罗斯文数据库的报表分析.docx
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罗斯文数据库的报表分析
罗斯文数据库的报表分析
报表的具体分析：
我个人的操作习惯，一般的在表设计阶段完成以后，我就直接进入到窗体设计阶段，根据需要建立查询，报表功能放在最后完善。
因为在窗体的设计中有调用到报表，所以我们在学完查询后，再先来学习一下报表，把窗体的制作放在最后来学吧。
窗体主要是为了实现数据的采集，而报表则是用于数据的显示输出或打印，在数据展示方面具有特长，可以对数据进行分组和汇总显示。
报表的构成：
报表由控件和节组成，节又可分为主体节与页眉、页脚节。
而页眉页脚根据对象的不同，再进行细分为报表页眉页脚、页面页眉页脚、组页眉页脚。
如果有多个分组时，则按照分组级别进行嵌套。
主体节是报表的核心部分，凡是希望按顺序列出的数据，都应以控件形式放在主体中，一般用得最多的控件便是文本框了。
而如果希望作为标题、分类依据、汇总信息等则应该以控件的形式安排的页眉或页脚。
这里重点要了解各种不同的页眉页脚的控制范围是不同的。
报表页眉是指在整个报表的开头出现一次，报表页脚则是指在整个报表末尾出现一次。
页面页眉与页脚是指报表有很多页，那么每个页面的最上面与最下面出现的便是页面页眉与页面页脚了。
组页面页脚的作用范围，便只在自己分组的范围内了，如果按部门分组，会有好几个部门，那么在部门页眉页脚中设置的内容，在每个部门的分组页面与页脚中都会重复出现。
了解了这些基本构成后，我们还是结合罗斯言文实例来看吧。
1.“按汉语拼音顺序的产品列表”报表
“按汉语拼音顺序的产品列表”报表是按产品名称的第一个字来进行分组显示产品信息的报表。
在报表中除了产品名称外，还列出了类别名称，单位数量和库存量的数据。
首先我们还是来学习一下如何用向导来创建报表，然后再利用设计视图来查看和修改，以后的实例将直接在设计视图中进行学习。
在数据库的报表对象窗口，双击“使用向导创建报表”或者单击“新建”按钮，在跳出的“新建报表”的窗口中选择“报表向导”
选择报表的数据来源表或查询为：
“按汉语拼音顺序的产品列表”查询
选择需要的字段，点下一步：
选择查看数据的方式为通过产品，点下一步：
添加分组级别：
产品名称，并点击“分组选项”对分组间隔进行设置
我们选择按“第一个字母”，设好以后点“下一步”
选择排序字段为“产品名称”，在这里还有一个“汇总选项”，在本例中用不到，在需要分类汇总数据时，就从这里进行设置。
点“下一步”
选择报表的布局，每种布局的显示方式可以选中看左边的示例。
在这里我们选择“分级显示2”，点“完成”。
自动打开报表，显示报表的显示结果。
接下去我们进入设计视图进行修改，从菜单“视图”中选择“设计视图”，即可进入设计视图界面。
当然工具栏也有“设计”按钮
。
设计设图中“报表页眉”、“页面页眉”、“产品名称页眉”、“主体”、“页面页脚”代表各个节的名称，在节的节面有个小方框按钮一样的东东是节选择器，用鼠标点击可以选择相应的节。
首先看下“报表页眉”中是一个标签控件，我们把文字内容改为“按汉语拼音顺序的产品列表”，选中标签，把字体设成宋体，12号，加粗。
调整位置，在标签的下方加入一个文本框，把文本框的“控件来源”属性设置成：
“=Format（Date（）,”yyyy-mm-dd”）”，其中Date（）函数用于获取系统的当天日期，Format函数将改变日期的显示格式为“2008-03-01”这样的格式。
其他的比如水平线之类的只是依据个人的爱好来设置，如果不要就删除掉，如果要的话，可以从控件中找到直线工具，直接画出一条即可。
具体的显示效果可以通过在设计视图和预览视图中切换来观察设置的效果。
报表中的分组设置通过“排序与分组”来实现，从视图菜单中选择“排序与分组”，或在工具栏上找到
。
