某知名企业-财务报销制度[2009年版].doc

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广州银曼古贸易有限公司

报

销

管

理

制

度

制定：

日期：

审批：

日期：

＊＊＊＊＊贸易有限公司

文件编号：

MGS—HR002

＊＊＊＊贸易有限公司

文件编号：

MGS—HR002

实施日期：

2009/7/1

版本1.0

文件名：

报销管理制度

第2页共10页（不包括封面）

目录

第一部分总则

第二部分费用报销管理制度

1、审批权限

2、报销或借支时间规定

3、报销流程

4、借支流程

5、报销及借支规定

6、报销单据的粘贴

7、原始凭证的审核

8、差旅费报销标准及方法

9、电话费报销标准

10、招待费报销标准

第三部分物品管理

11、物品范围

办公用品管理

资产管理

第四部分其他

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文件编号：

MGS—HR002

实施日期：

2009/7/1

版本1.0

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报销管理制度

第3页共10页（不包括封面）

第一部分总则

一、总则

1.目的：

为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，结合公司的具体情况，特制定本制度。

2.范围：

适用于公司全体员工，并与各制度相辅相成。

第二部分费用报销管理制度

一、审批权限

1.公司员工因公出差借款或报销，由各部门经理审签，报财务部复核，呈总经办相关权限负责人批准，方能借款或报销。

2.凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。

二、报销或借支时间规定

1.报销或借支时间为每周一至周五下午2：

00～5：

00，其他时间为内部结算，不予借款或报销。

2.借款，须提前一天通知财务部，以便做好准备。

3.部门要做好部门费用的预算，以免影响工作进展。

4.所有费用产生必须选填写《费用申请单》，经总经办审批后方可生效，否则所发生的费用由个人承担。

三、报销流程

经办人审签部门经理复核财务部审批总经办审核出纳领款

四、借支流程

经办人审签部门经理审批总经办审核出纳领款

五、报销及借支规定

1.费用报销规定

1.1交际费用由部门主管申请，呈总经办批准。

《费用报销单》必须详细写明客人名称、人数、地点、附用餐发票（或收据），方可报销。

1.2运费由各部门经办人申请，原始凭证必须注明经办人、收货人（厂家）名称方可报销。

1.3交通费由各部门经办人申请，凭有效车票报销。

1.4在没有原始凭证的情况下，应填写《支付证明单》。

《支付证明单》必须注明经办人、证明人及注明未能

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2009/7/1

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报销管理制度

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提供单据原因。

1.5用现金进行零星采购者应在3天内报销，报销凭证为《费用报销单》附仓库的进仓单以及厂家出具的出货单/发票/收据进行报销审批。

违反公司规定和不符合财务部门审核标准的支出，财务部门不予报销。

2.借支规定

2.1员工出差，必须做好此次出差的费用预算，一次性借支后，财务部不另外支付车费或机票费等；出差前应填写《出差申请单》及《借支单》，并按规定审批后，到财务部门预借差旅费。

2.2物品采购，应填写《物品采购申请单》及《借支单》，并按规定审批后，到财务部门预借货款。

2.3因公借款，必须办理借款申请单，并注明还款日期。

对超过规定期限（一星期内）未能按时报销的借款，在借款人的当月工资中扣除，报销时再另行支付。

原则上是前款不清，后款不借。

2.4公司不对私人借款。

六、报销单据的粘贴

1.报销单据应按费用性质的不同分类填写和粘贴。

报销单不可将所有的费用名称混在一起填写（如加油类和食品类、办公用品和车费等），粘贴时应注意将票据面额从小到大整齐有序的粘贴在报销单据背面。

2.《差旅费报销单》必须附：

出差申请单、交通票据、住宿票据、其他票据等。

《费用报销单》必须附：

物品采购申请单、进仓单、收款票据、其他票据等。

《外出报销单》必须付：

交通票据、车资证明单等

3.财务在审核单据时有权将费用报销单据中不合法或不合理的单据抽出，退回给报销人员，要求重新粘贴，重新审批。

4.以上所有票据若有遗失，不可报销。

七、原始凭证的审核

1.凭证名称；

2.填制凭证的日期；

3.填制凭证部门和填制人的姓名；

4.经办人和证明人的签名或盖章；

5.经济业务的内容；

6.数量、单价和金额；

8.购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。

需要入库的物资，必须填写入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。

不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人或使用人进行验收，并在凭证上签章。

9.支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。

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10.预付性汇款，由经办人填制《专项费用申请表》，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

