人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册.docx

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人才服务机构流动人员人事档案管理服务标准化手册

浙江省人才服务机构流动人员人事档案

管理服务标准化手册（讨论稿）

一、范围

本手册规定了流动人员人事档案的接收、信息录入、材料归档、查阅、整理、数字化加工、库房管理、出具各类人事证明、转出等业务的内容、流程及要求。

本手册适用于浙江省省、市、县人才服务机构流动人员人事档案管理管理服务业务。

二、政策依据

中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）

中组部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）

中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）

中组部《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）

中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》的通知（浙人社发[2013]3号）

中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》（浙人社发[2013]204号）

三、工作内容及要求

（一）档案接收

1、档案接收工作应由省、市、县人才服务机构（以下简称各服务窗口）进行，由专人负责接收工作。

2、各服务窗口应在服务场所醒目位置公示《告知单》（见附录A），提供业务咨询服务，根据需要提供《服务指南》（见附录B）等。

3、接收人员应按照档案接收工作流程（见附录C.1）及档案接收制度（见附录D.1），进行人事档案的接收审核及登记。

（二）档案信息录入

1、档案信息录入工作由各服务窗口或后台录入部门进行，由专人负责信息录入工作。

2、信息录入人员应根据档案材料记载内容和档案信息录入内容要求（见附录E），如实录入档案数据库。

3、信息录入人员应认真负责，避免差错和遗漏。

录入完成后应进行核对，确保档案信息的完整准确。

（三）材料归档

1、材料归档工作由各服务窗口受理，由专人负责材料归档工作。

2、材料接收人员应按照档案材料归档工作流程（见附录C.2）及材料收集归档制度（见附录D.2）、鉴别归档制度（见附录D.3），对归档材料进行审核登记。

3、接收人员应认真鉴别、严格审核，对不属于归档范围或不符合归档要求的材料不予接收。

4、库房管理人员归档时应认真核对姓名、出生年月、档案号等信息，确保材料准确归档。

（四）档案整理

1、档案整理工作由各服务窗口或后台整理部门进行，由专人负责档案整理工作。

2、整理人员应按照档案整理工作流程（见附录C.3），进行分类、鉴别、排序、编目、技术加工、装订等工作。

3、整理应按照档案整理制度（见附录D.4）进行，做到认真鉴别、分类准确、排列有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用的要求。

（五）数字化加工

1、数字化加工工作由数字化加工部门进行，由专人负责数字化加工工作。

2、数字化加工人员应按照数字化加工工作流程（见附录C.4），进行材料扫描、图像处理、图像检测、数据挂接、验收审核等工作。

3、数字化加工应根据数字化加工制度（见附录D．5）进行，做到档案图像数据与纸质档案完全对应，确保档案实物和档案信息的安全保密。

（六）库房管理

1、库房管理工作由各服务窗口或后台库房管理部门进行，由专人负责档案库房管理工作。

2、库房管理人员应接照档案库房管理工作流程（见附录C.5）及档案保管保密制度（见附录D.6），进行库房管理工作。

3、应保持档案库房的清洁，配备必要的设施（见附录F），采取安全措施，以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温要求。

