监理档案管理制度.docx

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监理档案管理制度

科信华正行字[2012]号

关于印发《宁波科信华正工程咨询有限公司档案管理制度》的通知

公司各部门、各分公司：

为规范本公司档案管理工作，确保各类档案的安全完整，特制定《宁波科信华正工程咨询有限公司档案管理制度》。

本制度自2012年7月1日起施行，请遵照执行。

附件：

《宁波科信华正工程咨询有限公司档案管理制度》

宁波科信华正工程咨询有限公司

2012年6月30日

宁波科信华正工程咨询有限公司档案管理制度

第一章总则

第一条为规范本公司档案管理工作，确保其安全完整，根据《建设工程文件归档整理规范》等有关规定，制定本制度。

第二条本公司和直属各业务部及各分公司在工作中形成的有利用和保存价值的业务资料、行政文件、会计资料和实物资料和声像等形成的所有档案都应按规定程序和手续移交综合部档案室集中管理。

第三条本公司档案室归属综合部，由本公司分管领导负责，综合部经理主管，配备专职人员负责管理。

管理人员的基本职责是：

负责档案的接收、整理、装订或修订、归档、保管、保密、鉴定、销毁、提供查阅、借阅和利用等工作。

第二章档案分类与归档范围

第四条本公司档案分为业务档案、行政档案、会计档案、实物档案与声像档案。

（一）业务档案按业务类别包括：

1、建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价报告；

2、建设工程监理；

3、其他。

（二）行政档案包括：

本公司文件与外来文件；

（三）会计档案包括：

记账凭证、账薄、会计报表、纳税申报表等；

（四）实物档案包括：

房屋产权证、土地使用权证等；

（五）声像档案包括：

音像材料、照片（底片）、录音、录像带等。

第五条为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的各种门类和各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以服务各项工作的需要，对本公司各类归档文件材料的归档范围规定如下：

