实训指导04.docx

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实训指导04

实训指导04：

表的管理

一、实验目的

1、掌握主码与索引的创建

2、掌握表间关联关系的建立方法及过程

3、掌握各种类型字段内容的输入方法及技巧

4、掌握表中记录的排序和筛选操作、

二、实训内容

1、表内容的操作

2、表外观设置

3、以表为对象的操作

4、表间关系的建立

三、实验步骤

1、向已经建好的空表中输入数据内容

（1）在数据库窗口中，选中要打开的数据表，在表名称上双击，或单击工具栏上的“打开”按钮，即进入数据表视图窗口，在该窗口内逐条输入数据，如图1所示。

图1：

数据表视图窗口

（2）OLE对象数据类型的输入

OLE对象类型的字段使用插入对象的方式输入数据，在表“zrqk”中，“照片”字段的数据类型为OLE对象，将文件夹“face”中的1.bmp、2.bmp、3.bmp、4.bmp照片按顺序分别输入到表中的四条记录中，其操作步骤如下：

1）进入数据表“zrqk”的视图窗口，将光标位于第一条记录照片字段上，右击打开快捷菜单，选择“插入对象”命令，打开“插入对象”对话框，如图2所示。

图2：

“插入对象”对话框

2）选择“由文件创建”单选按钮，按“浏览”按钮，选择文件夹“face”中的1.bmp图片文件，即可将照片插入到字段中。

3）同上方法，分别插入其他照片文件。

（3）修改记录

1）定位到相应记录的字段上；

2）将数据修改。

（4）删除记录

1）将光标移至某记录的最左端，当光标变成向右的黑色箭头时，右击选中整条记录；

2）按Delete键。

（5）表中记录的排序

如果表设置了主码，则表中记录是以主码字段排序的，否则是按输入的顺序排列记录。

对“jssk”表中记录按“学分”字段的值升序重新排序的操作步骤如下：

1）选择表“jssk”，双击打开，进入表浏览窗口。

2）在表浏览窗口选择“学分”字段，再打开“记录”菜单，选择“排序”选项中的“升序”；或选择“学分”字段，右击打开快捷菜单，使用“升序排序”命令。

3）“jssk”表中记录的显示顺序发生变化，以“学分”值“升序”排列。

（6）表中记录的筛选

筛选处理是对表中记录进行选择，选择出符合准则的部分记录。

筛选出“jssk”表中“教师编号”为（101011）的记录，操作步骤如下：

1）选择表“jssk”，双击打开，进入表浏览窗口。

2）在表浏览窗口选择“教师编号”字段中的一个“101011”的值，如图3所示。

图3：

按选定内容筛选

3）打开“记录”菜单，选择“筛选”选项中的“按选定内容筛选”。

4）或选择“高级筛选/排序”选项，打开“高级筛选/排序”窗口，在字段栏中选择“教师编号”字段，在条件栏中输入“101011”，如图4所示，再选择“筛选”菜单，使用“应用筛选/排序”命令。

如图4：

“高级筛选/排序”窗口

5）以上两种操作方法，被筛选出的记录是一致的。

2、表格外观设置

（1）列宽设置

输入数据时经常会遇到这样的问题：

表中的某一列太窄，使输入的值只能看到一部分。

在Access中，改变表中文字的字号大小时，表的大小也会按比例随着变化，所以不能用改变字体大小的方法来让文字都显示出来，这时就要调整列宽和行高。

一般来说有两种方法对列宽和行高进行调整。

1）选择表“学生信息”，双击打开，进入表浏览窗口。

2）用鼠标调整列宽：

将鼠标移动到字段行上两个字段的交界处，当鼠标的光标变为形状时，按住鼠标左键，拖曳鼠标就可以改变列宽。

3）用菜单命令调整列宽：

用菜单命令改变行高和列宽是一种精确的方法，具体操作步骤如下。

①在要调整列宽的列中任意单元格上单击鼠标左键，选中该单元格。

②单击“格式”→“列宽”菜单命令，调出“列宽”对话框。

③在“列宽”文本框中输入数值，单击“确定”按钮。

④如果单击“最佳匹配”按钮，这一列的列宽就可以自动进行调整，这个字段中最长的值都能显示出来。

⑤单击“确定”按钮。

（2）冻结列

把所有的数据都输入到表中之后，就可以在Access中查看数据了，但如果一个表太长，看到前面的内容，后面的就看不到，有时看到后面的数据时，又想不起来这些数据对应的字段名称，只好将“滚动条”再移动到最前面。

这个问题在Access2003中可以通过“冻结列”的方法来解决，冻结后的列不会随着滚动条的拖动而移动。

1）选择表“xlqk”，双击打开，进入表浏览窗口。

2）选择要冻结的列，如学生姓名

3）然后单击“格式”→“冻结列”菜单命令。

4）如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”→“取消对所有列的冻结”菜单命令，就可以了。

（3）隐藏列

为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数据字段列保留在窗口中进行观察，可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。

1）隐藏列的方法：

将鼠标移动到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”命令。

2）取消对一个列的隐藏：

如果有多个列被隐藏，要取消某些列的隐藏可按以下步骤操作。

①将鼠标移动到表以外的任何地方，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令或单击“格式”→“取消隐藏列”菜单命令，均可以弹出“取消隐藏列”对话框。