在这个页面可以设置排序字段，也可以设置分组字段，具体得可以选中这一行，在下面的组属性中查看，如果组页眉与组页脚的属性都为否，就说明这只是一个排序的字段。
否则说明这是一个分组字段。
在这里分组形式可以根据分组的字段不同，提供一些常用的分组方法，如果是文本型的提供按前辍字符进行分组，如果是日期型的，还可以设置成按年，月，季等进行分组。
保持同页的设置用于控制这一个分组中的数据要不要显示在同一页，可以改为整个组。
组页眉的标题中是一个文本框，用到一个Left$函数，这里已经自动生成了，我们可以发现罗斯文中用到的是Left函数，这两个函数的作用是相同的，只是与LeftB相区别，具体可查看帮助。
页面页脚上有页码显示，可以从插入菜单中选择页码命令，也可以直接加一个文本框，在控件来源属性中设置。
这里[page]代表当前页，[pages]代表总页数。
2.“按季度汇总销售额”报表
“按季度汇总销售额”是显示各年同一季度销售额的汇总报表。
在设计视图中打开“按季度汇总销售额”报表。
在左上角的报表选择器
上双击，跳出属性窗口，首先看一下报表的记录源是“按季度汇总销售额”。
报表页眉中有一个标签，一个文本框，文本框的值为“=Format（Date（）,"yyyy-mm-dd"）”，按格式显示系统的当天日期。
页面页眉中只有一条水平线，每页的顶端都会打印一条水平线。
看一下这个报表的排序分组会发现本报表进行了二层的分组嵌套。
第一个分组字段为一个表达式“=DatePart（"q",[发货日期]）”，这个函数的意思为取发货日期中的季节，也即是按季节分组。
第二个分组字段为发货日期，但分组形式不是每一个值，而是年。
这里分别给我们演示了两种不同的用法，其结果是一样的。
也就是说第一个分组字段，我们也可以设为发货日期，然后把分组形式设成季即可。
“=DatePart（"q",[发货日期]）”页眉中有一个文本框，值为“=DatePart（"q",[发货日期]）”，代表季节，另个设置了几个标签。
还加了四条直线作为分隔。
发货日期的页眉为空，主体也为空，因为主体中一般列出的是满足分组条件的明细记录，在这里我们只要每一年度的一个合计数，所以内容在发货日期的页脚中。
发货日期页脚中有三个文本框，内容分别为“=DatePart（"yyyy",[发货日期]）”：
将发货日期转换为４位的年份数；“=Count（[订单ID]）”：
用Count函数计算同每一年的订单ID数目；“=Sum（[小计]）”：
用Sum函数计算各订单小计的合计数，也即是各年销售额。
“=DatePart（"q",[发货日期]）”页脚中只有一条水平线，用于标识本组的结束
页面页脚中只包含页码内容，居中显示。
报表页脚无。
3.“按年度汇总销售额”报表
“按年度汇总销售额”报表是显示每年各季度的销售额汇总报表，与“按季度汇总销售额”报表非常近似。
只是在分组的层次上顺序不一样而已。
“按年度汇总销售额”报表是先按年分组，在同一年份中的数据再按季度分组。
“按季度汇总销售额”报表是先按季度分组，再统计出各个季度中不同年度的销售额。
我们可以对照报表预览对比这两个报表的不同之处。
4.“发货单”报表
“发货单”报表提供在单独的页面打印每张发货单。
进入设计视图
报表的记录源是“发货单”查询。
页面页眉中有罗斯文公司的名称，公司LOG，报表名，公司地址、电话、传真，还是日期信息，它会在每一页的顶端显示。
“订单ID”页眉是组页眉，分组形式为“每一个值”，表示同一个订单ID的信息会显示在同一组中，排序次序为降序代表我们在预览或打印时，最先出来的一份订单是订单号最大的一份订单。
订单ID页眉中放置的内容为每一个订单中的唯一信息有收货者和收单者的信息，由两个标签和一些文本框组成。
文本框的控件来源来自报表数据源中的字段值。
其中用到一个很长的表达式“=IIf（[地区]IsNull,[城市]&""&[邮政编码],[地区]&""&[城市]&""&[邮政编码]）”，这是一个IIF函数，把它分解成三部分来看即可，每一部分是条件，满足条件显示第二部分的内容，如不满足则显示第三部份的内容，具体的可查看帮助。
