费用管理办法04.docx

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费用管理办法04

xx公司

关于印发《费用管理办法》的通知

各部门：

为加强公司财务管理，明确费用管理相关规定，规范费用报销工作流程，有效管控公司费用成本，确保公司经营活动的有序运行，公司制定了《费用管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。

特此通知

二0年月日

xx有限公司

费用管理办法

第一章总则

第一条为加强费用管理，明确各项费用开支范围、审批、标准、流程、支付方式，确保公司日常经营正常运行，根据国家相关财税法规，特制订本办法。

第二条本办法所指的综合费用，是指公司经营发展中发生的各类费用、成本支出，包括流转税税金及附加、业务及管理费、利息支出、手续费及佣金支出等。

第三条根据费用性态分类，公司综合费用分为变动费用、固定费用，变动费用是指公司发生的业务费用、融资费用、流转税税金及附加，业务费用包括业务部门的业务提成、营销费用，融资费用包括利息支出、中间费用等；固定费用是指公司运营中发生的管理费用，包括人事费用、职场费用、运行费用，人事费用包括员工工资、五险一金、补贴、其他福利等，职场费用包括租赁费、水电费、物管费、通讯费等，运行费用为除人事、职场以外的其他费用。

第四条本办法适用于公司各级机构、部门。

第二章费用管理模式

第五条公司费用管理实行“预算管理、分类控制、分级审批、集中支付”的管理模式。

预算管理：

公司每年根据经营发展规划，编制年度经营预算，经股东会审议通过后，综合费用预算目标作为年度费用管控的基本规则，不得突破、超标。

分类控制：

在综合费用预算框架下，按不同的费用性质、类别分解下达，变动费用实行比例控制，固定费用实行额度控制，由相关责任部门实施管控。

分级审批：

各类费用应遵循事项审批在前、发生在后的原则，按照公司授权审批管理手册履行审批手续。

集中支付：

各级机构、各部门相关费用履行审核、审批手续后，统一由公司财务部门集中支付结算。

第六条年度经营预算审定后，财务部门应按照费用预算分解下达业务提成、营销费用、人事费用、职场费用、运行费用、融资费用等单项费用控制指标，经总经办核准后，作为相关责任部门的经营考核控制目标。

公司财务部门为综合费用管控的总体责任部门，融资费用、营销费用、营业税费的直接管控责任部门，人事部门为人事费用、业务提成的直接管控责任部门，行政部门为职场费用、运行费用的直接管控责任部门。

第七条公司可根据预算、经营管理的实际情况，经总经理办公会批准后，将部分费用比例、额度下达到相关部门，由部门负责人、分管领导在核准范围内自行管控，如：

部门团队建设费、业务部门的营销费用等。

下达部门费用应由财务部门填制《费用核定审批表》（附件1），经总经理审签后执行，财务部门负责已核定费用的相关日常控制。

公司、部门相关费用预算、额度均在当年有效，一律不得结转次年。

第八条公司财务部门应对年度综合费用进度进行监控、分析、预警，按月将费用预算执行情况表反馈相关责任部门、总经办，提出费用管控调整建议，确保综合费用控制在年度预算目标内。

第三章费用审批权限

第九条预算内各类费用的事前审批、支付审批，按照公司《授权审批手册》执行。

除公司核定的部门费用和临时性的、零星杂费外，费用审批实行“事项审批在先，费用发生在后”的原则，未经有权人事前审批的费用，财务部门不得受理费用报销。

第十条超出董事会批准预算的各项费用开支，单笔金额在10万元以内且年度内合计金额在100万元以内的，由总经理办公会审批；单笔金额在10万元以上且年度内合计金额在100万元以内的，由董事长审批；100万元以上的超支方案报董事会批准后实施。

第十一条按公司章程、议事规则等规定，费用开支须公司董事会、股东会审议的，则须履行相关审议程序，根据审议文件执行。

第四章费用报销流程

第十二条公司费用报销管理的基本处理流程:

