展览会策划书标准范文.docx

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展览会策划书标准范文

展览会策划书标准文

一、会展预备阶段的文案的概念：

　　会展预备阶段的文案是指一次会展从展览题材、收集信息、展览项目立项策划一直到会展正式开幕前的预先阶段涉及到的所有文本文案。

　　二、会展预备阶段的文案种类：

　　来说，会展预备阶段的文案包括展会立项策划书、展会项目立项可行性报告、参展说明书、展会招展案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。

节会展预备阶段的文案写作

　　一、《展会立项策划书》的写作

（一）《展会立项策划书》的概念：

　　所谓展会立项策划，的信息，对即将举办的展览会的事宜规划，设计出展览会的框架，计划举办的展览会的规划容，　　主要包括：

展会名称和地点、办展机构、展品围、办展、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、活动计划等。

　　《展会立项策划书》是为策划举办新展会而的一套办展规划、策略和法，它是对容的归纳和总结。

（二）展会立项策划书的容结构：

　　地，《展会立项策划书》主要包括容：

　　1、办展市场环境分析：

包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对法律、政策的分析，对展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。

　　2、展会的框架：

包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品围、办展、办展频率、展会规模和展会定位等。

　　3、展会价格及预算案。

　　4、展会工作人员分工计划。

　　5、展会招展计划

　　6、展会招商计划。

　　7、展会宣传推广计划。

　　8、展会筹备进度计划。

　　9、展会服务商安排计划。

10、展会开幕和现场管理计划。

　　11、展会期间举办的活动计划。

　　12、展会结算计划。

　　（三）展会立项策划书的写作要求：

　　1．展会名称

　　展览会的名称包括三个的容：

、限定和行业标识。

如“第93届出口商品交易会”，按上述三个容对号入座，则是“交易会”，限定是“”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。

　　下面分别对这三个容作说明：

：

用来表明展览会的性质和特征，常用词有：

展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。

限定：

用来说明展会举办的、地点和展会的性质。

　　展会举办的表示办法有三种：

用“届”来表示。

用“年”来表示，用“季”来表示。

如届国际服装节、2003年博览会、法兰克福春季消费品展览会等。

三种表达办法里，用“届”

来去示最常见，它强调展会举办的连续性。

那些刚举办的展会用“年”来表示。

展会举办的地点在展会的名称里也要体现，如届国际服装节中的“”。

　　展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。

如届国际服装节中的“国际”表明本展会是国际展。

行业标识：

用来表明展览题材和展品围。

如届国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。

行业标识通常是产业的名称，或者是产业中的某产品大类。

　　2、展会地点

　　策划选择展会的举办地点，包括两个的容：

展会在地举办，展会在哪个展馆举办。

　　策划选择展会在地举办，要展会在哪个、哪个省或者是哪个城市里举办。

　　策划选择展会在哪个展馆举办，要选择展会举办的地点。

选择在哪个展馆举办展会，要展会的展览题材和展会定位而定。

，在选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如、展期安排符合的要求展馆本身的设施和服务如等因素。

　　3、办展机构

　　办展机构是指展会的组织、策划、招展和招商等事宜的。

办展机构可以是企业、行业协会、和新闻媒体等。

　　各在举办展览会中的不同作用，展览会的办展机构有几种：

主办、承办、协办、支持等。

　　主办：

拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展。

主办在法律上拥有展会的所有权。

　　承办：

直接展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展。

　　协办：

协助主办或承办展会的策划、组织、操作与管理，地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展。

支持：

对展会主办或承办的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展。

　　4、办展

　　办展是指展会计划在时候举办。

办展有三个的含义：

指举办展的日期。

指展会的筹展和撤展日期。

指展会对观众开放的日期。

　　展览的长短的标准，要视不同的展会而定。

有些展会的展览可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期是3-5天为宜。

　　5、展品围

　　展会的展品围要展会的定位、办展机构的优劣势和多种因素来。

　　展会的定位，展品围可以包括或者是几个产业，或者是产业中的或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品围就很广，如“广交会”的展品围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品围涉及到的产业就很少，就汽车产业。

