化妆品经营企业质量管理制度.docx

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化妆品经营企业质量管理制度

化妆品

质量安全管理制度

1.人员培训制度………………………………………3

2.进货检查验收制度………………………………4

3.索证索票管理制度…………………………………5

4.进口及销售记录管理制度…………………………6-7

5.供应商管理办法……………………………………8

6.储存制度……………………………………………9

7.不合格品管理制度…………………………………10

8.缺陷产品召回制度…………………………………11-12

9.事故应急处理制度…………………………………13

10.经营场所卫生管理制度…………………………14

人员培训制度

一、公司人员应根据各自的职责接受相关培训教育。

二、培训方式以组织集中学习和自学方式为主，以外部培训为辅。

三、新录入员工、转岗员工上岗前须岗前培训，其它员每年接受继续教育培训。

四、每年要制定教育培训计划，集中学习教育不得少于1次，时间不得少于3个学时。

五、培训内容主要包括《中华人民共和国产品质量法》、《化妆品卫生监督条例》和《化妆品卫生监督条例实施细则》等相关法律法规，单位的各项规章制度、职业道德、业务技能以及各种记录、报表、凭证的填报要求等。

六、内部培训教育的考核，根据培训内容的不同可选择笔试、口试，现场操作等考核方式，并将考核结果存档。

七、培训和继续教育的考核结果，作为有关岗位人员聘用的主要依据。

进货检查验收制度

一、化妆品质量验收由专人负责。

二、验收人员按照来货票据对到货进行逐批验收，做到票货相符。

三、验收包括外观性状检查和内外包装标识的检查。

验收抽取的样品应具有代表性。

四、验收时按照化妆品的分类，对包装、标签、说明书以及有关要求的证明或文件进行逐一检查。

（一）包装的标签和所附说明书上应有生产企业的名称、地址，是否在显著位置标有品名、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等。

标签或说明书上还应有化妆品的成份、用法、禁忌、注意事项以及贮藏条件等；

（二）验收整件包装中应有产品合格证；

（三）验收进口化妆品，应凭《进口化妆品批准证书》复印件验收。

（四）对销后退回的化妆品，验收人员按进货验收要求逐批验收，并做好退货记录，对质量有问题的销后退回化妆品不得再次销售。

五、对验收中发现不符合验收规定的产品，应当面拒收或入退货区。

六、做好购进化妆品的进货台帐管理。

索证索票管理制度

一、经营化妆品应向供货方索取相关资质证明和销售票据。

二、经营化妆品销售应索取供货商出具的正式销售发票及相关凭证，注明原料、包装材料的名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、单价、金额、销货日期、以及原料、包装材料供应商的住所和联系方式等信息。

三、经营企业索证包括以下内容：

（一）化妆品生产企业或供应商的营业执照；

（二）化妆品生产企业卫生许可证；

（三）化妆品行政（卫生）许可批件或备案凭证、国产非特殊化妆品备案登记凭证；

（四）化妆品检验报告或合格证明；

（五）进口化妆品的有效检验检疫证明。

复印件盖化妆品生产企业或供应商的公章并存档备查。

四、建立电子档案，通过电脑进行查询索证索票情况。

五、索证索票应当按供应商名称建档备查，相关档案应当妥善保存，保存期应当比产品有效期延长6个月。

进口及销售记录管理制度

一、进口及销售记录管理包括化妆品进口记录和化妆品销售记录，并指定专人负责。

二、购进进口化妆品必须如实记录化妆品进口记录。

三、化妆品进口记录按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。

四、化妆品进口记录应当详细记录化妆品的产品来源。

内容包括进口化妆品的名称、品牌、规格、数重量、货值、生产批号及限制使用日期或生产日期及保质期、原产地、贸易国家或者地区、生产加工企业名称及信息记录号、出口商（代理商）名称及信息记录号、施检机构、目的地、报检单号、入境时间、存放地点、联系人及电话等内容。

记录格式见附件1

五、进口化妆品销售记录应当包括销售流向记录及召回记录等内容。

销售流向记录应当包括进口化妆品名称、规格、数重量、生产批号及限制使用日期或生产日期及保质期、销售日期、购货单位名称及联系方式、化妆品召回后处理方式等信息。

记录格式见附件2。

六、应当保存如下进口记录档案材料：

贸易合同、提单、根据需要出具的国（境）外官方相关证书、报检单的复印件、检验检疫机构出具的《入境货物检验检疫证明》等文件副本。

七、应当保存如下销售记录档案材料：

购销合同、销售发票留底联、出库单等文件原件或者复印件。

八、应当妥善保存化妆品进口和销售记录，防止污染、破损和遗失。

化妆品进口和销售记录保存时间不得少于产品保质期满后6个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于2年。

