江苏金浦集团物资采购管理制度试行.docx
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江苏金浦集团物资采购管理制度试行
江苏金浦集团物资采购管理制度（试行）
（GPRO—SC/CG001—06）
第一章总则
第一条为充分发挥竞争机制的作用，完善集团原材料、设备、物资等采购管理，加强重大关键物资采购管控，降低企业采购风险，提高集团经营效益，结合集团管理实际，特制订本制度。
第二条企业所需物资采购原则上由物资供应部门统一组织订购，仓储部门统一保管、统一发放、统一回收（特殊器材除外）。
各企业原则上由一个部门管理物资供应采购工作，特殊情况需要设立两个或以上部门管理物资供应工作的，须书面上报集团生产经营部批准。
第三条企业物资采购应遵循货比三家、价廉质优、为生产经营提供优质服务的原则进行。
本着“公平、公正、公开”原则，按照规范程序组织进行，杜绝暗箱操作。
通过公开竞争，保证企业采购商品最优性价比，提高资金使用效益，降低企业采购成本，不断提升企业运营效益。
第四条企业批量物资、常用消耗品、大宗原材料、大型机电设备、成套装置，以及工程建设项目等合同标的达20万元以上的，应实行招标采购。
第五条企业物资采购工作组织，应依据企业年度综合作业计划及生产实际实施。
第六条物资采购合同管理遵照《江苏金浦集团经营合同管理制度》执行。
第二章物资招标采购
第一节组织与管理
第七条 企业要加强对物资招标采购工作的领导，成立企业招标领导小组，由分管供应的企业领导任组长，财务总监任副组长，企业物资供应部门、计划财务部门、生产技术及质量管理部门等负责人为小组成员。
企业招标领导小组履行如下职能：
（一）负责制定企业物资采购招标政策及规章制度；
（二）负责企业物资招标采购的组织领导、审定企业物资采购计划和采购方式；
（三）对物资招标采购工作进行监督、指导。
第八条企业所需物资供应，达到下列标准之一的，必须进行招标采购：
（一）单件设备采购金额达20万元以上的；
（二）大型机电设备、成套装置等采购，单项合同估算价在20万元人民币以上的；
（三）批量物资（含常用消耗品）采购金额达20万元以上的（企业急需物资、化工原材料采购，达到规定限额，但因特殊情况无法采取招标采购的，须由企业分管供应的副总经理或总经理签字确认）；
（四）工程建设项目物资，单项合同估算价在20万元人民币以上的；
（五）勘察、设计、监理等服务项目，单项合同估算价在10万元人民币以上的；（六）基建项目总投资额在20万元人民币以上的。
（估算价小于以上六项的采购，企业依据实际情况，认为必要时，亦可进行招标采购）
第九条 企业物资招标采购基本方式
（一）公开招标：
是一种无限竞争招标方式。
企业在各种专业或非专业媒体上发布招标公告，所有具备要求的单位都可以参与投标。
（二）邀请招标：
为降低招标采购成本，减轻招标采购工作量，企业不在媒体上发布招标广告，依据自己掌握的一些供应商情况（如技术水平、经济实力、商业信誉）以及采购专家的建议，直接选择一些符合要求的单位发布招标信息，邀请其参加投标。
（上述两种方式实施的必要条件：
参加投标的单位不得少于三家）
第十条 企业物资招标采购计划由物资供应部门提出，企业招标领导小组审定并组织实施。
第二节 招标准备及发标
第十一条 企业招标领导小组审议物资供应部门上报的“物资招标采购建议”，确定招标方式，成立招标工作组。
开标时成立由5人以上（单数）组成的评标委员会（由懂技术、懂经济、懂法律三方面的专家组成，包含招标领导小组成员、项目单位人员、财务人员以及有关专家）。
第十二条组织编制招标文件。
招标文件是投标和评标的主要依据，由招标工作
组根据企业要求负责编制，内容应该做到完整、准确，所提招标条件应公平、合理，符合有关规定。
招标文件主要由以下部分组成：
（一）招标书：
包括招标单位名称及简介、必备的资质证明样本、招标物资名称、技术标准或型号、数量及相关要求（物资或设备主要技术参数、交货期、售后服务等）、投标地点和截止时间（需具体到年、月、日、时）、开标时间（需具体到年、月、日、时）和地点，以及招标单位的联系方式（邮编、地址、电话、传真、E-Mail等）。
（二）投标须知：
包括对招标文件的说明（含对投标保证金的规定）、对投标者的投标文件的基本要求（如投标方资格预审资料，投标书内容等），以及评标、定标的基本原则等内容。