　　6、

办展频率

　　办展频率是指展会是一年举办几次几年举办一次，或者是不举行。

从展览业的情况看，一年举办一次的展会最多，约占展会的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不举办的展会是越来越少了。

　　办展频率的受展览题材所在产业的特征的制约。

知道，几乎每个产业的产品都有生命期，产品的生命期对展会的办展频率有重大。

　　产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

　　7、展会规模

　　展会规模包括三个的含义：

展会的展览面积是多少，参展的是多少，参观展会的观众有多少。

在策划举办展会时，对这三个都要预测和规划。

　　在规划展会规模时，要考虑产业的特征。

展会规模的大小还会受到会观众和质量的限制。

　　8、展会定位

　　通俗地讲，展会定位要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是”和“有”，地说，展会定位办展机构自身的资源条件和市场竞争状况，和发展展会的差异化竞争优势，使举办的展会在参展企业和观众的心目中鲜明而独特的印象的过程。

展会定位要展会的参展商和观众、办展、展会的主题等。

　　9．展会价格和展会预算

　　展会价格为展会的展位出租制定合适的价格。

展会展位的价格往往包括室展场的价格和室外展场的价格，室展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。

　　在制定展会的价格时，遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高。

展会预算是对举办展会所需要的费用和举办展会预期以的收入的预算。

　　在策划举办展会时，要市场情况给展会合适的价格，对吸引参展商参加展会。

　　10、人员分工、招展招商和宣传推广计划、人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的实施计划，这四个计划在实施时会互相。

人员分工计划是对展会工作人员的工作统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为展会品牌和展会形象，并为展会的招展和招商服务的。

　　11、展会进度计划、现场管理计划和活动计划

　　展会进度计划是在上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作的统筹安排。

它在展会的筹办过程中，到阶段就应该哪些工作，直到展会举办。

展会进度计划安排得好，展会筹备的工作就能有条不紊地。

　　现场管理计划是展会开幕后对展会现场管理的计划安排，它包括展会开幕计划、展会展场管理计

划、观众登记计划和撤展计划等。

现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序。

　　展会活动计划是对在展会期间同期举办的活动的计划安排。

与展会同期举办的活动最常见的有技术交流会、研讨会和表演等，它们是展会的有益补充。

　　二、《展会项目立项可行性报告》的写作

（一）《展会项目立项可行性报告》的概念

　　了《展会立项策划书》，并不意味着该立项的展会就可以举办了。

项目立项只是对举办题材的展会和如举办该展会了的意见，制定了一套的案，至于该展会真的可以举办和该案真的可行，还需要对该展会项目及案可行性分析。

可行性分析的结论及考虑的因素，才是决定最后可以举办该展会的依据。

　　《展会项目立项可行性报告》在对展会立项可行性分析的基础上的报告。

展会立项可行性分析是展会项目立项策划的。

展会项目立项策划主要是在信息的基础上，计划举办的展会“是样的”；展会立项可行性分析则是在仔细信息的基础上，分析举办展会立项策划的“那样的展会”可行，为最后举办该展会科学的决策依据。

