卷烟商品进货与库存管理知识.docx

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卷烟商品进货与库存管理知识

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《卷烟商品营销员》之物流管理

第四章物流管理

　　第一节卷烟商品进货与库存管理

　　一、卷烟商品采购

（一）卷烟商品采购原则

　　卷烟商品采购需要在进什么、进多少、从哪里进、什么时候进等一系列问题上进行抉择，以便制定采购策略，更好地适应市场需要。

企业的采购策略是企业经营决策的重要组成部分，必须遵循以下原则：

　　1．以销、存定进原则

　　企业的经营目标是为了满足市场需要。

衡量卷烟经营企业经营目标实现程度的具体标志，就是看它采购的卷烟商品，能否适应销售和储存业务的需要。

如果企业采购的卷烟商品适销对路，就能适应销售和储存业务的需要，使消费者的需要得到满足；反之，如果企业采购的卷烟商品不能适应销售和储存业务的需要，一种情况是消费者需要的卷烟商品，无货供应，造成脱销；另一种情况是消费者并不需要的卷烟商品，却盲目采购，销售不出去，造成积压。

这样，消费者的需要就不可能得到满足，企业的社会效益和经济效益都不可能得到实现。

因此，企业在采购时必须根据以销、存定进原则，采购适销对路的卷烟商品。

　　2．经济核算原则

　　企业的商品采购，要占用、耗费一定的人力、物力和财力，因此，必须讲求采购业务的经济效益，要求做到以较少的资金占用和耗费采购适销对路的商品，只有这样，才能保证消费者的需要得到满足，才能增加企业的收入。

（二）卷烟商品采购量

　　1．确定经营周期内的采购总量

　　确定卷烟商品采购总量的依据是：

（1）具有连续性的本企业卷烟销售历史资料，以把握卷烟销售变化趋势，根据变动趋势及变动平均速度，并用适当的权数来确定计划期的卷烟采购总量。

（2）结合计划期的卷烟销售目标确定采购总量。

　　（3）根据本企业的资金实力，利用资金对策，调节采购。

　　（4）根据本企业的现有库存量确定采购总量的上限与下限。

　　（5）根据目前市场供需动态随时修正采购总量。

　　（6）调整和增强本企业采购人员的采购能力，使之能保证实现采购总量。

　　确定商品采购总量的方法有以下几种：

（1）收益期望值分析法这是根据本企业的历史销售资料，计算出不同的销售量的概率，以不同概率值推算出采购收益值，从中选择最大的确定采购总量。

（2）动态定量计算法计算公式如下：

　　购买总量=本期销售预算总量+期末库存量-现有库存量-本期已销量

　　（3）采购预算计算法计算公式如下：

　　采购预算总金额=销售预算金额×（1-平均利润率）

　　需要注意的是：

三种计算方法可能会有三种不同的结果，如果将三种结果再进行综合对比分析，计算出一个平均数，其准确程度就更可靠一点，一方面能保证销售，另一方面可以控制库存，保证资金正常周转，取得较好的经济效益。

　　2．确定卷烟商品采购批量

　　采购批量就是一次采购商品的数量。

采购批量与采购费用、保管费用有着密切的关系。

　　采购批量与采购费用是反比例的关系。

因为每采购一次特定的卷烟商品，就要花费一次采购费用，采购费用包括运杂费、采购人员工资和差旅费等其它费用。

当一定期间内采购某种卷烟商品的总量不变，则每次采购的批量大，采购的次数就少，采购费用也就低；反过来，采购批量小，采购次数就多，采购费用就高。

因此，为了节省采购费用，就要求采购批量大一些。

　　采购批量与保管费用是正比例的关系。

因为当一定期间内采购某种卷烟商品的总量不变，则每次采购的批量大，平均库存量也大，保管费用就多，包括保管费、存货占用资金的利息、折旧费、商品损耗和其它费用等；反过来，采购批量小，保管费用平均库存量就小，保管费用就少。

