电子文档管理系统报告.docx
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电子文档管理系统报告
电子文档管理系统
1.概述
1.1用途：
电子文档管理系统，主要是用来管理常用的电子文档、数码照片等信息内容。
1.2产生背景
文档是企业重要的智力资产。
在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。
这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。
企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：
海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。
电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。
2.类型特点
2.1使用方式
电子文档管理系统按使用方式，可以分为线上、线下两种类型。
有些公司会选择在线使用，而易度文档管理系统，直接通过浏览器访问，很方便，而且随时随地可以使用。
当然，也有选择线下购买使用的，这部分的公司就比较注重安全性，他们更相信自己的设备，如用自己服务器等。
2.2基本功能特点
文档集中存储；
存储加密；
规则应用（系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作）；
权限管理（管理、浏览、创建、阅读、删除、打印、下载、订阅等）；
文档使用痕迹安全检视；
文件搜索（全文搜索、高级搜索等）；
文档属性（方便文档查找和分类）；
自动编号；
常用文档功能（方便文档收藏和查找）；
文档审计（新建、复制、移动、修改、删除等操作）；
文档在线查看；
基于浏览器的在线Office编辑；
文档排它性修改（锁定与解锁）；
图纸在线预览；
主流媒体播放技术（支持对音频、视频文件的播放）；
文档批量上传下载；
文档多版本管理；
消息订阅、消息邮件；
文档共享；
文档借阅（可以自定义借阅时间、权限）；
文档在线复制；
文档模版；
统计报表；
文档审批流程；
自动备份。
2.3市场产品
市面上最著名的电子文档管理系统是易度文档管理系统、致得E6协同文档管理系统、德雅文档管理系统。
3.系统介绍
3.1易度电子文档管理系统
3.1.1功能介绍:
1文档云端集中管理
易度文档管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控。
2、个人网盘和公共文档
每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用
3、文件夹
管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版
4、文档
包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等
5、文档在线查看
无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音频、视频的在线播放
6、文档搜索
支持中英文全文搜索，基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合搜索，配合OCR组件，可对识别图中的文字进行搜索。
7、文档云端创建
直接创建各种格式的文档，也可以选择公司内部文档模版进行创建，直接支持HTML、Markdown、rest等格式文档的在线编辑。
8、文档版本
文档可以保存多个版本，并可以比较文档版本之间的差异
9、文档分享和讨论
替代笨重的邮件，可以对文档进行分享和讨论。
可分享到公司内外人员，使用内部消息、邮件、短信进行通知。
10、文档发布
三种文档发布状态：
编写、待审、发布，一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。
11、文档关联流程
系统提供一组文档关联的流程，如审批、借阅、分发、收回、废止等，流程可以灵活定制。
12.、桌面防泄密-离线文档安全管控
13、开发API：
连接各种软件和设备
14、提供完整二次开发平台，可根据需要自由安装和定制插件。
15、支持全终端全平台终端随时随地访问
支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的访问。
16、安全控制
a）文件夹和文件授权
系统可以为人员、部门或者组，针对单个对文件或文件夹，分配不同的角色权限，控制文档的预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。
b）保密文件
文件夹中可能个别文件特别保密，不希望文件夹查看人查看。
这样，可以设置文件处在保密状态。
想再查看该保密文件，需要单独为其进行授权。
c）安全检查：
操作历史记录
系统提供完整的操作历史记录，记录每个员工对系统的任何操作。
这样，出现问题时可追溯问题源头。
另外，操作历史中，可对误删除的文档进行还原。
d）系统安全策略
系统管理员可利用IP安全策略灵活控制用户对系统的访问，从更高层面管控系统的安全。
典型用途：
公司外访问禁止下载
屏蔽系统外发功能
技术资料，仅仅在技术部门的网段可以访问
e）文档加密下载
文档加密下载主要是对离线文件防泄密，用户需要提交下载申请流程。
这样可以：
防U盘拷贝、防光盘刻录、防打印、防止网络传递、防止截屏拷贝。
让文档共享同时更加的安全，避免机密文件的扩散流失。
f）终端文档防泄密
企业通常使用断网、禁用U盘这类方式来控制个人电脑的防泄密，但这样同时也影响了日常办公和学习，并且难以控制外部电脑的网络接入.
一旦服务器端设置防泄密安全防护模式，普通的web浏览器无法访问，必须通过防泄密浏览器才能访问.