而对于每份订单中产品的具体内容，在这里需要列出明细，这部分内容适合在主体中进行显示，本例中包含产品ID、产品名称、数量、单价、折扣、总价字段。
“订单ID”页脚为分组页脚，这里适合显示每个组中的数据汇总信息。
在这里计算出了一份发货单的小计金额等于各产品的总价和“=Sum[总价]”，发货单合计金额等于发货单小计加上运货费“=[发货单小计]+[运货费]”。
当然在这个报表中我们也会学习到如何利用有颜色的水平线及矩形来对数据加以分隔，从而达到美化报表的作用。
可结合报表预览体会设置方法。
5.“各类产品”报表
“各类产品”报表是按类别显示库存量，是个比较简单的报表，这里最大的特点是分列打印，这是通过页面设置实现的。
从“文件”菜单中选择“页面设置”，设置打印方向为横向。
在“列”选项卡中，设置列数为3，表示每页分3列，列间距表示每列之间的距离。
列尺寸中的宽度代表每列的宽。
在设置时，要参考选择的纸张的大小，来设置节的宽度，而如果分多列设置的话，这里每列的宽度乘以列数再加上所有的列间距的宽度不能大于纸张的宽度。
这里的高度设置没发现起什么作用。
列的布局中选择先列后行，表示每个分组中的数据先从新的一列开如，一列显示不下才在第二列显示。
先行后列的效果可参见下一个“客户标签”报表。
进入视计视图
在设计页面安排控件时要按照设置的列宽来布置，具体可参看标尺。
报表的数据源是“各类产品”查询。
报表页眉中包含一个标签显示的标题及日期。
并用灰色作为节的背景色。
类别名称页眉是一个组页眉，在排序与分组中设定“类别名称”字段分组，并显示组页眉和组页脚。
组页眉中含组标题“类别名称”，及为主体节数据提供标题的标签“产品名称：
”和“库存量：
”，另外还有两条粗水平线，用于分隔。
查看组页眉的属性，在格式页面的新行或新列属性中设成了“节前”。
表示在一组显示完后，在下一列中显示下一组的数据。
要是设成无，则下一组的数据会接着本组的数据后面显示。
可以更改设置并预览，体会这个设置的作用。
主体节中含“产品名称”和“库存量”，这是明细信息，在主体中显示。
类别名称页脚设置了一个标签及产品数目文本框，控件来源为：
“=Count（[产品名称]）”，Count是一个计数函数。
这里在每个分组的结果划上一条水平线，并在下面统计出这一分组类别中的产品数量。
页面页脚中包含页码信息。
报表页脚无。
6.“客户标签”报表
“客户标签”报表按3列显示客户信息。
在报表的页面设置中指定列数为3，列布局选择按“先行后列”的布局。
进入视计页面
报表的记录源为“客户”表。
报表只有一个主体节，主体节中包含4个文本框，控件来源中加入了Trim函数，去除数据两端的空格再显示。
7.“按金额汇总销售额”报表
“按金额汇总销售额”报表按金额降序显示销售额，并在第一页只显示10个最大的客户。
以销售金额相差1000为一个分组，每个分组之间以横线隔开，在每页的页脚中显示每页的销售金额合计数。
这是一个让我们学习宏运用的示例，本示例中没有任何代码。
进入报表设计视图：
报表的记录源是“按金额汇总销售额”查询。
报表页眉中包含报表标题“按金额汇总销售额”及打印日期。
页面页眉中是为主体进行说明的标题，用标签显示，并以灰色作为背景色。
主体节中包含三个文本框字段，它们对应的控件来源分别为：
“销售金额”、“订单ID”、“公司名称”。
主要看最后一个名为“计数器”的文本框，如下图
它的控件来源设为“=1”，并且设置运行总和的属性为“全部之上”，表示将该控件的值随着其在主体中出现的次数累加。
出现第一次时值为1；出现第二次时，用控件来源中的值1加上上次出现的值1，显示为2；第三次出现时，用控件来源中的值1加上上次出现的值2，显示为3；以此类推。
这种方法常用在报表中，用来统计主体中记录出现的次数或用来实现统计累计数。
