现代企业如何做好合同管理工作.doc

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现代企业如何做好合同管理工作

曾永前律师

企业合同管理资料之一：

企业合同管理制度创新初探

  摘要：

合同是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式。

当前我国市场规则和秩序还不很规范，合同极易被不法分子利用，进行各种违法犯罪活动，企业就可能因此蒙受巨大的经济损失。

因此，搞好合同管理，是维护企业合法权益的最基本的要求。

文章从分析目前企业合同管理中存在的问题入手，提出完善和创新企业合同管理的建议。

1我国企业在合同管理上存在的缺陷

   某电子生产企业与某贸易公司签订了一份电子产品买卖合同。

由于贸易公司主动提出订约后预付货款的30％，并且此前，企业与贸易公司签订的几次少量供货合同，在货到后企业均能按时收到贸易公司的款项，认为贸易公司信誉良好，后按约定收到贸易公司的预付款，遂按约定发货，但此后未能收到其余货款。

经了解，货物到达目的地即被贸易公司低价抛售，现贸易公司已被注销，相关人员失踪。

原来这是一起精心策划的诈骗案。

   现实中又何止某企业遭遇以上问题。

据统计，我国社会经济营运因合同诈欺、三角债等诚信缺失所产生的成本约占每年GDP比重的10％～20％，其中因为合同诈欺造成的直接经济损失约55亿元，逃避债务造成的直接经济损失约1800亿元，产品质量低劣和售假造成的各种经济损失约2000亿元。

而在合同履行方面，我国91.4%的企业不同程度存在合同纠纷，其中7.1%的企业合同纠纷为10起以上。

这说明信用缺失正越来越成为一些企业经营中的潜在风险，严重威胁了企业合同履行的安全。

但我国企业在合同管理上特别在信用管理方面还存在很多缺陷，不少企业的信用管理体系至今仍属空白。

具体表现在：

（1）一般仅注重合同的静态管理，而忽视合同的动态管理

   企业在签订合同前，虽然注意审查合同对方当事人的资信和履约能力，但一般是从对方当事人以往履约行为和注册资本、生产规模等方面进行审查的。

而合同的履行是一个动态的过程，包括签约、交货、验收、结算等环节，对方当事人的资信到底如何，是在合同履行过程中体现出来的，对方当事人以往履约行为和注册资本、生产规模等方面仅仅能反映其过去的资信状况，当事人过去的资信和履约能力强并不能证明其对当前签订的合同履约资信和能力就高，因此，注重签约时对方当事人的资信调查和合同文本的审查，而忽略合同从签约、交货、验收到结算等环节的管理，是无法作好合同管理工作，也无法保障企业合法权益。

（2）企业的信用管理体系先天不足

   一些企业高级管理者和财务主管人员信用意识仍然薄弱，对现代企业必须具备的信用管理特别是如何防止合同诈骗和纠纷缺乏足够的了解和认识，出现授信不当和对合同履行计划缺乏管理等现象，使企业在经营过程中埋下了一定的信用风险。

也有一些企业尽管对企业信用越来越重视，但具体管理仍不得要领，对合同诈骗和纠纷的预防束手无策，以报案和诉讼为唯一手段。

有的企业为避免合同诈骗虽然也想利用现行法律武器中担保的措施，但具体实施中要得到完全满意的担保物或担保人十分困难。

   （3）企业合同管理跟不上时代步伐

   随着全球经济一体化和网络经济的发展，企业在采购、产品销售等方面将越来越依赖网络，其在签约前和履约过程中对对方当事人资信和履约能力的审查将越来越困难，如果企业仍停留在传统的合同管理模式上，是根本无法生存下去的。

２企业合同管理制度创新

   企业要在市场经济的大海中不被淹没，除了注意尽其所能考察对方当事人订立合同的动机、目的和履行合同能力外，还要在合同的订立、履行和纠纷处理等环节的管理工作中有所创新。

（1）签约时对合同结算方式的创新

   先付款后交货往往是卖方梦寐以求的，但买方担心货款被骗，因此这种结算方式在买方市场下往往难以做到。

货到付款是买方梦寐以求的，但卖方担心货物被骗，往往要求提供担保，这给交易的成功造成种种障碍。

在目前国内经济活动中诚信存在缺陷时，企业可在充分利用合同法和担保法等法律法规规定以维护自身权益的前提下，在一定条件下可在结算方式中尝试使用信用证的结算方式，以解决当事人之间的信用危机。