费用需求→询价评估→事项审批→执行实施→验收确认→归集单据→发起报销→分级审签→支付结算→账务处理。

第十三条费用报销审签流程：

报销人→报销部门负责人→分管领导→费用审核岗→财务部门负责人→总经理→董事长。

公司授权审批手册中明确无须审签的，则自动取消该审签环节。

（一）发起报销

报销人整理报销原始凭证，按规定填制报销单发起报销流程。

原始凭证整理、粘贴后作为报销单附件，各类小票、易损票据应粘贴于《票据粘贴单》。

原始凭证是指费用开支产生的原始发票、非税收入凭证、审批文件、合同协议、验收文件以及其他应具备的文档等。

出差费用填制《差旅费报销单》，其他费用、资产购置等填制《费用报销单》，申请预付款、个人借款、支应付款、保证金等填制《付款审批单》。

同一报销单上报销2类以上费用项目，须按报销费用的项目、性质分别填列。

（二）费用审签

报销人应将填制完整的报销单，按照报销流程提交相关审核、审批人员，各级审核、审批人员须认真履行费用审签职责。

费用审核岗为费用审核的直接责任人，应按规定审核报销单据，对不符合规定的报销事项，应向报销人解释说明，提出修正要求或予以退回。

费用审核要点：

1.合规性：

费用开支范围、标准是否符合公司相关规定；审批权

限、审签手续是否正确；原始发票及文件是否真实、完整，符合正常逻辑；支付方式及对象是否正确；分期支付是否符合支付条件等。

2.规范性：

报销单填制、报销金额是否正确；原始发票的抬头、日期、金额等要素是否正确；原始单据及文件整理、粘贴是否规范。

（三）费用支付

报销人将审签完善的报销凭证提交出纳岗，出纳岗应审核报销凭证的审签手续、凭证要件、支付对象是否正确。

核对无误后，通过网上银行、银行结算凭证等发起支付，经会计岗复核后完成支付结算。

（四）出纳岗对支付完成的报销凭证，应加盖“付讫”章，当日内在财务系统完成制单，并将报销凭证提交会计岗，会计岗在次日内完成财务系统的复核、过账处理。

第五章费用报销规定

第十四条差旅费管理

差旅费是指公司员工因工作需要，接受上级指派外出工作发生的费用开支，具体包括出差人员发生的住宿费、交通费、伙食费以及其他必须费用开支等。

（一）员工出差应按照公司出差管理制度完善审批手续，完成审签的《出差申请单》须作为差旅费报销的依据。

（二）差旅费标准按照“分项核定、限额控制、据实报销、超支自负”的原则管理。

主城区范围外出差，相关交通费、住宿费、餐饮费在规定标准内凭票据实报销；超标准差旅费不得报销，特殊情况须专项说明，经总经理审批后方可报销。

1.交通费标准

职级

飞机

火车

轮船

备注

高管人员

商务舱

软席/软卧/1等座

头等舱

商务舱不超过50%

部门负责人

经济舱

软席/软卧/1等座

二等舱

其他员工

经济舱

硬座/硬卧/2等座

二等舱

2.住宿费标准（元/人/天）

职级

直辖/省会城市

其他地区

港澳台/境外

备注

高管人员

800

500

据实报销

部门负责人

400

300

600

其他员工

300

200

500

其他员工与高管人员一同出差，须同住同行可就住同一酒店，但住宿费标准应靠自身标准执行。

3.伙食及杂费标准（元/人/天）

职级

直辖/省会城市

其他地区

港澳台/境外

备注

高管人员

250

200

300

部门负责人

200

150

250

其他员工

150

130

200

（1）伙食及杂费包括出差期间的伙食费、当地交通费、其他杂费等，如公司派车出差，伙食及杂费标准：

员工50元/天、部门负责人70元/天、公司领导100元/天。

（2）监章人员、项目经理、风控人员因公外出现场驻守、实地考察，对方单位承担了市内交通、伙食或住宿费用的，公司不再报销相关出差费用；监章人员异地现场驻守15天以上，对方单位承担了伙食、住宿费用的，公司给予驻外津贴50元/天。