可以结合本示例来体会作为计数的用处，要体会用作累加的作用，可以把控件来源改为“销售金额”来看。
主体节的下方有一条虚线，这是一个名为“隐藏分页符”的分页符控件，分页符的作用是从放置分页符的位置开始强行分页，下面的数据从下一页中显示。
如果单纯从主体的这个位置放置这样一个分页符的作用是显示一行数据后就分页。
但通过预览可知本例并没有马上分页，而是在第一页显示了十条数据后才分页的。
这个功能是通过宏来实现的。
从数据库的对象中选择宏，选中其中名为“按金额汇总销售额”的宏。
单击设计，打开宏设计视图
“按金额汇总销售额”是一个宏组，其中包含了多个宏，在“宏名”中显示的是在本宏组中存在的宏。
在执行宏时，如果指定了宏名，将按顺序执行宏名下的每个操作，遇到其他宏名时，将停止执行。
可以用宏组.宏名的形式来执行宏组中的某个宏。
下面依次讲解宏组中的每个宏：
1.“隐藏分页符”宏的作用是将分页符控件隐藏起来，这样报表就不会分页。
它的操作为“SetValue”，表示设置值，在下半部分的操作参数中，“项目”为“[隐藏分页符].[Visible]”，“表达式”为“No”，表示将“隐藏分页符”控件的可见性属性设为否，这样这个控件就不会显示了。
注释字段描述的是本宏的用法与说明。
2.“显示分页符”宏的作用是将分页符在[计数器]=10的时候，显示出来，将报表分页。
这个宏的操作也是“SetValue”，操作参数中，“项目”为“[隐藏分页符].[Visible]”，“表达式”为“Yes”。
看一下宏的条件一列，设置为“[计数器]=10”。
表示只有当满足这个条件时才将[隐藏分页符]的可见性属性设为是。
3.“隐藏页脚”宏的作用是在[计数器]=10的时候，取消“销售金额”组页脚中的格式显示。
这个宏的操作是“CancelEvent”，表示取消事件的执行，这个操作没有参数。
在哪个事件中执行该宏，那么这个事件即被取消操作。
宏的条件为“[计数器]=10”。
4.“页合计”宏的作用是将“销售金额”文本框的值累加到“页合计”文本框中。
宏的操作也是“SetValue”，操作参数中，“项目”为“[页合计]”，“表达式”为“[页合计]+[销售金额]”。
5.“新增页”宏的作用是每一个页面开始时，将“页合计”控件中的值设为0。
宏的操作也是“SetValue”，操作参数中，“项目”为“[页合计]”，“表达式”为“0”。
学习完宏后，我们来看下各个宏在本报表中是如何调用的，查看主体节的事件
主体的格式化事件中设置为“按金额汇总销售额.显示分页符”，表示在格式化主体节时，执行“按金额汇总销售额”宏组中的“显示分页符”宏。
如果满足条件即显示分页符。
另外主体的打印事件中设置为“按金额汇总销售额.页合计”，主体中的每一条记录都会发生Print事件，这样当前记录显示一次就会在“页合计”文本框中累加一次，实现了页面的累加功能。
我们再回过头来看下页面页眉的事件
在页面页眉格式化中调用“隐藏分页符”宏，表示在显示每页页眉前就先将分页符控件隐藏起来了，配合主体格式化时调用的宏“显示分页符”，这样就可以实现在第一页显示十条数据的功能。
页面面眉打印事件中调用“新增页”宏，表示在每页页眉显示前把当前页的“页”合计文本框中的值置为0。
销售金额页脚是一个组页脚，在排序与分组的设置中，只设置了页脚，没有组页眉。
分组形式为“间隔”，组间距为“1000”，表示按销售金额的数值，每隔1000分一组，排序次序为降序，这样就会按销售金额由大到小显示。
销售金额页脚中只有一条水平线，用于分隔每组，在格式化事件中调用“隐藏页脚”宏。
这是因为在主体中运行了“显示分页符”的宏，在第十条数据时插入了分页符，这样该组的组页脚就会显示到下一页中，所以这里设置了“隐藏页脚”。
页面页脚中包含一条粗水平线及页码，另外还有一个名为“页合计”的文本框，内容未绑定，页合计中的值是结合页页面眉打印事件中的“按金额汇总销售额.新增页”宏及主体打印事件中的“按金额汇总销售额.页合计”宏来生成的。
