采购管理程序B0.docx
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采购管理程序B0
济南宝世达光讯有限公司
采购管理程序
受控状态：
文件编号：
QP-020
版本
：
B/0
页数：
9
生效日期：
2010年2月1日
发文编号：
会
签
研发部
生产部
品质部
工程部
销售/市场部
综合部
采购部
财务部
编制
审核
批准
修改履历页
变更编号
版本
修订日期
修订页次（条款）
修订内容说明
修订人
B/0
2010-7-1
2-6页
部分职能调整
夏中军
1．目的
确保采购过程顺利进行，在坚持并维护公司利益的前提下，适质、适时、适价、高效供应公司经营活动所需的物资和服务。
2．适用范围
适用本公司外购物资和服务的采购管理。
3．职责
3.1供应商科负责：
1）潜在供方的开发及信息收集；
2）研发项目新物料、样品的供方开发与采购工作；
3）OEM项目合作的供应商开发；
4）量产物料的供方开发及降低采购成本；
5）批量采购物料异常与交期跟进；
6）对初选供方的选择评定、送样承认与实地考察工作；
7）对已选定供方，建立供方档案和名录；
3.2采购科负责：
1）依《合格供方名录》实施批量物料的采购；
2）采购合同/订单的编制与计划的实施及交期跟进，以确保物资的正常供应；
3）根据仓储部提供的库存情况，提出公司合理的物资采购计划；
4）掌握好实际库存和在途物料情况；
5）负责组织公司内部相关部门，定期对供方进行评价。
3.3仓库负责采购物料的接收、送检、入库、发放、贮存和防护。
3.3研发部负责物料的开发及提供物料采购所需的图纸、规格等技术资料，以及新物料认证评估及制定BOM表、零件承认书（检验规格）等。
3.4品质部负责对供方的质量管理体系的审核，并依据研发部《零件承认书》对购进生产批量物料及产品进行检验和实验，并保存检验和实验记录；
3.5生产部PMC负责编制生产批量物料的《物料需求计划》或《请购单》；
3.6公司各部门提出其他物资采购需求计划；
3.7财务部负责资金与《用款批复单》的审核、在合同约定的账期内及时付款。
3.8总经理及分管副总负责采购单的最终批准；
4．工作程序
4.1采购过程工作流程图（附后）
4.2采购过程工作程序的要求（附后）
5．相关文件
5.1《不合格品管理程序》（QP-005）
5.2《产品监视与测量管理程序》（QP-007）
5.3《供应商管理程序》（QP-019）
6．记录
6.1《请购单》二年
6.2《物料需求计划》二年
6.3《采购单》二年
6.4《采购合同》永久
工作流程图
工作程序要求
序号
流程块
工作要求
1
物料需求计划
1.对于BOM中列出的生产物料，PMC根据订单数量、BOM展开物料需求计算，并根据实际情况修改结果，确定需求数量及交期；于每月25号前提出下月的《物料需求计划》；
2.研发部评估、试用物料；
3.原订购物料不够需补单；
4.客户急单（正常采购周期无法满足订单生产）产生紧急订料。
5.其他生产及非生产物料由需求部门填写《采购申请单》，经部门经理审批后向采购部提出申购。
2
采购需求评估
1.对于各部门提交的《采购申请单》，采购员评估其内容是否完整，包括申请部门、申请人及部门经理或授权人签名；申购物品名称、数量、需求日期及申请理由。
如有疑问时，采购部有权退回申请部门重新申购；如内容部完整在5个工作日内回复交期；
2.对于PMC提供的物料需求，相应采购员对自己负责的物料进行评估；
A.依据库存量、在途量,并根据物料订购批量、最小订购量等采购因素决定订多少数量，并依据物料采购周期1个工作日内回复到料日期将《物料需求计划》转交PMC确认；
B.PMC对《物料需求计划》仔细检查，确认每一型号订购的数量及交期是否满足生产要求，货仓是否有该物料的库存，采购批量是否合理，根据订单状况确定物料能否有安全库存。
如无问题则在《物料需求计划》中签名后反馈至采购部，如有问题要求交采购修改后重复上述作业。
3
选择供应商
生产物料的采购必须在公司最新《合格的供应商名单》中选取质量、价格及交期最合适之供应商，负责采购员与之谈妥采购条件，以确定满足公司生产要求；
A.如公司现有供应商不能满足交期要求时，采购主管应及时通知供应商开发主管重新寻找能满足要求之供应商；
B.对于研发部评估或试用物料，采购员应首先考虑在合格供应商处购买，如无合适对象，则告知供应商开发主管依《供应商管理程序》处理。
4
询价/比价/仪价
对于其他物料的采购则由采购员选择三家以上供应商进行询价、比价、议价作业，挑选最合适的交易对象。
5
拟定采购合同/订单
采购员根据确认后的采购条件准备采购订单或合同；
A.首次交易供应商或金额在RMB5000元以上首次物料采购，采购部应与供应商签订正式《采购合同》，以明确双方责任及义务。
B.金额在RMB5000元以下且已交易过的供应商，如每月总金额逾2万元以上时，采购部也应与供应商签订正式《采购合同》，但后续作业可在已订采购合同之约束条件下，直接向供应商发放采购订单；
C.其他物料则由采购员根据采购需求填写《采购单》。
6
审核、批准