　　展会立项策划可行性分析，证明计划举办展会的市场条件具备，项目生命力，案策划，项目在经济上可行，风险较小且有的社会效益，就可以该展会立项策划，决策举办该展会了。

（二）《展会项目立项可行性报告》的容结构

　　《展会项目立项可行性报告》要对展会立项是可行不可行系统的评估和说明，并为该展会项目立项策划的各案改进依据和建议。

，《展会项目立项可行性报告》主要包括几项容：

　　1、市场环境分析

（1）宏观市场环境：

包括人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境等。

（2）微观市场环境：

包括办展机构部环境、客户、竞争者、营销中介、服务商、社会公众等。

（3）市场环境评价：

SWOT分析法，即部优势、部劣势、外部机会、外部威胁分析。

　　2、展会项目生命力分析

（1）项目发展空间：

即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等具备。

（2）项目竞争力：

包括展会定位的号召力、办展机构的品牌力、参展商和观众的构成、展会价格、展会服务等。

　　（3）办展机构优劣势分析

　　3、展会案分析

　　1）对计划举办的展会的框架评估，包括：

（1）展会名称和展会的展品围、展会定位之间有冲突。

（2）办展、办展频率符合展品围所在产业的特征。

　　（3）展会的举办地点适合举办该展品围所在产业的展会。

（4）在展会展品围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

　　（5）展会的办展机构在计划的办展能否举办如此规模和定位的展会。

　　（6）办展机构对展会展品围所在的产业熟悉。

　　（7）展会定位与展会规模之间有冲突。

　　2）招展招商和宣传推广计划评估

（1）招展计划评估

（2）招商计划评估（3）宣传推广计划评估

　　3、展会项目财务分析

（1）价格定位

（2）成本预测

　　举办展会的成本费用包括：

　　1）展览场地费用。

即租用展览场馆由此而产生的费用。

费用包括：

展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等。

　　2）展会宣传推广费。

包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻发布会的费用等。

　　3）招展和招商的费用。

　　4）括动的费用。

包括技术交流会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等。

　　5）办公费用和人员费用。

6）税收7）不可预测的费用

　　（3）收入预测

　　举办展会的收入包括：

　　1）展位费收入2）门票收入3）广告和企业赞助收入

　　4）收入（4）盈亏平衡分析（5）现金流量分析

　　1）净现值分析2）净现值率分析3）获利指数4）部收益率

　　5、风险预测

（1）市场风险

（2）经营风险（3）财务风险（4）合作风险

　　6、的问题

　　包括可行性分析的展会项目立项的问题、人员在可行性分析以外的对展会产生的问题等。

　　7、改进建议

　　上述问题，对展会项目立项策划的改进建议，指出要举办该展会应该努力的向等。

　　8、努力的向

　　展会的办展宗旨和办展，在上述分析的基础上，的问题，要办好该展会所需要具备的条件和需要努力的向。

　　（三）《展会项目立项可行性报告》的写作要求

　　《展会项目立项可行性报告》是办展机构决策要举办该展会的依据，，《展会项目立项可行性报告》的写作材料，分析客观科学，判断有理。

　　1、市场环境分析

　　市场环境分析是展会立项可行性分析的步，它是展会立项策划的展会举办案，在的信息的基础上，分析和论证举办展会的市场条件具备，有举办该展会所需要的政策基础和社会基础。

市场环境分析要现市场条件，还要对其未来的和发展趋势预测．使立项可行性分析得出的结论科学。

　　市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素来分析举办该展会的条件具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项

目的本身，分析该展会有发展前途。

分析展会项目的生命力，只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析本展会举办超过五届，本展会还有发展前途的问题。

　　2、展会项目生命力分析

　　市场环境分析是从计划举办的展会项目的外部因素来分析举办该展会的条件具备；展会项目生命力分析则是从计划举办的展会项目的本身，分析该展会有发展前途。

分析展会项目的生命力，只分析展会举办一届或两届的生命力，而是要分析该展会的长期生命力，即要分析本展会举办超过五届，本展会还有发展前途的问题。

　　3、展会案分析

展会案分析是从计划举办的展会项目的本身，分析该展会项目立项计划实施的案完备，能该展会计划的。

展会案分析的是该展会的案，分析的是案、完备和可行。

　　需要强调的一点是，对展会框架评估，分析构成展会框架的某因素的策划安排和可行，而是从总体上分析展会框架和可行。

，对构成展会框架的每因素的策划安排是和可行的，但由因素所构成的展会框架从总体上看却是不和不可行的。

，要“个体，群体冲突”的，对展会框架评估就。

　　4、展会项目财务分析

　　展会项目财务分析是从办展机构财务的角度，分析测算举办该展会的费用支出和收益。

展会项目财务分析的主要目的是分析计划举办的展会经济可行，并为即将举办的展会指定资金使用规划。

　　5、风险预测

　　从展会立项可行性分析的角度看，风险办展机构在举办展会的过程中，难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的收益与预期背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受的经济损失的性。

