制造企业物资供应商管理制度.docx

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制造企业物资供应商管理制度

XXXX有限公司

物资供应商管理制度

第一章总则

第一条为加强对我公司物资供应商的管理，建立、健全监督机制，规范物资供应商的开发、评审、选择、评价活动，优化物资采购供应渠道，提高外购物资的性价比，降低企业综合成本，特制定本制度。

第二条物资供应商管理应当遵循合法、公平、公正和诚信原则，应当遵循质量、价格、交货期与服务并重的原则，应当遵循公司利益优先的原则。

第三条本制度适用于对我公司所有外购物资供应商的管理。

第四条每月平均使用金额在10万元以上的物资，不应使用单一供应商，若特殊原因只有单一供应商，必须填报《单一供应商审批表》办理审批手续。

单一供应商是指以下两种情况：

（1）某种长协采购物资由一家供应商供应全部；

（2）临时或一次性采购物资在招标或比价时只有一家准入供应商参加报价。

（注：

临时或一次性采购物资，若在招标或比价时有多家准入供应商参加报价，即使最终只选择一家供货，也不算单一供应商。

）

第五条外购物资的分类：

第一类、高速纸机（指车速1000米/分以上纸机，下同）过程助剂等不能通过交货检验保证质量且直接影响高速纸机产品质量或生产效率的物资；

第二类、高速纸机关键设备、关键备件、纸机织物等直接影响高速纸机产品质量或生产效率的物资；

第三类、杨木浆线关键设备、关键备件等直接影响杨木浆线产品质量或生产效率的物资；

第四类、中低速纸机过程助剂等不能通过交货检验保证质量且直接影响中低速纸机产品质量或生产效率的物资；

第五类、中低速纸机关键设备、关键备件、纸机织物等直接影响中低速纸机产品质量或生产效率的物资；

第六类、热电分厂锅炉、汽轮机、发电机专用机械或电气设备物资；

第七类、通用的机械及电气仪表设备物资；

第八类、合同采购的大宗原料，包括：

木浆、原煤、进口木片、玉米淀粉、开票供应商供应的废纸；

第九类、面向周边不开票散户收购的物资，包括：

杨木块、切木皮、麦草、连蒸木皮、散户供应的废纸；

第十类、原煤、双氧水、液碱、碳酸钙等虽然用量较大但可通过进货检验保证质量的物资；

第十一类、消防物资、安全和劳动保护用品；

第十二类、对公司最终产品质量和生产效率无直接影响，价值不高的物资，如一般五金、工具、不在浆线或纸机线上使用的低值易耗品等。

第六条技术部门的定义：

根据公司现行的组织架构，本制度中的“技术部门”是指：

机械设备物资和电气仪表设备物资的“技术部门”是装备部；制浆和造纸用原材料和化学品、织物的“技术部门”是技术中心；污水处理用原材料和化学品的“技术部门”是环保部环保处；热电分厂原煤、电厂化学品和锅炉、汽轮机专用机械设备的“技术部门”是热电分厂；消防物资、安全与劳动保护用品的“技术部门”是安全处。

若公司组织架构发生变化涉及“技术部门”的分工变更，应另行发文进行修改明确。

第二章新供应商的开发

第七条技术中心负责第一、第四类物资新供应商的开发，采购部门、使用分厂协助；使用分厂负责第二、第三、第五类物资新供应商的开发，采购部门协助；热电分厂负责第六类物资新供应商的开发，采购部门协助；采购部门负责其他物资新供应商的开发，技术部门、使用部门协助。

第八条各部门收集到的新供应商信息，统一汇总到采购部门，由采购部门负责发起准入评审工作；公司内各部门均可以向采购部门提供新供应商情况，采购部门应积极接收并组织按制度进行评审。

第九条纳入中国纸业投资有限公司集中采购范围的物资的新供应商开发由采购部门配合中国纸业采购中心办理。

第一十条对于第一、二、三类物资，采购部门必须与具体各种物资的国内造纸行业知名度最高的前五名国外生产商、前两名国内生产商取得联系（可通过其经销商），邀请他们参加我公司的招标或比价。

第一十一条对于第四、五类物资，采购部门必须保证与具体各种物资的国内知名度最高的前五名供应商取得联系（可通过其经销商），邀请他们参加我公司的招标或比价。

第一十二条新供应商必须通过准入评审取得准入资格后才能进入招标、比价，比价有优势才能进入试验、试用阶段，试用评审通过后才能正式签约供货，连续供货半年评审合格后才能成为合格供应商。