（三）公司委派员工外出参加培训、会议、考察、参观、宣传等活动，如交通、伙食、住宿由组织单位或接待单位承担的，不报销相关费用；若交通、伙食、住宿等费用自行承担的，按本办法标准执行。

（四）员工境外出差，如交通、伙食由代表团或邀请单位统一支付的，不报销相关费用；若交通、伙食由代表团或邀请单位统一安排而费用自理的，按出国人员费用标准执行。

（五）主城区域外自驾车出差的员工，交通费可报销路桥费、燃油费，燃油费按0.8元/公里计算，相关里程数、燃油费按《出差燃油费核定表》（附件2）执行，未涵盖区域以官方发表的里程数为准。

（六）主城区范围内的出差按公司规定的交通费标准在限额内报销，原则上不单独报销差旅费，特殊情况须专项说明，经总经理审批后方可报销；员工出差原则上不予借款，特殊情况办理需借款，须报总经理审批。

（七）根据费用谁发生、谁负责、谁报销的原则，出差人员应按个人、部门归属报销差旅费，如多人共同发生、费用须分割的，应提供费用明细清单，列明相关人员及部门承担的各项费用。

（八）差旅费须在出差结束后10个工作日内报销，节假日顺延。

报销差旅费须提供以下报销要件：

1.原始发票；2.出差申请单；3.参会、参训应附相关通知。

第十五条招待费管理

业务招待费是指分公司因经营管理、业务拓展活动发生的招待性质费用开支，包括餐饮费、娱乐费、礼品费等。

（一）各部门办理接待事项，原则上应在事前填制《公务接待审批单》，按规定审签后方可安排接待事宜。

A类接待由接待人申请，部门负责人及分管领导审核，总经理审批；B类接待由接待人申请，部门负责人审核，分管领导审批；C类接待由接待部门负责人审批。

各部门办理重要、临时接待难以事前完成《公务接待审批单》审签的，可先向相关领导微信、短信请示、确认，接待事项结束后一天内完善《公务接待审批单》。

副总经理及以上人员负责的接待无需提前报批。

（二）餐饮、娱乐等接待按照以下标准执行，特殊情况费用超支，应在报销单据中予以说明，经总经理审批后报销。

用餐接待标准

接待规格

接待对象

接待地区

标准（含烟酒）

A类接待（高格接待）

政府职能部门（含事业单位）副厅级（含）以上；县级市市长、副市长；区长、副区长；银行分行副行长（含）以上、分行信贷处及营销处处长；总行处长（含）以上；重要合作单位副总经理（含）以上的接待。