11.属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。

有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

12.凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

13.各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法和实施细则》的规定。

从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。

14.原始如有下列情形者视为不合法，有故意违反的人员，以违反金额的200%予以罚款。

违反法令的不正当收支者；

违反公司规章的不正当收支者；

凭证所载数字明显与事实经过不符者；

八、差旅费报销标准及办法

1.员工出差返回后须在3个工作日内报销，填写《差旅费报销单》，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。

未按规定时间报销的，财务部门将于当月工资中扣回预借的差旅费，报销时再行支付。

2.财务/行政部门有权对不实的出差费用向员工出差入住酒店直接查询，如有虚假行为，公司将按情节轻重处罚。

3.超过一个月以上的出差单据、假票据或无效的票据，财务部门不予报销。

4.出差原则

4.1广州市内属外出工作，不补贴伙食费，只报销公车、地铁费用。

公司指定晚上加班工作超过23:

00点，出于对员工人身安全着想，可以报销的士费。

（需提前向总经办申请）参考下班时间及部门负责人签名为准，其余不再另报。

住宿公司宿舍的员工除外。

4.2食宿、市内交通补贴实行标准控制。

4.3公司派车出差，不再享受交通费补贴，当天回公司不报住宿费。

4.4两位同性员工（或夫妻）共同出差，只允许合住一间标准房。

只报销一个人的住房补助。

4.5级别不同的员工共同出差，交通工具和住宿费可享受高级别人员的标准。

4.6如特殊情况住宿费超出标准，应说明理由，并经带队负责人证明，报总经理审批后，财务部门方可予以报销。

4.7员工出差必须选择最便捷的途径，行程不得饶道，中转城市当天无交通工具，只得逗留一宿，第二天必须出行。

4.8出差人员在出差地招待客人，应提前报副总经理/总经理批准，并严格控制成本和实效。

同时交际应酬费计入部门控制标准内。

4.9出差人员需乘坐火车，若途中不过夜只允许乘硬座；途中过夜的，仅按膳食补贴标准补贴。

4.10原则上部门经理级（含）以下员工出差，不得乘坐飞机。

特殊情况需要提出书面申请，经副总经理同意后，报总经理批准。

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5.差旅费报销标准及方法

5.1出差人员的交通费只报销办理与业务有关的单位的直线交通费，禁止以出差为由旅游观光、绕道而行，否则公司有权拒绝支付不合理部分的费用。

5.2目标城市的住宿费、生活费、市内交通费自行控制，超支自付。

公司在该区域有租房的,员工出差到此必须住在租房内,特殊情况需提前提交总经办审批。

5.2.1差旅费报销标准

职务

交通工具

住宿控制标准/日

伙食限额/日

市内交通

省外

省内

一类

城市

二类

城市

三类

城市

副总经理

飞机

不限

实报实销

经理/副经理

火车卧铺

火车卧铺、汽车

230

180

150

50

公共交通

实报实销

主任/副主任

火车卧铺

火车卧铺、汽车

200

150

130

40

普通职员

火车卧铺

火车卧铺、汽车

170

150

120

30

5.2.2部门经理500公里以上,可视具体情况申请乘坐飞机；员工出差，飞机票与火车票票面价格相差在15%以内，可以允许申请乘坐飞机。