要节约保管费用，采购批量以小为好。

　　确定采购批量的方法通常有以下几种。

（1）经济批量法就是使采购费用与保管费用之和（即总费用）减少到最小时的采购批量。

计算公式是：

（2）费用平衡法即以采购费用为基础规定储存费用上限，当累积的储存费用小于或等于采购费用时便可确定其采购批量。

计算公式为：

　　采购费用≥储存费用=销售量×商品单价×储存费用率×储存时间

　　公式中储存时间的计算单位根据储存费用率的计算单位而定，如果储存时间用采购间隔的周期为单位，计算公式可以变换为：

　　储存费用=销售量×商品单价×储存费用率×（周期-1）

　　[例]某商品预计从第一个采购周期到第五个采购周期的销售量为400件、500件、600件、800件、600件，商品单价为10元，采购费用为380元，每周期储存费用率为2.1％，计算其采购批量。

　　第一步计算出各周期储存费用

　　S1=400×10×2.1％×（1-1）=0元

　　S2=500×10×2.1％×（2-1）=105元

　　S3=600×10×2.1％×（3-1）=252元

　　S4=800×10×2.1％×（4-1）=504元

　　S5=600×10×2.1％×（5-1）=504元

　　第二步比较采购费用与储存费用

　　前三个周期累积储存费用357元，低于采购费用380元，因此，该商品的采购批量应为：

　　400+500+600=1500件

　　（三）确定采购时间

　　1．选择适当的采购时间

　　企业为了不失时机地及时采购商品，使商品库存量经常保持在保证销售的水平上，就必须选择适当的采购时间。

　　一般可用采购点法来确定采购时间。

所谓采购点法，就是当库存下降到采购点（亦称订购点）的时候就进行采购的一种方法。

如图2-4所示。

　　从图2-4中可以看出，从采购点开始采购到采购的商品可以销售，一般需有一定的间隔时间（即提前进货期），不可能随进随销，而存货通过逐日销售在下降。

如果存量下降到采购点不开始采购，就要冒脱销的风险。

如果存量尚未下降到采购点，提前采购，就要冒积压的风险。

因此，当存量下降到采购点时，就开始采购，使库存量在提前进货期即将售完时，正好货也已到达，既不会脱销或积压，又可使库存量最少，节约保管费用。

因此，采购点是开始采购的最适当时间。

　　采购点是据以采购的库存量，它根据以下三个因素而确定：

（1）提前进货期时间这是指从开始采购到做好售货准备（售货准备包括收货、标价、展示等）的间隔时间。

（2）平均销售量

　　（3）安全存量（也称保险储备量）这是防止由于消费需求发生变化和延期交货引起脱销而储存的额外存量。

　　2．采购点的计算方法

　　按销售和进货期时间情况的不同，可以分为以下两种：

（1）在销售和进货期时间固定不变的情况下

　　采购点的计算公式如下：

　　采购点=平均日销售量×提前进货时间

（2）在销售和进货期时间有变化的情况下

　　采购点的计算公式如下：

　　采购点=（平均日销售量×最大提前进货期时间）+安全存量

　　在上述公式中，之所以要加上安全存量，是由于消费需求不是完全静止不变的，同时交货也有延期的可能。

如果不考虑这些影响存量的不确定因素，那么，计算出来的采购点（即据以采购的库存量），就往往脱离实际，显得过小，意味着推迟采购时间，这样就将冒脱销危险。

　　二、卷烟商品库存管理

（一）库存管理及其作用

　　1．库存的含义和分类

　　企业的管理者在经营活动中越来越重视库存的作用。

有的企业家和经济学家甚至把物流管理定义为对静止或运动库存的管理。

（1）库存的含义库存是指处于储存状态的物品或商品。

库存与保管概念的差别在于前者是从物流管理的角度出发强调合理化和经济性，后者是从物流作业的角度出发强调效率化。

库存具有整合需求和供给，维持各项活动顺畅进行的功能。

当顾客订货后要求收到货物的时间（交货周期）比企业从采购材料、生产加工、到运送货物至顾客手中的时间（供应周期）要短的情况下，为了填补这个时间差，就必须预先库存一定数量的该商品。