　　6、的问题

　　包括可行性分析的展会项目立项的问题、人员在可行性分析以外的对展会产生的问题等。

　　7、改进建议

　　上述问题，对展会项目立项策划的改进建议，指出要举办该展会应该努力的向等。

　　8、努力的向

　　展会的办展宗旨和办展，在上述分析的基础上，的问题，要办好该展会所需要具备的条件和需要努力的向。

　　三、《参展说明书》的写作

（一）《参展说明书》的概念

　　办展机构在了展会的日期安排，指定了展会承建商、展会运输代理和展会旅游代理以后，就可以着手编制展会的《参展说明书》了。

　　《参展说明书》是办展机构将展会筹备、开幕参展商参加展会时应注竟的问题汇编成册，以参展商参展的小册子。

编制参展商手册是

展会筹备过程中的一项基础性的工作。

（二）《参展说明书》包含的主要容及写作要求

　　从某种意义上讲，参展说明书是帮助参展商参展筹备的纲领性文件，办展机构对展会布展、展览和撤展等各环节管理的性文件，参展商手册所包含的容涉及到举办展会的各个环节。

来说，参展说明书主要包括几的容：

（1）前言。

主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的规定等。

前言都很简短，言简意赅。

（2）展览场地情况。

包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的技术数据等。

绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图时，要注意标明展馆在该城市的位置、到展馆可以的主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的位置等；该展览场地的技术数据，要清楚地列出地面承重、馆通风条件、货运电梯容积容量、展馆室空间、展馆入口和宽度、展馆的水电供应状况等。

对展览场地情况的介绍．帮助参展商地找到展馆和的展位，进而展位搭装和布展有着的指引作用。

　　（3）展会信息。

包括展会的名称、举办地点、展览、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。

办展，要列明展会的布展、开幕、对专业观众和普通大众开放的、撤展、布展撤展加班等，对尽量精确到小时；办展机构，要列明展会的主办、承办、支持和协办等；，还要列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细地址、、传真和人，有网址和E—MAlL也最好能公布，以便参展商在需要的时候各。

　　（4）展会规则。

展会要求参展商和观众等参加展会时所遵守的规章制度，包括：

展会证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意等。

展会规则是所有与会人员遵守的制度，对展会现场管理和现场秩序。

　　（5）展位搭装指南。

是对展会展位搭装的要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。

所标准展位的结构和配置一样的，“标准展位说明”主要是对展位的标准配置说明，列明参展商使用标准展位的注意，参展商需要非标准配置以外的配置的办法等。

“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位

的规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。

层位搭装指南对参展商、安全地搭装展位和布展有帮助。

　　（6）展品运输指南。

是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的指引和说明，主要包括海外运输指南和国运输指南等。

不管是海外国运输指南，都要对展品等的运输和运输线路、货品的交运和文件提交的期限、货运文件的和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等说明。

展品运输指南对帮助参展商安排展品等物品的运输有的作用。

　　（7）会展旅游信息。

是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等的说明。

会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、和传真人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。

会展旅游信息主要是参展商及观众的日常生活服务的。

　　（8）表格。

是参展商在筹展和布展过程中需要使用的表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。

展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。

参展说明书编制以后，可以印刷成册，在展会开幕前的寄给参展商，也可以将其容发布在展会的上供参展商阅览和下载，展会有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。

　　（三）《参展说明书》的作用

　　《参展说明书》主要是为和指引叁展商筹展、布展、展览和撤展等服务的，它对参展商参展筹备有着的指引作用，也对办展机构对展会的布展、展览和撤展等各坏节的现场管理有的帮助和：

