否保留该供应商

本月结算到期后，财务部将以下各表交至指定部门：

《正常结算供应商明细表》

《保底额结算供应商明细表》

《合同已到期供应商明细表》

财务确认支票日期，出纳员付款

是

否

总经理签名同意

通知采购部、营运部、财务部淘汰供应商

采购部经理

店长

总经理

供应商清算

代销结算流程

采购部书面填报供应商特别费用清单

财务部汇总各项费用，列明细表

财务部查询供应商可结算金额核对应结款余额，收取供应商各项费用并填单交采购部签名

店长签名同意

财务总监签名同意

供应商按单开具结算发票

财务每月交《代销供应商结算情况表》于总经理

财务部确认支票日期出纳员付款，在电脑系统内做付款确认

购销（先货后款）结算流程

供应商检查验收单和送货单并更正

每周三供应商持验收单至财务部对帐

财务部对帐组将供应商验收单和电脑验收单进行核对

无

确定供应商验收单与电脑验收单是否平帐

检查入库单是否有误

否

补做调整单

工有

是待处理

财务部检查单据是否已到结算期

采购在每月7日前统计供应商的各项应扣费用总表

数量有误，由收货部提出解决方案

金额有误，由采购部提出解决方案

否

到期

财务部结转已平帐单据，财务总监结转不平帐单据

采购部经理审批

同意

交采购经理签名确认应付款金额，

店长签名确认

总经理签名同意

权限金额范围之外

权限金额之内

财务总监签名同意

通知供应商在每周五前领款并提交增值税发票或收据

财务部确认付款日期，出纳员付款并在电脑内做付款确认

购销（先款后货）结算流程

采购部与供应商协商商品付款条件并签订合作合同

不同意

店长财务部确定合同内容、付款条件是否符合要求、签名

同意

财务部合同正本备案

总经理（店长）在合同上签名，盖公司合同章

采购部合同副本备案

采购部填写《借款单》

供应商合同正本备案

店长在《借款单》上签名

财务总监签名确认

并且查验合同书

采购员下订单

采购员凭结算单报销

类别单品数量管理流程（没讨论）

店长每月至少一次查询分类商品情况

店长及采购部经理根据公司情况，确定商品类别及每类应做品种类

不

妥

列分类商品数量表报总经理审批

类别实际单品数是否符指标数

同

意

通知采购部经理，由采购部经理汇报差异原因

由总经理、店长与其它高层领导

1、确定各采购分管大类

2、确定各大类应有商品品种

3、确定各大类应占用面积及楼层位置

差异较大

差异原因是否合理

调整类别中单品数量指标

合理

由录单组

1、录入商品分类资料

2、设定每类商品种类

3、设定各采购分类管理权限

不合理

采购部负责整改，增加新品或淘汰滞销品

完成，下次再查

赠品送货流程

采购部

订单注明

1、订单赠送商品直接录入商品验收单（单价为零）

2、活动赠品手工填制赠品收货单一式两联，收、付货双方代表签字后自留一联，另一联返供货商。

3、以物代费用，赠品直接录入赠品库。

4、执行商品入卖场流程。

收货部

每周汇总后交书面赠品库存明细到采购部

仓库

1、根据用途，从赠品库中提出赠品，组织发放。

2、未发放完的赠品，视具体情况上报店长批准后，可移交仓库、供货商或转为自营商品出售。

卖场

供货商

仓库

店长

卖场

场内、场外促销活动流程

1、供应商自行举办的活动：

向采购部提出申请，并上报活动方案

供应商

1、审核方案，与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。

2、视情况制定费用标准。

3、店长审核、签批。

4、开具交费单据。

采购部

采购部

财务部

收取费用，开具收据。

1、审核收据。

2、企划部通知相关部门配合工作。

企划部

财务部

财务收取费用，开具收据。

企划部

审核收据，安排活动

卖场

安排活动场地

2、公司举办的活动：

企划部发方案

1、拟订活动方案，通知参加活动的供应商，并与之洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。

2、视情况制定费用标准。

3、采购经理审核、签批。

4、店长审核。

订货管理作业流程

三天内未到货收货部通知采购部

供应商送货

传真后原件当天交收货部收货

每周日、周三卖场编制手工补货申请单

由卖场课长、营运经理审核签字，于每次日早上十点前交采购部

采购员凭手工单录入电脑采购订单

采购员列印采购订单

电脑订单传真至供应商

手工单返回营运部

连同手工补货申请单交经理、总经理签字

未下单或数量更改的需在手工单上注明

备注：

1、商品到货率要求不低于60%，办公室助理每月30日查供应商平均到货率，未达到到货率要求，按20元一家处罚采购员。

2、七天内未到货收货部原单返回超市办公室助理处，同时处罚采购员20元一家（如未能提出合理的客观原因）。

3、卖场同一种商品连续两周缺货，采购员处罚20元

（1）采购员已下单未到货

（2）卖场未下单，卖场员工处罚5元/个，主管5元/个（如未能提出合理的客观原因）。

商品收货流程

供应商送货至收货部或指定收货地点

收货部调出采购订单验收

与采购订单不符

则需会同采购商议处理方法

与采购订单相符收货部照单验收

立即调整订单，收货部验收

拒收

验收后，收货部、防损在厂方送货单上签字并盖收货章

供应商持已盖章送货单及电脑订货单到录入组

录入员凭三方签字的厂方送货单及电脑订货单编制验收入库单

录入员凭三方签字的厂方送货单在电脑上审核验收入库单

每天晚上八点前，交超市