第一十三条开发新供应商的优先顺序：

生产厂商（制造商）→一级经销商（或代理商）→二级经销商（或代理商）→一般贸易商。

第三章新供应商的准入评审

第一十四条除第九类物资，即面向周边不开票散户收购的物资的新供应商不需进行准入评审外，其他十一类物资的新供应商必须进行准入评审。

第一十五条新供应商准入评审的目的是审查供应商的资质和前三年业绩、所供应物资的质量可靠性、供货能力、税务风险等情况，评估能否接受其物资在我公司试用。

第一十六条新供应商的准入评审首先是技术准入评审，技术准入评审为准入的才能进入商务评审；技术准入评审由采购部门提出申请，技术部门牵头联合相关部门进行技术准入评审；商务准入评审由采购部门牵头联合财务部门开展。

第一十七条若新供应商是经销商的，需同时对其所经销物资的生产厂家进行技术准入评审（原煤经销商除外）。

第一十八条新供应商准入评审流程：

1、新供应商概况调查：

采购部门收集新供应商填写盖章的《新供应商情况调查表》和企业资质文件复印件，以及尽可能多的企业介绍资料、业绩表。

2、新供应商的技术准入评审：

（1）采购部门填写《新供应商技术准入评审申请表》，由部长签名后连同相关资料一起递交给相应的技术部门。

（2）技术部门先对新供应商提供的样品进行检测和评价，然后牵头成立对该类供应商的技术准入评审小组，采取技术交流、样品测试、现场考察等形式对该新供应商的产品适用性、在行业内质量口碑、质量优劣、质量稳定性、供货能力等进行评审，评审小组各人以《新供应商技术准入评审表》独立评分，技术部门工作人员当场统计评分结果，填写《新供应商技术准入评审统计表》，评审小组各人签名确认，再报使用部门主管副总、技术部门主管副总审核签名后，将该《新供应商技术准入评审统计表》正本移交给采购部门。

（3）技术准入评审小组由技术部门负责人、使用部门负责人、使用部门对口专家1人、公司专家库对口专业专家2人、使用部门使用车间（处室）员工代表2人组成，在充分讨论、了解情况后各自独立评分。

3、技术评审为不准入的新供应商，直接列入不准入名单，不再进入商务评审环节；技术评审为准入的新供应商，进入商务准入评审环节。

4、技术评审为准入的新供应商的商务准入评审：

采购部门牵头联合财务部门对新供应商进行商务准入评审，通过资料核查、面对面交流、现场考察等方式了解供应商的实力和税务风险，然后将商务准入评审意见填入《新供应商商务准入评审表》、《新供应商商务准入评审统计表》，完成签名审批。

5、商务准入评审小组由采购部长、业务处长、财务专家3人组成。

6、采购部门负责整理对每个新供应商准入评审的《新供应商技术准入评审统计表》、《新供应商商务准入评审统计表》，存入供应商档案，并将技术和商务评审均准入的新供应商列入准入供应商名单。

第一十九条采购部门应建立准入供应商信息库，根据提高性价比的需要可随时安排对在库准入供应商物资的试用；但若上次准入评审后超过一年以上没有试用其物资的，在下次试用前需重新评估。

