中铁公文行文规范.docx

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中铁公文行文规范

公文行文规范

第一章　总则

第一条　为使公文处理工作规范化、制度化，根据《中铁七局公文处理办法》，制定本办法。

第二条　公文是管理过程中形成的具有规范体式的文书，是规范工作的重要工具。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等相互关联、衔接有序的工作。

第四条　公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保企业秘密安全。

第五条　综合办公室是公文处理工作的管理机构，由专人负责公文处理工作。

第二章　公文种类

第六条　公文种类

一、决定。

适用于重大事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

二、通知。

适用于批转下级单位公文，转发上级和不同隶属单位的公文，发布内部管理办法。

三、通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

四、报告。

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

五、请示。

适用于向上级单位请求指示和批准。

六、批复。

适用于答复项目经理部的请示事项。

七、意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

八、函。

适用于不相隶属的单位或部门之间商洽工作，咨询、答复问题，请求批准和答复审批事项。

九、会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项

第三章　公文格式

第七条　常用公文格式：

文件式公文、会议纪要、简报、签报、网络电报、便签。

文件式公文由发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期，印章、附注、主题词、抄送单位、印制版记、页码等部分组成。

发文单位标识：

（单位名称）文件

发文字号：

由（单位简称）＋主办部门代字、发文年份、发文序号组成。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，并用六角括号（〔〕）括起；序号不编虚位、不加“第”字；如“单位简称〔2010〕32号”。

网络电报编发电字号，编制方法是在发文字号的

代字后加“电”字，如“（单位简称）办电〔2010〕32号“。

《会议纪要》流水号，由年份、序号组成。

签发人：

上行公文应在首页注明签发人，附注处注明能对该公文咨询做出答复的联系人姓名和电话。

其它公文不注明签发人。

标题：

公文标题应准确、简要、概括，应标明公文主要内容（事由）及文种（公文种类）。

公文标题中除法规、规章以及专用名词等用书名号或引号外，一般不用标点符号。

主送单位：

是公文的主要受理单位，应使用全称或规范化简称、统称。

会议纪要用“分送”，标识方法同“抄送”。

正文：

是公文的主体部分，用来表达公文的主要内容。

附件：

是公文的组成部分（包括文字、表格、示意图等）。

应在正文之后注明附件顺序和名称。

成文日期：

以单位分管领导签发的日期为准。

成文日期应用汉字完整标明年、月、日，“零”写为“○”。

印章：

是公文生效及公文制发单位对公文负责的标志。

《会议纪要》不加盖印章，在标题之下注明通过日期，通过日期以会议结束的日期为准，“分送单位”标注在主题词之下。

版记：

版记由主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

公文除网络电报外应标注主题词，主题词由类别词、类属词组成，一般标注3至5个。

抄送单位：

指除主送单位外，需要执行或知晓的其他单位或部门，应使用全称或者规范化简称、统称。

不同抄送单位名称之间用逗号隔开，其中同一单位的不同部门间用顿号隔开，最后一个抄送单位后标句号。

印发单位和印发日期：

即公文印发单位名称和印发日期等。

排版要求：

严格执行《中铁七局公文处理办法》规定。

印刷装订：

双面印刷，页码套正，左侧装订，序号准确，不掉页、多页、缺页，无颠倒、无混装订；四角成90度；使用骑马订，订位为书芯上下各方邻页边线75mm（1/4处）；有插页时采用平订，平订订距与书脊间的距离为10mm。

第四章　行文规则

第八条　正式行文是指以《（单位名称）文件》形式向其他单位制发公文，内设部门不得正式行文。

第九条　下行文一般发给下一级机构；原则上不得越级行文。

第十条　上行文：

“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的可用抄送，但不得抄送下级单位。

“报告”不得夹带请示事项。

“意见”应按请示性公文的程序和要求办理，所提供意见供上级参考。

第十一条　公文精简，注重效用，凡能当面协商、电话联系解决的问题不再正式行文。

第五章　发文办理

第十三条　发文办理指以单位名义制发公文的过程。

电子发文流程如下：

开始

↓

部门审核

↑

↓

部门办理←→会签

↑

↓

办公室文审

↑

∣→会签（办公室

↓↓

领导签发←→转送

↑↑

∣→办公室负责人签批

↓

登记编号／文整

↑

↓

用印

↑

↓

归档／分发

↓

结束

第十四条　以单位名义行文的种类及内容

一、《（单位名称）文件》上行文，用于向上级单位请示报告重要工作。

二、《（单位名称）文件》下行文，用于转发上级、外来文件，部署工作，发布管理制度、办法和重要事项，答复下级单位请示事项等。

三、《函》用于向不同单位商洽工作、询问和答复问题、审批事项，如对地方政府部门。

四、《网络电报》用于处理紧急工作事项。

五、《简报》用于发布单位内部消息、重要精神或者情况。

第十五条　草拟公文要按电子流程规定的发文稿纸格式逐项标明。

拟稿人将草拟的公文发送部门负责人审核。

第十六条　草拟公文要做到：

一、符合国家法律法规及其他有关规定。

二、事由清楚，观点明确，表述准确，结构严谨，字词规范，标点正确，书写整齐，简洁明了。

三、文种应根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

四、人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应先引发文单位名称、标题，后引发文字号，不可只引用发文字号。

所引发文字号要用括号括起，也可在括号内同时注明“以下简称×××”字样，后文再出现该引用公文时，即可使用简称，且不再标明其文号。

使用非规范简称时，应先用全称并注明简称。

引用外文或国际组织缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文含义或规范的中文全称。

日期应写明具体的年、月、日。

五、公文出现结构为两个层次时，序号顺序为“一”“

1.”；结构为多层次时，序号顺序为“一”、“

（一）”、“1.”、“

（1）”。

六、使用国家法定计量单位。

七、公文中的数字，除规章条目、成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字书写外，应适用阿拉伯数字。

文件资料版面式样：

××××××××××××××

（标题：

方正小标宋字体、二号）

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（正文：

仿宋-GB2312字体、三号、行间距为固定值28）

红头文件式样：

（单位名称）文件

（单位简称）〔××××〕×号

关于××××××××××通知

（标题：

方正小标宋字体、二号）

×××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

：

××××××××××××××

：

××××××××××

××××年×月×日

（正文：

仿宋-GB2312字体、三号、行间距为固定值28）

主题词：

××××××

抄送：

××××、××××。

（单位名称）××××年×月×日印发

会议纪要式样：

会议纪要

第×期

（单位名称）××××年×月×日

××××××××会议纪要

（标题：

方正小标宋字体、二号）

×××××××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

（正文：

仿宋-GB2312字体、三号、行间距为固定值28）

主题词：

××××××

分送：

××××、××××。

（单位名称）××××年×月×日印发

（注：

可编辑下载，若有不当之处，请指正，谢谢!

）