一线城市

≤1200元/人/餐

二线城市

≤900元/人/餐

三、四线城市

≤700元人/餐

B类接待（对等接待）

政府职能部门（含事业单位）处级、副处级；银行分行处级、副处级、银行支行副行长级；重要合作单位部门负责人级别的接待。

一线城市

≤900元/人/餐

二线城市

≤700元/人/餐

三、四线城市

≤500元/人/餐

C类接待（低格接待）

除A类、B类以外客人的接待。

一线城市

≤450元/人/餐

二线城市

≤350元/人/餐

三、四线城市

≤250元/人/餐

娱乐活动接待标准

接待规格

一线城市

二、三线城市

其他城市

A类客人、高消费标准、（歌舞厅、豪华娱乐场所）

≤1000元/人/次

≤800元/人/次

≤600元/人/次

B类客人、高消费标准、（歌舞厅、豪华娱乐场所）

≤800元/人/次

≤600元/人/次

≤400元/人/次

C类客人低消费标准（一般娱乐场所、茶楼等）

≤300元/人/次

≤200元/人/次

≤80元/人/次

（三）发生烟、酒、礼品等招待性质费用，应按照公司授权手册相关规定，完善事前审批手续。

（四）招待费相关事项完成后5个工作日内，经办人应完成招待费报销工作，报销招待费须提供以下报销要件：

1.原始发票；2.公务接待审批单。

第十六条会议费管理

会议费是指公司各级机构因经营管理和业务需要，召开各类会议发生的各项费用开支，包括会场租金、会场布置费、伙食费、住宿费、交通费、资料费等。

（一）会议承办部门应在开会前编制《会议/培训费预算表》（附件3），根据会议的规格、参会人员、参会人数、会议地点、会议内容，分项编制会场租金、布置费、伙食费、住宿费、交通费、资料费等预算，会议费预算应提交行政部门、分管领导、总经理审批后方可实施。

（二）会议结束后10个工作日内，承办会议的单位、人员应完成会议费报销，报销会务费须提交以下要件：

1.原始发票；2.会议/培训费预算申请表；3.会议通知，临时性紧急会议，可在报销时书面说明，经总经理审签确认；4.委托外部办会，提交相关合同复印件；5.签到名册。

第十七条培训费管理

培训费是指公司为提升员工综合素质、技能，自办、委托外部举办或指派专人参加各类培训活动所发生的费用开支，包括场地租金、伙食费、住宿费、交通费、资料费、外部培训费等。

（一）自办、委托外部举办培训，承办部门应在培训前编制《会议（培训）费预算申请表》，根据培训方式、参训人数、培训地点、培训内容等分项编制费用预算；参加外部培训，参训人应提交培训主办单位的培训通知。

《会议/培训费预算申请表》、参训通知等应报公司人事部门、分管领导、总经理审签。

（二）培训结束后10个工作日内，培训承办单位或参训人员应完成培训费用的报销，报销培训费用应提交以下要件：

1.原始发票；2.《会议/培训费预算申请表》；3.委托外部培训，提交培训合同复印件；4.参加外部培训，提交培训通知、审签文件；5.签到名册。

第十八条租赁费管理

租赁费是指公司因经营管理、业务拓展活动须租赁外部资产、物品发生费用支出，主要包括办公用房租赁、非办公用房租赁等。

（一）租赁需求部门应填制《事项审批表》（附件4），说明租赁需求、标的、价款、期限的要点，经公司行政部门、分管领导、总经理审签后，方可实施，不得擅自租赁资产、物品。

（二）公司发生租赁事项，原则上应与出租方签订租赁合同，明确标的、价款、权利义务等。

租赁事项产生的相关税费由出租方承担，承办部门应与出租方在合同中明确约定，出租方如要求租赁费税后净额的，应将租赁费换算为含税价，即含税租赁费=租赁费净额/（1-税率）。

特殊情况承租方必须承担税费且必须租赁的，应在审签文件中说明、在租赁合同中明确约定税费承担对象。

（三）租赁事项完成后5个工作日内，承办部门应完成租赁费的报销，报销租赁费应提交以下要件：

1.原始发票；2.事项审批表；3.租赁合同复印件；4.其他必要文件。

第十九条印刷费管理

印刷费是指公司在经营活动中需印制各类宣传资料、业务单证、文件资料等印刷品发生的各类费用支出。

（一）印刷品需求部门应填制《事项审批表》，说明印刷品名称、规格、尺寸、单价、数量、总价款等（可附印刷品样张、样品），由行政部门、财务部门、分管领导、总经理审签后实施。

（二）印刷需求部门应对印刷品样稿进行认真校对，确保印刷品质量，凡因需求部门校对失误导致的重新印刷产生的费用，须予以说明并经总经理审签后方可报销。

（三）印刷需求部门应对供应商提交的印刷品进行验收，填制《验收单》（附件5），经其部门负责人审签确认。

（四）承办部门报销印刷费应提交以下要件：

1.原始发票；2.事项审批表；3.印刷合同复印件；4.验收单；5.其他必要书面文件。

第二十条物品购置管理

（一）固定资产

公司固定资产资产是指原则上单位价值≥5000元，使用寿命超过一个会计年度，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。

