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时间管理技巧

时间管理概述

时间是世界上最充分的资源，每个人都拥有24小时的一天，然而时间又是世界上最稀缺的资源。

有效的管理者有一个共同特点，他们都是管理时间的高手，而失败的管理者则无一例外地都不善于管理时间，管理时间是有技巧的。

你可运用的时间就是你全部的时间资本。

现代人的生活节奏越来越快，压力也越来越大。

经常会听到白领人士抱怨一个星期有三到四天的时间在加班，没有时间锻炼身体，身体经常处在一种透支的状态；也有人抱怨，虽然现在的职位已经到了中层管理层，但是没有安全感，因为知识的更新速度太快。

其实大家都感觉到时间是个瓶颈，每天列了一大堆的计划，晚上回顾的时候，却发现忙的都是一些琐碎的事情，重要的事情却没有干，这都是因为缺乏时间管理的技能，不能很好的运筹时间。

所以说非常有必要学习时间管理，提高管理时间的能力。

时间管理的益处

时间管理的益处体现在下面六点：

（1）时间管理的第一点益处是控制时间而不是被时间所控制。

利用好时间管理，变被动为主动，由自己来操纵时间；

（2）时间管理的第二点益处就是能够减轻工作压力，能够留出更多的时间，从容地安排时间；

（3）时间管理的第三点益处是可以节约时间；

（4）时间管理的第四点益处是利用相同的时间，能够更加专注地做重要的事情；

（5）时间管理的第五点是最重要的，利用好时间管理，可以提高工作效率，改善工作的质量；

（6）时间管理的第六点，平衡时间、掌握好利弊，进行有效工作；

利用好时间你就可以更智慧地工作，更快乐地工作，而不是更辛苦地工作。

时间管理的益处

控制Control

减轻压力LessStress

节省时间SaveTime

更加专注MoreFocus

提高工作质量Improve

Quality

平衡Balance

时间管理对管理者自身大有裨益。

时间管理一般可通过三个途径来实现。

一是优先计划管理，就是把事情按照目标来进行优先设定，优先计划管理可以使事情井井有条，忙而不乱。

二是自我组织管理，主要是通过调整自身的工作方式和方法来提高工作效率。

三是沟通管理，强调的是与人沟通过程中控制时间的能力。

通过优先计划管理、自我组织管理和沟通管理三方面途径，可以实现高效的时间管理。

优先计划管理

1.为何要确定优先顺序

【案例】

美国一家钢铁公司的总经理常常遇到很多时间管理上的问题。

如为什么总是这么忙，做事情效率总这么低？

他非常想让人帮助他分析和解决时间管理的瓶颈问题，于是找了一个顾问。

这个顾问花了一段时间，天天观察这家公司的做事方法，最后给总经理提出了三条建议，并说：

“你可以先不付给我钱，你先根据我这三条建议做一段时间后，如果有成效，你来决定给我多少酬金。

如果没有成效，你可以一分不给。

”两个月以后，这个顾问收到了一张25000美元的支票。