   信用证是国际贸易结算中常用工具，在我国以往仅见于涉外合同中，是一种由银行根据买方的请求和指示向卖方开出的一定金额的，并在一定期限内凭规定的单据承诺付款的书面文件。

由于一方的开户银行对该方的现金流和资信状况更为清楚，该方能从其开户银行开出信用证，说明其对合同中主要义务的履行没有障碍，合同能够得到更加顺利履行。

   信用证主要适用于对方突然大量订货或对对方信用状况存在疑虑的其他情况。

信用证可弥补担保法规定的各种担保方式不能普遍适用的弊病。

与违约金和预付款相比，信用证可最大限度地防止合同诈骗的发生和三角债的存在。

违约金或预付款往往被骗子用来作为麻痹对方的工具。

   由于我国加入WTO后，企业之间的贸易活动国界更加模糊化，同时金融行业竞争将更加激烈，相信随着外资金融机构的介入和金融工具的创新，国内企业之间在经济活动中将越来越多运用国际惯例包括利用信用证结算，我国企业必须尽快学会运用信用证这一国际结算方式。

由于信用证结算是利用银行信用来保障商业信用，在当前我国信用普遍存在缺失的情况下，采用信用证重建企业之间的商业信用尤有重要意义。

（2）签约后对合同风险管理的创新

   合同签订后，卖方往往存在货款回收不畅的问题。

企业间的三角债，使得企业大量资金被应收帐占用，形成理不清、剪不断的债务链，造成资金周转速度减慢，增加了企业成本，加大了市场风险，对于原本资金紧缺的小型企业更是雪上加霜，严重制约着企业的生产发展。

企业可在签约后采用以下手段融通资金，防止三角债的困扰。

   ①保理

   保理是针对企业应收帐款提供的一项金融服务，是由专门的保理商将企业之间应收帐单买下，然后代为收款和提供融资。

企业不但可通过保理将其应收帐款的收款风险转移给保理商，依靠保理商的专业技能对客户信用进行分析和管理，确保将主要资源集中于研发、制造和销售等核心环节，而且可合理运用保理融资功能，保持企业现金流的稳定。

我国目前交通银行等已把这一国际惯例引入国内，推出国内保理业务。

   保理主要适用于资金融通困难的企业如中小企业和缺乏信用管理技能的大型企业。

   ②信用保险

   信用保险是一种责任保证保险，是以信用交易中债务人的信用作为保险标的，在债务人未能如约履行债务清偿而使债权人遭受经济损失时，由保险人向债权人提供风险保障的一种保险。

目前信用保险仅包括进出口信用保险，国内买卖之间的信用保险尚未开展。

相信随着金融保险业的进一步发展，客户需求的增加，利用信用保险规避债务人信用风险包括应收帐款风险存在可能性。

   （3）充分利用法律手段，应对合同纠纷的发生

   在订立合同后，企业还要密切跟踪合同履行过程中的各个环节，搜索相关资料，在对方违约包括预期违约时及时采取有效法律手段，避免和减少自身损失的发生，以维护自身合法权益。

