上市公司档案管理制度.doc

上市公司档案管理制度.doc

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档案管理制度

一、总则

1.1为加强公司的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，增强公司档案的实用性和有效性，根据《中华人民共和国档案法》和公司有关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

1.2各部门的领导应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

1.3公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。

1.4本制度适用于上虞吉龙化学建材有限公司各部门的档案管理。

二、归档范围

2.1公司的规划、年度计划、总结、统计资料、财务审计、会计档案、综合经营情况、人事档案、教育培训、劳动工资、会议记录、通知、决定、合同、委托书、协议、项目方案、工艺技术设计说明、质检分析等具有参考价值的文件资料。

三、档案管理

3.1公司各部门指定专人负责各部门的资料管理。

3.2档案管理员的职责：

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

四、资料归档要求

4.1在档案资料归档时，由档案管理员及时收集应该归档的资料。

各部门负责人应积极配合与支持。

4.2各部门的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案柜。

4.3归档案卷的总要求

4.3.1遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

按照文件材料“谁产生、谁收集、谁立卷”的原则分工负责。

4.3.2归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

归档的项目档案应包括如下文件：

项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、备忘录、电话记录、请示、报告、批复及其它有关项目业务的音像制品、计算机盘片等。

4.3.3在归档的文件材料中，应将每份文件原件与附件、复印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件保存在一起，不得分开保管。

4.3.4卷内文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；原件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4.3.5卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。

装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

4.3.6永久、长期和短期案卷必须按规定的格式在卷内文件目录上逐件填写，对文件材料的名称不要随意更改和简化；没有名称应拟写名称：

没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写在《卷内备考表》内（表格详见附件）。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。

《备考表》应置卷尾。

4.3.7不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

4.3.8声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

4.3.9本公司各部门立卷所需的案卷封皮、卷内文件目录表由办公室统一发给。

4.4资料的分类与归档

4.4.1公司档案资料的分类按照部门分类。

4.4.2公司档案资料的归档每年一次，属于平时归档的不在此规定范围内。

4.4.3公司各部门应在每年3月底以前将上年度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向公司办公室移交。

各部门向公司办公室移交档案时，要严格履行移交手续。

4.4.4各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续。

4.4.5归档的文件材料按年度立卷，并保证归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数等系统均应齐全完整。

4.4.6坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定人员负责本部门的文件材料。

集中由公司统一建档管理。

4.4.7凡公司印发出的公文一律由行政部统一专人收集管理。

五、档案的借阅

5.1总经理、副总经理借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

5.2因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由借阅人办理借阅档案手续由部门负责人审核批准后方可借阅。

5.3公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或公司副总经理批准，方可借阅。

5.4借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记簿上注销。

5.5公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案管理员的监督下阅览，不准外借；秘密级档案的借阅必须由总经理或副总经理批准，借阅时间不得超过十天。

5.6借阅档案的员工必须做到：

5.6.1爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

5.6.2注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

5.6.3借阅档案的员工，不得泄密、涂改、折散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须公司总经理或副总经理批准。

5.7借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

5.8凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，必须由档案管理人员办理，复印件、摘抄件须经核对加盖档案室章后方可有效。

同时，属保密文件的应按公司有关保密规定办理。

5.9公司各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到公司办公室档案机要室填写档案借阅单，方可借阅。

具体办法：

借阅人首先填写好《调卷单》，调阅人→主管→行政主管签字核准后到档案管理处借阅。

5.10借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

5.11借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

档案管理人员在接受还档时，必须认真检查、核对无误后，方可办理注销手续。

5.12借阅人如调离本公司或离退休时，应将所借档案全部归还，经档案室签字盖章后，人事处方可办理调离或离退休手续。

六、档案保管期限

6.1文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。

长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

6.2确定公司档案保管期限的原则

6.2.1凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

6.2.2凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

6.2.3凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

七、档案的销毁

7.1公司办公室对所保存的档案定期进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

7.2公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司档案资料。

7.3当某些档案到了销毁期时，由档案管理员提交公司档案资料销毁申请，由部门负责人审核，公司总经理或副总经理批准后执行。

7.4凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

7.5经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的公司档案资料销毁申请和将要销毁的档案资料做好登记并归档。

登记表永久保存。

7.6在销毁公司档案资料时，必须由总经理或副总经理指定专人监督销毁。

7.7销毁档案材料，要由二人以上在指定地点监销，监销人要在销毁清册上签字。

八、处罚

8.1公司各部门无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

8.2公司员工，泄露秘密或涂改、拆散或未经有关领导批准转借、复印或携带档案外出的，对当事人罚款500元～1000元，并予以通报批评。

8.3公司员工不按借阅期限归还的，限期归还并责令当事人写出书面检查。

8.4公司员工遗失档案的，应立即报告。

因遗失档案，泄露秘密的，对当事人处以扣20－50分处罚。

九、附则

9.1本制度由公司办公室负责解释。

9.2公司以往的相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

十、附件

附件一：

卷内备考表

附件二：

档案移交清单

附件三：

调卷单

附件一

卷内备考表

本案卷共有文件材料

页，其中：

文字材料

页，图样材料

页。

照片

张。

说明：

立卷人：

年月日

审核人：

年月日

附件二：

调卷单

年月日

类别

调卷部门

调卷人

文件

内容

摘要

调卷用途

调卷期限

自年月日起至年月日止，共计日

原收入编号

借出日期

年月日

档案号

归还日期

年月日

备注

保管人签章

核准：

主管：

调卷人：

———————————————————————————————————————

附件三：

  档案移交清单

序号

案卷题名

保管期限

日期

页数

备注

移交部门:

接收部门:

移交人:

接收人:

移交日期:

接收日期: