行政采购管理制度.docx

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行政采购管理制度

　　为合理控制采购价格，降低采购成本，规范采购流程，提高工作效率，特制订本制度。

一、本制度所指行政类采购范围：

1、单价2000元以下的所有公司行政类低值资产的采购，主要包括笔、纸、本、橡皮、文件夹、文件袋、曲别针、订书器/钉、打孔器、文具刀、笔筒、磁钉、等日常月度例行采购的办公用品；应急药品、饮品等生活用品；卫生纸、擦手纸、吸收液、消毒液等保洁用品；办公家具、照片洗印、喷绘、会议桌花、横幅、员工活动奖品、礼品、装饰性刻字、晒图、印刷制品等临时物品。

2、公司各类行政服务的采购，主要包括保安、保洁、团膳、物业、酒店、机票、维修、宿舍租赁、设备租赁、花卉租摆等服务类采购。

二、物品采购原则与价格依据：

（一）采购原则：

（1）所有物品采购，本着较高性、价、的采购原则；

（2）月度例行采购，本着需求合理、适当配货的原则；

（3）临时采购的，本着原则与灵活性并存；

（4）批量采购的，须按照招投标流程执行采购；

（二）价格依据：

1、月度例行采购

（1）每年初，由行政部“采购主管”根据物品常规使用情况，拟定《常用物品清单》（见附件一）,并通过3家及以上供应商询价、比价，确定《常用物品价目表》（见附件二），报行政部财物组经理和行政总监审批后，作为本年度、月度例行采购依据。

（2）每季度由“采购主管”根据市场价格波动、公司购买需求以及供应商更新报价，对《常用物品清单》更新一次,报行政部财物组经理批准后实施更新。

（3）采购过程中，“采购主管”严格按《常用物品价目表》采购，如因市场等客观原因，采购价格高于《常用物品价目表》时，须在《采购订单》（见附件三）中说明理由。

2、临时物品采购，由“采购主管”依据《供应商甄选及管理办法》寻找三家以上有资质的供应商进行比价。

三、月度例行采购作业流程（流程图见附件四）

1、采购申请：

每月1日、15日，由各部门助理根据《常用物品价目表》，填写《常用物品采购申请单》（附件五），并经所在部门负责人签字确认后，向行政部“采购主管”提交采购申请。

2、采购审核：

由“采购主管”对其采购申请的合理性等进行初审。

并依据《行政预算管理办法》进行费用审核。

如对采购需求有疑问，须要求“申请人”给予说明。

初审确认后，将《常用物品采购申请单》和《预算使用报表》（见附件六）一并提交“财物组经理”审批。

如预算使用金额超出（），须经行政部总监审批。

3、采购实施：

采购申请经批准且签字手续齐全无误后，由行政部“采购主管”填写《采购订单》一式两份，一份交公司协议供应商备货、送货；另一份存档备份。

4、入库、验收及发放：

（流程见《库房管理办法》）“库管专员”凭备份的《采购订单》进行入库验收。

库管专员依据《采购订单》，联系各部门助理，按当月申请数量进行发放，各部门助理需当场验收、领取并在《出库单》上签字确认。

5、采购结算：

每月末，“库管专员”将本月已签核《常用物品采购申请单》、《采购订单》、《送货单》、《发票》等交“采购主管”初审、“财物组经理”复审后，提交OA进入结算流程。

四、临时物品采购作业流程（流程图见附件七）

1、采购需求

由“申请人”（各部门助理或员工个人）以邮件方式提报“采购需求”。

2、判断是否为行政部采购物品

由“采购主管”根据《物品分类汇总》判定拟需采购物品是否为“行政及员工关系部”采购权限之内，判断为“行政部”负责采购的，走行政采购流程；判断为其他采购部门负责采购的，告知“申请人”走其他部门采购流程（如：