一、业务档案归档范围

（一）建设项目建议书及项目可行性研究、项目经济评价类挡案

1、咨询成果文件

（1）项目建议书正稿（含附件）

质量控制流程单

签发人签发的项目建议书底稿

（2）项目可行性研究报告正稿（含附件）

质量控制流程单

签发人签发的项目可行性研究报告底稿

（3）项目申请报告正稿（含附件）

质量控制流程单

签发人签发的项目申请报告书底稿

2、咨询合同

3、工作底稿

（1）委托人提供资料登记表；

（2）咨询实施方案；

（3）审前调查表；

（4）廉政承诺书；

（5）咨询项目总结表；

（6）委托单位评价表；

（7）报告书送达回执单；

（8）资料归还收执证明。

上述第1、2、3点所列资料为必须归档资料。

4、咨询依据文件

（1）项目建议书（初步可行性研究报告）的批复文件；

（2）环保部门对环境影响的审批文件；

（3）相关政府部门关于场地、建筑规划、拆迁等的批复文件；

（4）项目总体规划图；

（5）建筑方案图，平、立、剖面图及标准楼层图；

（6）辅助工程及配套设施图；

（7）项目资金来源的承诺；

（8）项目资本金的承诺证明及银行等金融机构对项目贷款的承诺函；

（9）项目利用外资的有关审批文件或意向协议；

（10）科研开发新技术的鉴定证书；

（11）主要原材料供应意向协议；

（12）供水、供电等外部配套协作条件意向协议。

（二）建设工程监理档案

1、监理日常资料

（1）建设工程委托监理合同

（2）项目监理机构组建报告，总监理工程师、总监代表、专业监理工程师授权书，上岗证书及安全考核证书，人员调动函

（3）监理规划、各类监理实施细则

（4）监理月报、监理日记等

（5）监理工程师通知单及回复、工程停/复工令

（6）监理会议纪要（含第一次工地例会、专题会议纪要）

（7）公司对监理项目部检查记录及回复、监理事项审批表、委托单位评价表

（8）监理工作联系单

（9）监理工作总结

2、工程质量控制

（1）工程开工报审

（包括开工报告、建筑工程施工许可证、施工现场质量管理检查记录表）

（2）工程技术文件

地质勘察资料

施工图审查情况（包括工程重大设计变更通知书）

工程定位测量技术资料

设计交底及图纸会审纪要（包括桩基、主体、装饰图纸会审记录）

工程变更联系单、洽商记录

施工图

其它技术文件

（3）施工组织设计、专项方案报审

（4）总/分包单位及人员资质报审

（5）工程技术复验资料

（包括测量放线定位、地基验槽、技术复核、隐蔽工程验收、砼浇捣/拆模申请等）

（6）工程材料/半成品//构配件/设备报验资料

（包括报审表，合格证及相应的出厂试验报告，交货检验记录，见证取样复试报告等）

（7）施工试验、检验及检测资料（试块、试件试验、功能性检测报告，含安装工程各类测试记录、调试记录、试运行记录等）

（8）分项、分部（子分部）工程的质量验收资料

（9）原材料/半成品/构配件/设备报审、施工试验报审、工程验收汇总台帐

（10）旁站监理记录、监理抽检记录（平行检验记录）、见证取样记录

（11）沉降观测记录

（12）不合格项处理文件、质量事故处理文件

（包括事故、不合格项概况，处理方案、过程及处理后的验收情况）

（13）单位工程竣工验收记录、质量控制资料、安全和功能抽查资料、观感质量检查资料

（14）阶段性监理报告、工程质量评估报告、监理工作总结

（15）分部、单位工程验收备案证明、竣工验收报告

3、进度、造价、合同管理

（1）工程总进度计划报审表

（2）季/月进度计划报审表

（3）工程延期审批表

（4）预付款、进度款报审表

（5）工程洽商签证记录

（6）费用索赔审批表

（7）竣工结算审核意见书

（8）合同争议、违约报告及处理意见

4、安全文明管理

（1）总分包单位安全生产许可证、三类人员上岗证及安全考核合格证书报审

（2）各类安全、文明专项方案（含应急救援方案）报审

（需组织专家论证的论证意见书）

（3）起重机械（塔吊、施工电梯、物料提升机、吊篮等）备案登记资料

（包括设备出厂质量证明文件、装拆单位资质及人员、装拆方案、检测报告、联合验收记录等）

（4）施工机械、计量用具报审

（包括施工机械报审表、施工机械合格证及相应备案证明、计量用具合格证及核定证书等）

（5）特殊工种操作人员上岗证报审

（包括电焊工、架子工、登高作业工、电工、起重机械操作人员上岗证等）

（6）安全文明专项费用、安全设施及安全防护用品报审

（7）现场安全文明检查记录

5、其它资料

（1）建设工程施工合同及设备、材料采购合同

（2）建设工程分包合同

（3）质监、安监方案，上级行业主管部门检查记录及回复

（4）收、发文登记表

（5）业主财产登记及移交单

二、行政档案归档范围

本公司文件：

1、本公司设立、变更的申请、审批、登记及终止、解散后清算等方面的文件材料；

2、本公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

3、财务、会计及其它方面的文件材料；

4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；

5、经营管理方面的文件材料；

6、教育培训方面的文件材料；

7、党、工、青、妇组织方面的文件材料；

8、本公司购置的计算机等科技信息设备的开箱单、保修单、维修说明书等材料；

9、其它具有历史查考和利用价值的文件材料。

以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件、各类会议文件、生活记录、工作计划、工作规划和工作总结。

外来文件：

1、行业主管部门颁发的与本公司经营业务有关的工程造价、财政、税收、制度、准则等文件与规定；

2、本公司上报的请示、报告及主管部门的批复（批转）文件；

3、其它具有历史查考和利用价值的文件材料

三、会计档案归档范围

（一）会计类凭证

（二）会计账册类

1、现金日记账

2、银行存款日记账

3、总账

4、总分类账

5、明细账

（三）会计报表类

1、资产负债表、利润表

2、各类纳税申报表及所得汇算清缴报表与减免（退）税情况表

3、代征代扣税收情况表

4、银行对账单

5、单位公积金存款余额清单

6、工资单

四、实物档案归档范围

1、房屋产权证、土地使用权证、汽车行驶证

2、奖状、奖牌、奖杯

3、有历史价值和查考作用的各类实物

五、声像档案归档范围

1、本公司召开的各种重要会议形成的音像资料、照片（底片）、录音、录像带；

2、反映本公司历史面貌、地址变更、机构沿革对及具有历史意义的重大活动的照片（底片）、录音、录像带；

3、其他具有历史查考价值的照片（底片）、录音、录像带。

第三章档案整理与归档

第六条业务类资料的整理与归档

（一）在工程竣工验收合格或咨询成果报告出具后由总监（项目负责人）或总监（项目负责人）指定人员负责及时整理清点各类资料，将应归档的资料按归档资料目录顺序编号，应该归还委托方的资料及时归还委托方，并由委托方联系人签收。

