信息标准.doc
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***项目管理手册
信息标准
竣工档案管理实施细则
CPIECB-QD30703010-2005
1．范围
为了加强贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程的档案管理，统一竣工文件的编制和整理，实现工程档案管理达标移交，特制定本细则。
本细则适用于贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程的档案管理、竣工文件的编制、整理和验收，参建各方均应按照本细则执行。
2．规范性引用文件
2.1国电电源［2001］218号文《火电机组达标投产考核标准（2001年版）》
2.2国家电力公司总经理工作部总文档[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》
2.3国家档案室局国档发[1988]4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
2.4电力工业部电建[1996]666号文《关于颁发〈火力发电厂工程竣工图文件编制规定〉的通知》
2.5GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》
2.6GB/T11822—2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》
2.7GB/T10609.3-1989《技术制图复制图的折叠方法》
2.8CPIECB30703010-2004《工程项目竣工档案管理规定》。
3．管理原则
3.1依据《档案法》的规定，贯彻统一领导、分级管理，确保工程档案的完整、准确、系统、规范整理、安全保管和有效利用的原则。
3.2为了组织和协调本项目建设过程中各参建单位竣工档案管理工作，成立由***工程建设管理分公司***项目部（以下简称为项目部）、贵州***电力有限公司（以下简称项目公司）等主要参建单位领导组成的项目竣工档案管理领导小组。
领导小组负责领导和协调竣工档案管理工作；组织检查组，对竣工档案资料管理情况进行监督检查；领导和组织竣工档案预审及竣工档案移交工作。
项目部工程管理部具体负责竣工技术档案工作，建立竣工档案管理网络，由项目部工程管理部档案主管、项目公司档案主管、监理单位档案主管、设计单位档案主管、调试单位项目档案主管及施工承包商档案主管等有关人员组成。
3.3依据《档案法》的有关规定，本工程施工期由项目部工程管理部档案资料室，作为统一管理项目竣工档案的职能机构，在竣工档案领导组的统一领导下，负责制定统一的竣工文件编制及档案整理细则，开展档案专业知识培训；负责对参建单位竣工档案资料整理工作进行业务指导、监督、检查和验收；负责统一组织竣工文件的编制整理及向项目公司移交工作。
要求各参建单位认真落实本细则规定，加强领导和组织工作力度，密切配合，齐心协力，共谋达标。
3.4贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程档案管理是工程建设质量管理的重要组成部分，各参建单位应把工程档案管理纳入工程建设计划，纳入工程基建目标管理程序，纳入工程质量保证体系，纳入有关部门领导和技术人员以及档案管理人员的岗位经济责任制。
3.5根据《档案法》的精神，贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程竣工档案整理贯彻谁经办，谁立卷，严把关，达标移交的原则。
各参建单位应按照本细则的要求，完成各自职责范围内或合同规定的工程竣工文件的编制和档案整理工作。
3.6项目部应在招标、投标和签订合同协议时，明确参建各方在文件收集范围、编制、归档责任等方面的条款，明确设计单位、施工单位、调试单位、监理等单位移交档案材料的内容、名称、数量、时间、质量要求和违约责任。
过去签订的合同中，对档案管理内容有不完善的地方，应以本细则规定的档案整理职责范围和要求执行，不再补签合同。
4．职责
4.1参建各方职责
4.2项目部职责
4.2.1认真履行管理范围内档案工作的统一组织和管理的职能，负责对项目部各职能部门以及参建各方档案工作的指导、监督、检查和验收工作。
4.2.2负责制定《项目竣工档案管理实施细则》，提供统一印制的标准的档案盒、卷皮及各种档案目录格式。
4.2.3负责设计文件的统一接收、登录、发放工作。
4.2.4负责工程管理性文件（包括合同、协议、招投标文件、来往文件、会议纪要）及工程未完项目的收集整理归档工作并向项目公司进行移交。