4、应根据档案检查核对制度（见附录D.7）每年将档案实物与档案名册、档案数据库进行核对，发现问题及时解决。

（七）档案查阅服务

1、档案查阅服务由各服务窗口进行，由专人负责档案查阅服务工作。

2、查阅服务人员应按照档案查阅工作流程（见附录C.6）及档案查阅制度（见附录D.8），提供人事档案查阅服务。

3、应确保档案材料不被涂改、圈划、抽取、撤换，档案内容不被泄漏或擅自向外公布。

4、应确保档案内容不应被擅自复制、拍摄。

查阅单位确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后复制或拍摄。

5、档案一般不外借。

如必须外借的，应由借阅单位说明理由，经人才市场（人才服务中心）负责人批准后办理登记手续，并限期归还。

（八）出具各类人事证明

1、出具各类人事证明工作业务由各服务窗口进行，由专人负责出具证明工作。

2、出具证明人员应按照出具各类人事证明工作流程（见附录C.7），根据档案实际记载内容出具证明。

档案中无记载的，补齐相关材料后出具。

确需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖公章。

3、出具的证明通过邮寄或本人转交的，应严密包封并加盖密封章。

（九）档案转出

1、档案转出工作由各服务窗口进行，由专人负责转出工作。

2、转出人员应按照人事档案转出工作流程（见附录C.8）及档案转递制度（见附录D.9），进行人事档案转出审核，确保转出档案准确无误。

3、转出审核档案时应仔细核对姓名、出生年月、身份证号等相关信息，避免因同名同姓转错档案。

4、户口或党组织关系挂靠人才服务机构的，须先行转出。

四、工作流程

流动人员人事档案管理服务工作流程见附录C。

五、工作表格

流动人员人事档案管理服务工作常用表格见附录G。

附录A（规范性附录）

流动人员人事档案管理服务告知单

一、服务依据

1、《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）

2、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅关于印发《浙江省流动人员人事档案工作服务规范》的通知（浙人社发[2013]3号）

3、中共浙江省委组织部浙江省人力资源和社会保障厅浙江省教育厅《关于加强流动人员人事档案规范管理的通知》（浙人社发[2013]204号）

二、流动人员人事档案范围

1、辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；

2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；

3、待业的大中专毕业生的人事档案；

4、自费出国留学人员的人事档案；

5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；

6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；

7、其它流动人员的人事档案。

三、流动人员人事档案管理机构

流动人员人事档案应集中归口到县以上（含县）政府人力社保部门所属人才服务机构统一管理，并接受同级党委组织部门、政府人力社保部门的监督和指导。

其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案。

附录B（规范性附录）

流动人员人事档案管理服务指南

浙江省人才服务机构设立市流动人员人事档案管理中心，市、县人才服务机构设立流动人员人事档案管理分中心。

通过统一的流动人员人事档案信息管理平台，实现档案信息异地联网查询，实行一点受理、多点提供有效服务模式，为各类企事业单位和专业技术人才、管理人才提供人事档案综合管理服务。

流动人员人事档案委托管理分为单位委托和个人委托。

一、单位委托管理人事档案

由单位携带营业执照、组织机构代码证（复印件）与人才服务机构签订档案委托管理合同，并提供员工档案所在地。

由人才服务机构办理和代办调集员工档案手续。

档案转入后，人才服务机构提供相关人事服务。

二、个人委托管理人事档案

由本人携带身份证、解除工作关系证明或退工单办理调档手续，手续齐全当场办理。

待档案转入后与人才服务机构签订档案委托管理合同，人才服务机构提供相关人事服务。

服务内容

●为委托单位新进员工调转人事档案；

●为委托单位退工（解除工作关系）员工转递人事档案；

●为委托单位提供人事档案信息查询服务；

●为委托单位收集、鉴别员工动态的人事档案材料；

●为委托单位审核、整理和装订员工人事档案；

●为委托单位员工出具各类人事证明；

●派出档案专业人员为企事业单位整理装订人事档案；

●提供相关人事档案事务咨询服务。

附录C（规范性附录）

流动人员人事档案管理服务工作流程

C.1档案接收工作流程

C.2档案材料归档工作流程

C.3档案整理工作流程

C.4档案数字化加工工作流程图

C.5档案库房管理工作流程

档案接收入库：

C.6档案查阅服务工作流程

C.7出具各类人事证明工作流程

C.8档案转出工作流程

附录D（规范性附录）

流动人员人事档案管理服务工作制度

D.1流动人员人事档案接收制度

一、凡接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规定将流动人员人事档案正本（或副本）及时送交流动人员人事档案管理部门。

二、送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少材料，凡是人事档案材料不齐全或不清楚，应补齐或弄清楚后，再办理有关手续。

三、送交的档案必须按规定经过整理，对不合格的，可退回原单位重新整理，限期报送。

四、流动人员人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登记，并及时办理接收手续。

五、对送交的档案、档案材料，应按中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）要求，认真鉴别，严格审核，防止不符合归档要求的材料进入档案。

对缺少的档案材料应进行登记并及时收集补充。

D.2流动人员人事档案材料收集归档制度

一、严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号）规定的范围收集流动人员人事档案材料，及时将全面反映人员自然情况和德、能、勤、绩、廉的档案材料收集归档，充实档案内容。

二、形成流动人员人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交流动人员人事档案管理部门归档。

三、流动人员人事档案管理部门，应建立联系制度，及时掌握形成档案材料的信息，主动向档案材料形成部门、流动人员本人和其他有关方面收集档案材料。

四、档案材料形成部门、档案管理人员和流动人员本人不得以任何借口涂改、伪造档案材料，不得将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档，不得将归档范围之外的材料擅自归档，不得将虚假材料和不符合归档要求的材料归档，不得私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