整理归档的资料见第五条之规定。

（二）各项业务完成后，应由总监（项目负责人）撰写项目总结。

总结应全面归纳分析各项业务的优缺点和经验教训，将存在的问题纳入质量改进目标，提出相应的解决方案。

项目总结纳入归档范围。

（三）成果的信息化处理

本公司在业务总结完成后，应选择有代表性的工程咨询成果进行项目各项指标的统计与分析，分析比较事前、事中、事后的主要指标，作为今后工程咨询业务的参考。

（四）总公司工程监理业务档案整理装订后，先交公司监理部负责人审核签字，后经公司技术负责人签字后，由项目管理部人员负责在综合部档案室存档。

（五）业务类档案的归档时间要求

总公司各业务部的业务类档案应在咨询成果出具后的次月月末之前（工程监理档案在工程通过竣工验收后两个月内）归档。

各分公司的业务类档案应在咨询成果出具后的次月月末之前（工程监理档案在工程通过竣工验收后两个月内）归档并由该分公司的档案管理人员保管，当年的业务类档案应在次年6月30日之前统一移交至总公司档案室保管。

第四章归档材料立卷

第七条各有关业务部负责本部门的业务资料立卷；综合部门负责公司的文件、会计及其它属归档范围资料的立卷。

第八条档案案卷质量的基本要求是完整和精炼。

（一）所承接业务的每一项目所形成的文件材料，均应收集齐全；

（二）所承接业务的每一项目其证明材料，应以咨询成果报告所列问题的需要为标准，区分经过核实和未核实、已用作依据和未用作依据，分别加以取舍：

与咨询成果报告所列问题无关或未经核实的材料，均不立卷。

（三）咨询成果报告经各级复核修改多次的，仅对最后一次修改稿作为原稿归档。

第九条咨询项目的立卷要求是：

（一）遵循工程咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；

（二）正确分析和鉴别文件材料的保存价值；

（三）按委托项目分别立卷；

（四）卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；

（五）卷内文件材料的制作和书写必须规范、清晰，益于长期保存和查阅。

（六）应按规定格式用钢笔逐件认真填写卷内文件目录；

（七）案卷封面应逐项按规定填写清楚。

案卷题名要用毛笔或钢笔书写，字迹工整、清晰、简明扼要，反映卷内文件内容、保管期限规定准确；

（八）卷内文件材料，一般不超过200页为宜，超过的可根据文件材料内容的阶段性分卷装订。

第五章档案保管、利用和销毁

第十条应备有档案专用库房。

第十一条应建立健全档案资料的统计制度。

档案管理人员对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记和统计，每年编制统计报表。

第十二条本公司员工因工作需要可直接向档案室借阅，一般应在档案室查阅，需将档案卷带出档案室，按下列程序办理：

（一）本公司总经理、副总经理、总经理助理借阅所有档案，综合部经理借阅行政管理档案，专业技术部经理借阅业务管理档案、财务负责人借阅会计档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

（二）本公司其他人员借阅或本条

（一）人员借阅其它档案时，由借阅人提出申请，注明用途，经本部门经理签具意见，并经分管副总批准后，可以查阅、摘录、复制或外借，并及时归还，属“绝密”级档案，须经本公司总经理签字后方可借阅，但不能携带及复印。

第十三条本公司的档案（含尚未归档资料），除法律、法规规定外，原则上不对外（含客户单位）提供查阅、摘录、复制，确需提供的，必须经本公司分管副总批准。

第十四条任何组织和个人未经允许无权随意销毁本公司档案室资料。

销毁无保存价值的档案时，要成立档案鉴定小组，应当写出销毁档案报告，注明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容，连同编写的销毁清册一起送有关业务部门和综合部经理审核，报本公司分管副总批准并经总经理签字后方可销毁，并在原案卷目录上注销。

在销毁档案时，应当并指定两人以上监销，并由监销人员在销毁清册上签字。

第六章档案保管期限

第十五条档案保管期限按业务档案、行政档案、会计档案、实物档案和声像档案等不同进行划分。

保管期限：

分为短期（10年）、长期（20年）、永久三类。

（一）业务档案一般定为短期。

有特殊要求的可定为长期或永久。

（二）行政档案保管期限

1凡是反映本公司主要智能活动和基本历史面貌的文件材料，对本公司有长远利用价值的，列为永久保管。

主要包括：

本公司设立文件、章程、股东会、董事会决议、监事会报告、重要请示、报告、总结、综合统计报表、机构演变材料；

2凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

主要包括：

一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，行业管理部门颁发的许可证等材料；

3凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，主要包括：

本公司一般事务性的年度工作规定，各行政机关和行业协会颁发的非本公司经营业务的文件材料，各部门报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

（三）会计档案保管期限

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

（四）实物档案和音像档案保管期限

实物档案的保管期限分为永久和长期两类。

第七章附则

第十六条本制度由综合部负责解释。