4.2.5负责最终汇总、编制工程竣工档案移交总清册，并向项目公司进行移交。
4.3贵州***电力有限公司（项目公司）职责
4.3.1负责前期文件、设计基础文件、工程管理性文件（征地文件）的收集整理及其归档工作。
4.3.2负责工程验收交接文件收集、整理及其归档工作。
4.3.3负责考核期运行资料（包括企业技术标准、系统图等必备图纸、操作票、工作票、运行日志等运行台帐、培训教材、考核期的生产记录、考核期的事故分析、处理记录及结论）的收集整理及归档工作。
4.4施工承包商职责
4.4.1建立单位工程总清册，并据此和按本细则要求编制单位工程竣工档案。
在机组移交试生产后，按合同规定提交项目部，项目部向项目公司移交。
4.4.2负责设备技术文件的收集整理工作，外文设备档案应原文、译文各归档1套，在机组移交试生产后按合同规定提交项目部，项目部向项目公司移交。
4.4.3在单位工程竣工验收时，通知本单位档案资料室、项目部工程档案资料室参加档案验收。
4.4.4每台机组移交前，及时整理完整、准确的设计变更单和与设计变更有关的工程联系单等有关编制竣工图的依据，在机组移交试生产后一个半月内提交项目部工程管理部，由工程管理部和档案资料室共同组织有关单位审核，汇总后及时移交设计单位编制竣工图。
4.5设计单位的职责
4.5.1负责按工程建设要求，及时提供工程设计文件并编制施工图总清册。
4.5.2负责1套设计文件的整理及档案编制。
4.5.3负责对汇总的设计变更文件进行最终审核，保证其完整、准确，按竣工图编制合同和电力工业部电建［1996］666号文以及本细则的整理要求，编制竣工图，在机组移交试生产后三个月内交项目部，项目部向项目公司移交。
4.6调试单位职责
负责对机组整套启动试运及系统调试文件等的收集整理，在机组试生产后按合同要求提交项目部，项目部向项目公司移交。
4.7质量监督中心站与质量监督站的职责
负责工程质量监督过程中形成的全部文件材料的收集整理，在机组移交试生产后按合同要求提交项目部，项目部向项目公司移交。
4.8监理职责
负责监理依据性文件（监理规划、监理实施细则等）、监理工作文件（监理工作联系单、会议纪要、暂停令、月报、通知等）的收集整理并在机组试生产后按合同要求提交项目部，项目部向项目公司移交。
5．工程档案的整理与移交
5.1归档文件的完整、准确、系统、规范细则要求
5.1.1归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的需要。
5.1.2档案的完整，指按国家档案局、国家计委国档发[1998]4号文和国电电源[2001]218号文所确定的内容，将贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程应归档保存的竣工文件材料原件齐全完整归档。
5.1.3档案的准确，指档案的内容真实反映贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程的实际情况和建设全过程，保证图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。
5.1.4、档案的系统，指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。
5.1.5档案的规范，指档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装订、用纸规格、图纸折叠、书写格式等，应符合国家、项目部有关规定。
5.2归档审查：
各参建单位在竣工文件收集立卷后，由项目部工程管理部档案资料室、质监部门组织各单位有关技术人员进行审查，经确认后，再进行档案整理。
5.3档案分类组卷
5.3.1贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程竣工档案的整理，统一执行[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》；分类时，不打乱图纸的自然分类，一般不拆卷，套上分类号即可。
5.3.2施工技术文件按单位工程组卷，按分类表的四级类目分类编号。
对不宜按单位工程组卷的（如材质证明等），可按文件文种单独组卷，排列在相应专业的后面。
5.3.3组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。
5.3.4工程技术文件按单位工程、阶段、结构、专业、设备等组卷；管理性文件按项目、年度、问题立卷。
5.3.5卷内没有重份文件。
5.3.6外文资料为文件夹形式的，原则上保持原来案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，按机组、按专业系统整理；外文资料有译文的，应一并立卷、归档。