超出部分，由员工支付。

5.2.3客户负责出差人员食宿的，公司不予补贴相关补助。

如发现客户请客而擅自拿回公司报销的，一经发现第一次严重警告并处予该金额10倍罚款；第二次处于无薪即刻解雇处理。

伙食补助分为早餐10元，剩余为中餐和晚餐（平分）。

有应酬费产生的，公司只补助其他两餐，应酬餐不再另补伙食补贴。

5.2.4下午13：

30前启程外地出差（以长途乘坐工具发车时刻为准）可按1天计算，反之按半天计算；18：

00以后启程外地出差不享当日膳食补贴；

5.2.5出差人员到客户处服务，原则上除享同等职务上的补贴，其余生活、市内交通补贴、住宿、均由客户承担。

5.3出差途中因其他业务、疾病或意外灾害延长时间的，应向主管报告，由部门替其补《出差申请单》，及时回复人事部，否则以旷工处理；如因疾病过期的，事后应补回医院（须县级以上的人民医院）出具的证明，未经批准或借故延长差期的，不予报销差旅费，并依情节轻重予以纪律处分。

5.4任何出差人员在没有完成出差目的，而又没有征得领导同意私自回公司的，费用不予报销。

5.5尽量索取税务的正式发票，未能取得正式税务发票的也要收款收据，从外单位取得的发票，必须加盖填制单位的印章，从个人取得的发票有填制人员的签章。

5.6一类城市包括：

直辖市及省会城市

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二类城市包括：

除一类城市外的其他城市

三类城市包括：

县级城市

九、电话费报销标准

级别

所含职位

A级500元/月（上限）

拓展经理\拓展主任\拓展专员\各区域营运主任\加盟经理\直营经理

B级300元/月（上限）

客户主任/区域督导/培训主任

C级150元/月（上限）

企划设计主任

D级100元/月（上限）

总经办助理/秘书

1.电话补助必须提供营业厅打印的电话费单，人力资源行政部每月月末凭单报销70%。

报销金额参考每个级别的上限数额。

举例说明：

A级别员工当月电话费实际费用为550元，只能依据500元报销70%，实际费用480元，报销费用为480的70%。

特殊情况需经总经办特批。

2.享受公司电话补贴及公司主管级以上员工,必须24小时开机,以便于工作联系,每月超过5次关机状态,取消电话补助。

十、招待费标准

1.原则上，只有拓展部、加盟部、直营部几个部门才可申请招待费，招待费由部门负责人申请，其他部门特殊情况需经总经办书面批准后方可申请费用。

2.招待客人用餐时，与之无关的部门不得参与，相关部门不得超过两个人。

3.招待餐费标准：

两人不得超过120元标准。

3人以上50元/人，超出部分由公司招待人员自理。

招待特殊客人例如商场高管时，需在招待前向总经办书面申请，特殊情况必须电话告知。

超出500元招待标准须经总经理审批。

4.报销费用时，需将点菜清单连同发票一同贴粘，在备注栏注明客人姓名，陪同人员姓名，否则总经办有权不予报销；

5.报销程序：

填写费用申请招待人员填单部门经理核准总经办审批财务部支款

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第三部分物品管理制度

十一、物品范围

本管理办法中的物品系区别于大型设备及物料而由总经办管理、人力资源部实施采购的物品（不包括生产物料即面、辅材料及包装材料）。

本制度中的物品包括办公用品、印刷表单、办公设备及配件、工衣及其他杂项用品等。

1.办公用品管理

1.0目的：

为使办公用品管理规范化、合理化、统一化。

2.0范围：

办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。

2.1消耗品：

铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、笔记本、复写纸、标签纸、便签纸、信封、夹子、订书钉、印油、墨水、圆珠笔等。