供应商管理制度

一、管理原则

（一）对选定的供应商，与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双言互惠条件。

（二）对供商评定信用等级，根据等级进行管理。

（三）不定期地对供应商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议。

二、核准为合格供应商的，方可采购。

三、每年对供应商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充合格供应商。

四、管理措施

（一）不定期地对供应商品进行质量检测或现场检查。

（二）根据供应商定期评估结果，发现有欺诈、舞弊或诚信不佳的行为，不再与其进行交易。

（三）对重要的、有发展潜力的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。

储存管理制度

1、经营验收合格的化妆品才能入库或上柜。

2、根据化妆品的储存要求，合理分类储存。

3、保持库房的清洁卫生，每三个月进行一次整体清扫，做好防火、防潮、防热、防霉、防虫、防鼠和防污染等工作。

4、每三个月检查一次储存条件，做好库房的防晒、防潮、防污染管理。

如化妆品受晒、受潮或其他污染，应及时采取调控措施。

五、根据库存的流转情况，每两个月检查质量1次，查看质量状况及有效期或保质期，发现质量问题应立即处理。

不合格品管理制度

一、质量不合格产品不得采购、上柜和销售。

二、不合格产品须存放在不合格品区，设专帐管理。

三、在检查的过程中发现不合格产品，及时通知销售部门立即停止销售，追回售出产品，不合格产品及时移不合格品区。

发现假、劣产品，要报告食品药品监督管理局，不得擅自退货。

四、食品药品监管部门抽查、检验判定为不合格时，或上级食品药品监管、食品药品检验部门公告、发文、通知查处发现的不合格化妆品时，应立即停止销售，并追回售出的不合格产品，将不合格产品移不合格区。

五、产品过期失效、破损化妆品移入不合格品区。

六、销后退回、配送退回的质量可疑产品，确认不合格后，应移至不合格品区。

七、不合产品的报损和销毁应有记录，保存二年。

8、每6个月对不合产品情况进行分析，分清质量责任，以便及时制定纠正、预防措施，减少经济损失。

9、不合格品区中化妆品不得销售、使用。

缺陷产品召回制度

一、本公司销售的化妆品出现诸如卫生指标不合格、重金属含量超标、甲醛含量超标、或存在产品质量缺陷时，尽早回收，以减轻或杜绝对社会、公众的威胁，维护本公司的形象，减少给顾客带给的损失。

二、当公司某批次产品检测出不合格或存在缺陷，但产品已经交付或物权发生转移时，应启动召回程序。

包括但不限于如下情形可能涉及的产品召回：

A） 顾客的投诉； 

B） 主管部门检查发现的不合格产品；

C） 媒体报告的不合格产品或事件； 

D） 厂家内部检查发现受不合格产品影响的批次产品已经交付； 

E） 其他的改变（包括技术、法规行规和突发事件）影响到已交付的产品质量或安全

三、召回评审内容包括：

召回原因；信息来源，可信度；产品销售、发货记录、生产日期、生产批次；以往产品安全记录；待召回产品危害程度；待召回产品流通范围；是否启运紧急召回；如需要启动召回，应制定召回计划，明确召回方法、途径及召回产品的处理。

四、如果影响较广，应对待召回产品对应的批次产品、甚至相邻批次产品，联系厂家进行复查

五、依据销售部门、仓储部门提供的销售记录，追溯应召回的产品所在位置、对相关联系人、联系方式等，确定公司应采取的补救措施，告知相关方对待召回产品的安全防范措施。

再根据待召回产品的数量、重量，准备相应的仓储和运输设施

六、召回记录应当包括涉及的进口化妆品名称、规格、数重量、生产批号及限制使用日期或生产日期及保质期，召回原因，自查分析、应急处理方式，后续改进措施等信息。

记录格式见附件3

事故应急处理制度

一、为了防范化妆品的安全事故发生及事故进一步扩大，保障消费者生命财产安全，落实产品安全环节的事故责任，进一步开展安全管理工作，特制定本制度；

二、安全事故发生后，公司应主动向上级主管部门报告，并积极配合有关部门，做好事故人员的抢救、就医工作，并做好医药费的安排工作；

三、安全事故发生后，企业法人应立即领导企业员工做好产品安全处置工作，分析造成事故的原因，立刻停止问题产品的销售；

四、安全事故发生后，公司应全员努力，实施问题产品召回制度，并通知各问题产品销售渠道，最大范围防止事故扩大。

五、安全事故发生后，公司应勇于承担社会责任，对已经出售的严重危害人体健康、人身安全的不合格产品，公司选择负责。

经营场所卫生管理制度

一、全体员工均应保持经营场所的干净、整洁。

二、经营场所内不得存放有毒、有害物品。

三、经营场所内不得随地吐痰、乱丢果皮、杂物等。

四、任何员工不得将易燃、易爆等物品带入经营场内。

五、个人办公区间物品应摆放整齐，办公台上不得摆放与办公无关的物品。

六、不得在经营场所内用餐。

七、注意个人卫生，不得穿背心，拖鞋进入办公区域。