报表页脚无。
8.“各国雇员销售额”报表
“各国雇员销售额”报表实现按国家和雇员分组打印销售额，并计算小计、百分比、总计等。
运行时需要输入日期参数。
如果雇员的总销售额>5000时，还会显示“超额完成”标签。
这个报表中没有用到宏，有关功能是通过VBA编程来实现的。
进入设计视图
报表的记录源是“各国雇员销售额”查询，而“各国雇员销售额”查询是个参数查询，所以在报表运行时提示要求输入参数。
报表页眉中包含报表标题和一个统计的日期范围，这个范围是由一个名为区域的文本框实现的。
文本框的控件来源为：
“="销售额：
从"&[起始日期]&"到"&[终止日期]”，它用“&”字符串连接符将三部分的字符串连接起来，其中“起始日期”和“终止日期”是数据源中的参数，可以直接在报表中使用，从而在运行时跳出提示框要求输入。
报表页眉设置了背景色。
页面页眉无内容
国家页眉是组页眉，按国家分组。
包含一个标签，一个“国家”文本框，用一条粗线作分隔。
“=[姓氏]&[名字]”页眉是一个二层组页眉，嵌套在第一层国家组中，按姓名分组。
由于并没有直接的姓名字段，所以将“姓氏”和“名字”用连字符连起来使用。
“保持同页”设置为“与第一条详细记录”，表示该组中的内容，第一条数据要与组页眉在同一页。
本组页眉中有一个显示姓名的文本，及一些提示标签，给主体内容以标示。
另外还有一些分隔线。
设成红色字体的“超额完成”是否显示是通过代码来实现的。
要在代码编缉器（VBE）中写入代码，我们可以通过事件属性进入VBE（VB编程简介在下一节）。
在这里我们先定位到“=[姓氏]&[名字]”页眉，双击该节前的小框框会弹出属性窗口，切换到事件属性，如下图
我们可以在组页眉格式化中加入代码，点击右侧的生成器（有…的小方框），就会打开VBE窗口，并自动加上sub过程的开始与结束语句，我们只需在只间写上要执行的语句即可。
IfMe!
销售人合计>5000Then
Me!
超标标签.Visible=True
Me!
SalespersonLine.Visible=True
Else
Me!
超标标签.Visible=False
Me!
SalespersonLine.Visible=False
EndIf
这里用到一个条件结构，IF...then…else…ENDIF。
具体可查看帮助，结合实例的意思如下，销售人合计>5000时，超标标签的内容“超额完成”就显示出来，下面的横线也可见；否则超标标签不可见，下面的横线也不可见。
国家页眉中也有一个格式化事件，可以通过同样的方法查看，内容只有一行“Page=1”，这个语句的含义为当一个新的国家组开始时，该页的页码显示为1。
主体节包含四个文本框控件，前两个来自于数据源中的字段，“占销售人总销售额的百分比”文本框的控件来源为“=[销售金额]/[销售人合计]”，[销售人合计]是姓名页脚中的字段，格式设为百分比。
“占国家总销售额的百分比”文本框同些类似，控件来源为“=[销售金额]/[国家合计]”，格式也为百分比，[国家合计]是国家页脚中的字段。
“=[姓氏]&[名字]”页脚是与“=[姓氏]&[名字]”页眉相对应的组页脚，包含三个文本框，“雇员合计标题”文本框的控件来源为“="合计：
"&[销售人]&"：
"”。
“销售人合计”文本框的控件来源为“=Sum（[销售金额]）”，对本组中的销售金额用聚合函数进行求和，在组页眉或页脚中可以访问本组中的数据。
“占国家总销售额的百分比2”的控件来源为“=[销售人合计]/[国家合计]”，与1的区别是这是一个人的总销售额占国家合计的百分比，而不是每笔订单占国家合计的比例。
国家页脚中有四个文本框，与“=[姓氏]&[名字]”页脚雷同，只是所在的分组不同，所以访问的数据也不同。
可以对比两个相同的控件来源“=Sum（[销售金额]）”在两个组页脚中所产生的不同数据。
理解组的含义。
页面页脚中包含日期和页码，背景为灰色。