目前合同法赋予当事人在对方有违约或其他侵犯当事人权益的行为时可行使抗辩权，追究对方缔约过失责任和违约责任，进行合同保全。

   ①行使抗辩权

   抗辩权是指在发现对方有违约或预期违约的行为时，合同一方拥有不履行或中止履行相应义务的权利。

目的是在对方违约时当事人可采取相应措施，防止损失的发生和扩大，以维护守约人的合法权益。

   根据当事人在合同中的角色不同，抗辩权包括同时履行抗辩权、后履行抗辩权和不安抗辩权。

如卖方在同时履行的日期根本无法供货，则买方在同时履行的日期可行使同时履行抗辩权，有权不支付货款。

乘客未购票，航空公司可行使后履行抗辩权，有权拒绝其登机。

卖方如得知买方正濒临破产，可要求买方提供担保并在买方不提供担保时行使不安抗辩权，不履行与买方签订的供货合同。

   ②及时追究对方缔约过失责任和违约责任

   缔约过失责任是指在合同订立过程中，因当事人一方的过失致合同不能成立时，有过失的一方应就他方当事人因合同成立遭受的损失承担的民事责任。

缔约过失责任包括违背诚信原则的缔约过失责任和泄露商业秘密的缔约过失责任。

   缔约过失责任不同于违约责任，缔约过失责任发生在合同订立过程中，如发生在合同有效成立后则是违约责任。

违约责任是合同成立后当事人的一种责任。

违约责任是指当事人因违反合同约定依法所应承担的法律责任。

   ③合同保全

   合同保全也称合同的对外效力，是指为确保债权人无特别担保的一般债权得以清偿，防止债务人的责任财产不当减少，债权人在债务人怠于行使权利时代债务人行使权利或请求法院撤销债务人不当决定的一种制度。

目的是保持债务人的偿债能力，维护债权人的利益。

   合同的保全包括代位权和撤销权。

如债权人A得知债务人B的债务人C正进行破产程序，但B放弃申报债权，其行为将对A的权利造成损害，A可请求法院以自己名义代位B行使B对C的债权。

债权人A得知债务人B将其财产无偿赠与或低价销售给C，B的行为将对债权人A的利益造成损害，A可请求法院撤销B与C的赠与合同或低价买卖合同。

   （4）制定应对网络经济时代的法律对策

   加入WTO后，我国关税大幅削减，进口原材料和产品的价格趋向降低，企业可通过国内、国际两个市场，融通技术、资金等我国企业发展中稀缺的资源，并从全球采购尽可能物美价廉的产品或服务，提供企业竞争力。

特别是进入新世纪以来，涵盖先进控制和优化控制技术、电子商务以及企业资源计划等在内的信息技术的发展，为企业实现全球采购、获得最佳的供应商和最好的产品价格提供可能性。

电子商务已成为企业利用信息技术进行节能降耗、减员增效的有力工具，成为企业可持续发展的重要保证和有效手段。

但企业也要充分认识网络交易的安全性所存在的缺陷。

为此，企业要在电子商务方面建立健全规章制度的制定和完善工作，并积极推动政府部门和立法机关完善电子商务方面的立法。

在全球经济一体化的今天，在我国企业界还存在诚信缺失的情况下，企业要生存和发展，开拓市场获取利润固然重要，但如何保证权益不被侵害更是其基本功。

为此，企业还要不断创新，充分运用各种法律手段规避和化解经营管理中存在的风险，切实维护其自身合法权益。

企业合同管理资料之二

企业经济合同管理制度（范本）

第一节 总则

   第1条 为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《经济合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

   第2条 公司各部门及下属公司、企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。

   第3条 经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。

各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。

各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。

第二节 经济合同的签订

   第4条 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。

   第5条 对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。

法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。

超越代理权限和非法委托人均无对外签约，但经总经理特别授权并发给委托证明收的例外。

   第6条 签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

包括：

对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。

做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止上当受骗，防止签订无效经济合同，确保所签合同有效、有利。

   第7条 签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

   第8条 签订经济合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。

   第9条 经济合同除即时清洁者，一律采用书面格式，并必须采用统一的经济合同文本。

   第10条 合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。

   合同内容应注意的主要问题是：

   1.部首部分，注意写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。

   2.正文部分，注意：

产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。

   3.结尾部分，注意：

双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。

   第11条 签订经济合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县人民法院管辖。

   第12条 签订购货合同应以现货为主，并坚持经销定进原则；付款尽可能采用托收承付，如需预付货款或定金按二百一十九条规定办理。

   签订购货合同应以现款为主，不准赊销；确需赊销或代销的，赊销金额在20万元以下的由下属公司、企业经理审批，20万元至50万元的由总会计师和主管副总经理（总经理助理）审批，50万元以上的由总经理审批。

