收发文设置及使用实例.docx

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收发文设置及使用实例

收发文设置及使用实例

在为客户配置收发文功能前，我们首先要了解客户的公文显示格式要求，这涉及到我们的显示模板的设置及表单字段的设置；了解客户的公文归类，这涉及到我们的正文存放子目录的设置；了解客户公文的流转过程，这涉及到我们流程节点、出口及触发子流程的设置。

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其次对我们的收发主文功能要非常熟悉，这样才能把我们的功能和客户的需求很好的结合起来。

下面请跟我来一步步进行收发文功能的相关设置和操作使用。

第一步：

设置收发文单位

设置收发文单位，根据客户需要自定义，可完全不同与组织结构。

为收发文单位设置收发文员，一个收发文单位的收发文员可设置多人。

第二步：

设置word显示模板

创建word显示模板，为需要提取的发文流程字段添加对应的书签。

具体添加word显示模板的过程可参考如何设置word显示模板

第三步：

设置正文存放目录

也就是设置一个或多个子目录用于存放公文中的正文。

1、建议不允许修改默认共享和非默认共享。

（考虑正文不能随意共享）

2、必须设置子目录的文档创建权限，否则新建正文无权限。

3、建议把默认共享中的文档创建人权限设为查看，其他人员权限设为没有权限。

（保证正文发布后不能再被修改）

4、必须设置子目录的word显示模板，添加第二步中新建的word显示模板。

如不设置，正文将不能提取发文流程中的值。

5、其他设置可选。

第四步：

设置表单

新建一张表单，添加相关字段，其中有些字段因为需要用在特定功能上，所以我把它们简单列一下：

1、收发文单位浏览字段－－用于选择主送机关、抄送机关及收文机关。

这是新增的一种字段，如客户只需使用现有的组织结构中的部门即可不用添加。

2、单文档字段－－用于创建正文

3、选择型字段－－用于选择正文的存放子目录（对应子目录为第三步中所设置的子目录）

4、人力资源条件浏览字段－－用于发布正文时的共享。

此字段可直接将流程的相关文档进行共享，而被共享人可以是和此流程不相关的任何人。

5、其他如主题词、发文号、打印份数、有效日期等均可自行定义。

第五步：

设置发文流程

使用第四步中创建的表单新建发文流程，流程的流转节点根据需要自行设置。

在人力资源字段中可选择收发文单位字段作为节点的操作者。

启用跟随人力资源条件字段赋权，只有流程的表单中有人力资源条件字段，此选项才在路径设置的基本信息中显示。

第六步：

设置收文流程

因为收文流程可以自动提取发文流程的字段的值，所以收文流程和发文流程最好使用同一表单，保持字段类型及数量一致。

启用跟随人力资源条件字段赋权。

（同发文流程）

第七步：

高级设置－流程创建文档

必须启用通过流程创建文档功能。

设置流程编码字段、创建文档字段、文件存放目录。

如果发文号不需自动产生可不设置流程编码字段。

设置默认显示属性，默认显示属性对应的子目录用来存放没有选择存放子目录的正文。

设置选择显示属性，即列出选择字段所对应的所有子目录。

详细设置用于提取发文流程中的字段的值

详细设置中的显示模板和对应子目录中选择的显示模板有关

第八步：

高级设置－数据出口（子流程）

设置收文流程的触发节点及触发时间

设置收文流程需要提取的发文流程的字段。

设置收文流程的创建人，巧妙使用字段值拆分功能可使一个收文流程分为任干个收文流程。

注：

高级设置都是针对发文流程而言的，收文流程不需要进行这些设置。

第九步：

使用收发文流程

拟稿

发文流程不同于一般流程，它分为两个标签，公文表单标签下主要是设置公文的相关属性值，维护正文标签是显示正文的内容，是一个word插件，填写完正文内容后点击文件菜单下的保存到服务器进行保存。

发文中创建的正文，即使其存放子目录有审批流程，也不会启用审批流程，创建后即为正常状态。

审批

审批与一般的流程审批一致，鼠标右键可以进行批准、退回操作。

套红

套红节点的正文字段必须设置为只读，套红操作人在文件菜单下点击套红即可。

正文在套红前查看时不启用显示模板，套红后从文档中直接查看此正文，将一直使用WORD显示模板。

签章

签章节点的正文字段必须设置为可编辑。

签章人必须安装相应的签章插件。

发布

发布即在发布范围（人力资源条件字段）选择相应的共享范围后提交即可。

共享范围内的用户在文档中即可搜索到此正文，并进行查看。

至于收文流程的使用相对来说要简单的多，自动触发后的收文流程，进行发布（选择共享范围）即可。

第十步：

收发文流程的查询

对于收文流程来说，有时用户不知道到底触发成功没有，也不知道到底触发了几条收文流程，这里可通过发文流程来进行查询。

在流程查询中单独查询发文流程时

从发文流程的子流程状况中点击详细即可看到触发的相关收文流程

如果当前进行查询操作的用户也是收文流程上的操作者，那么可以点击收文流程进行查看，否则流程的请求说明将没有链接，不能查看。