2.2管理消耗品：

硒鼓、墨盒、签字笔、白板笔、唛头笔、荧光笔、涂改液、自动铅笔、电池等。

2.3管理品：

剪刀、小刀、美工刀、订书机、打孔器、钢笔、计算器、文件夹、文件架、资料夹、三角板、直尺、电脑软盘、印泥、印台、数码相机、相机卡、DV等。

3.0内容：

3.1办公用品可以每月预先计划，采用月定期请购作业。

3.1.1各部门于每月15日填报《领用办公用品申请表》交人力资源部；

3.1.2人力资源部将各部门所上交的《领用办公用品申请表》进行审核，再依部门统计汇总填写《办公用品请购表》，于当月16日下午16：

00前呈报总经办审批，批准后交人力资源部采购；

3.1.3人力资源部可根据各部门所增加新进员工的信息，适当储备日常办公用品以备新员工领用。

3.2请购作业的审核：

3.2.1请购的物品有无库存，其他部门有无多余可调配；

3.2.2临时请购是否与月请购重复；

3.2.3是否有部门经理（主管）审核；

3.2.4表中各项目是否清晰；

3.2.5各种物品的需求量是否合理适当（参照以往用量和标准配备用量）。

3.3各部门因工作需要而未纳入计划（如订货会、展会）采购的物品，根据需求的缓急分别处理，不急需的物品纳入下次定期采购，确实急需的物品则采用紧急采购的方式，作业流程如下：

3.3.1需求部门（或个人）填写《物品采购申请单》；

3.3.2部门经理、人力资源部审核，再经总经理批准；

3.3.3请购部门将核准的《物品采购申请单》交人力资源部；

3.3.4人力资源部依《物品采购申请单》配合紧急采购。

3.4办公用品价格：

3.4.1由人力资源部对公司所采购的文具进行货比三家，经过综合评估后确定供应商，然后呈采购负责人审核；价格确定后，纳入文具用品表中，由人力资源部进行采购。

在供货中如发现价格偏高、

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配合度不好、质量无法达到要求的，人力资源部有权随时更换供应商。

价格根据市场行情每季调整一次，产品价格如有下调，供应商应主动提出下调价格，采购人员应多方深入了解市场行情，以确保采购到合适的产品。

3.5办公用品的入库验收：

3.5.1由人力资源部验收、核查；

3.5.2验收人员依《物品采购申请单》逐项验收，验收时需注意规格、型号、数量是否与订购单相符，验收完填写《物品入库单》；

3.5.3非特殊、紧急物品，均需按正常程序办理出入库手续，严禁仅凭单据办理手续。

紧急使用的物品可优先发放使用，但事后需找使用部门和个人核对是否属实；

3.5.4验收人员负高度责任，且应秉公办事，不得徇私舞弊、袒护办事。

3.6办公用品的发放、领用：

3.6.1文具用品分为个人领用与部门领用。

个人领用系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦等；部门领用系领用部门共同使用的用品如部门用的资料夹、墨盒、打印纸等；