5.4卷内文件的排列
5.4.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
5.4.2卷内文件要求文字在前，图样在后。
5.4.3当原文和译文放在同一个案卷时，原文在前，译文在后。
5.5案卷编目
5.5.1案卷编目统一使用阿拉伯数字；年、月、日均打圆点，年要写全称；题名书写时，第一行均空两个字，以下行顶格书写。
5.5.2编写案卷页号
5.5.2.1装订的案卷，卷内文件均以有书写内容的页面编页号，页号用细铅笔填。
页号编写位置：
单面书写材料在右下角，双面书写材料正面在右下角，反面在左下角，案卷保管单位之间不连号。
案卷内封面、卷内目录（不包括原图纸目录）、卷内备考表不编页号。
5.5.2.2不装订的案卷，卷内文件不编页号，统一在每件材料的右下方加盖档号章，档号章格式如下：
目录号
分类号
案卷号
件号
1.6cm
6cm
5.5.3案卷封面
5.5.3.1案卷一卷一盒，案卷均采用内封面形式。
5.5.3.2案卷题名应简明、确切地揭示卷内文件的内容，案卷题名主要内容包括：
工程名称、代字、代号+组件、部件、阶段的代号+名称。
工程名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。
归档外文资料的题名应译成中文。
例1：
贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程1号机组
{工程名称}
电气专业电气电缆安装工程竣工技术档案
[专业和单位工程][文种名称]
例2：
贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程
{工程名称}
厂区征地文件、图样
[问题][文种名称]
5.5.3.3编制单位，填写卷内文件形成单位或主要责任者（居中填写）。
例1：
竣工图编制单位：
×××电力勘测设计院
例2：
单位工程竣工技术档案编制单位：
河南火电一公司
例3：
设备档案编制单位：
河南火电一公司
●编制日期，填写卷内文件的起止日期（居中填写）
●保管期限，按国档发[1998]4号文件规定填写
●密级，依据保密规定填写。
●档号，填写案卷的工程代号—分类号—案卷号
①目录号（代号）的标识方法
贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程代号的标识根据国家电力公司的指示，工程代号统一执行[2002]29号文《火电企业档案分类表6-9大类》，即“0506、0507”标识，凡不能明确归属某一机组的共用系统的工程代号则用“0500”标识。
②分类号，参见《[2002]29号文火电企业档案分类表6-9大类》规定执行。
对二级及二级以下类目的设置，可结合实际情况自行决定使用到哪一级类目。
③案卷号，按各级分类号小流水编制。
外文资料有译文时，原文、译文应排列在一起，当原文、译文放在同一个案卷时，编为同一个案卷号，当原文、译文分别立卷时，按顺序确定案卷号，不得编成同一个案卷号；对于一套几个分册的案卷，仍按顺序流水确定案卷号，不得有重号。
但应在背脊上注明其册数代号，如3—1，意指本套共三册，这是第一册。
●件数，填写卷内目录最末一个顺序号。
●页数，填写卷内文件最末一个页号。
●案卷内封面填写格式见附件。
●档案馆（室）号，缩微号暂不填。
5.5.4案卷盒背脊，填写档号和案卷检索词。
（卷盒背脊不书写案卷题名全称）。
检索词由专业+主题词（关键词）+册数代号三段构成，每段间隔一个字，背脊的档号和专业名称一律用红色油墨盖章，字体适中，专业名称、检索词、册数代号的格式见附件。
5.5.5卷内目录
●档号，填写工程代号—分类号—案卷号，档号居中填写。
●案卷题名内容与封面题名相同。
●序号即件号，每一份文件题名的内容应具体明确，以便于检索为目的，不可过于笼统。
单份装订的案卷，文件顺序号对应档号章的件号。
文件编号，填写文件的文号或图样的图号。
●责任者，填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。
●题名，填写文件标题全称。
●日期，填写编制文件材料的年、月、日。
●页次，填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件应标出首尾页号。
●卷内目录一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份分类编制组成全引目录。
5.5.6卷内备考表
●“卷内情况说明”，标明组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