实践证明这三条建议是非常有成效的。

这三条建议其实非常简单：

（1）把每天要做的事列一份清单

（2）确定优先顺序，从最重要的事情做起

（3）每天都这么做

大家可以看到这三条建议的关键点在于根据事情的重要程度决定优先顺序。

为什么要根据事情重要程度来决定优先顺序？

举一个例子：

有一个非常大的桶具，桶旁边放了一些大石块、小石块、水和沙子，怎么做能最大限度的把这些东西都放进桶里？

正确的顺序是先放大石块再放小石块，再放沙子，最后放水，如果按照相反的顺序，先把水倒进去，再放沙子，再放小石块，最后放大石块，这个桶就装不下这么多的东西。

其实，人的精力就像这个桶的容量一样是有限的。

大石块就相当于那些非常重要的事情，那些小石块、沙子和水其实就相当于琐碎的小事。

如果先去处理那些琐碎的小事，到最后大的事情反而会被忽略到一边。

所以要按照事情的重要程度来确定优先顺序，这样能够节省你的精力和时间，重点专注于你要做的事情。

2.如何确定优先顺序

（1）测试你做事情的优先顺序

应该按照什么来确定事情的优先顺序呢？

这是一个仁者见仁，智者见智的问题，你平时都是按照什么来确定做事情的优先顺序？

请在你认可的情况前打√

¨喜欢做的事情

¨熟悉的事情

¨容易做的事情

¨花费时间少的事情

¨已经排定时间的事情

¨资料齐全的事情

¨经过筹划的事情

¨上级临时交代的事情

¨别人的事情

¨有趣的事情

¨紧急的事情

（2）优先矩阵

我们为了进一步的说明这个问题究竟应该按照什么顺序来决定事情的重要程度，我们把事情按照重要和紧急程度分成四类，这就是通常所说的优先矩阵。

在这个矩阵中，纵坐标表示事情的重要程度，横坐标表示事情的紧急程度。

根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型：

◆第一类就是既重要，又紧急的事情。

比如，房屋着火，或者客户打来的投诉电话，对于这种事情的态度是马上处理，防止危机进一步扩散；

◆第二类是重要但不紧急的事情。

如平时要做的工作规划、预算、和客户沟通、同事之间的交流等，虽然不紧急但是一定要花很多时间；

◆第三类是不重要但很紧急的事情。

比如说，在工作的时候，你的父母或者好朋友突然打来电话，询问你的工作情况。

事情虽然不是很重要，但是父母或好朋友打来电话不能不处理。

所以尽量要减少这类事情的发生，无意义的闲聊应该杜绝。

◆第四类是非重要又非紧急的事情。

这四种类型的事情有一个规律：

如果不把时间投资在重要而不紧急的事情上，就一定会吃苦头，这类事情会使工作不能正常进行。

（3）帕雷托原则（ParetoPrinciple）

划分事情紧急程度应该遵循的原则是什么呢？

首先是轻重，再就是缓急。

应该把时间多投资在重要的事情上，一定要牢记“轻重缓急”这四个字?

轻重缓急是建立在二八原则上的?

