区人民代表大会常务委员会机关公文处理暂行办法WORD12页.docx
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区人民代表大会常务委员会机关公文处理暂行办法WORD12页
区人民代表大会常务委员会
机关公文处理暂行办法
（）
一、发文处理
发文处理是指区人大常委会党组、常委会、常委会办公室、研究会等对外的行文。
包括种类、草拟、核稿、签发、印制、用印、分发、归档等工作。
（一）种类
1．以区人大常委会党组名义行文的有常委会党组文件（发文号为“南人大党”）。
2．以区人大常委会名义行文的有常委会公告、常委会文件和常委会干部任免通知（发文号“南人大”）。
3．以区人大常委会办公室名义行文的有常委会办公室文件（发文号为“南人大办”）。
4．以区人大工作研究会名义行文的有人大工作研究会文件（发文号为“南人大研”）
（二）草拟
1．需要对外行文时，由常委会党组、常委会、常委会办公室、常委会各工作委员会、研究会的领导交由办公室有关科室草拟相应文稿。
2．草拟文稿应做到：
符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。
情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点符号准确，篇幅力求简短。
公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应先引标题，后引发文号。
日期应当写明具体的年、月、日。
必须使用国家法定计量单位。
用字用词准确、规范。
文内使用的简称，一般应当先用全称，并注明简称。
公文中的数字，除部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都应当使用阿拉伯数字。
公文中应按要求标注主题词（主题词可参照《浙江省人大常委会机关公文主题词表》）。
3．文稿前应附《嘉兴市南湖区人民代表大会常务委员会（办公室）发文底稿》，并按规定填写发文拟稿单中的各项内容。
（三）核稿
1．文稿在送领导签发前，应进行核稿。
以区人大常委会党组、常委会名义的行文应先交常委会办公室主任核稿。
规范性文件在送核稿前由区人大常委会法工委审核。
2．核稿的重点是：
报批程序是否符合规定。
内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定，是否完整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文相衔接。
涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。
所提措施和办法是否切实可行。
文种使用是否准确，公文格式是否规范。
3．经初审后的文稿，如需征求其他有关领导、有关部门意见的，由草拟文稿人员自行传送和催收反馈意见。
草拟文稿人对已送请领导审签的文稿，应注意及时催批。
（四）签发
1．以常委会党组名义行文的文稿核稿后，送请常委会党组书记签发。
2．以常委会名义行文的文稿核稿后，送请常委会主任签发。
3．以常委会办公室名义行文的文稿核稿后，送请办公室主任签发。
4．以人大工作研究会名义行文的文稿核稿后，送请研究会秘书长签发。
5．联合发文，应当由所有联署机关的领导会签。
6．审批公文，主批人应明确签署意见，并写上名字和日期。
7．领导审批时，如有重大修改的，拟稿科室应将签发后的文稿进行文字复核。
有关科室在复核时如认为需要作必要修改的，可提出建议，经常委会办公室主任审核，报签发人同意后进行修改。
（五）印制
1．公文文稿经领导签发后，交由办公室文件收发人员统一登记编制相应的发文号。
2．付印排版后，由文稿起草人负责校对，再由他人审核确认无误后，文稿起草人方可签字印制。
3．印制时要做到准确、及时、规范、安全。
4．印制后的待发文件，由文稿起草人负责审读。
（六）用印
文稿起草人审读后的待发文件，由办公室收发室加盖印章。
联合上报的文件，由主办单位加盖印章；联合下发的文件，联合发文的机关都要加盖印章。
（七）分发
区人大常委会机关制作的公文由办公室收发室统一分发。
办公室收发室按文件主送和抄送单位分发，同时将文件发常委会主任、副主任和办公室主任、副主任以及文件起草、核稿部门。
明、密码电报经办公室领导审批后由办公室收发室按有关规定发送。
急件随到随发，常规件不能迟于第二天发出。
（八）数据文件登录
公文分发后，拟稿人应将该文件的电子数据文件正稿拷贝保存，办公室在年底将电子数据文件拷贝存档。
（九）归档
各种公文都应统一归档，具体按《嘉兴市南湖区人民代表大会常务委员会机关档案管理制度》办理。
（十）奖惩
1．在公文的拟稿、核稿、签发、印制、用印、分发、归档等各个环节中，工作人员都要认真负责，科室负责人要严格把关，避免发生差错。
2．公文制作和处理过程中发生的差错，应分别不同情况，由秘书综合科定期公布公文差错、错误环节与原因、责任人员等情况。
有关情况作为公务员年度考核的依据之一。
二、收文处理
收文处理是指区人大常委会机关收受文件从中提取有关信息，处理有关公务的过程。
包括签收、分办、拟办、传阅、存档等若干环节。
（一）签收
1．区人大常委会机关所有来文由办公室收发室统一签收、登记。
2．不符合行文规定或者不应由区人大常委会机关办理的文件，由办公室注明不予办理的原因，交收发室退回来文单位。
（二）分办
1．办公室收发室在文件签收登记后立即分办。
来文视公文内容分为“办件”和“阅件”。
2．寄送常委会各工作委员会的文件，分别交各工作委员会处理。
3．有关信访问题的信件交办公室信访室按《嘉兴市南湖区人民代表大会常务委员会信访处理办法》处理。
4．办公室收发室分发给常委会主任、副主任、办公室、各工作委员会的文件材料，由办公室收发室每天取送二次，急件随到随送。
（三）拟办
1．办公室收发室对来文属常委会、办公室及各工作委员会处理事项的“办件”，填附《来文处理单》后，交由办公室主任或副主任提出拟办意见，送请分管领导审批。
（1）上级来文的处理：
