客房管理系统解决方案.docx

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客房管理系统解决方案

广州XXXX客房管理系统解决方案

客房管理系统

2-1、现状：

酒店有工作站有：

前台、后台、中餐厅、财务室、总经理室，前

台作收银，后台作核算。

财务总监作客房分析以及房价定位，总经理

能作总个报表的审核与分析。

2-2、需求：

经过初步的接触、交流和资料介绍，XXXX子系统需求大致归纳如下：

需要一个稳定、安全和可靠的系统

公司掌握该部门的业务进展以及运行状况

信息数据库向管理层提供更快更全面的营业数据及分析依据

财务人员随时查询及统计该子系统数据

公司控制该系统所有数据及业务流程

部门前台随时掌握各房的净脏状况

2-3、客房管理体制上的漏洞分析：

2-3-1、单据繁琐难以整理：

A：

传统酒店客房管理当中对酒店客房的预订信息处理，是前台服务人员通过电话获得顾客的预订信息，然后用笔、纸记录信息，在记录的时候是比较繁琐和紧迫的，有时候还怕出现错误，这样令前台人员很是头痛的。

一般预订信息频率不是很大的时候还可得以应付，

如果信息频率稍稍变高一点呢！

就很难应付了。

而且在遇到团体预订信息时，有时候会忙得焦头烂额，并还不一定能够确保万无一失。

这仅仅是顾客预订的信息录入就使得酒店人员吃

不消，另外在加上顾客预计到达时间和预期入住时间又是一个很难控制的难题。

这样往往会

导致很多问题的出现；记录的预订信息可能没有发挥作用、预订的信息被丢失、记录出错等，种种本不该出现的问题影响着很多从事该行业的人的情绪和科学化的管理。

目前，很多酒店还没有使用当前的先进科学技术（电脑化管理）来管理酒店的客房。

规

模比较大的酒店系统当中，每天摆放在他们面前的单据犹如一堆小山，从而使这些酒店的财

务人员与酒店的营业状况都有了直接的关系，酒店数据量的变大，财务人员的工作量也随之变大。

而这个问题一直以来都是很多酒店老板头痛的难题。

B：

入住登记时，想要查找某客房是否空闲，必须通过电话与房管员联系，一间一间的

询问该客房的状况。

但是房类比较多，客房比较分散时，电话询问时就更不好取得准确的信息，而且这种工作也是非常繁琐的。

有时候还会引起顾客不好的反映，可能该时的这间客房处在空闲状态，但由于还没有整理或处在维修状态，这时候会导致顾客很难堪的。

也就因为

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这种原因还可能会丢失很多生意。

而导致这种原因就是因为传统的处理方式陈旧的原故引起的。

在顾客入住期间，顾客的入住期限人工也是不好控制的，在顾客结账时，收银员务必将

他的入住登记表拿过来，才能得知他的实际住房情况。

结账完毕后，该房的净脏信息前台人员也是很难获取的。

显而易见，这种传统的处理方式已经不能适应现代酒店客房管理业的发

展需要，更谈不上给老总们提供准确的决策信息了！

C：

酒店客房管理行业中，不仅仅只是为住房顾客提供一个休息的场所，为了满足顾