第二十条新供应商的基本资格要求：

1、必须是具备独立法人资格的法人单位；

2、第一至五类物资的供应商应通过ISO9002或ISO9001认证，属于经销商的，其经销产品的原制造厂应通过ISO9002或ISO9001认证；

3、特殊物资如危险化学品、气体、消防器材、劳保用品等生产厂家必须具有法定的经营许可证、消防安全许可证、安全生产许可证等相关证件。

如这些特殊物资由供应商送货的，运输单位应具备相应的安全运输资质；

4、除第九、第十一、第十二类物资外，其他物资供应商的注册资本（实收）必须大于其可能向我公司月供货金额的两倍，且原则上不低于人民币100万元；

5、代理商应具备制造商授权书等代理资格证明。

授权书上内容必须有：

代理有效期、代理销售地区、代理销售产品类别。

第二十一条新供应商应提供以下资料：

1、工商营业执照、组织机构代码证、税务登记证、一般纳税人证书复印件，均须注明“与原件一致”并加盖公章。

2、对于国家法律法规规定办理资格许可的特殊行业，必须提供专业资质证照复印件，须注明“与原件一致”并加盖公章。

3、法人代表委托书原件、法人代表身份证复印件、授权代表身份证复印件，均须加盖公章。

4、对于从事进出口业务的供应商，应提供相应的资质文件。

5、ISO体系证书复印件，须注明“与原件一致”并加盖公章。

6、上一年度的财务报表、最近一期的财务报表，均须加盖公章。

7、新供应商简介及其产品的宣传资料。

8、公司的组织机构图和质量部门组织机构图。

9、公司董事长、总经理简介。

10、接单、安排生产及交货的主要流程或程序。

第二十二条对于临时一次性采购概算金额在人民币10万元以下的新供应商，可以不提供第二十一条中规定的第6、第9、第10项资料。

第四章准入供应商供应物资的试验与试用

第二十三条若准入供应商参加我公司的招标预中标、或在不招标的议价过程承诺的综合成本比在用供应商低，则采购部门应牵头办理对其供应物资的试用手续。

第二十四条准入供应商供应物资的试验由技术部门负责组织，技术部门对试验结果负责，生产使用部门协助，运营管理部有权监督。

第二十五条必须在准入供应商与我公司签订《物资试用协议》并收取试用保证金后才能开始试用。

第二十六条试用保证金和试验费的收取：

由使用分厂对该次试用若不成功造成的最大损失进行评估，并按该金额收取供应商试用保证金。

同时，对试用未达到承诺效果的供应商按每种（组）物资2万元的标准收取试验费。

1、若试用结果完全达到投标承诺的，采购部门应于10天内办理手续全额退还试用保证金给对方且不收取试验费。

2、若试用结果虽未完全达到投标承诺，但因该供应商的试用综合成本比其他预招标单位低且稳定而被公司最终确定中标的，采购部门应于10天内办理手续全额退还试用保证金给对方且不收取试验费。

3、若因试用出现产品质量问题、生产不稳定、设备损坏等情况造成损失的，该供应商应赔偿我公司的直接损失，并支付每种（组）物资2万元的试验费，采购部门应办理手续直接在对方的试用保证金中扣除试验损失赔偿金额和试验费金额，余额在10天内退还给对方，若保证金不足以扣除的，该供应商应于10天内支付补够。

4、若试用虽未达到承诺效果、但未造成公司损失，且供应商所免费提供的物资在试用过程替代了原有物资用量减少了生产成本的，按每种（组）物资2万元的试验费与生产成本减少额的差额收取试验费，公司直接在试用保证金中扣除，余额在10天内退还给供应商。

第二十七条试用报告必须有明确的试用结论和建议，经技术部门负责人和分管副总、使用分厂（部门）负责人和分管副总签字确认后移交采购部门办理下一步的手续。

第二十八条生产、技术部门必须做好每次试用新供应商物资的试用方案、采取措施减少试用对生产的影响，并保证试用数据的准确、公正，且接受供应商的监督。

第五章签约供应商的选择

第二十九条对于招标预中标的试用供应商，其物资试用结束后，由采购部门召集招标时的评委组开会讨论，听取技术部门、使用部门的试用情况介绍和是否继续采购的建议，根据该准入供应商的物资性价比数据，结合招标比价结果，投票决定是否签约采购该供应商物资。

讨论过程要通知监审部全程监督。

第三十条对于不通过招标选定的试用供应商，其物资试用结束后，由采购部门负责组织采购部门负责人和主管副总、使用部门负责人和主管副总、技术部门负责人和主管副总、财务部门负责人共七人开会讨论，听取技术部门、使用部门的试用情况介绍，根据该准入供应商的物资性价比数据，结合招标比价结果，投票决定是否签约采购该供应商物资。

第三十一条采购部门根据投票结果整理形成记录，经评委签名、监审复核后，方可办理后续的签约采购手续或试用终止的告知手续。

第三十二条对准入供应商的比价工作必须按公司的《招标管理制度》执行，合同管理按公司的《合同管理制度》执行。

第六章在用供应商的定期评审与奖惩

第三十三条对于在用供应商供应的各种物资，每月由使用部门进行评价，评价结果报运营管理部，由运营管理部监督采购部门对存在问题的供应商进行及时处理。

第三十四条对于在用供应商，在月度评价中没有被终止合作的，每半年进行一次评审，评审的内容主要是质量优劣与稳定性、交货及时性、技术服务、资金实力、税务风险。

第三十五条对在用供应商的半年度评审由采购部门发起，负责通知对应的技术部门并负责整理综合的评审结果。

第三十六条在用供应商半年度评审中的技术评审由技术部门负责人、技术部门对口专家、使用分厂负责人、使用分厂对口专家、使用车间员工代表分别以《在用供应商半年度评审表之一/二》进行评分。