例如，某零售商直接向生产厂家订购一定数量的商品，并要求第二天到货，而生产厂家生产该商品需要花5天时间，运送需要花1天时间。

如果生产厂家预先生产一定数量的这种商品，并储存在物流仓库的话，则可立即满足顾客的要求。

避免发生缺货或延期交货的现象。

　　一般来说，企业在销售阶段，为了能及时满足顾客的要求，避免发生缺货或延期交货现象，需要有一定的成品库存。

而库存商品要占用资金，发生库存费用，并存在库存积压而产生损失的可能。

因此，既要防止缺货，避免库存不足，又要防止库存过量，发生大量不必要的库存费用。

（2）库存的分类库存可从几个方面来分类，从生产过程的角度可分为原材料库存、零部件及半成品库存、成品库存三类。

从库存物品所处状态可分为静态库存和动态库存。

静态库存指长期或暂时处于储存状态的库存，这是人们一般意义上认识的库存概念。

实际上广义的库存还包括处于制造加工状态或运输状态的库存，即动态库存。

　　卷烟经营企业从经营过程的角度可将库存主要分为以下七种类型：

　　①经常库存企业在正常的经营环境下为满足日常的销售活动而建立的库存。

这种库存随着每日的销售不断减少，当库存降低到某一水平时（如采购点），就要进行订货来补充库存。

这种库存补充是按一定的规则反复地进行的。

　　②安全库存为了防止由于不确定因素（如大量突发性订货、交货期突然延期等）而准备的缓冲库存。

　　③运输过程的库存运输过程的库存指处于运输状态或为了运输的目的而暂时处于储存状态的商品。

　　④季节性库存为了满足特定季节中出现的特定需要而建立的库存。

　　⑤促销库存为了对应企业的促销活动产生的预期销售增加而建立的库存。

　　⑥投机库存为了避免因物价上涨造成损失，或为了从商品价格上涨中获利而建立的库存。

　　⑦存淀库存或积压库存因商品品质变坏不再有效用的库存，或因没有市场销路而卖不出去的商品库存。

　　（3）库存的功能上述两个问题与库存在物流过程中的功能有关，一般来说，库存功能有：

　　①防止断档缩短从接受订单到送达的时间，以保证优质服务，同时又要防止脱销。

　　②保证适当的库存量，节约库存费用。

　　③降低物流成本用适当的时间间隔补充了与需求量相适应的合理的货物量，以降低物流成本，消除或避免销售波动的影响。

　　④保证生产经营的计划性、平稳性以消除或避免销售波动的影响。

　　⑤展示功能。

　　⑥储备功能。

　　2．库存管理在企业经营中的作用

　　库存存在于企业经营过程的各个环节间，也就是说，在采购、储存、销售的不断循环的过程中，库存可以使各个环节成为相对独立的经济活动。

同时库存可以调节各个环节之间由于供求品种及数量的不一致而发生的变化，把采购、储存和销售等企业经营的各个环节连接起来。

对于库存在企业中的角色，不同的部门存在不同的看法。

库存管理部门尽量保持最低的库存水平以减少资金占用，节约成本。

销售部门愿意维持较高的库存水平和尽可能备齐各种商品，避免发生缺货现象，以提高顾客满意度。

采购部门为了降低单位购买价格，往往利用数量折扣，通过一次采购大量的商品来实现最低的单位购买价格，而这样不可避免会增大库存水平。

运输部门则倾向于大批量运送，利用运量折扣来降低单位运输成本，这样会增加每次运输过程中的库存水平。

总之，库存管理部门和其它部门的目标存在冲突，为了实现最佳库存管理，需要协调和整合各个部门的活动，使每个部门不仅以有效实现本部门的功能为目标，更要以实现企业的整体效益为目标。