1.公司固定资产实行预算管理，由行政部门统一采购，各部门发生固定资产需求须填制《事项审批表》，说明购置资产的用途、品名型号、价款、数量等，经行政部门、财务部门、分管领导、总经理审签后方可购置，严禁擅自购置固定资产。

2.财务部门应根据固定资产预算建立固定资产控制表，对新增固定资产进行动态登记、控制，确保固定资产购置控制在年度预算范围内。

3.固定资产采购部门应对供应商提交的固定资产进行验收，填制《验收单》，经其部门负责人审签确认。

4.承办部门报销固定资产购置支出应提交以下要件：

1）原始发票、完税凭证；2）事项审批表；3）合同复印件；4）验收单；5）其他必要书面文件。

5.其他固定资产管理规定按公司《固定资产管理办法》执行。

（二）办公物品

公司办公物品是指除固定资产以外的，保障公司正常运营所使用、消耗的各类办公文具、耗材、设施、用具等有形物品。

1.公司办公物品原则上由公司行政部门统一采购管理，批量、持续性、大额的物品采购应建立入围供应商机制，定向采购相关办公物品。

2.办公文具、耗材、用具等常备办公物品，行政部门根据常规用量、库存数量等，填制《物品购置审批单》（附件6），经其部门负责人审签后采购；非常备物品，经行政部门负责人、分管领导审签后采购；其他部门特殊的办公物品需求，经行政部门、总经理审签后，可由需求部门自行采购

3.物品采购部门应对供应商送交的各类物品进行验收，常备办公物品有送货单的，承办人应在送货单上签字确认；常备办公物品无送货单的、非常备办公物品、需求部门自行采购的特殊物品等，应填制《验收单》，经其部门负责人审签确认。

4.物品采购事项完成后5个工作日内，承办部门应完成费用报销，报销办公物品费用应提交以下要件：

1）原始发票；2）物品购置审批单；3）送货单、验收单；4）非常备物品、特殊采购，应提交工作签报、购货合同；5）其他必要书面文件。

（三）批量购置物品、资产等的报销事项，如原始发票未开具明细项目的，应提供应商出具的销货明细清单。

第二十一条车辆使用费管理

车辆使用费是指公司因经营管理、业务拓展活动，使用公司自有、租赁、借用车辆发生的相关费用开支，包括燃油费、停车费、路桥费、洗车费、年检费等。

（一）公司应统一购买燃油费充值卡，承办人应根据燃油充值卡的存量情况、按照2个月的用量合理充值，充值前填制《事项审批表》，说明存量、购置数量等情况，经其部门负责人、分管领导审签后实施。

车辆管理部门应建立燃油充值卡使用登记簿，登记簿应详细登记车牌号、使用人、充值前的里程数、充值金额及数量、加油次数及数量等要素，并定期对购油数量、加油数量、车辆里程数进行核对。

（二）行政部门负责人因根据公司车辆使用、安排情况，对公司车辆相关费用进行审核。

（三）公司员工私车公用发生的车辆使用费，应与公司签订用车租赁合同，明确核定每月车辆使用费限额，员工在协议约定额度内凭票报销相关车辆费用；员工因公自驾车到主城区外出差，按照差旅费相关规定处理。

报销车辆使用费应提交以下要件：

1.原始发票；2.燃油卡充值，提交事项审批表；3.其他必要书面文件。

第二十二条其他费用管理

（一）公司职场发生的水电、物管、通讯、绿化等费用，行政部门应按照相关标准、合同约定核实用量和价款，及时完善费用报销手续。

水、电费等由物业公司统一代收的费用，应同时提交物业公司收据和水电供应商的总额发票复印件。

（二）公司非经常性发生的费用，包括业务宣传费、广告费、信息系统维护及建设、咨询费、中介机构费、装修费、修理费等，各部门均按照“审批在先、发生在后”的原则，填制《事项审批表》履行审签手续，签订相关合同并跟踪合同执行，报销时根据实际情况提交原始发票、审批文件、购置或服务清单、验收文件、合同协议以及其他必要资料。