这时从服务器下载的文件可以得到全面的保护:
防U盘拷贝、防光盘刻录、防打印、防止网络传递、防止截屏拷贝。
j）服务端防泄密
文档存放在服务器端，服务器成为防泄密的高危点。
易度提供专业的服务器端防泄密软件，提供服务器端防泄密控制。
具体功能：
禁止用户访问关键数据区
屏蔽U盘拷贝
双密码2层保护:
IT人员拥有服务器进入密码,业务领导应用数据访问密码
17、文档加密外发系统
易度文档外发管理系统是基于B/S结构开发，采用web方式进行流程操作。
实际部署时只需要进行外发服务器的安装即可，功能操作时只需通过IE浏览器登陆系统，根据用户的权限不同进行外发申请、外发审批和外发审计等工作。
3.1.2安装系统
目前支持Windows2000/2003/XP/7/2008/2012，同时也支持Ubuntu10.04（Linux发行版）及以上
3.2致得E6协同文档管理系统
3.2.1功能介绍
1、文档管理
1、集中存储
2、目录结构
支持树形目录结构，可无限创建文件夹和子夹结构，可自定义目录排序。
3、文档排序
支持根据文档的标题、大小、日期、上传人等属性进行排序。
4、显示模式
支持目录以列表模式或缩略图模式显示。
5、全文搜索
6、文档编
可直接在系统浏览器中创建、阅读和编辑Office文件，无须改变现有的任何操作习惯，无需下载或安装软件。
7、多文件上传
批量上传，支持office文档、DPF、图像、音视频和图纸等各类型文件。
8、版本管理
系统提供25种变量，可自由组合设计编号规则。
9、PDF水印
动态为PDF文档插入水印，可指定水印、位置、页码。
10、文档提醒
支持对文件设置定期提醒。
到达设定日期后，系统自动发送即时消息和邮件进行提醒，提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期等时间到期提醒。
11、文档链接
支持将文档发送至常用文档，用户无需每次在打开各个目录中查找；支持将文档发送至目录，方便其他部门查阅；支持将文档发送至指定用户从而协同完成工作。
12、关联文档
文档新建或上传后，系统会自动或手动为文件生成唯一编号，支持文档的批量关联。
支持通过文件唯一编号，实现文档与相关文档、图纸、图片及其它格式附件进行关联，点击链接即可一键快速查看。
系统会自动为上传的Office文档、TXT、PDF等类型文件生成摘要；系统支持为图片、音、视频类文件增加摘要及缩略图，便于预览查看。
摘要及缩略图功能简化了操作，用户无需逐个打开文档即可快速预览文档内容。
二、安全控制
1、文档审计
系统会自动记录用户对文档全部生命周期的历史记录，对文档所有操作都可以了如指掌。
2、文档锁定
3、数据备份（自动备份和定时备份）
持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。
用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。
4、存储加密（动态加密）
数据保密:
通过动态加密技术，实现对公司所有电脑数据强制透明加密。
5、打印权限
可限制word文档最高打印次数。
设置过打印限制的word文档将不能继续在阅读和编辑界面进行打印，只能通过文档信息区的打印按钮进行打印。
每一次打印都会记录文档审计中。
6、登录ip限制
6支持IP登录限制，在组织结构中可以给用户设定登录IP，支持多个IP和IP段。
三、协调办公
1、模版管理（可以自动统一规则命名）
2、文档借阅（可以控制访问权限，可以定时自动收回）
3、文档评论4、即使消息短信5、个人桌面6、目录订阅 7、审批流程
4、集成
1、与office集成
Office无缝集成，可直接在系统中新建、阅读、编辑各类Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。
2、与电子邮件集成
3、与邮箱集成
4、扫描仪集成
与扫描仪紧密集成，通过扫描仪将纸质资料转化为电子的图片或PDF文件存储。
5、5LDAP/AD/DPMINO集成
实现LDAP/AD/DOMINO统一认证与授权；支持LDAP用户的批量导入及更新，统一集中管理与维护帐号信息。
5、人员管理
1、组织结构2、岗位角色3、通讯录4、统计报表
6、模块定制
1、系统定制2、同步助手
3、高级office
a）全文批注
支持全文手写批注和键盘批注功能，并能够保留批注痕迹。
b）电子签章
支持直接在IE浏览器中对文档进行手写签名、电子签章等办公必备的功能
4、短信模块5、高级文档操作
6、单点登录
通过令牌的方式与其他软件产品进行集成，用户只需要一次登录其它系统就可以访问E6
3.2.2操作系统
Winxp、winserver2003、win7，自带数据库mysql，不支持linux
3.3德雅文档管理系统Internationa中国子公司-----北京德雅枫桦信息技术有限公司（德雅科技））
3.3.1功能介绍
1、跨浏览器访问
支持所有主流浏览器
IE、chrome、Firefox、苹果、opera、遨游、360........