●“立卷人”，填写文书和业务部门兼职档案员。
●“检查人”，填写文书或业务部门负责人。
●“立卷时间”，填写完成该卷档案整理任务的时间。
●卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。
5.5.7检索工具
（1）卷内目录、分类目录、总目录等，要求编目格式正确，字体统一，统一使用计算机软件打印。
（2）全引目录，是（案卷）分类目录和卷内目录的集合体，是案卷和文件级检索的主要工具。
（3）分类目录，以案卷为单位，按档案分类表，分门别类编排的案卷名册，是案卷级检索的主要工具。
（4）总目录，以案卷为单位，以6—9大类档案为对象，不分类的，以档案整理时间为序编排的案卷总名册，主要起统计作用。
（5）分类目录和全引目录一般由背脊、内封面、目次表、目录表、封底五部分组成。
●背脊，由工程代号、专业分类号、目录名称三部分组成。
●内封面，由目录（工程）代号、分类号、项目（工程）名称、类目名称、编制单位组成。
●目次表，由类号、类名、页次组成。
●封底，由编制说明、编制人、审核人、编制时间组成。
5.6案卷装订
5.6.1案卷采用装订与不装订（单份文件装订）两种形式。
5.6.2装订时要取掉金属物，印件在上，定稿在下；批复在上，请示在下；左下齐，三孔一线，距中点上下8厘米，线头在内下，要装订牢固、穿过封底，美观，不压字，卷内不同尺寸文件材料折叠统一。
5.6.3外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。
5.7归档文件的质量要求
5.7.1竣工图应按电力工业部电建[1996]666号文颁发的《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》编制。
5.7.2原件与复印件的掌握
5.7.2.1凡合同、协议、试运后签证、机组交接证书等均为正本归档，签字方不能用副本或复印件归档。
5.7.2.2施工技术记录、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单、工程联系单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并原件归档。
如表式为复印件，数据虽用合格的书写材料书写也不能作为原件，各方人员必须签全名，不能以盖章或打印件代替签名。
5.7.2.3调试措施、方案和报告等均应为油印件或激光打印机打印，不能用复印件或普通色带打印，以保证字迹的耐久性。
5.7.2.4主送和抄送本单位的文件材料均以红头文件归档（不能用复印件）。
5.7.3工程技术记录表式应符合部颁《火电施工质量检验及评定标准》及省质监中心站
有关要求。
5.7.4不同幅面的的工程图纸应按GB/T10609.3—1989《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。
5.7.5工程档案案卷的分类、组卷、编目、卷皮规格及制作材料的质量应符合GB/11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《火电企业档案分类表6-9大类》的规定。
5.8工程项目档案整体质量控制
5.8.1项目竣工后如因归档文件不全或整理不规范而影响移交，各参建单位负主要责任，管理公司将酌情扣除部分质量保证金和或提留金。
5.8.2参建各方的工程档案管理部门，应积极、主动与工程管理公司档案资料室取得联系，以便相互协作、监督和指导，使工程档案管理与整理的全过程得到控制，避免事后返工，造成人、财、物的浪费。
5.9编制工程档案移交总清册
5.9.1工程档案移交总清册，指每台机组竣工后应向项目公司移交的全部档案的底数，主要包括：
工程前期依据性及管理性文件总清册、施工图总清册、设备档案总清册、单位工程总清册、竣工图总清册、设计变更单总清册、设备开箱检验、索赔等设备管理性文件总清册等，作为档案移交检查的依据，总清册一律用计算机打印。
5.9.2工程前期依据性及管理性文件总清册，包括工程前期文件、设计基础材料、设计文件和工程管理性文件的清单，该部分清册由项目部与项目公司共同完成，其内容应包括：
每部分文件的名称、数量和编制说明等。
5.9.3施工图总清册，指应该向电厂移交的全部施工图的总清册，是作为检查项目部所移交项目公司的施工图完整性的依据，该清册由设计单位负责提供，工程管理部档案资料室负责汇总，其内容应包括：
编制说明、设计单位名称和各专业的施工图卷册目录、数量等。
5.9.4设备档案总清册，指应该移交业主的全部主设备和主要辅助设备的清单，是作为检查项目部所移交项目公司的设备档案完整性的依据，该清册由施工单位提供，项目部汇总，其内容一般应包括：