对违反相关规定的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。

其中，档案管理人员参与涂改、伪造档案材料的，应从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。

D.3流动人员人事档案材料鉴别归档制度

一、归档的材料应已办理完毕。

材料应对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。

二、归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。

三、归档材料一般应为原件。

证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时问，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章。

四、流动人员人事档案材料的载体应使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应留有20-25毫米装订边，字迹材料应符合档案保护要求。

五、对符合归档要求材料应逐份登记，并及时归入本人档案袋（盒）内。

D.4流动人员人事档案整理制度

一、应判定材料是否属于流动人员的材料。

属于他人材料（错插材料）的，首先查询是否在库，确不在库的，应与材料形成单位联系将材料及时退回。

二、应根据材料的主要内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。

不属于档案内容和重复多余的材料，应退回材料形成单位。

无保存价值的材料，应在《销毁材料登记表》上进行登记，经复核后报档案管理部门负责人批准销毁。

三、应审核材料是否完整、齐全、真实。

头尾不清、来源和时间不明的材料，应查清注明后再归档。

查不清楚或对象不明确的材料，不应归档。

发现档案中缺少有关材料的，应填写《整理审核备案表》，及时通知单位或个人补齐相关材料。

发现涂改，伪造的材料，应予以清除，并按有关规定追究责任，严肃查处。

四、应审核材料是否手续完备。

手续不完备的，应要求材料形成单位补办相关手续。

发现材料手续不全的，应填写《整理审核备案表》，及时联系材料形成单位补齐手续。

五、应根据材料的主要内容或用途确定类别。

根据材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，存其右下角编写页数。

六、应根据类别排列顺序及档案材料目录格式，打印详细的档案材料目录。

七、材料载体变质或字迹退色不清时，应采用修复、打印、抄写、复印等方法进行抢救。

打印、抄写材料，应认真细致、核对无误，并注明复制单位和日期。

八、对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应使用剪裁、折叠、加边、裱糊等方法进行技术加工。

技术加工不应影响材料的完整或损伤字迹。

应拆除材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物，以防止氧化锈毁材料。

九、材料装订时应理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。

装订成卷后的档案应卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。

十、整理装订成卷后，进行认真细致的检查，验收合格后方可入库。

D.5数字档案加工制度

一、数字档案图像数据格式为单页JPG格式。

色彩模式为24位真彩色，分辨率为300dpi。

二、数字档案图像数据与档案目录数据应做到一一对应。

图像数据与纸质档案应做到完全对应，除图像纠偏、裁边外不做任何修饰性图像处理。

三、对图像偏斜度、清晰度、失真度等应进行检测。

发现不符合质量要求时，应重新进行图像处理。

四、每份档案应以档案号为扫描后的图像文件夹命名。

文件夹下以材料所属的类号为子文件夹，子文件夹下单份材料按页码顺序对图像文件命名。

五、数据挂接应确保每份图像文件夹的名称与档案数据库中档案号对应，图像文件的页数与档案数据库中该份档案材料的页数一致。

六、对数字化加工完毕的档案和数据应进行验收审核。

经验收合格的数据应及时进行备份。

D.6流动人员人事档案保管保密制度

一、严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》、《干部档案工作条例》及《流动人员人事档案管理暂行规定》，不得在口头上、通讯中泄露档案内容和其他有关机密事项。

二、档案库房必须坚固，配制铁质档案拒，库房内保持清沽、安静，定期检查防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温等“六防”设施落实情况，保证档案安全，做到万无一失。

三、对保管的流动人员人事档案应在人事档案名册上逐个进行登记。

死亡人员档案分开保管。

四、严禁个人私自保存任何人的档案材料。

五、档案管理人员调动时，必须严格履行交接手续。

六、非档案管理人员不得进入档案库房。

七、档案材料不得擅自转移、分散、销毁和丢失。

八、在工作中形成的废纸须粉碎处理。

D.7流动人员人事档案检查核对制度

一、档案存放应编排有序，便于查找，档案管理人员应每年一次将库房内流动人员人事档案（实物）与流动人员档案名册进行核对，发现问题，及时解决。

二、凡人事档案转出，应及时登记。

三、每年末对库房档案进行统计，确保档案的完整与有序。

D.8流动人员人事档案查阅制度

为进一步贯彻执行中组部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）、中组部《关于严格管理干部人事档案的通知》（组通字[1996]22号）精神，对查阅人事档案作如下规定：