“取消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。

②要取消对一个列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。

③单击“关闭”按钮。

3、以表为对象的操作

（1）复制表

1）在数据库窗口中，选中要进行复制的表“zrqk”，然后单击工具栏上的“复制”按钮。

2）在数据库窗口中空白处单击鼠标右键，在调出的快捷菜单中单击“粘贴”命令，调出“粘贴表方式”对话框，如图5所示。

如图5：

“粘贴表方式”选项窗口

3）在“表名称”文本框中输入复制后表的名称“zrqk1”，在“粘贴选项”栏中单击所需要的单选钮

4）单击“确定”按钮

（2）重命名表

在进行数据库管理的过程中，用户经常要对表重新命名，使其更有意义，重命名表的操作步骤如下。

1）在数据库窗口中单击“表”对象，在其右侧的列表框中选中要重新命名的表“zrqk1”。

2）用鼠标右键单击该表，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”菜单命令，然后输入新的表名“自然情况表备份”。

提示：

对表进行重命名后，在还没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可以恢复刚刚改变的表名。

（3）删除表

如果数据库中含有用户不再需要的表，可以将它删除。

在删除一个表之前要确认它没有被打开，只有删除该表与其他表的关系后才可以删除表。

删除表的操作步骤如下。

1）在数据库窗口中选定要删除的表“自然情况表备份”。

2）按Delete键。

3）单击“是”按钮，可以完成删除。

如果用户误删除了一个表，在删除之后，没有进行其他操作的情况下，单击“撤消”按钮，可以恢复刚刚删除的表。

4、主码与索引的创建

主码（或称主键）是用于唯一标识表中每一条记录的一个或一组字段，还可以利用主码定义表之间的关系，经便检索存储在不同表中的数据；Access2003中，可以定义三种主码：

自动编号、单字段及多字段。

索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的记录有序排列的一种技术，一般可以将经常用于搜索或排序的单个字段设置为单字段索引；如果要同时搜索或排序两个或两个以上的字段，可以创建多字段索引。

（1）自动编号主码

创建一个空表时，在保存表之前如果没有定义主码，Access2003会询问是否需要设置一个自动编号的主码。

同意后在表中会添加一个自动编号字段。

（2）单字段主码

在表中，如果某一字段的值能唯一标识一条记录，就可以将此字段指定为主码。

（3）多字段主码

在表中，可以将两个或更多的字段指定为主码（至多包括10个字段）

（4）为表“zrqk”的“教师编号”字段设置为主码的操作步骤如下：

1）在设计视图中打开表“zrqk”。

2）选定要设置主码的字段“教师编号”；如果要设置多字段主码，先按下Ctrl键，然后选择所需要的字段。

3）单击工具栏中的“主键”按钮或使用右击打开快捷菜单，选择“主键”命令，则在“教师编号”字段前有一“钥匙”标识，如图6所示，主键设置完毕。

图6：

主键设置

（5）Access2003将表中的主码自动创建为索引。

1）为表“zcpd”的“教师编号”创建单字段索引操作步骤如下：

①在设计视图中打开需要设置单字段索引的表“zcpd”。

②单击要设置索引的字段行“教师编号”。

③在“字段属性”选项卡中，单击“索引”属性框，根据字段的数据值，选择“有（有重复）”选项。

如图7所示。

图7：

设置单字段索引

2）创建多字段索引操作步骤如下：

①在设计视图中打开需要设置多字段索引的表。

②选择“视图”菜单的“索引”命令，或者单击工具栏中的“索引”按钮，打开如图8所示的“索引”窗口（如果已经定义了主码，则其在第一行显示）。

图8：

设置多字段索引

③在“索引名称”中输入索引名；在“字段名称”中选择索引的第一字段；④在“排序次序”列中，选择“升序”或“降序”选项。

根据需要可继续定义其他需要索引的字段。

（6）为数据库“jszkxxgl”（教师状况信息管理）中表（“zrqk”、“ssbm”、“jssk”、“kycj”、“shgx”、“xlqk”）的“教师编号”字段分别建立索引或主码，设置结果如下：

“zrqk”——有（无重复）、“ssbm”——有（无重复）、“jssk”——有（有重复）、“kycj”——有（有重复）、“shgx”——有（有重复）、“xlqk”——有（无重复）。

5、表间关联关系的建立

在Access2003中，同一个数据库中的多个表，若想建立表间的关联关系，就必须把要建立关系的表，经相关的字段建立索引，通过索引字段的值来建立表间的关联关系，表间的关联关系是两个表间的关系。

（1）建立父表（zrqk）与子表（zcpd）间的“一对多”关系的操作步骤如下：

1）在数据库窗口中，单击工具栏上的“关系”按钮，或在数据库窗口中右击打开快捷菜单选择“关系”命令，打开如图9所示的“关系”窗口。

图9：

“关系”窗口

2）在“关系”窗口中，右击打开快捷菜单选择“显示表”命令，打开如图10所示的“显示表”对话框，从中添加需要创建关系的表或查询。

本实验添加表（zrqk）与表（zcpd）。

图10：

“显示表”对话框

3）在“关系”窗口中，显示出添加的表的字段，主码字段名用粗体标识。

单击“zrqk”表的“教师编号”字段且按住不放，然后把它拖到“zcpd”表的“教师编号”字段上，当释放鼠标时，打开“编辑关系”对话框，如图11所示。

图11：

“编辑关系”对话框

4）在“编辑关系”对话框选中“实施参照完整性”，单击“创建”按钮，即在两表之间有一条连线相联，表明关系创建完毕，关闭“编辑关系”对话框，保存设定关系。

（2）参照上述步骤建立如下关系，如图12所示：

父表（zrqk）与子表（kycj）间的“一对多”关系。

父表（zrqk）与子表（xlqk）间的“一对一”关系。

父表（zrqk）与子表（jssk）间的“一对多”关系。

父表（zrqk）与子表（ssbm）间的“一对一”关系。

父表（zrqk）与子表（shgx）间的“一对多”关系。

图12各表整体关系图