第三十七条在用供应商半年度评审中的商务评审由采购部门负责人、业务处长分别以《在用供应商半年度评审表之三》进行评分。

第三十八条参加评审人员评分并签名后，由采购部门收集并汇总填写到《在用供应商半年度评审统计表》，由采购部门负责人复核、主管副总审核签名后，根据评审结论对供应商进行奖惩，并存入供应商档案。

第三十九条根据半年度评审打分结果将在用供应商评出A、B、C、D四个等级：

A级得分≥90分；B级80≤得分＜90分；C级70分≤得分＜80分；D级得分＜70分。

A、B、C级为合格供应商，列入合格供应商库；D级为不合格供应商。

第四十条对于A级供应商，在性价比相同的前提下，采购部门在分配采购量时适当加大与其合作量；对于C级供应商，在性价比相同的前提下，采购部门在分配采购量时适当减少与其合作量；对于D级供应商，应在一个月内停止与其合作。

第四十一条在用供应商出现以次充好、假冒伪劣产品，在索赔的同时，立即将其列入禁入供应商名单，五年内不再与其合作；虽非以次充好或假冒伪劣，但因质量问题影响我公司损失在5万元以上的，在索赔的同时，立即将其列入不合格供应商名单终止合作，一年内不再与其合作。

第七章在用供应商的紧急评审和退出机制

第四十二条在用的合格供应商在供应物资过程中如发生下列情况，相关部门可提出紧急评审：

1、进货检验连续两次关键指标不合格或质量太差退货的；

2、供货质量不稳定，对生产造成影响的；

3、供货不及时，影响正常生产的；

4、供应商经营发生重大变化，可能无法保证供货量的；

5、供应商发生税务纠纷，可能牵连到我公司且涉及税额较大的；

6、供应假冒伪劣产品、以次充好的。

第四十三条提出紧急评审的部门要客观、及时地提出，以《在用供应商紧急评审表》的形式提出书面申请和评审理由，交给采购部门，由采购部门组织紧急评审。

第四十四条在用供应商紧急评审的参加人员包括采购部门负责人和主管副总、使用部门负责人和主管副总、技术部门负责人和主管副总、运营管理部负责人共七人。

第四十五条紧急评审结果对照在用供应商评审奖惩标准对该供应商进行处理，评审为不合格的，采购部门应在采取措施通过其他供应商保证供货量的情况下立即停止对供应商物资的使用，延付其货款并根据造成我公司的损失进行索赔。

第八章非在用合格供应商重新供货前的评审

第四十六条对于合格供应商库中超过十二个月未供货的合格供应商，在拟重新合作参加招标或议价供货前必须重新进行评审。

第四十七条对非在用合格供应商的重新合作评审由采购部门组织，其中技术评审由技术部门负责人、技术部门对口专家、使用分厂（部门）负责人、使用分厂对口专家、使用车间员工代表分别以《非在用供应商重新合作评审表之一/二》进行评分。

商务评审由采购部门负责人、业务处长分别以《非在用供应商重新合作评审表之三》进行评分。

第四十八条参加评审人员评分并签名后，由采购部门收集并汇总填写到《非在用供应商重新合作评审统计表》，由采购部门负责人复核、主管副总审核签名后作为开展下一步工作的凭证并存档。

第四十九条非在用合格供应商重新评审为合格的，可直接进入招标比价或议价环节，预中标或按公司制度确定价格后可直接签约供应原已在我公司使用过没有出现问题的物资。

第五十条非在用合格供应商重新评审为不合格的，必须调出合格供应商库，重新进行准入评审、物资试用等新供应商评审流程。

第九章供应商档案管理

第五十一条采购部门负责分类建立供应商档案，包括在用供应商档案、非在用合格供应商档案、准入供应商档案、不准入供应商档案、禁入供应商档案。

在用合格供应商档案应包括：

《新供应商调查表》、供应商企业情况资料、供应商所提供的资质证明、《新供应商技术准入评审申请表》、《新供应商技术/商务准入评审表》及统计表、招标或比价记录、《新供应商物资试用协议》及合同审批表、新供应商物资试用报告、新试用后选择讨论意见表、《采购合同》及合同审批表、《在用供应商半年度评审表》及统计表等相关资料；