　　高的顾客满意度和低的库存投资似乎是一对相冲突的目标，过去曾经认为这对目标不可能同时实现。

现在，通过应用创新的物流管理技术，同时伴随改进企业内部管理和强化部门协调，企业可同时实现这一目标。

（二）合理库存与最低库存

　　1．合理储存的含义

　　合理储存是指以保证卷烟商品销售需要为限度的储存。

合理储存是合理储存量、合理储存结构分布与合理储存时间的有机统一。

（1）合理储存量合理储存量是指在下一批商品到来之前，能保证在这个期间商品正常供应的数量。

合理储存必须以保证商品流通正常进行为前提。

影响合理储存量的因素有：

　　①社会需求量储存量与市场需求有直接关系，为了满足消费的需要，要求有相应数量的商品，随时可投放市场。

在其它条件不变的情况下，储存量与市场需求量成正比。

　　②商品再生产时间储存量必须与再生产时间相适应。

在其它条件不变的情况下，储存量的大小与再生产周期的长短成正比。

　　③交通运输条件商品从生产领域进入消费领域，需要运输工具和运输时间，交通运输发达的地区和不发达地区，其在途中的时间是不同的。

　　④管理水平和设备条件储存量的大小也受企业本身条件的限制。

如仓库设备、进货渠道、中间环节、进货时间等，都会影响商品储存量。

（2）合理储存结构合理储存结构是指商品的不同品种、规格之间储存量的比例关系。

社会对商品的需要既要求供应总量的满足，又有品种、规格的选择，而且要求的结构也在不断变化，所以，确定合理储存数量的同时，还必须考虑不同商品其品种、规格在储存中的合理比例关系，以及市场变化情况，以便确定正确的商品储存结构。

　　（3）合理储存时间

　　①储存时间受销售时间的影响销得快，储存时间就短；销得慢，储存时间就长，甚至积压在库。

所以，物流部门要随时了解生产、销售情况、促进生产，扩大销售，加速周转。

　　②储存时间还受卷烟商品的物理、化学、生物性能的影响超过卷烟商品本身自然属性所允许的储存时限，就会逐渐失去其使用价值。

因此，储存的时间还必须以保证商品安全，减少损失、损耗为前提。

　　需要说明的是：

仓库网点的合理布局，也是影响合理储存的一个不可忽视的因素。

就流通领域而言，在商品流通过程中，批发企业和零售企业为了完成销售任务，分别进行一定数量的卷烟储存。

由于批发和零售企业的经营特点和供应范围不同，对批发环节和零售环节的储存要求也有所不同。

批发企业，一般担负着一定区域的供应任务、它要依靠一定的储存来调剂市场，起“蓄水池”的作用。

所以，在批发环节，储存要大，要合理设置储存网点。

零售企业处于流通渠道末端，网点分散，销售量小，因而，在零售环节，一般附设小型仓库，储存量小，应勤进快销，加速周转。

　　2．组织合理储存的重要意义

　　①组织合理储存，可以相对地减少储存过程中资金积压。

　　②组织合理储存，可以缩短商品流通的周期。

由于流通时间是社会再生产总时间的一个组成部分，而社会再生产时间等于生产时间和流通时间之和，所以，组织合理储存能够相对缩短商品在流通领域内停滞的时间，加快商品周转，从而加速整个社会再生产的过程。

　　③合理储存可以减少费用开支。

商品在储存期间需要花费一定的储存费用。

储存费用包括保管费、保险费和损耗价值。

可见，组织合理储存既可以减少保管费用、降低储存性物资损耗，又可以加快资金周转，节约利息开支，是降低物流成本，提高物流经济效益的重要途径。

　　④组织合理库存，可以减少不必要的中转环节，避免迂回、倒流运输，节约运力。

　　3．最低库存

　　保持最低库存的目标是要把存货配置减少到与顾客服务目标相一致的最低水平，以实现最低的物流总成本。

随着经理们谋求减少存货配置的设想，类似“零库存”之类的概念已变得越来越流行。

虽然消除一切存货的目标很具吸引力，但是，存货在一个物流系统中能够并且确实有助于某些重要利益的实现。

当存货在制造和采购中产生规模经济时，它能提高投资报酬率。

其目标是要将存货减少和控制在最低可能的水平上，而同时实现所期望的作业目标。

要实现最低存货的目标，物流系统设计必须控制整个公司而不仅是每一个业务点的资金占用和周转速度。

　　（三）控制物流成本的主要途径

　　由于实际物流情况的复杂性和多变性，控制物流成本的方法也是多种多样、变化不定的，但一般都遵循以下几条原则：

　　1．加快物流速度，扩大物流量

　　全部物流成本可以大体划分为可变成本和固定成本两部分。

前者如运输费、包装费、保管费等，它们随着物流量的变化而变化，即物流量增加时，物流成本的绝对值也随之增加，反之则减少，但它们的物流成本水平，即占物流成本数量的百分比相对比较固定。