（三）招标物资清单及技术要求。
（四）主要合同条款：
包括价格（总价以货物到达企业指定地点为基准）及付款方式、交货条件、质量验收标准以及违约款等内容，条款要详细、科学、严谨，符合合同法，防止以后发生纠纷。
（五）投标书格式、投标物资或设备数量及价目表格式。
（六）售后服务情况及承诺。
（七）注意事项或其它需要说明的事项。
编制标底时要在充分考虑采购量的大小、标的所需技术的难易程度、市场情况、时间紧迫程度、质量要求等基础上，制定采购成本、投标者合理利润和风险系数。
标底直接关系到招标人的经济利益和投标者的中标率，在合同签订之前应该严加保密。
第十三条 按照招标方式组织发放招标文件和有关资料。
第十四条 组织做好投标单位对招标文件有关疑问的解答工作。
如有必要，可组织召开投标前答疑会议，答疑会上提出的问题和解答应记录在案，并作为招标文件的补充部分发放给所有投标人。
第三节 投标
第十五条 具有企业法人资格或具有合法经营资质，符合招标项目要求的单位，方可参加投标或联合投标。
第十六条 采用联合投标方式的厂商，必须明确一个总牵头单位承担全部责任，联合各方的责任和义务应以协议形式加以确定，并在投标文件中予以说明。
第十七条 投标文件
投标文件应包含以下内容：
（一）投标书
（二）投标物资、设备数量及价目表
（三）偏差说明书（对招标文件某些要求有不同意见或方案的说明）
（四）证明投标单位资格的有关资质文件
（五）投标企业法人资质或代表授权书
（六）招标文件要求的其他需要说明的事项
第十八条 投标文件的有效期：
投标文件的有效期在招标文件中规定，期限应能满足评标和定标的要求。
第十九条 投标文件应有投标单位法人或法人代表授权的代理人签字，并加盖单位公章，密封后递送企业招标工作组。
第二十条 投标文件分正本和副本，投标时应予标明，当正本与副本内容不相符时，以正本为准。
第二十一条 投标单位投标后，在招标文件规定的时间内，可以补充文件，修改或补充投标内容，补充文件作为投标文件的一部分，具有同等效力。
第二十二条 投标单位不得串通作弊，哄抬标价。
一经发现，按废标处理。
第二十三条 投标单位投标时，需按规定提交保证金（具体金额，由企业视项目情况确定）。
招标结束后，未中标单位投标保证金无息退回，中标单位投标保证金自动转为履约保证金。
第四节 开标、评标和定标
第二十四条 开标程序
（一）开标一般应公开进行，由招标工作组成员、评标委员会全体成员会同投标单位参加。
招标申请公证的，应有公证部门参加。
（二）开标时须按照招标文件或公告中规定的时间、地点召集评标委员会的全体成员以及有关人士开会，通知投标人到场，当众检查投标文件的密封情况，然后公开开启密封的投标文件，宣读所有投标单位投标文件的主要内容（投标单位名称、投标项目、报价及交货期等），并一一记录在案，由投标方法定代表人或授权代表签字认可。
（三）开标应在投标截止期后一周内进行。
第二十五条 评标和定标
（一）由招标工作组和评标委员会对投标文件进行详细的内部初步评审，初审的主要内容包括：
投标文件是否符合招标文件要求；提交的证明文件和技术资料是否齐全；报价的计算是否可信；全部文件是否按规定签名盖章；是否提出招标人无法接受的附加条件等。
经过初审，对不符合招标文件的投标文件作废标处理；对基本符合条件但尚存质疑的投标文件向投标方进行询标，要求投标方进行书面回答或当面会谈予以澄清。
对于询标过程中的问题和解答均应形成书面记录，经双方法定或授权代表人签字后成为招标文件和投标文件的补充条款。
（二）为保证评标工作的公正性、权威性，由评标委员会负责评标，由企业招标领导小组根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。
（三）评标委员会应坚持客观公正的态度，按预先确定的评标程序、方法、标准以及评标纪律，对每份合格的投标文件，从技术、价格、交货时间、管理、服务以及法律规范等方面认真进行分析评价，并对每份投标文件写出书面分析材料和评价意见，列出分析报告和评价对比表，说明各投标方案的报价和例外情况。
最后，按照企业的预期目标，从中选出2~3家最好的投标者，作为决标工作的参考。
（四）评标委员会在评标过程中，应平等、公正地对待所有投标者，不得任意修改招标文件的内容或提出其他的附加条件作为中标条件。