资产采购部或信息部）

3、采购审核：

由“采购主管”对其采购申请的合理性等进行初审，如对采购需求有疑问，须要求“申请人”给予说明。

4、询价：

“采购主管”根据“采购需求”并依据《供应商甄选及管理办法》在3日内进行询价、货比三家，确定最终采购价格。

5、通知：

“采购主管”通知“申请人”拟采购物品价格，并由“申请人”填写《临时物品采购申请单》（附件八），并经所在部门负责人签字确认后，向行政部“采购主管”提交采购申请。

6、“采购主管”将《常用物品采购申请单》和《预算使用报表》（见附件六）一并提交“财物组经理”审批。

如预算使用金额超出（），须经行政部总监审批。

7、采购实施：

采购申请经批准且签字手续齐全无误后，由行政部采购主管填写《采购订单》一式两份，一份交公司协议供应商备货、送货；另一份存档备份。

8、入库、验收及发放：

（流程见《库房管理办法》）“库管专员”凭备份的《采购订单》进行入库验收。

库管专员依据《采购订单》，联系申请人，按当月申请数量进行发放，申请人需当场验收、领取并在《出库单》上签字确认。

9、采购结算：

每月末，“库管专员”将本月已签核《常用物品采购申请单》、《采购订单》、《送货单》、《发票》等交“采购主管”初审、“财物组经理”复审后，提交OA进入结算流程。

五、保洁用品、饮品等常规库存物品采购的特别规定：

（具体管理办法见“库房管理办法”）

采购流程如下：

1提出采购需求：

“库管专员”根据库存情况，提报《库房管理登记表》、《常用物品采购申请单》至“采购主管”。

2采购审核：

由“采购主管”对“采购申请”的合理性等进行初审。

并依据《行政预算管理办法》进行费用审核。

如对采购需求有疑问，须要求“库管专员”给予说明。

初审确认后，将《常用物品采购申请单》和《预算使用报表》（见附件六）一并提交“财物组经理”审批。

如预算使用金额超出（），须经行政部总监审批。

3采购实施：

采购申请经批准且签字手续齐全无误后，由“库管专员”填写《采购订单》一式两份，一份交公司协议供应商备货、送货；另一份存档备份。

4入库、验收及发放：

（流程见《库房管理办法》）“库管专员”凭备份的《采购订单》进行入库验收。

库管专员依据《采购订单》，按当月申请数量当场验收、领取并在《出库单》上签字确认。

由物业公司相关人员（如：

保洁主管、饮料添加员等服务人员）会同“库管专员”前往库房，双方登记《物品领用签单》后从库房领取。

5采购结算：

每月末，“库管专员”将本月已签核《常用物品采购申请单》、《采购订单》、《送货单》、《发票》等交“采购主管”初审、“财物组经理”复审后，提交OA进入结算流程。

六、其它

1供应商选取纲要

（1）采购主管负责供应商开发主导工作；

（2）使用部门负责供应商样品、品质的确认；

（3）使用部门、行政及员工关系部财务组经理及采购主管等相关部门人员组成厂商调查小组，负责供应商的调查评核

（4）供应商评核主要考虑以下方面：

a）公司概况：

如资本额、成立日期、占地面积、营业额、银行讯息；

b）资质证明；

c）主要客户；

d）公司所在地距离公司路程

（5）有关食品及健康安全的物品采购以品质为主价格为辅，优先选取资质好的知名度度高的品牌厂商。

2本类采购将在另行制定并发布的《行政及员工关系部供应商甄选及管理办法》中详细届定。

2、附件（样表）

1《常用物品清单》

2《物品分类汇总表》

3《常用物品价目表》

4《询价表》

5采购申请单（《常用物品采购申请单》、《临时物品采购申请单》）

6《采购订单》

7《库房管理登记表》

8《物品领用签单》

9《月统物品采购流程图》

10《临时物品采购流程图》

采购询价表

年-月-日金额单位：

元

项目名称

规格、参数

数量

报价金额

备注

单价

小计

总报价金额（大写）：

万仟佰拾元角分整（小写）￥：

元

采

购

要

求

1、供应商应具有经年检合格的中华人民共和国营业执照，所投货物包含在其经营范围内（询价时提供副本复印件）。

2、质量要求：

提供上述货物为厂家原装全新合格产品（需提供产品的合格证、说明书等），并按国家规定、厂家服务承诺做好售后服务。

3、本表须加盖企业公章及法定代表人或委托代理人签字或盖章，否则报价无效。

4、供应商报价须包含为实施和完成采购项目所需的劳务、材料、运输、安装、调试、检修、售后服务等方面的一切费用。

5、成交原则：

在实质性响应询价文件的前提下，采用最低价成交的原则确定成交候选人。

6、成交供应商不得拒绝签订合同

7、交货时间：

合同约定，交货地点：

合同约定。

8、付款方式：

验收合格后一次性付清。

9、询价表递交截止时间：

年月日上午/下午时，逾期收到或不符合规定的询价表恕不接受。

10、询价表递交方式：

传真/邮件

供应商名称（盖章）：

法定代表人或委托代理人（签字或盖章）：

联系人：

联系电话：

日期：

　　年月日

公司地址：

邮编：

联系电话：

传真：