　　1、参展说明书对参展商的指引作用。

参展商手册分别对展览场地、展会情况、展会规则、层位搭装、展品运输和会展旅游等详细的说明，参展商在参展说明书以后，就可以该说明书的指引对叁展的工作筹备，如安排展品的运输、展位的搭装材料和设计等；在展会布展现场，参展商将按该说明书的要求展位搭装和布展，布展期间的盲目和违规；在展览期间，参展商可以按该说明书的要求布置展品演示；在撤展期间，参展商可以该说明书的指引有条不紊地撤展；展会结束后，参展商还可以该说明书的指引选择适合需要的会展旅游。

在参展说明书的指引下，参展商可以更地和参加展会各工作环节的事务。

　　2、参展说明书对展会现场管理的作用。

参展说明书对展会在筹

展、布展、展览和撤展期间的规定，有利于各参展商按规定办事，也有利于办展机构按该手册的规定监督展会现场的事宜，并按手册的规定为参展商服务。

参展商手册是办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展等环节现场管理的依据，它为展会各阶段制定了大家遵守的规，有利于办展机构按此规对展会各环节的现场管理。

　　3、参展说明书对观众的作用。

除了对参展商的指引和对展会现场管理的作用外，参展说明书对展会观众也能起的作用。

比如，手册对展馆平面图、馆服务设施分布图、交通路线、指定接待酒店和展会开放的说明，就对观众参观展会有的帮助。

　　观众在展馆交通路线图的指引下可以更地展馆，在馆服务设施分布图的指引下可以找到需要的服务点，可以享受展会指定接待酒店的优惠价格待遇．在展会开放说明的指引下可以地安排的参观等等。

来说，展会的观众有一是各参展商邀请来的，参展商都会将上述信息通知其邀请的观众，，参展说明书对观众所起的作用将更大。

　　四、编制《参展说明书》的原则

　　从参展说明书所起的作用可以看出，参展说明书是展会筹备过程中的文件。

要让参展说明书在展会筹备过程中地上述作用，在编制参展商手册时，：

　　、实用。

参展说明书所包含的容是对参展商筹展、布展、展览和撤展等有的指引作用，或者是对办展机构对展会筹展、布展、展览和撤展各环节管理有帮助，或者对参展商邀请其老客户来展会参观有辅助作用，否则，该容就参展商手册。

　　、简洁明了。

参展说明书对各容的说明和叙述应该简洁，文字不要太多，篇幅不要太长，能说明问题就行；参展说明书对各容的说明和叙述、，让人看得明明白白，让人看不懂，更让人产生歧义．否则，在展会筹展、布展、展览和撤展等环节的中就会引起争议，既不利于参展商展出，也不利于办展机构对展会现场管理。

　　、详细。

参展说明书提到的容要尽量详细，如对布展和撤展加班的规定可以到小时和分钟，对表格的返回最后期限的规定到某月某日等等，更有利于展会操作和管理；参展说明书提到的容要遗漏，如对展览场地情况的说明中，对展馆人口的和宽度、对展馆的地面承重能力、对消防的注意等要一一列明，遗漏，否则，现场操作就会问题，比如，提到展馆入口的和宽度，就有会使较长的物品进不了展馆。

　　、美观。

参展说明书的排版和制作要美观大，印刷讲究，尽量不要错别字和印刷错误；参展说明书的制作和用纸与展会的档次和办展机构的品牌与声誉相符，让人产

生不好的联想。

　　第五、专业。

参展说明书的遣词造句要符合行业习惯和规，要使用行业熟悉的语言，所涉及的术语要规，想当然地使用行业陌生的词语；容编排要符合参展商筹展的筹备程序，让翻来覆去地寻找需要的容。

　　第六、国际化。

展会是国际性的展会，或者展会有向国际化向发展的打算，那么，参展说明书的容编排和制作也要尽量符合国际参展商的需要，如除要有中文的文本外还要有外文的文本。

外文文本的参展说明书，其翻译要，海外参展商该说明书来筹备参展事宜的；翻译不，将会给带来的不便。