2、可以在MObile应用上安全访问，支持iPhone/ipad
3、内容URL-虚拟文档链接
独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问，客户只需简单点击CURL链接，即可访问文档。
唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。
4、智能文件夹/文档自动归档
系统在每个工作空间创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。
智能文件夹规则是以自定义属性为基础动态定义文档归档条件和目标文件夹，通过对自定义属性进行判断，得出是否复合条件以及是否存在要归档的文件，进而产生相应的归档行为。
同时，智能文件夹可以绑定一个邮件地址，向这个地址发送带有文档附件的邮件，系统自动将附件文档从邮件中拆分出来，保存到智能文件夹中。
5、网络文件夹
通过从WebDAV客户端应用程序（例如Windows上的“网络文件夹”）进入HOLA，用户可以管理其工作空间、文件夹及文档。
用户可以在MicrosoftWord、excel、PowerPoint中创建/编辑某一文档，并将其直接保存到HOLA中。
使用Windows资源管理器来进行批量上传、下载，方便用户使用。
6、纸质文档电子化
可以将公司的纸质文档（如合同、发票、以及公司原有的重要或需要保存的纸质文档等）转换为电子文档，便于存储、保存、查找、调用。
支持文档扫描、索引及文档上载到文档系统。
支持文档的成批上载及与扫描仪的直接接口。
对于所有被扫描的文档，HOLA支持英文、中文、日文的OCR。
用户可以为每个文档设计索引卡片。
索引卡片将被提供给执行文档上载的人员，以便在文档上载时该信息可以被添加。
7、细粒度的文档访问控制
HOLA系统可以控制所有的对于文档的操作权限，可针对文档柜、文件夹、甚至单个文档分配权限；可为其设置不同的安全级别，例如：
上传、下载、阅读、打印、修改、版本增加、移动、删除以及匿名访问等等。
可按照公司的组织结构，为用户分组，成组分配权限，简化权限的分配和管理。
系统也支持直接针对个人授权。
8、文档权限有效期
权限的回收机制，基于日期的权限有效期–可针对文档的具体访问权限设定过期日期。
9、防打印、防下载、防拷贝-文档播放器（HOLAViewer）
通过使用HOLA文档播放器可禁止用户下载、编辑、打印、拷贝文档。
由于用户通过HOLA文档播放器访问文档，而不是客户端应用软件，从而避免受保护的信息意外遗留在客户端设备上，控制企业秘密文档的扩散。
Viewer支持的格式包括word、excel、powerpoint、pdf、jpeg等。
10、限制登陆地点
根据IP地址控制方式，用户登陆地点甚至可以被限制在某个办公室内，或是特定的互联网来源。
11、限制客户端程序登录数量
为了保证登陆账号的唯一性，Hola系统对客户端登陆系统的数量进行了限制，不允许同一账号在不同地点同时登陆。
使用同一账号最新登陆的机器将会覆盖早期登陆的机器，早期登陆的客户端将无法继续使用HOLA系统。
12、集团与分公司与合作伙伴协作区分隔离
支持多工作区模式，对使用者的操作范围、使用功能、数据查询进行完全隔离。
13、安全
1、防黑客攻击–系统层
HOLA系统构建在Linux操作系统之上，采用J2EE架构应用服务器作为系统运行环境。
Linux操作系统是公认的具有较高安全性的操作系统，根据用户应用的需求，可以定制稳定的核心系统，达到长期运行无故障，并且始终保持较高的运行效率。
2、防黑客攻击–网络层
HOLA系统服务采用标准的HTTP协议，仅仅通过HTTP端口即可完成所有的功能。
3、防黑客攻击–数据传输加密
HOLA系统可以提供基于SSL的信道加密措施，SSL采用128位加密算法，使网络传输的信息变成密文，这样，即使信息被截获，按照现在的技术也很难被破译。
4、防黑客攻击–先进的用户密码技术
HOLA系统有严谨的用户密码策略，可以对密码做详细的要求，如：
要求长度，要求包含各种字符集（英文、数字、符号等），还可以要求定期更改密码。
14、防灾难性数据丢失–服务器备份
OLA系统的数据和文档可以进行定期定时的自动备份，备份可以是在单一的服务器上的不同硬盘之间备份，也可以在网络上的不同服务器之间备份。
15、防错误删除–回收站机制
HOLA系统提供回收站机制，任何文档，邮件或其它信息被删除的时候都首先进入回收站中，直到清空回收站时才真正被删除，有效减少由于用户误操作造成的信息损失。
16、操作追溯–完整文档访问日志
HOLA自动记录完整的审计线索历史，随时记录系统中每个用户进行的所有操作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。
3.3.2系统要求
1、浏览器
跨浏览器-HOLA支持所有主流浏览器：
IE8+
谷歌Chrome
苹果Safari
Firefox
Opera
遨游
360
2、客户端操作系统
MicrosoftWindowsXP/2003/7
MacOS（苹果）
Linux
3、服务器操作系统
Redhat/CentOSLinux
WindowsServer2003/2008
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