3.6.2各部门凭《文具物品申请单》于每月20日下午领用；

3.6.3紧急采购物品到货后，人力资源部通知需求部门领用；

3.6.4管理消耗品和管理品如使用完、故障或损坏，应以旧品换新品；

3.6.5人力资源部按《物品申请单》分配文具、物品，并按部门整理《文具物品领用帐目明细》交财务部，作部门成本费用分摊。

3.6.6员工离职或调离原部门时，应将所领物品归还人力资源部。

3.7人力资源部每月对部门或个人领用的物品进行查核，并监督其使用状况。

十二、资产管理

1.0目的：

加强公司资产管理，保证资产的合理调配和利用，避免浪费。

2.0范围：

2.1固定资产：

单价在1000元以上及使用年限在2年以上的，如服务器、电脑、空调、电视、传真机、复印机、打印机、数码相机、DV、大班桌椅等。

2.2其他资产：

单价在100元以上的非消耗品，如饮水机、热水器、电话、风扇、扫描仪、电脑外围设备、办公桌椅、文件柜、档案柜等。

3.0内容：

3.1固定资产的申购：

由使用部门提出申请，填写《物品采购申请单》；填写时需写明所需产品的品牌、规格、型号并详细说明购置理由，经部门主管审批后送人力资源部审查，呈总经理核准。

3.2人力资源部审查：

人力资源部在审查时应注意以下几点：

3.2.1请购物品是否适当，有无其他部门可调配使用；

3.2.2有无重复请购或浪费情况发生；

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3.2.3有无部门经理签章及各项资料填写是否齐全；

3.2.4如无调配又确需要购买的，总经理签署意见后转采购负责人询价，并附上厂商的报价资料，如原来采购过的物品填上原来的价格以供参考。

3.3资产验收、入库、领用、借用

3.3.1资产的验收由人力资源部连同使用部门派人一同验收，未经验收的物品不得领用；

3.3.2验收人员依物品《物品采购申请单》逐项验收，验收时需注意规格、型号、数量是否与《物品采购申请单》相符，并填写《物品入库单》进行入库；

3.3.3验收人员应高度负责，秉公办事，不得徇私舞弊、袒护办事；

3.3.4验收后，由申请部门签名领用；

3.3.5资产也分个人领用和部门领用，领用时在《固定资产领用登记表》登记并由使用人签字，部门领用由部门主管签字。

3.3.6固定资产由人力资源部统一管理；员工借用固定资产时须在人力资源部登记、签名备案；归还固定资产时须在人力资源部签名注销。

3.3.7当员工因工作需要而借用或保管公司资产时，应自觉爱护使其免受损坏或丢失；如所借/保管资产在员工借用/保管期间遭到损坏或丢失，员工将要进行相应赔偿。

a、自然损耗而导致的损坏，维修费由公司承担

b、员工非法操作而引起的损坏，维修费由员工承担

3.3.8在员工借用公司资产期间，不得私自将其转借他人，如因转借导致丢失、损坏，赔偿义务仍由借用人承担。

3.3.9固定资产遗失，借用人须照价赔偿或赔偿实物。

3.4资产管理：

3.4.1公司对所有资产进行编号管理，将产品品牌、规格、型号、购买日期等内容制成《资产管理卡》贴在物品上以方便管理及电脑化作业。

3.5资产转移：

资产因使用人或部门发生变更，人力资源部需在《固定资产领用登记表》上注明。

3.6资产的盘点：

每半年由总经办组织，财务部、人力资源部配合，对资产进行盘点，盘点完后第三天，由财务部将盘点结果作成《盘点报告》。

报告内容如下：

3.6.1帐册数与清点数不符之内容、数量、金额；

3.6.2领用之物品没有登记领用单位、领用人及品名、数量、金额；

3.6.3资产规格不符，损坏未处理，未按规定领用填写有关报表、单

据的。

第四部分其它

1、本制度经总经理批准后生效，由财务部、总经办、人力资源部负责监督实施。

2、本制度自颁布之日起，同时废除前管理制度，以本制度为准。

3、本制度解释权归人力资源部。

一类城市列表

第一级：

直辖市、特别行政区、GDP大于1600亿且市区人口大于200万的城市：

北京、天津、沈阳、大连、哈尔滨、济南、青岛、南京、上海、杭州、武汉、广州、深圳、香港、澳门、重庆、成都、西安（18个）

第二级：

其他副省级城市、经济特区城市、省会、苏锡二市：

石家庄、长春、呼和浩特、太原、郑州、合肥、无锡、苏州、宁波、福州、厦门、南昌、长沙、汕头、珠海、海口、三亚、南宁、贵阳、昆明、拉萨、兰州、西宁、银川、乌鲁木齐（25个）

第三级：

14沿海开放城市之一、经济发达且收入高的城市：

唐山、秦皇岛、淄博、烟台、威海、徐州、连云港、南通、镇江、常州、嘉兴、金华、绍兴、台州、温州、泉州、东莞、惠州、佛山、中山、江门、湛江、北海、桂林（24个）

第四级：

其他人口大于100万的城市、重点经济城市

邯郸、鞍山、抚顺、吉林市、齐齐哈尔、大庆、包头、大同、洛阳、潍坊、芜湖、扬州、湖州、舟山、漳州、株洲、潮州、柳州（18个）

第五级：

其他著名经济城市、重要交通枢纽城市—人口大于50万、重点旅游城市：

承德、保定、丹东、开封、安阳、泰安、日照、蚌埠、黄山、泰州、