应移交的设备文件的名称、数量及编制说明等。
5.9.5单位工程总清册，指应该移交项目公司的全部单位工程的清单，是作为检查项目部所移交的单位工程档案完整性的依据，有一个单位工程就应有这个单位工程的竣工档案。
该清册由各施工单位负责编制，项目部负责汇总，作为单位工程竣工档案移交检查的依据，该清册内容一般应包括：
单位工程名称（按专业顺序排列）、每个单位工程一般应具备的文件范围、编制说明等。
编制说明应指出：
（1）按单位工程立卷；
（2）单位工程的专业排列顺序；（3）个别不宜按单位工程立卷而采用按文种、分专业集中立卷的文件，应指出是什么内容的文件；（4）单位工程的数量及各单位工程竣工档案的数量和份数；（5）其它需要说明的问题等。
5.9.6竣工图总清册，由设计单位负责编制，工程管理公司负责汇总。
5.9.7设计变更单总清册，由设计单位负责编制。
5.9.8设备开箱检验、索赔等设备管理性文件总清册，是指应该向项目公司移交的全部设备材料检验文件、设备开箱检验、索赔、设备储存、运输、付款等设备管理性文件的清单，是作为检查项目部所移交的该部分档案文件完整性的依据，该清册由项目部设备物资部负责编制，其内容应包括：
每份文件的名称、数量和编制说明等。
5.10工程档案的移交
每台机组工程竣工档案经达标复检验收后，按国电电源[2001]218号文中有关条款的要求，由项目部负责组织各参建单位（施工、设计、调试、监理单位）与项目公司办理档案移交手续，明确档案移交的内容（卷册名称）、数量（份数）及有关的补充说明等，并有完备的清点、签字等交接手续。
6．附件
6.1《竣工档案管理网络》
6.2《工程档案整理程序表》
6.3《案卷内封面书写格式》
6.4《案卷盒背脊的书写格式》
6.5《分类目录内封面书写格式》
6.6《全引目录内封面书写格式》
6.7《分类目录和全引目录背脊书写格式》
6.8《目次表书写格式》
（1）
6.9《目次表书写格式》
（2）
6.10《竣工档案交接证书》
6.11《工程档案分类归档范围、保管期限及责任单位一览表》
6.12《工程档案归档范围、保管期限及责任单位一览表（移交城建档案馆）》
7．附则
本细则由项目部工程管理部档案资料室负责解释，各单位请将执行过程中存在的问题及时向项目部工程管理部档案资料室反映，以便不断改进和完善。
第11页共31页
***项目管理手册
信息标准
工程档案整理程序表
工程档案
分工程
分专业
卷内编目
卷内文件排列
编页号盖档号章
编制卷内目录
编卷内备考表
编制案卷内封面
案卷装订
去掉文件金属物
修补破损文件
卷内不同尺寸文件材料折叠统一
案卷装订
案卷编目
案卷排列
编制案卷外封面
编分类目录
编全引目录
编达标迎检索引
编移交总清册
分类立卷
检查
按单位工程或设备台体型号立卷
组织技术人员检查案卷内在质量
贵州黔东项目部
GuizhouQiandongProjectOffice
第12页共31页
***项目管理手册
信息标准
案卷内封面书写格式
档号:
档案馆（室）号:
缩微号:
案卷题名
编制单位
编制日期
保管期限
本卷共
全宗名称
案卷盒背脊的书写格式
档号
0506
8061
12
———项目（工程）代号
———分类号
———案卷号
案卷题名
电气———专业名称
每段间隔空一个字
安装工程
电气电缆
3—1
———主题词、关键词、单位工程名称等
册数代号（本单位工程共3卷，这———是第一卷）
贵州黔东项目部
GuizhouQiandongProjectOffice
第14页共31页
***项目管理手册
信息标准
分类目录内封面书写格式
目录（工程）代号：
0506
分类号：
806
贵州黔东项目部
GuizhouQiandongProjectOffice
第16页共31页
***项目管理手册
信息标准
分类目录
项目（工程）名称：
贵州***火电厂一期2X600MW亚临界机组工程1号机组
一级类目名称：
基本建设类
二级类目名称：
电气专业
编制单位：
河南火电一公司
贵州黔东项目部
GuizhouQiandongProjectOffice
第17页共31页
***项目管理手册
信息标准
全引目录内封面书写格式
工程代号：
0506
分类号：
806
全引目录
项目（工程）名称：
一级类目名称：
二级类目名称：
编制单位：
贵州黔东项目部
GuizhouQiandongProjectOffice
第18页共31页
***项目管理手册
信息标准
分类目录和全引目录背脊书写格式
0506
0506
806
806
电气专业分类目录
电气专业分类目录
———项目（工程）代号
———专业分类号
———目录名称
目次表书写格式
（1）
目次表
类
升级会员 