非在用合格供应商档案应包括《新供应商调查表》、供应商企业情况资料、供应商所提供的资质证明、《新供应商技术准入评审申请表》、《新供应商技术/商务准入评审表》及统计表、招标或比价记录、《新供应商物资试用协议》及合同审批表、新供应商物资试用报告、新试用后选择讨论意见表、《采购合同》及合同审批表、《非在用供应商重新合作评审表》及统计表等相关资料；

准入供应商档案应包括《新供应商调查表》、供应商企业情况资料、供应商所提供的资质证明、《新供应商技术/商务准入评审统计表》、招标或比价记录等相关资料；

不准入供应商档案应包括《新供应商调查表》、供应商企业情况资料、供应商所提供的资质证明、《新供应商技术准入评审统计表》、《新供应商商务准入评审统计表》（如果技术评审为准入）等相关资料；

禁入供应商档案《新供应商调查表》、供应商企业情况资料、供应商所提供的资质证明、《新供应商技术/商务准入评审统计表》、招标或比价记录、《新供应商物资试用协议》及合同审批表、新供应商物资试用报告、新试用后选择讨论意见表、《采购合同》及合同审批表、《在用供应商半年度评审表》及统计表（如果有）、《在用供应商紧急评审表》等相关资料。

第五十二条各类供应商档案资料发生更新或补充后，采购部门应于3个工作日内存入其档案。

第五十三条供应商档案由采购部门指定专人负责管理，除监察审计部和运营管理部以外，其他部门未经采购部门负责人允许，不得查阅。

第一十章纪律与监督

第五十四条公司监察审计部负责对供应商管理进行监督，发现违规违纪行为可及时制止，并报公司进行处理。

第五十五条在各阶段评审或讨论过程参加七人地位平等，应充分发表各自的意见和见解，填写推荐意见或投票时应不受任何提示和干扰，任何人不得将个人意见强加于他人。

第五十六条供应商有下列行为的，经公司监察审计部核实后，将该供应商列入黑名单，五年内不再与其发生任何交易行为。

1、提供虚假材料，骗取供应商资格的；

2、采用不正当手段进行恶性竞争或与其他供应商串通进行恶意报价的；

3、利用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；

4、向我方人员行贿或者提供其他不正当利益的；

5、以次充好或提供假冒伪劣产品的。

第五十七条参加新供应商准入评审、准入供应商物资试用评价、在用供应商半年度评审和紧急评审、非在用合格供应商年度评审的相关人员，若弄虚作假、徇私舞弊，一旦查实，视情节严重程度给予罚款、降职、免职等处罚。

第五十八条采购部门未能按时更新供应商档案的，视情节严重程度每次扣罚采购部门负责人100-1000元。

第五十九条按照第七条分工规定的责任部门未尽责开发新供应商，导致国内造纸行业知名度前五的供应商未能纳入我公司的准入供应商名单并取得联系的，对责任部门负责人按每少一家扣罚200元的标准每月进行扣罚，直至问题解决为止。

第一十一章附则

第六十条本制度自发布之日起实施。

第六十一条本制度由运营管理部负责解释与修改。

XXXX有限公司

XXXX年XX月XX日

附件：

1、《新供应商调查表》（生产厂家）

2、《新供应商调查表》（经销商）

3、《新供应商技术准入评审申请表》

4、《新供应商技术准入评审表》（技术准入评审小组个人评分用）

5、《新供应商技术准入评审统计表》

6、《新供应商商务准入评审表》（商务准入评审小组个人评分）

7、《新供应商商务准入评审统计表》

8、《在用供应商半年度评审表之一》（技术部门负责人、对口专家评分用）

9、《在用供应商半年度评审表之二》（使用分厂负责人、对口专家、使用车间员工代表评分用）

10、《在用供应商半年度评审表之三》（采购部门负责人、业务处长评分用）

11、《在用供应商半年度评审统计表》

12、《在用供应商紧急评审表》

13、《非在用供应商重新合作评审表之一》（技术部门负责人、对口专家评分用）

14、《非在用供应商重新合作评审表之二》（使用分厂负责人、对口专家、使用车间员工代表评分用）

15、《非在用供应商重新合作评审表之三》（采购部门负责人、业务处长评分用）

16、《非在用供应商重新合作评审统计表》

17、《单一供应商审批表》

18、《物资试用协议》

19、《新供应商成为合格供应商的流程》

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