后者如工资、固定资产折旧费、管理费等，它们在物流量变动时，其绝对值通常保持不变或变化较小，即相对比较固定。

但其费用水平随物流量的变化呈现反比例关系，即物流量增加时，费用水平下降。

　　根据这两种成本的特点，我们可以采取加快物流速度，扩大物流量的原理和方法，降低物流成本。

当物流速度加快时，虽然可变成本也增加，但其幅度小于物流量增加幅度，而固定成本部分则与物流量成反比，即物流速度越快，物流量越大，其成本越小。

从物流速度与流动资金需要量的关系来看，在其它条件不变的情况下，物流速度越快则所需要的流动资金越少。

从而减少资金占用，减少利息支出，使物流成本降低。

　　2．减少商品周转环节

　　商品在从生产领域进入消费领域，到达消费者手中之前，需要经过许多相互区别而又相互衔接的周转环节。

这些环节越多，商品的流通时间也就越长，商品成本就必然相应增加。

因此，尽可能地减少流通环节和缩短物流时间，尽可能地直达供货，尽可能地减少商品的集中和分散，这样就会使物流速度加快，减少物流成本。

　　3．采用先进、合理的物流技术

　　采用先进、合理的物流技术是减少物流成本的根本性措施。

它不仅可以不断提高物流速度，增加物流量，而且可以大大减少物流损失。

例如，先进、合理的装卸、运输机械，集装箱、托盘技术的推广，科学、合理的运输路线、库存量等都对减少物流成本具有十分重要的影响。

　　4．改善物流管理，加强经济核算

　　物流管理水平的高低是影响物流成本的最直接因素。

虽然管理本身不直接产生效益，但它却能通过其它具体的物流执行部门对物流成本产生影响。

因此，加强物流管理，实现物流管理的现代化，是降低物流成本的最直接有效的方法。

在具体实施过程中，采用岗位责任制方法，加强经济核算，从资金、人员、物流各个环节的支出等层层分解，实行目标管理，是行之有效的好办法。

　　需要说明的是，降低成本并不意味着同时降低服务水平。

如果在降低成本的同时，服务质量也随之降低，那么，由于成本降低所增加的利润就会被服务水平降低所带来的物流量减少所抵消、甚至成为负值。

　　三、库存控制

　　库存控制是烟草企业提高管理水平、经济效益和服务质量的重要途径，其主要方法有：

　　1．定期库存控制

　　定期库存控制法，是以固定盘点和订购周期为基础的一种库存控制方法。

它按规定时间检查库存量并随即提出订购，补充至库存储备定额。

商品订购时间是预先固定的，每次订购批量是可变的。

其计算公式如下：

　　订购量=平均每日销售量×（订购周期-订购间隔期）+保险储备量-现有库存量-已订购未交量

　　式中：

订购周期，指提出订货到该批商品入库为止所需时间；订购间隔期，指相邻两次订购日之间的时间间隔；现有库存量，指提出订购时盘点的库存量；已订购未交量，指已订购，能在下次订购前到货的数量。

　　2．定量库存控制

　　定量库存控制法，是以固定订购点和订购批量为基础的一种库存控制方法。

这就是说，当实际库存量降至订购点时提出订购，每次订购数量相同，而订购时间不固定，由商品需用量的变化决定。

其计算公式如下：

　　订购点=平均每日销售量×备用天数+保险储备量

　　定量库存控制法还有一种简单形式，称为双堆法或分存控制法。

实行这种方法，是先将库存商品分成两堆，先销售第一堆，当第一堆销售完时，立即组织采购订货，在第二批商品到货前，继续使用第二堆商品。

这样第二堆商品就是订购点。

　　3，储存期控制

　　它是通过计算库存商品的保本期和保利期，来控制库存商品的储存时间长短的一种方法。

如果商品的库存时间小于保本期或保利期，则企业不亏或盈利，反之则会亏损或达不到利润目标。

保本期和保利期的计算公式为：

　　每日变动储存费=购进批量×购进单价×日变动储存费率

　　公式中，固定储存费包括进货费用、管理费用，其金额多少与储存期长短没有直接关系；变动储存费用包括库存商品资金占用费、仓储管理费、仓储损耗等，其金额随储存期的变动成正比例变动。