一、查阅流动人员人事档案者，必须是中共党员，并持有市委组织部统一印制且手续完备的《查阅干部人事档案审批表》和本人证件。

凡持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅人事档案的，一律不予提供查阅。

二、流动人员人事档案是党和国家的机密，查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

流动人员人事档案应妥善保管，不得遗失，不得转借他人，不准给无关人员翻阅。

档案内容应严格保密。

不得在案卷内涂抹、勾画及乱加批注。

卷内材料不得拆散，不得任意增删，未经同意不得擅自拍摄、复制。

违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分，假公济私者按违反《中华人民共和国档案法》处理。

三、外省市需查阅人事档案，应事先联系，征得同意后，凭《查阅干部人事档案审批表》前来查阅。

如流动人员人事档案部分内容反映被了解人的情况，则提供有关部分。

四、公安、安全、检察部门、公证处等需查阅流动人员人事档案，也应持有《查阅干部人事档案审批表》。

确因需要而摘录档案内容的，须征得档案管理人员同意。

对其摘录部分，由档案管理人员与原文核对无误后，写明档案材料出处及日期，并加盖公章。

对摘录复制的材料除必须留作证据外，一律由查阅单位负责销毁。

五、查阅流动人员人事档案，应在阅档室内或指定地方查阅。

六、任何个人不得查阅本人及其亲属的人事档案。

D.9流动人员人事档案转递制度

一、建立流动人员人事档案转递登记簿，凡进出档案须严格手续，逐一登记。

二、转递流动人员人事档案要通过机要交通或派专人送取，严禁本人携带，对本人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。

三、转出档案必须完整齐全，按规定经过认真的整理并装订成卷，不得扣留部分材料或分批转出，凡整理中剔除的待销毁材料不得随流动人员人事档案同时转递。

四、转递流动人员人事档案须填写《转递流动人员人事档案通知单》，严密包封并加盖密封章，以机密件寄出。

成批移交档案时，可填写移交名册（一式两份），由接交双方签字盖章。

五、档案管理部门对外单位转入的档案，应认真清点，经核对无误后，在回执上签名加盖公章后及时退回寄出单位。

逾期一个月未收到回执的，档案转出单位应函电催问，以防丢失。

六、档案管理部门要主动与用人单位联系，使流动人员人事档案随着人员流动或改变主管单位而及时转递。

附录E（规范性附录）

流动人员人事档案信息录入内容要求

1、基本信息

✧姓名——按转入的人事档案中记载录入。

✧身份证号——指目前本人有效身份证号。

无身份证号的，录入临时号，证件类型选择“其它”，号码规则为“LS+单位代号+出生年月日”，如“LS310119880808”。

✧档案转入号——指“接收人事档案登记簿”的流水号。

✧出生年月——录入身份证号后自动形成，无身份证号的，按档案中记载录入。

✧性别——录入身份证号后自动形成，无身份证号的，按档案中记载录入。

民族——按档案中记载录入。

曾用名一一按档案中记载录入。

✧政治面貌——加入共青团和各党派组织的名称。

✧参加年月——指加入共青团和各党派组织的时间，按照档案中“入团志愿书”或“入党志愿书”的记载录入，入团时间为团龄起始时间，没有团龄起始时间的按照支部大会通过决议时间录入，入党时间为支部大会通过接收其为预备党员决议时间。