二八原则是意大利的经济学家帕雷托提出的，他在1897年观察19世纪英国社会财富和人的关系时，发现国家80%的财富是聚集在20%的人的手里。

比如说，在你的客户中，有20%的客户是非常重要的，他给你带来80%的经济效益；奥斯卡的票房中，80%的票房是由20%的影片创造的。

帕雷托原则（二八原则）

在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。

精力集中在能获得最大回报的事情上，而不要花费在对成功无益的事情上。

不要把精力花在琐碎的小事上，投入了80%的精力，最后却只产生20%的成效；把精力专注在那20%的重要事情上，才会达到事半功倍的效果。

目标

目标才能唤起你最高尚的才能。

制定目标的好处

很多人都说，定目标就一定有收获，那么制定目标究竟有哪些好处呢？

（1）通过制定目标，可以节省不少时间。

（2）目标就像一个筛子，可以筛选出要做的事情，过滤掉无关的事情。

如果这件事情和目标有关系就去做，和目标没关系就不必做，这样生活会井然有序，并且有目的。

（3）目标就像风向标一样，它能够使你沿着既定方向前进，并唤起你最大的潜能，推动你实现人生价值。

成功人士都是那些目标远大并且能够付诸实施的人。

有调查显示，100％的人都认为定目标是有好处的，但只有２０％的人清楚自己具体的目标，能清楚地描述出他想要做的事情。

这２０％的人中只有３％的人把目标写下来，变成书面的东西。

这个调查结果表明，这３％的人无论是从收入还是成就上都要比那97％的人高。

大家都知道定目标好，但是在制定目标的时候还是存在很多的误区。

制定目标的原则

制定目标要遵循一定的原则，否则目标就会很空。

制定目标的原则有以下几条：

（1）目标必须自己定。

只有你自己参与，原动力才会很大。

因为只有你自己清楚，你想要做什么，要达到什么样的标准。

（2）目标必须切合实际。

如果定得太低，没有挑战性，不能激发潜能，就没有任何意义；如果定得太高，往往会中途流产。

有句话说得好，目标只要踮点脚尖就能够得着，就是合理的；如果不用踮脚尖就够到，那就没有挑战性；跳起来都够不到，那就不是目标。

（3）目标一定是书面的。

要向３％的人学习，目标书面化可以理清思路，时常提醒要实现的事情，就不容易遗忘。

（4）目标必须是可衡量的。

只有可衡量的目标，才能知道这个目标到底实现了没有，如果不是可衡量的目标，就很难成为行动的指南。

（5）目标必须是有时限的。

如果定了一个毫无时间限制的目标，那就不称其为目标了。

只有有时限的目标，才可以拟制相应的行动计划。

（6）目标是平衡和谐的。

你制定的目标可能有很多个，包括生活上的、工作上的，这些目标相互间不能冲突，否则就会使你无所适从。

目标的运用

（1）目标金字塔

比如一个五年计划，首先把五年计划逐步细化分解，分解成五个一年计划，确定每一年内要做的事，然后将年度目标又分成季度目标，再细化成每月、每周、每天的目标，这就是一个目标细化的过程。

（2）每日时间计划表

目标细化反映在具体时间管理上，就是每日和每周计划表。

这个每日和每周的计划表，一般都是在晚上制定的，因为这样可以检查今天都做了哪些事，哪些事还没有做，明天如何完成它。

计划表有三个组成部分：

①时间已具体确定的会谈、会议

②时间没有具体确定的待处理事项

③电话、记录等信息

具体操作步骤：

①把已确定的会谈、会议安排在日程中；

②把待做的事项列表，标明所需时间和授权可否；

③把待做的事项安排在日程表中，注明所需文件出处；

④把做完的事项勾掉。

每日计划表或者每周计划表是把目标分解落实到时间管理上的一个非常好的办法。

【本讲总结】

本讲介绍了为什么要进行时间管理以及时间管理的好处。

时间管理的具体途径有优先计划管理、自我组织管理和沟通管理。

优先计划管理是按事情的重要程度来确定时间优先顺序的。

制定目标要遵循六项原则，要对目标进行分解，把目标最后要落实到时间管理上，就是制定每日时间计划表。

【心得体会】

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自我组织管理

1.自我组织管理的定义

自我组织管理主要是通过对工作方式、方法的改变，达到时间管理的目的。

自我组织管理就是做好时间的加、减、乘、除四则运算。

所谓加法就是找出在时间管理中隐藏的时间；减法就是减少无谓的时间浪费；乘法可以成倍提高工作效率，而不是延长工作的时间；除法是根除浪费时间的习惯。

2.时间的加减乘除四则运算

时间的加减乘除

+：

找出隐藏时间

-：

减少无谓的时间浪费

×：

提高工作效率

÷：

根除浪费时间的习惯

（1）加法

时间上的加法就是找出隐藏的时间，可以通过下面几种方式：

①擅于利用等候和空档时间

在工作和生活中，有哪些时间是等候和空档时间？

你是如何利用的？

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比较保守的估计，如果每天有十分钟的时间花在上下班的路上，一个月就是３００多分钟，也就是五个小时的时间。