第二十三条各部门涉及必须发生的预付款、借支款、支应付款等费用款项，按以下规定办理：

（一）提供商品、服务的供应商与公司签订了经济合同或提供了付款通知、工作签报等付款依据的，承办部门、人员应填制《付款审批单》，按资金支付审批流程逐级审签后支付。

属预付款项的，承办部门负责人为责任人，须及时督促完成相关预付款报账、核销工作。

（二）其他因公借支的费用款项，承办部门、人员应填制《付款审批单》，按资金支付审批流程逐级审签后支付；差旅费和小额费用（≤3000元）开支，按照“先垫付、后报销”的原则不予借款，鼓励员工使用信用卡结算、及时报销归垫。

借款人及其部门负责人为借款归还责任人，应在借款事项办结后5个工作日内归还、冲销借款。

借款人如无故未结清的欠款，财务部有权在其薪酬中扣回。

第六章费用报销基础规范

第二十四条各类费用报销须严格遵循真实性原则，报销部门、报销人须对报销费用事项的真实性、原始单据取得的合法性负责，财务部门须对费用列支项目、支付方式、支付对象、原始凭证等的合规性负责。

第二十五条原始发票的日期、金额、发票抬头等重点要素不得有任何涂改，原始发票金额大小写须相符，发票抬头应规范为公司全称。

第二十六条各类财务报销单据应使用黑色、蓝黑色签字笔或钢笔填制，不得使用圆珠笔或铅笔填写，不得在报销单据进行涂改，否则，视为无效单据。

财务报销单据应完整、详细写报销部门、日期、金额、收款人、附件张数、用途等要素。

第二十七条各类费用报销须遵循及时性原则，原始发票出具日期起，超过3个月的，原则上不予报销，特殊情况应说明原因，经其部门负责人、财务部门负责人审签后报销；当年费用开支应在当年完成报销，年末确因特殊原因未能及时报销的费用，应在报销单据上说明原因，经报销部门负责人审签后，在次年1月份之内完成报销。

第二十八条原始单据面积小于报销单据或易于损坏的，应规范粘贴于票据粘贴单上，不同类型原始单据应分类粘贴，票据粘贴后应做到粘贴单基本平整。

费用报销单应填列附件张数（含粘贴单），粘贴单应注明粘贴原始单据张数。

第二十九条凡原始单据取得和报销单据填制不合规、不正确、不完整的，以及费用项目审批手续不全、费用真实性和逻辑性存在问题的，财务部门不得受理。

报销人如未能按本办法规定提交相关审批、验收等表单，但能够提供其他充分的、具备同样效力支持性文件，财务部门应予以受理。

第七章附则

第三十条为确保财务整体工作顺利运行，费用报销的受理时间为每周一、三、五，月末最后两天、月初前两天原则上不受理费用报销。

第三十一条本办法由公司财务部门部负责解释、修订，未尽事宜按国家相关财税法规执行。

第三十二条本办法自印发之日起执行。

附件

费用核定审批表

填制日期：

年月日

费用项目

使用部门

费用用途

计算基础

费用标准

费用有效期

核定说明

承办部门

协办部门

分管领导

总经理

附件

会议/培训费用预算审批表

填制日期：

年月日

类别

□会议□培训

主办部门

协办部门

项目名称

主要内容

时间

年月日至年月日共计天

参会/训对象

预计人数

地点

培训方式

□内训□外训

讲师来源

费用预算

租赁费

餐费

元；元/人/天

场地布置费

住宿费

元；元/人/天

资料费

交通费

宣传用品

讲师费

外部培训费

其他

合计

总经理：

分管领导：

部门负责人：

经办人：

事项审批表

编号：

主送领导

请示事项要点

报送部门

经办人及电话

具体请示事项（可后附）：

报送部门

协办部门

分管领导

公司领导