　　（四）ABC分类控制

　　这是按储存商品占销售总额比重的大、中、小三类，将商品划分为此A、B、C三类，以便抓住重点、照顾一般地控制存货的方法。

在运用ABC分析法时，可采取以下步骤。

　　第一步：

收集数据，统计汇总、列表。

即收集库存各种商品品种、销售额等数据。

进行整理，并按销售额大小，从高到低分层，计算品种数、品种比重；销售额、销售额比重。

　　第二步：

制定ABC分类表。

即将品种累计在5%～10％左右、销售额累计比重在70％～75%左右的库存商品划为A类；将品种累计比重、销售额累计比重都在10％～20％左右的库存商品划分为B类；将品种累计比重在70％～75%左右，销售额累计比重在5%～10%左右的库存商品划为C类，如图2-5所示。

　　第三步：

确定控制方法。

A类商品应实行重点控制，一般宜采用定期库存控制法，尽量缩短订货间隔期；B类商品较重要，可适当控制，一般宜采用定量库存控制法，即当库存量降到订购点时订购；C类商品重要程度一般，可适当放宽控制。

这样，就能简化库存管理工作，做到既能保证经营需要，又占用最少的费用，从而使企业获得良好的经济效益。

　　ABC分析法的优点是通俗易行，有助于对为数众多的商品进行重点管理，区别对待，不平均使用力量，保证重点，兼顾一般。

在运用时必须注意以下两点：

由于分类时是以各种商品报告期的销售额为基础的，因此，在运用过程中，如果发现某些商品的销售情况比原来分类时发生较大变化时，应随时调整，该升级的应及时升级，该降级的应及时降级；ABC法原则上是按各种库存商品占销售总额的比重大小进行分类的，但如果某种商品的销售比重虽小，却很重要，也应划入A类作为重点来控制。

　　四、卷烟商品盘点作业

　　配送作业中卷烟商品处于不断地进、存、出动态中，在作业过程中产生的误差经过一段时间的积累，会使库存资料反映的数据与实际数量不相符。

有些卷烟商品因存放时间太长或保管不当使其质量受到影响。

为了对库存商品的数量进行有效控制，并查清商品在库中的质量状况，必须定期或不定期地对各储存场所进行清点、查核，这一过程我们称为盘点作业。

盘点的结果经常会出现较大的盈亏，因此，通过盘点可以查出作业和管理中存在问题，并通过解决问题提高管理水平，减少损失。

（一）盘点作业的目的和内容

　　1．盘点作业的目的

（1）查清实际库存数量盘点通过查清实际库存数量，并根据盈亏调整使库存账面数量与实际库存数量一致。

账面库存数量与实际存货数量不符的主要原因通常是收发作业中产生的误差，如记录库存数量时多记、误记、漏记；作业中导致商品损坏、遗失，验收与出货时清点有误；盘点时误盘、重盘、漏盘等。

通过盘点清查实际库存数量与账面库存数量，发现问题并查明原因，及时调整。

（2）计算企业资产的损益库存商品总金额直接反映企业流动资产的使用情况，库存量过高，流动资金的正常运转将受到威胁，而库存金额又与库存量及其单价成正比，因此为了能准确地计算出企业实际损益，必须通过盘点。

　　（3）发现商品管理中存在的问题通过盘点查明盈亏的原因，发现作业与管理中存在的问题，并通过解决问题来改善作业流程和作业方式，提高人员素质和企业的管理水平。

　　2．盘点作业的内容

（1）查数量通过点数计数查明商品在库的实际数量，核对库存账面资料与实际库存数量是否一致。

（2）查质量检查在库商品质量有无变化，有无超过有效期和保质期，有无长期积压等现象，必要时还必须对商品进行技术检验。

　　（3）查保管条件检查保管条件是否与各种商品的保管要求相符合。

如堆垛是否合理稳固、库内温湿度是否符合要求等。

　　（4）查安全检查各种安全措施和消防设备、器材是否符合安全要求，建筑物和设备是否处于安全状态。

（二）盘点作业的基本步骤

　　通常盘点作业可以按以下步骤进行。

　　1．盘点前的准备

　　盘点前的准备工作是否充分，直接关系到盘点作业能否顺利进行，甚至关系到盘点是否成功。

盘点的基本要求是必须做到快速准确。

为了达到这一基本要求，盘点前的充分准备十分必要