客的需求，肯定设置有很多娱乐及消费项目以供顾客的光顾。

这样不仅给顾客有一种服务齐

全的感觉，而且酒店从中还可以获取相当的利润。

酒店何乐而不为，但是这样在传统的处理

方式当中，顾客在交房时住宿单据及一系列消费的单据肯定很多，收银员稍不注意可能就会

出现一些差错，往往会导致他们受罚或被辞退。

像这类似的问题是很多酒店都会经常发生的，它不仅会给酒店带来一些损失，而且也会给酒店下面的职员带来不幸。

2-3-2、利润难以统计：

现代企业管理是要将企业的开支与企业的效益挂钩的，而在手工管理的模式下，由于客

房业客流量大，所涉及到的费用项目琐碎繁多，根本不可能很清楚的进行利润的核算；而另一方面，酒店客房业还存在房价会因时间的原因价格不一，产生“淡季价、旺季价、团体房

价、普通房价”等，在手工管理方式下，要实现清晰的利润核算需要动用大量的人力,并且

很难避免错误的发生。

2-3-3、管理层难以随时查询营业情况：

一个企业层的管理者，工作肯定是较繁忙的，不可能随时都在企业当中，也很难按时对

企业实时的营业状况进行查看，有时候吩咐下属将某一段时的营业情况统计以后，也不会当时来进行查询、分析。

而现实社会发展迅猛，竞争激烈，随时掌握企业营业情况并对企业经

营做出正确决策，以使企业在竞争中立于不败之地是非常重要的。

在传统的手工处理方式下，不仅需要大量的人力，而且在时间上也很难控制，是企业管理层的一个辣手问题。

2-3-4、其它问题：

A：

一个大的酒店客房企业，它的房态变化频率是很大的，为了提高客房档次和赢得顾

客的满意，随时都会装修客房、改造客房和给客房增添设施。

这样，这时候该客房虽然是空房，但是不能住客的。

另一点，有些顾客可能没有达到预住期限，没有交房人就已经走了。

还有顾客交房以后，所交的客房能否得到快速的清理。

这些信息前台人员怎样快速获得，都是传统酒店客房企业的一大难题。

B：

有些老顾客经常到酒店住房及消费，由于不能迅速找到存档的客户资料，所以客户

消费后要求挂帐的话，每次都要重新登记，一旦存档的资料不小心弄丢了，对于酒店客房企业还会造成不少的损失。

而最终在汇总所有的挂帐金额时，工作量也相当大。

C：

当今社会中，在人口流动量很大的都市或在一个风景旅游区，一个管理及服务好的

酒店企业当中，预订住房信息是很重要的。

远在外地的顾客会通过各种方式来预订客房，这种情况是很讲究效率的，如果顾客需要预订某类房，服务员查询该类房有无空闲都要相当长

时间，这个顾客很可能就会另寻其它酒店。

D：

酒店客房企业中对收银员的实收金额，传统的处理方式是很难控制的，有时候收银

员可能会与相关人事串通好随意的加收顾客的金钱，而手工记录的单据又与实际情况不相符合，这样对企业是很不利的。

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E：

在传统的手工处理方式下，企业的管理者根本无法及时掌握整个企业的收支情况，

包括职员的情况、应收应付账目、何时结清等等，所以在这个模式之下，管理者始终都像是“盲人摸象”，无法科学、准确地掌握整个酒店的情况，从而埋下了许多的隐患，也阻碍了企业的发展。