✧参加工作时间——根据报到证或第一份工作材料（转正定级表等）记载录入。

居住地、邮编——指档案中最近记载的居住详细地址及邮编。

✧户口所在地——按最近的“退工单”上的记载录入。

✧毕业院校、所学专业、毕业时间、最高学历、学位——按裆案中最高学历的“毕业生登记表”、“成绩单”、“报到证”的记载录入。

学位一般在“授予学位证明”或“成绩单”上记载。

✧现职称、取得时间——指最近的“资格考试合格人员登记表”或“专业技术职务任职资格评审申报表”等职称评审材料中审定的职称。

✧委托单位——指已与市区县人才服务中心签订的档案管理（人事代理）合同的单位。

工作单位、电话、邮编——指现实际工作单位名称、电话、邮编。

✧委托方式——指单位委托、个人委托（以签定合同为准）或居住证调档。

✧档案转递方式——指档案转入的方式（一般指：

机要、专送、调档等）。

✧转递人——指送达档案或前去调档的工作人员的姓名。

机要转递的，录入机要号。

✧正本、副本——指人事档案正、副本的转入情况。

一般均为正本。

✧原单位——指档案转出单位，即原档案管理单位。

✧档案转入日——指“接收人事档案登记簿”具体登记日期。

✧档案转入地——指人事档案接收机构的名称或代码。

默认无须录入。

备注——备注中可录入档案材料缺少情况等信息。

2、个人简历

✧教育经历：

根据档案中的“高中毕业生登记表”、“高校毕业生登记表”等材料的记载，从高中开始录入起止时间、学校、所获学位、所学专业。

高中阶段学位、专业无须录入。

✧工作经历：

根据档案中的“退工单”、“解除工作关系证明”等离职材料的记载，录入起止时间、工作单位、离职原因。

3、家庭成员

✧根据最近的“干部履历表”、“职工登记表”或“毕业生登记表”中的家庭成员记载录入关系、姓名、工作单位、职务、出生年月或年龄。

4、奖惩情况

✧根据档案中奖励、处分材料上的记载录入奖惩时间、奖惩内容。

5、政审记录

根据档案中“因公出国（境）人员审批表”、“因公出国（境）人员备案表”的记载录入政审时间、政审结果、去向、停留时间、事由。

6、考核情况

根据“年度考核登记表”等考核材料录入考核时间、考核单位、考核结果。

7、语言能力

根据档案记载录入语种及通过何种考试取得何种成绩。

8、培训记录

根据档案中“培训结业成绩登记表”等培训材料的记载录入培训时间、内容、成绩、培训单位。

9、成果记录

根据档案中创造发明、科研成果鉴定材料的记载录入获奖时间、级别、内容。

10、合同鉴证

根据档案中“劳动合同”中的鉴证记录录入登记时间、合同起止时间。

11、待业登记

根据“劳动手册”待业登记一栏记载录入失业时间、登记时间、原单位。

12、数字档案

在正确分类的前提下依次进行电子扫描，形成一份既规范正确，又具有利用价值的数字档案。

其中录入内容中带“✧”的，为必须录入项目。

附录F（规范性附录）

流动人员人事档案库房设施要求

按照中组部、人事部和国家档案局的有关规定，为安全、科学地保管档案，最大限度地延长档案的寿命，档案库房设施应达到以下标准：

一、档案库房的管理工作应有专人负责，并建立档案库房管理规章制度。

二、建立人事档案专用库房，每管理1000人的人事档案，库房面积不少于20平方米。

办公用房、阅览室和档案库房应该分开，即“三室”分开。

三、档案库房应配备必要的六防设施，采取一定的安全措施，以达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温）的要求。

l、防火。

档案库房应远离食堂、锅炉房、汽车库、材料库等消防重点目标。

规模较大的高层库房应安装避雷针。

库房内应配备必要的灭火器材，不得存放易燃物品和其他杂物，不准吸烟、生火，不得使用破旧电线。

档案管理人员要熟悉有关消防知识，能正确使用灭火器材。

每天下班前应切断电源。

2、防潮。

在库房内应安装干湿球温度计或温湿度表，随时掌握温湿度的变化情况，使

用去湿机等设备，库房相对湿度控制在45%～60%。

3、防蛀。

裱糊档案材料应选用化学浆糊。

库房内不得存放食品和易霉物品。

定期施放驱虫药剂，使用防腐防虫物品，采取防虫、灭鼠的措施。

4、防盗。

将库房设置在比较安全的地方，并安装防盗门窗，使用性能较好的保险锁和报警器。

档案管理人员在下班前，必须检查门窗的关闭情况。

5、防光。

宜选用白炽灯照明。

如采用荧光灯照明时，应有紫外线过滤措施。

不宜采用自然光源，有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。

在任何情况下均应避免阳光直射档案。

6、防高温。

应配备排风扇、空调等通风降温等设备，库房温度控制在14℃~24℃。

附录G（资料性附录）

流动人员人事档案管理服务常用工作表格

接收流动人员人事档案登记表

接收日期

转入号

转递方式

姓名

原管理单位

档案号

入库情况

备注