文秘办公必须掌握的电脑技巧.docx

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文秘办公必须掌握的电脑技巧

　　a;秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

　　一、红头文件的制作及标准

　　1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：

3.7

　　厘米下：

3.5厘米左：

2.8厘米右：

2.6厘米。

选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。

选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿

　　宋”;

　　“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;

　　“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

　　2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端”，“对齐方式”设置为“外侧”。

然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

　　3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在Word2021版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。

　　选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。

选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“

　　15.5cm”。

　　注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

　　“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：

　　“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“

　　2.5cm”——平行文标准，“

　　8.0cm”——上行文标准，注：

用户可根据实际情况调节尺寸。

然后单击“确定”。

　　选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。

文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。

选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

　　4、红线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。

　　选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置为“红色”;”虚实”设置为“实线”;

　　“粗线”设置为“

　　2.25磅”。

选择“大小”附签，“宽度”设置为“

　　15.5cm”。

选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：

　　“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”，垂直对齐：

　　“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm”——平行文标准，“

　　13.5cm”——上行文标准，注：

用户可根据实际情况进行调节。

单击确定。

　　5、文号制作平行文文号：

文号——三号仿宋、居中显示。

　　上行文文号：

文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。

　　注：

文号一定要使用六角符号。

六角符号插入方法：

选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

　　6、主题词制作选择“表格”——“插入”——“表格”，选中表格，单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”;

　　然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：

主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

　　7、保存成模板文件单击“文件”——“保存”，“保存类型”：

选择“文档模板”;

　　“文件名”：

给模板命名;

　　“保存位置”：

模板所在路径。

　　至此，模板制作完成。

以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。

　　要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：

选择“文件”——“打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

　　二、公文正文排版

　　1.依据模板建立新公文：

选择“文件”——“新建”——“常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。

　　2.制作公文正文内容：

正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

标题——二号小标宋字体，居中显示;

　　主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式;

　　正文——三号仿宋字体;

　　成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，“○”和六角符号的输入方法一致，不能使用“字母O”或“数字0”代替。

　　文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。

最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

　　三、用Word制作电子公章

　　1、图章轮廓选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为“无填充色”，线条宽度为2磅，颜色为红色，“叠放次序”为“最底层”。

　　2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。

并把艺术字设置成红色。

　　3、插入五角星在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，移动到圆中合适的位置，然后选?

ahref=‘///yangsheng/pifu/’target=‘_blank’>性病⒁帐踝帧⑽褰切牵セ魇蟊暧壹≡瘛白楹稀保桓龉戮椭谱鞒隼戳耍檬备粗埔桓龅侥勘甏Γ遣皇呛苷姘?

　　但是，用Word制作电子公章可以用在一般的文档中，但如果是正式的行文，则要求公章有防伪功能，别人不能仿制，这时候，我们可以用办公之星来制作可以防伪的电子公章。

　　制作可以防伪的电子公章在办公之星中，制作公章就简单得多，直接在“插入→印章→圆形印章”中即可加入印章。

在对话框中设置好印章的参数时，在文本中就可以看到印章的情况。

　　特别的是，软件对生成的印章有对应的数字防伪标识，你还可以给印章设置密码来进行保护，防止非授权的编辑。

　　当要查看印章的真伪或对印章进行修改、复制时，可以右击印章，出现“印章密码”对话框，要求输入正确的密码，同时显示印章的数字防伪标识。

　　其实，如果要进行网上发文件，可以先在办公之星中制作出一个标准的电子印章后，复制到Word中，保存后，就可以经常调用了。

　　如何设置文档、文字、图片“不打印”

　　1、打开选项

　　2、视图----格式标记-----隐藏文字

　　4、确定

　　5、在文档打印任何文字，或是插入文本框，在文本框内输入文字。

①选择你不想打印的文字，②CTRL+D，③在效果栏--隐藏文字此时你文档的文本是你看得到，但不打印的。

　　办公必须掌握的电脑技巧