综上所述，传统的手工管理模式已经严重地阻碍了企业的发展，在当今社会，企业要想

跟上时代的步伐，不被时代所淘汰，一定要改变落后的管理模式，实现电脑化管理。

2-4、客房管理软件解决方案：

2-4-1、客房管理软件功能描述：

我们的客房管理软件由以下八大模块组成：

客房预订管理系统

入住登记管理系统

顾客娱乐消费系统

住房顾客费用管理系统

前台收银管理系统

财务管理系统

企业营业报表管理系统

系统维护管理系统

客房预订管理系统

比较优秀的酒店客房管理企业，预订客房信息情况是非常常见的。

顾客预订客房所采用的手段也经历了这样几个时期。

“飞鸽及口头预订、书面预订、电话预订”等都是人们曾经预订客房所用到过的方法。

现在，网络信息的发展，不仅给顾客对客房预订提供了方便、讯

速的益处，而且计算机网络的发展同时也给酒店客房管理企业的管理有了简单、全面、完善

的管理。

传统对预订信息的处理是很繁琐的，而且出现一些误差的机会是很大的，虽然对当

时的预订情况进行了登记，但由于顾客的预订抵达时间，及某一天有哪些预订客房的顾客会抵达，酒店客房企业用手工是很难控制的。

现在如果运用了预订管理系统，上面的问题都可以解决：

预订管理系统模块中，分散客预订和团体预订，服务人员只需按预订顾客提供的信息在预订登记表上录入即可；操作简单，查询方便，而且大量的预订信息很快就可以完成。

在录

入信息时，可以完全使用键盘操作。

在登记顾客抵达时，系统会自动将所录信息汇总统计，

并且每天预计到达入住顾客会有专一的报表显示，随时提醒服务人员今天会有哪些顾客会抵达。

入住登记管理系统

入住登记管理系统详细管理模块：

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散客入住：

（入住管理）区分主从客。

预订入住：

区分主从客，包括散客预订入住和团体预订入住。

普通房入住：

不区分主从客。

团体房入住：

只登记团体领队。

团体加房：

登记后再加房间。

成员结账：

团体的某些成员结账。

顾客娱乐消费系统

顾客娱乐管理系统完全控制顾客在酒店中的所有消费，如：

临时对顾客增加押金、半天房租、一天房租等，还有娱乐的费用管理。

如：

电话费、餐饮费及其它消费。

住房顾客费用管理系统

住房顾客费用管理系统，专用来管理入住顾客在酒店里面消费后的费用录入。

可以监控酒店哪些顾客应该要补押金，住房期限已超过所交的押金，临时消费的费用录入，该系统具备操作简单的升降序排列功能，可以即时对酒店中所有住房顾客的消费情况进行升降排序。

前台收银管理系统

前台收银管理是住房客户的结账离店管理工具，功能细致、操作简单方便。

条件管理模块：

可按房间号码、宾客姓名、性别、客源类别、团组号、入住日期、每天房价、预订离店日期、押金币别、入住时间、操作员进行选择性的查询及结帐，而且在结帐离店报表栏中也进行升降序排列统计。