采购订单和合同准备完毕后，采购员负责检查物料名称、编号、数量、交期、品质及特殊要求（如安全证书和质量合格证书）、单价、总金额是否正确，并将其交采购主管审核，审核后的采购合同及订单依公司核准权限，由相应人员最后核准并签名。
7
签订采购单
1.核准后的采购订单和合同由负责采购员分发并与供应商确认；
2.必要时，采购员将相关资料（如图纸、样品等）发送给供应商，以利其完整理解采购品质要求；
3.对于新物料或紧急订购物料（有时订单先发通知供应商备料），采购员应明确告知供应商必须收到公司书面通知或样品方可生产。
电话采购时，采购员应要求供应商复述，以证实其完整理解采购要求，并于事后按要求开立采购订单。
8
资金审核/批准
用款批复单
1.生产性物料采购额资金审批权限:
A.生产性物料批采购额50万元以下经总经理批准后方可有效；
B.生产性物料批采购额50万元以上经集团分管副总批准后方可有效；
2.非生产性物料采购额资金审批权限：
A.非生产性物料批采购额超过10万元，或设备采购需经集团总裁批准后方可有效；
B..非生产性物料批采购额10万元以下5万元以上经集团分管副总裁批准后方可有效；
C.非生产性物料批采购额5万元及以下经总经理批准后方可有效；
3.现金交易和预先支付账款的《请购单》，需总经理审批后方可有效；
4.所有的《付款批复单》，交相关授权人批准后，到财务部复审。
9
采购变更
1.采购订单分发后，在以下情形之下采购员应收回已分发的订单后注明“报废”并视情况决定修改或取消订单；
A.正常下订单无法满足生产之紧急物料，采购科在原订单基础上增加数量并按原号码重新打印新的订单，检查与签字流程同6项；
B.客户减单或取消订单，PMC要求采购科取消订单或推迟交期，采购科对订单进行修改后重新打印新的订单，检查与签字流程同6项；
C.由于设计失误或不当导致物料需求变更时，研发部发出ECN通知采购科停止采购并取消已发出的订单；
2.任何已分发的订单需修改或取消时，采购科应在供应商未正式生产前以电话、传真、E-MAIL等方式通知供应商，否则供应商有权不接受变更内容；
3.如供应商提出变更，采购科征求相关部门意见决定是否接受。
不接受则与供应商协调解决办法，接受则通知相关部门变更内容。
10
交期控制
1.采购订单发出，采购员应按预定的交期督促供应商交货；并与PMC协调后合理安排上料进度，以减少仓储及付款压力。
2.对于较大订单分批交货时，采购员告知供应商每次交货要求。
3.供应商交期如有延误时，采购科应事前通知PMC进行生产计划变更或调整，以利生产安排。
11
采购产品验证
1）仓库填写《送检通知单》，通知品质部对购进的材料或产品进行检验（免检产品除外）；
2）品质部按检验规范和接收准则进行检验，品质部决定检验频次和抽验比例，必要时可协调人力进行全检；计数型接收准则必须是零缺陷；
3）品质部负责在物料包装上标识检验结果等信息；
4）部门请购的产品，在未发行检验标准之前，各自负责按申购的规格、型号、数量等进行验收；
5）托工产品根据委外加工工艺设计要求或检验规范由品质部或请购部门验收。
12
异常处理跟进
1.特采：
若为急需物料，由采购人员按《不合格品管理程序》填写《特采申请单》执行；
2.退货或换货：
采购人员取得品质部的《进料检验报告》或《抱怨通知单》后，及时与供应商联络，并在维护公司利益同时要求供应商退货或换货；
3.所有经品质部提出《抱怨通知单》之不良来料批次，采购人员皆需在1周内要供应商回复改善措施报告。
并且采购人员可视情况所需，依据《供应商管理程序》要求供应商做出单价折让，减付货款或支付延期等；
4.若因供应商交货异常，而导致客户抱怨或处罚。
采购应在维护公司利益同时，要求供应商承担相关费用。
13
入库
1）从供方处采购的物料，仓库依据品质部验收合格的判定，或其他部门对购进产品验收合格的确认，办理入库手续，做好记录与标识，并按《产品防护与仓库管理程序》进行管理；
2）经全检的物料，仓库只将判定合格的部分物料入库，不合格物料直接通知采购办理退货手续；
3）到厂的固定资产验收时，先办理领料手续，就位后由相关使用部门进行验收；
4）暂存于供方处的模具验收，由采购部组织验收，验收前，必须得到技术部门对样品的合格判定。
14
发放
1）各部门根据需要，开出领料单领取材料或产品，并经部门经理签批生效；
2）领用非本部门请购物料或成品时，必须本部门经理审核、请购部门批准后，方可到仓库领用；
15
对账付款
1.财务部负责接收发票、和供方对账，并及时付款；
2.采购人员有义务对来料合格，符合付款条件的货款按时向财务部进行请款；
3.采购人员请款时，将《送货单》、《入库单》、《对帐单》、《发票》等一起整理好经部门主管签核后在15-20号间向财务部请款。
若为设备款，需附上使用部门的验收合格的《设备验收报告》；
4.对因其它原因，而造成不能及时支付供应商货款，采购人员有义务告知，协调供应商。
16
资料保存
采购科负责整个采购过程相关资料的整理并按资料保存期限存档。
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