   第13条 任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。

第三节 经济合同的审查批准

   第14条 经济合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。

   第15条 经济合同审批权限如下：

   1.下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。

   2.下列合同由总经理或其授权人审批：

   标的超过100万元的；

   预付定金或预付货款超过10万元的；

   联营、合资、合作合同；

   重大涉外合同。

   3.下列合同由董事长审批：

   标的超过500万元的；

   投资100万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。

   4.标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。

   5.法律顾问室负责对下列合同进行审查：

董事会、总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。

法律顾问室主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。

   第16条 经济合同审查的要点是：

   1.合同的合法性。

包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表地是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

   2.合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

   3.合同的可行性。

包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

   第17条 根据法律规定或实际需要，经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证、批准，或报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。

   第18条 经济合同的审批程序如下：

   1.申报。

各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”（一式二份），报本企业的领导审查批准。

（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。

需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。

   2.审核。

对送审的经济合同，应按本《制度》第二百一十九条规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：

批准、不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判。

（应提出谈判的具体要求和注意事项）。

   主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。

   上述审批程序，一般为1…2天。

特殊情况，经批准或授权的可不受审批程序的约束。

第四节 经济合同的履行

   第19条 经济合同依法成立，即具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。

   第20条 合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

   第21条 各企业领导及签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。

否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。

第五节 经济合同的变更、解除

   第22条 在经济合同履行过程中碰到困难的，各企业首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。

   如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

   第23条 对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。

   第24条 变列、解除经济合同，必须符合《经济合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。

  第25条 变理、解除合同的手续，应按本《制度》第二百一十九条及第二百二十条规定的审批权限和程序执行。

   经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。

   经上级主管机在见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。

   经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。

   第26条 变更、解除经济合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。

   第27条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

但特殊情况经双方一致同意的例外。

   第28条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

   第29条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。

第六节 经济合同纠份的处理

   第30条 合同在履行过程中如与对方当事人发生纠份的，应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

   第31条 合同纠纷由签约企业负责处理。

涉及内部几个企业的，可以协商或由公司确定一个企业为主负责修理。

签约人对纠纷的处理必须具体负责到到底。

   第32条 处理合同纠纷的原则是：

   1.坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。

   2.以双方协商解决为基本办法。

纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本企业合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。

   3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。

   第33条 各企业在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。

   第34条 法律顾问室处理合同纠纷的范围是：

   1.董事会、总经理交办的；

   2.经各企业处理解决不了的；

   3.其他应由法律顾问室处理的。

   第35条 提请处理合同纠纷的程序是：

   1.承办人填写“对外经济合同纠纷申报表（一式二分），按本《制度》第二百二十二条的规定报批。

   2.审批单位可依据情况，在1天内作出；由上报单位负责处理；由法律顾问室负责处理。

   3.法律顾问室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

   第36条 合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或记拆的足够时间。

   第37条 凡由法律顾问室处理的经济合同纠纷，有关企业必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：

   1.经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；

   2.交货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；

   3.货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；

   4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；

   5.有关违约的证据材料；

   6.其他与处理纠纷有关的材料。

   第38条 对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。

   第39条 各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

   对于对方当事人在规定定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。

   第40条 对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问室配合各单位向人民法律申请执行。

   第41条 在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。

   执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。

  第42条 合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。

第七节 经济合同的管理

   第43条 本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度及基础管理制度。

   第44条 本公司经济合同的二级管理具体是：

   公司由总经理总负责凡管副总经理（总经理助理）具体负责，归口管理管理部门为法律顾问室。

   下属公司一级由经理、副总理负责，归口管理人为办公室主任或秘书；各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。

   第45条 公司主管内贸的副总经理（总经理助理）负责审批内贸合同。

   公司主管外贸的副总经理（总经理助理）负责审批外贸合同。

   公司主管工业的副总经理（总经理助理）负责审批工业方面的引进、合资、合作合同。

   公司主管房地产业的副总经理（总经理助理）负责审批房地产、建设合同。

   第46条 法律顾问室的主要职责是：

   1.负责管理公司的各类合同；

   2.负责检查各类合同的合法性，实行法律监督；对公司审批或签订的合同负责把关，对下属企业审批的合同负责抽查，提供法律帮助；

   3.负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质；

   4.负责考评各企业的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；

   5.配合各企业办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项；

   6.配合各企业处理合同纠纷；

   7.参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。

   第47条 下属公司、企业合同管理的主要