打印模块：

可以自定义打印格式设计，市场通用打印机都能完成。

隐藏模块：

可以在结账离店报表栏中将房间号码、宾客姓名、性别、年龄、

职业、来此事由、何处来、往哪去、客源类别、贵宾否、团组号、证件名称、证

件号、国籍、工作单位、住址、联系电话、留言备注、入住日期、预订天数、其

中小孩、每天房价、折扣、定价方式、赊款限额、付款方式、房间种类、预订离

店日期、抵押金、入住时间、操作员、KeyID进行选择的显示及报表打印。

结账离店管理模块：

中英文转换管理功能；可将结账单进行中、英文互换，并且在顾客结账时还可以查询顾客入住时的资料，并且老顾客还可以用免单功能

进行免费处理。

财务管理系统

财务管理系统中系统会自动产生企业内部所有的应收、应付款，还可处理企业应该上交

的市政建设附加费；可按房间收取，也可按人数收取。

（内部费用管理功能、市政建设附加

费、宾客付款、前台退款、应收款汇总、应收款明细、主从客转账费用管理、不同房间转账

费用管理，另外数据统计模块中，系统还会自动生成每日、每月及每年的营业状况。

）

企业营业报表管理系统

企业营业报表管理系统中包含报表如下：

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1、

预订统计

2、

入住统计

3、

付款方式统计

4、

前台收款表

5、

每日退房明细表

6、

免单情况表

7、

房态汇总表

8、

客房可用率报表

9、

团体客人报表

10、在住客人报表

11、在住贵客报表

12、今日离店客人报表

13、今日到店客人报表

14、明日离店客人报表

15、明日到店客人报表

16、今日应离未离客人报表

17、预订客人报表

18、已退未结表

系统维护管理系统

系统维护管理可以对整个酒店客房内部所有客房管理系统控制和维护的一个的功能，主

要功能包括如下：

1、指定服务器：

可以单独在多种不同NT局域网络中管理。

2、参数设置：

整个客房管理系统中系统维护的核心部分，在结账方式设置模块中有

九项方式可供选择：

I.允许从客做入住登记

II.从客费用可分开记账

III.从客可单独结帐先走

IV.主客结账也结掉从客

V.房租折扣包括服务费

VI.主从客之间允许转账

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VII.不同客房之间可转账

VIII.允许自动录入房租

IX.登记后立即录入半天房租

3、它参数

（1）系统维护设置情况有：

a）自动录入参数设置，录入房租时间的住房顾客的打折密码。

b）结账时根据宾客入住实际天数自动计算应收房租。

c）预订客房时收取手续费。

d）入住登记后修改折扣率，则修改所有已录入的房租。

e）结账单打印参数设置，并可启用高级打印参数自定义打格式。

f）房务导航显示参数设置，自定义房务导航图形。

4、其它参数

（2）系统维护设置可以设置允许自动打印当天客人在住情况表。

5、权限设置：

有63项条件可以对操作员的操作权限控制，分别是预订

管理、团体预订、预订到达报表、入住登记、费用录入、应收录入、应收汇总、费用明细、宾客付款、前台退款、主从客转账、不同房间转帐、夜间审

核、结帐离店、预订统计、入住统计、付款方式统计、每月报表、每日报表、客房信息、员工信息、贵客信息、友好单位信息、部门信息、房间种类、设

施配备、市政建设附加费、从事职业、来此事由、证件名称、国藉代号、付款方式、定价方式、币别方式、班别种类、酒店信息、内部费用代码、客史

查询、参数设置、权限设置、系统初始化、帮助、人事代码、内部费用登记、前台收款表、每日收支情况、房务导航、查看操作日志、每年报表、已退未

结表、免单情况表、每日退房明细表、房态汇总、客房可用率报表、团组客人报表、在住客人报表、今日离店客人报表、今日到店客人报表、在住贵客报表、预订客人报表、明日离店客人报表、明日到店客人报表、今日应离未离客人报表。

6、系统初始化：

有37项选项可供用户选择性进行数据初始，分别是从

事职业、部门、方位朝向、房态代码、房间种类、费用代码、付款方式、客户信息、用户信息、国藉代号、班别、来此事由、年龄简称、设施配备、证件名称、定价方式、币别种类、职务、员工信息、友好单位、客房信息、客人费用、客人付款、内部费用、前台退款表、内部费用代码、入住登记、应收汇总、客房预订、后备客房预订、后备入住登记、前台月报、后备客人费用、后备客人付款、免单情况、操作日志、已退未结。

2-4-2、酒店客房管理软件的主要功能辅助说明：

1、信息管理模块

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信息中心汇集了所有基本信息，如客房信息、员工信息、部门信息以及各种代码信息等。