你可以利用上下班在路上这十分钟的时间，构思一下一天工作的细节，规划每日计划表应该做哪些事情，这样，一上班就可以立刻投入工作。

还可以利用上下班路上的时间，用录音机来学英语，背单词。

一个月下来也会学到不少东西。

②创造时间区

一家集团公司的老板，每天八点上班，比正常的员工还要早到一个小时，为什么呢？

他是这样回答的：

因为我已经７０多岁了，早到一个小时，我很容易地找到一个离公司近一点的停车位（因为在美国停车位非常难找）；利用早到一个小时处理信件、邮件和文件，效率非常高。

你也可以比大家早到一个小时，或者晚走一个小时，在这一个小时里没有人打扰，可以静下心来仔细考虑一些事情，这就是创造时间区。

③逆势操作

逆势操作就是别人干这件事的时候你偏不去干，等没人干的时候你再去干，这个方法确实非常好。

比如午餐时间，餐厅里挤满了人，晚去半个小时会发现人非常少，然而晚去半个小时并不比大家晚回来。

④背包原则

有个笑话说，两个人去搬砖，其中一个人说对方：

“你多懒呀，你一次就搬一块砖。

”对方说道：

“我觉得你才懒，你一次搬四块砖，比我少走三趟！

”这就是背包原则，其实如果利用背包原则的话，可以节省不少时间。

●注意平时积累素材。

不要每次都从头开始，等到用的时候将积累的素材拿出来就可以。

●地理上的批量处理。

去办公室或收发室，取传真件和送邮件同时进行，这样就不用跑来跑去，节约了不少时间，这是地理上的批量处理。

●时间上的批量处理。

比如说邮件收发，既可以定时收发，也可以随时收发。

但定时收发可以集中时间处理，比较从容，可以节约不少时间。

（2）减法

减法就是要减少时间的浪费。

你的时间很可能都是在犹犹豫豫、反复思考的过程中白白浪费的。

有个心理学家提出“五分钟思考法”的原则，就是遇到小事情，不要犹犹豫豫，不要反复去思考，只要花五分钟就可以解决问题。

这五分钟是这样分配的，第一分钟先来决定目标和课题，究竟要做什么，达到什么目的。

第一个两分钟是思考的扩张及探求，要达到这个目标需要准备哪些条件，可不可行。

第二个两分钟整理思路，做出结论。

5分钟思考法

1分钟：

决定目标及课题

2分钟：

思考的扩张及探求

2分钟：

整理思绪，做出结论

（3）乘法

时间管理中的乘法，就是怎样提高工作效率。

对于完成计划所需要的时间，应该有个合理预计，这样才会提高工作效率。

在提高工作效率方面，介绍一些小方法：

①物归其所，物归原处。

比如：

办公桌上堆放杂物不堪入目，文件到处都是。

这样会妨碍你的注意力，导致你情绪紧张，压力增大，又增加了许多查找时间。

因而要培养物归其所，物归原处的习惯。

②建立有效的工作环境。

办公桌上物件的摆放次序应该遵循两个原则：

一是方便，二是固定。

比如：

方便——如果你习惯用右手写字，你的电话可以放在左边，这样可以用左手拿起电话。

固定——每件东西拿出后要放回原处，这样你就不必再花很多时间去考虑这件东西到底放在哪里，可以减少不必要的时间浪费。

③文件处理。

要善用文件夹，建立文件处理原则。

要建立一套文件处理系统，哪些是待送出的文件，哪些文件是处理完的。

处理完了的文件要归档，电脑中的文件目录和邮件要归类，这样查找起来一目了然，非常方便。

（4）除法

除法就是根除浪费时间的习惯。

浪费时间的习惯主要是指“拖延”时间。

比如说上班总是迟到，交给他的事情今天不办，拖到明天办。

对付拖延时间的办法只有一个——当机立断。

采取逐个击破的方式来进行，就是把大事情划分成小事情，从容易的事情做起。

调整思维方式。

往往觉得事情越难办就越往后拖，不妨反过来想一想，如果先把这个难办的事情做完，以后就不需要想这个事情了。

调整了思维方式，你会变得更加主动，很乐意去做这件事情，那么事情就往往不会像你想的那么难了。

避免过分追求尽善尽美。

有的人往往把问题想得非常透彻后才去动手做，那么由于你考虑问题过细，也没有时间去做了；有时可能开始动手做时，灵感随之而来，进展很顺利。

应该先想好大框架，然后动手去做，以避免追求尽善尽美。

沟通管理

1.懂得说“不”

一般人大多都比较中庸，不好意思对别人说“不”。

懂得说“不”要注意以下四点。

（1）时间结构的暗示。

比如你跟别人会面之前，先告诉对方，我们这次会谈大约要用30分钟的时间。

这样大家都心中有数。

（2）肢体的暗示。

比如会谈的时间就要结束了，你下意识地看一下手表，暗示对方时间快到了。

通过这些肢体的暗示，别人能明白你的想法，又不得罪人。

（3）在拒绝别人的时候，一定要做到附以理由，提供其他解决途径。

比如说你正在工作的时候，你的朋友打来电话，这时候你一定要告诉他，你正在上班，下班以后再聊。

这样回答，不但告诉他理由，而且提供了下班以后再聊的方式，既得体又解决了问题。

（4）做到对事不对人。

告诉对方，自己只是对这件事情发表观点，并不是对人，所以请不要生气。

切忌通过第三者来做这件事情。

2.善用电话

电话既可以节约时间，也可能浪费时间，这完全取决于你的态度和行为。

要学会善用电话进行沟通。

电话沟通中需要注意几个方面。

（1）要避免开头的题外话。

如：