①上级人大、党委发给常委会的文件，1份作为主办件，送办公室主任提出拟办意见，呈有关领导阅批，同时按不同份数进行分发办理。
②上级部门主送常委会、常委会办公室的文件，送办公室主任提出拟办意见。
上级部门抄送常委会、常委会办公室的文件，由收发室根据文件内容和要求送有关领导批办或者作传阅件处理。
（2）请示类公文的处理：
①各镇人大、街道人大工委主送常委会的请示类文件，在报送电子公文的同时，还需报送3份纸质文件作存档附件，由收发室统一收文、登记、编号。
②办公室收发室办文人员在收到请示类公文后，审查来文份数、附件、行文格式规范无误后，进行登记编号，送常委会办公室主任阅批。
相关科室负责综合处理工作。
③请示类公文的处理，一般应在收文后15个工作日内完成。
请示类公文的办理结果，由承办科室用公文、领导批示（复印件）等方式进行答复。
请示类公文办理完毕后，由各承办科室将原件交办公室档案室存档。
（3）报告的处理：
主送常委会、常委会办公室的报告，一般一式3份，同时报送电子公文，由办公室收发室统一收文、登记后，分送有关领导阅处。
（4）内部明电的处理：
办公室收发室对收到的明电，送办公室主任阅批。
在领导批示后，要及时转送有关部门或告知有关同志阅办，不得积压耽误。
（5）其它文电的处理：
①批示、来函等公文，由办公室收发室统一收文登记后，按来文要求进行处理；其中明确要求某位领导阅处的，送领导阅示；要求常委会、常委会办公室研究办理的，在收件上填附《来文处理单》，送有关领导阅批。
②区级机关各部门来文需要常委会、常委会办公室办理、执行的通知、规定，收发室在收文登记后，1份作主办件，送办公室主任阅批后执行。
③各镇政府、街道办事处、区级机关各部门给常委会、常委会办公室的抄送件，送办公室主任阅批后，分送有关领导、有关科室传阅。
2．分管领导根据文件内容和拟办意见审批，审批文件要及时，并签署明确意见、姓名和时间。
需要其他部门办理的文件，根据分管领导的审批意见，转送其他部门办理。
3．承办科室根据文件内容和领导的审批意见进行办理，要急件急办，常规件及时办，提高效率，保证质量。
4．办公室收发室要做好来文办理工作的督促检查，及时掌握办理的情况和结果。
（四）传阅
1．凡属常委会、常委会办公室传阅的“阅件”，由办公室收发室附《文件传阅单》后，由办公室收发室确定专人负责传送。
2．传阅文件，按常委会主任、副主任，办公室主任，各工委主任，办公室副主任，各科室三个层次依次传送。
如遇阅文者外出，可将送阅文件取回先送其他领导传阅。
如有电子文档的传阅件，办公室副主任以下人员只传送电子公文，不传纸质公文。
3．阅件人在收到文件后，签批时间一般不超过2天。
阅件人在阅文后，应用黑色（蓝黑）钢笔在阅文单上签上姓名和阅文时间。
4．传文人员在文件送出后，应及时查询传阅情况，将传阅文件作明确的登记，以掌握文件流向。
5．领导对阅件有批示或口头指示时，由对应科室按批示要求负责办理，办毕后，由承办科室在文件办理单上签署“办毕”意见，并将原件退回办公室收发室。
（五）归档
所有文件批办完毕后，将“文件办理单”或“文件传阅单”连同原件一起及时退还给常委会办公室收发室。
个人不得保存应当归档的公文。
办公室收发室在每年年初对上一年所有文件集中整理后进行归档。
具体按《嘉兴市南湖区人民代表大会常务委员会机关档案管理制度》办理。
三、领导批示的处理
（一）区人大常委会主任、副主任的批示，其中有关信访的批示交办公室信访室处理，其他批示交办公室处理。
（二）办公室根据常委会主任的审定意见，将领导批示转送有关领导阅知或有关单位办理，需要两个以上单位共同办理的应指定主办单位，重要或紧急批示应事先通过电话向有关单位或领导转达。
（三）办公室要随时把批示的办理情况向领导报告，一般事项可口头汇报，重要事项要有承办单位的书面办理报告。
（四）办公室收到承办单位的办理报告后要核实办理的情况与领导批示是否相符。
办理不恰当的报告材料应退回承办单位，责其补办或重办。
（五）办公室应加强与承办单位的联系，对批示的办理工作进行督促检查。
一般批示的办结期限15天，紧急的不超过3天。
到期未收到承办单位办理情况反馈的，办公室先电话查办，也可发查办通知函。
（六）领导批示办理完毕后，收发室在《领导批示处理单》相应栏目内简要注明办理的经过与结果。
（七）领导批示办理后应做好归档工作，具体按《嘉兴市南湖区人民代表大会常务委员会机关档案管理制度》办理。
四、公文管理
（一）上级机关的公文，除密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。
翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
（二）公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
（三）公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
（四）公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
（五）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
（六）销毁密级公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。
具体按《嘉兴市南湖区人民代表大会常务委员会机关档案管理制度》办理。
五、其他事项
本办法若与国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》和省政府制定的《浙江省人民政府关于贯彻执行<国家行政机关公文处理办法>的意见》有不一致的，均按《国家行政机关公文处理办法》和《浙江省人民政府关于贯彻执行<国家行政机关公文处理办法>的意见》执行。
本办法自发文之日起施行。
主题词：
人大公文处理暂行办法
共印35份
嘉兴市南湖区人大常委会办公室2008年11月19日印发
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