酒店开始经营之前必须利用信息中心编辑各种基本信息然后才能进行经营活动。

合理地编排信息中心里的代码信息可以大减少录入工作量，提高工作效率。

2、前台管理模块

预订管理：

对客人的预约订房进行登记，以备查询统计。

客人预订时根据客人的抵达日期、房间种类自动提供可用的房间供选择。

客人入住：

客人入住分散客入住和预订入住，散客入住指没有预订临时住店的客人，而预订入住指通过各种方式预订客房的客人到店入住。

本模块的功能是对抵达酒店的客人进行登记并为每个客人建立账号，以后可以根据这个

账号登记客人的各种费用，客人也可以凭此账号付款，也可以查询到任何一个客人的应收汇总和明细账。

本模块充分考虑到前台工作人员的工作特点，尽量减少文字的录入量。

大量的登

记项目可以用鼠标进行选择而不须用键盘输入，可以很快地完成客人资料的录入工作使客人在前台的等待时间大大减少。

对已经登记的客人入住资料可以进行修改。

修改的时间不限，您甚至可以在客人入住一

段时间后对客人的入住资料进行修改。

本系统会根据你的修改内容自动修改相应的客人费用、客人付款和客人应收汇总、明细等各种相关资料的内容。

入住登记资料不允许删除。

要删除一个客人的入住登记资料有两种方法：

客人结账离店或者进行系统初始化。

同样也可以对当前入住的客人资料进行任意条件组合的查询，可以查询出任何所需的客人资料。

查询到的资料可以进行打印输出。

房务导航：

前台所有操作都可在房务导航中完成，是特别为前台操作人员设计的一个查询简单，操作方便的功能。

3、费用管理

费用录入：

客人入住登记后系统自动为每一个登记的客人产生一个账号（与房间号码相对应）。

本模块就是根据这个账号录入客人住店期间的所有费用，并自动产生应收汇总账和明细账以供结账时参考。

市政建设附加费：

要上交给上市行政机关的费用，按人头计算，并且每天都要进行录入。

宾客付款：

顾客根据自己的消费情况进行付款，付款后将影响应收汇总及应收明细，系统会在改动后自动进行调整，保持与资料一致。

应收款查询：

本模块分两种情况进行查询，应收汇总和应收明细。

应收汇总；使用本模块可以查看到任何一位已经登记的客人当前的应收款、已收款和欠款。

应收明细；本模块可以查看任意一个客人到目前为止的所有费用详细情况。

查询时可以

有两种方法供选择：

可以根据房间号码或客人姓名，也可以根据多种条件组合进行查询。

转账服务：

本模块提供两种转账方式：

主从客转账和房间转账。

主从客间能否转账要看系统参数的设定情况，如果允许的话就可以进行转账。

同样道理房间转账也要根据系统参数设定情况不同而不同。

转账离店：

对近期所有做过转账并离店的情况记录，可查询参考具体明细。

夜间审梳：

是于晚间对本日经营情况的核对审查、对本日入住情况做出简单的统计并且对明日预订离店做出估计。

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已退未结表：

对已经退了房，但又没有结账的情况记录。

4、数据统计

预订统计：

预订统计提供四种统计方法；订房不到、临时取消、提前抵店和逾期抵店。

入住统计：

对所有已入住情况统计，包括散客入住、预订入住、普通房入住、团体入住情况统计。

付款方式统计：

按各种付款方式统计，所统计的各种方式一定要是信息中心的付款方式信息中所有的。

内部费用登记：

酒店内部消费录入，消费项目需要在信息中心的内部消费项目中录入。

前台收款表：

前台收款表统计的是客户入住登记时的抵压金，入住后的消费、付款以及结帐离店时的所交款项。

每日退房明细表：

统计当日客户结账离店明细情况。

每日报表：

每日报表统计的是收入与支出情况以及宾客与客房情况。

收入与支出情况以及宾客与客房情况将自动在当天进行统计。

并且可以按日期进行查询。

每月报表：

前台月报就是由用户设定一个时间段作为一个月，对这个月每一天的收款情况进行统计形成月报表。

一年允许进行十二次月报。

第一个月的起始日期和结束日期

由用户输入（结束日期一般就是当天日期），以后每个月的起始日期取自上一个月的结束日期的下一天。

做完十二次后要初始化每月收款资料库才能继续进行月统计。

（可以查询作过月报的每一月的详细资料及具体到该月中每一天的所有收款情况。

每年报表统计：

可以自定义一年当中的起始时间及结束时间来进行查询统计在这一段时间的收入与支出情况以及宾客与客房情况。

5、系统功能

参数设置：

参数设置相当于本酒店的入住规则。

主要有结账方式参数设置和其它参数设置两大项。

结账方式设定后将影响到住店客人的入住登记、结账离店的方式，一般设定后不宜随便改动。

其它参数如自动录入房租时间等。