报表页脚中包含全部销售额的汇总，控件来源还是相同的“=Sum（[销售金额]）”。
另外报表中还有一个无数据（NoData）事件，这个事件发生的报表的Open事件之后，如果记录集中无数据，就会执行这个事件，在这里的用MsgBox显示了一个信息，然后退出。
VB编程简介
在上一节的报表中我们使用了编程的方法来实现一定的功能。
如果稍微深入一点学习ACCESS，肯定要掌掘一点VBA编程。
编程就是通过编写程序语言，使之能实现我们预期的功能。
编程的语言也是种类繁多，门派各异，但就编程基础来讲各种语言又都是相通的，只不过在具体的实现语法上各有不同而已。
在Access应用程序中我们所用到的开发语言是VBA（VisualBasicforApplication），VBA源自VB，是Office应用程序内置的程序设计语言。
与VisualBasic6.0有着相似的结构和开发环境。
那么VBA在哪里写呢，在哪里来管理它呢，在Access中提供的开发环境就叫做VisualBasic编缉器，简称VBE，在Access中以Alt+F11的方式可以随时打开VBE。
结构如下：
在菜单栏和工具栏的下面就是主要的工作区了，左边上方的叫工程资源管理器，它显示了当前工程中的所有的类对象，窗体、报表及自己建立的类及模块都会在列表中显示出来。
右方的窗体便是代码编缉窗了，在这时进行VBA程序的编写与修改。
从视图菜单中可以添加其他窗口，如本地窗口，立即窗口等。
在简单了解了VBA及VBE后，我们再来简单了解一下VBA的语法。
在了解了VBA语法后就可以通过查看示例语句及向导自动生成的语句，来学习VBA了，通过多看，配合练习，慢慢的就会自己编写了。
VBA程序是VBA语言代码及注释的集合，一条语句是一个完整的命令，语句之间以换行符分隔，大多数情况下，一条语句就是一行代码，有时代码可能太长，为增加可读性，可以通过加上续行符“_”来分成几行续写。
在续行符的前面要有至少一个空格符，另外需要注意的是续行符不能将一个独立的关键字、变量名等拆分到不同的行。
除了正常的代码外，程序中还有一些注释，通过注释能增加可读性，也能方便二次开发及维护。
注释可以用Rem加空格开头，也可以用英文单引号“’”开头表示，以“’”开头的用法比较常见。
VBA语句由规定的关键字及其他被赋予意义的单词组合而成。
由单词等组成一个个语句。
其中能实现某种特定功能的一段语句，为了在以后再次实现功能时不用重复书写，我们就把这些能实现特定功能的一段语句进行单独的封装，从而形成一个程序段，象这样的一个程序段称之为过程。
sub过程与函数过程：
Sub过程１（）
……
Endsub
以上便是一个sub过程，以Sub加过程名及（）开始，（）中放置参数，如没有参数则保留为空．以Endsub结束。
函数过程也是一种过程，可以以Function加函数名开始，以Endfunction结束。
函数过程与sub过程最主要的区别是函数有一个返回值。
除了过程还有其他一些需要了解的基础如常量、变量、数据类型、几种常见的结构制流程控制语句、生命周期等。
在这里只是作个说明，起到过渡作用，不作详细说明。
读者可以自己查看帮助中可编程性部分的基本编程概念及其他相关章节。
9.“各类销售额”报表及“各类销售额子报表”
“各类销售额”报表及“各类销售额子报表”按类别显示各产品的销售额，并用图表的方式显示。
报表的显示效果如下：
在每一个产品大类中，以子表的形式显示这类产品的各种具体产品的销售额。
通过“类别ID”字段链接与主表链接在一起。
下面先来看看“各类销售额子报表”的设计吧，进入“各类销售额子报表”的设计视图
“各类销售额子报表”的记录源为“各类销售额”查询。
报表中隐藏了报表的页面页眉/页脚节，只显示主体节。
内容也比较简单，只有“产品名称”及“产品销售额”两个文本框，对应的控件来
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