权限设置：

本系统可以建立不同的操作员并给予不同的操作权限以保证系统的安全。

其中主管用户是最高权限用户，可以建立、修改甚至删除别的操作员。

主管本身不能被

删除，每个操作员都有口令，并且可以进行修改（只能修改自己的口令）。

系统登录时将根据登录用户的权限决定各种功能是否可用。

系统初始化：

利用本模块可以清除选定的所有资料库的内容，回复到原始状态。

一般在开始经营之前作一次初始化。

建议用户要了解清楚每一个资料库的作用，没有必要不要作初始化处理。

查看操作日志：

操作日志当中记录了每一个操作员进入系统，以及在系统当中的一些基本操作情况。

重新登陆：

前台操作人员在进行上下班交接时不用退出系统直接可以在这里登陆，进入系统。

2-4-3、部分用户界面及操作图如下：

1、酒店客房管理系统主界面如（图2-1）：

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（图2-1）

2、客房预订登记表（图

2-2）：

（图2-2）

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3、客入住登记表（图2-3）：

（图2-3）

4、客结账单（图2-4）:

（图2-4）

5、团组客人报表（图2-5）：

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（图2-5）

6、房间可用率报表（图

2-6）：

（图2-6）

7、在住顾客报表（图2-7）:

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（图2-7）

8、应收款明细表（图2-8）:

（图2-8）

2-5、XXXX客房管理网络系统体系结构

网络选型：

XXXX我们推荐使用MicrosoftWindowsNTServer局域网络。

MicrosoftWindowsNTServer高性能的客户服务器应用平台

可以支持文件、打印、信息传递与应用服务的多用途网络操作系统；并且可以支持32个CPU

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抢先式多任务多线程调度，32位操作系统

服务器就用的内存保护

支持多种Intel、MIPS、ALPHAAxp、PowerPC处理器

支持4GB内存；4.02亿TB外存；并为应用程序提供2GB虚存。

网络平台

支持包括TCP/IP、Netbeui、IPX/SPX、DLC和Appletalk在内的多种协议标准。

可作为TELNET和FTP客户端、FTP服务器，并有ServeceForMacintosh网络客户端管理工具可为包括Windows95在内的多种客户机制作安安装盘内置的信息传送服务

安全性

支持本机的安全性与访问资源前用户身份与口令的核实

可由管理员控制账户的锁定，防止无限制的登录。

C2安全级

NTFS文件系统对每个文件与目录的保护

支持无盘工作站

文件系统

NTFS、FAT、HPFS和MACINTOSH文件系统

支持NTFS、FAT、HPFS和MACINTOSH文件系统上的长文件名支持UNICODE

支持NFS

支持在NTFS上的基于文件或目录的文件压缩

本系统采用星型10MEthernet布线形式，后台以WindowsNT为网络操作系统，配

以Windows98为工作站，建立真正的客户/服务器（Client/Sever）环境。

WindowsNT

系统安全稳定，而且具有Windows操作界面，方便易用，是目前最适用于中小型网

络的操作系统。

针对XXXX实际情况，我们方案解决平面图如下：

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作为一家知名的系统集成商，我们拥有一流的信息管理、网络建设技术和丰富的应用开发经验。

在方案设计中，我们将按照下述原则进行系统的设计：

1．实用性

充分满足XXXX现在及未来的各种需求，结构化布线系统真正为XXXX的计算机网络建设提供强有力的支持，而计算机网络系统则真正为XXXX的财务数据电算化、办公自动

化、管理及决策现代化等提供可靠的保障，确保XXXX协设办公动作所需的迅速、可靠的信息往来；清晰的业务流程。

2．用标准技术

本系统的所有设计遵循国际上现行的标准进行，以提高系统的开放性。

3．高可靠性

一个实用的系统同时必须是可靠的。

本设计通过选择高品质的布线产品和进行合理的结构化设计，严格规范的施工安装，并通过合适的网络设计，及软、硬件选型，以保证系统的可靠性与容错性，避免灾难性事故发