评标应综合考虑性能、价格、质量、售后服务等因素，不能仅仅以最低报价作为中标的唯一标准。
（五）物资及设备招标的评标工作，原则上不超过7天；大型项目设备根据需要另定。
（六）评标过程中，如有必要可请投标单位对其投标内容当众进行澄清解释，澄清时不得对投标内容作实质性修改。
澄清解释内容必要时可做局部纪要，经投标单位授权代表签字后，作为投标文件的组成部分。
（七）评标过程中有关评标情况不得向投标人或与招标工作无关的人员透露。
透露者取消评标委员资格，造成严重后果的给以纪律处分。
评标过程应在企业招标领导小组的监督下进行。
（八）评标以后，评标委员会填写《物资设备评标汇总表》，写出定标意见后，报企业招标领导小组核准。
第二十六条决标由企业招标领导小组根据评标委员会提出评标意见和结果做出最后决定，选出一位技术合适，报价低而合理，服务优惠，质量和进度都有保证的最佳投标者为中标人。
同时最好选出1～2位投标者作候补，以防中标人临时发生变故，依次顶替。
整个评标工作必须在投标文件的有效期内结束，一般开标到确定中标人的间隔时间不超过30天。
如因故不能在规定时间内完成，需征得各投标方的同意。
依据法律规定，出现下列情况之一，招标人有权拒绝所有投标：
（一）投标者少于三家或缺乏竞争性；
（二）所有投标文件均未按照招标文件编写；
（三）所有报价都大大偏离标底。
第五节 合同的签订和执行
第二十七条决标后2日内，企业招标工作组应向中标单位发出“中标通知书”；中标单位在接到中标通知后，应在规定时间内与企业物资供应部门签订合同。
中标单位的投标报价即为合同价格，中标单位如逾期或拒签合同，招标单位有权没收其投标保证金作为补偿。
同时，可以通知替补中标人中标，并同其签订合同。
对于未中标单位应退回招标文件及其他资料（涉及企业技术或商业秘密的相关图纸、资料除外），并退还其预交的投标保证金。
第二十八条 招投标双方签订的合同文本中应该包括招标文件、投标文件、双方签字的开标记录、询标记录、往来函电资料等。
招标文件和投标文件均为合同的必要组成部分。
合同经双方法定或授权代表签字，并加盖企业合同专用章或公章后方可生效。
第二十九条 投标单位中标后，如果撤回投标文件拒签合同，按违约论处，违约方的投标保证金不再退还，同时将该投标单位记录在案，三年内不得参与集团及各成员企业物资采购招投标。
第三十条 合同生效以后，双方都应严格执行合同，不得随意变更合同内容，如发生纠纷双方应按照有关法律规定处理。
第六节 招标监管
第三十一条 企业参与招标工作的人员不得私自接触投标人，不得接受投标人任何馈赠，不得参加投标人组织的宴请、娱乐等活动，不得擅自向投标人透露招标信息。
对于擅自向投标单位透露招标信息的，在采购结算行为中采取欺骗、伪造证据或与中标单位相互串通等不正当手段，抬高采购价格的人员，要严肃追究相关责任，触犯刑律的，移交司法机关追究责任。
第三十二条 企业招标领导小组负有对企业物资招标的管理与监督责任
第三十三条 对于企业物资供应中，该招标采购的不进行招标采购，以及招标采购中不负责任，导致企业采购物资质量低劣或经济损失的，应追究招标领导小组负责人及有关人员的责任。
第三章限额以下物资采购管理
第三十四条未达到上述招标采购金额的采购管理，应遵循的以下原则:
（一）货比三家原则
企业物资采购，应多方收集产品和厂家的各种信息，本着货比三家的原则组织采购，取得最佳的性能价格比。
（二）有序规范原则
1、企业生产及基建等部门应根据年度综合作业计划及生产实际，规范填报月度物资采购申请表，报送物资供应部门汇总后；
2、物资供应部门按照不同物资的类别、性质、价格和需求情况，编制月度采购计划，报企业主管领导审批；
3、物资供应部门根据企业主管领导审批的意见，按照规范程序统一实施采购。
（三）价廉质优原则
企业物资采购在关注价格的同时，必须把保证质量作为前提条件，认真把好质量验收关。
对不符合质量要求的商品，要及时组织清退、索赔或投诉。
（四）集中采购原则
在保证生产经营管理需要的前提下，能批量采购的不零星采购；采购数额达到一定规模，能采取招标采购的不单独采购。
（五）直供采购原则
企业常用物资及大宗原材料采购，凡能从厂家直接订货的，不从贸易公司采购，努力提高直供率，降低采购成本。
第三十五条企业物资供应部门要规范做好供应商管理工作，定期对供应商进行综合评审，建立完善合格供应商档案，确定企业大宗物资采购定点供应商数据库，并做好动态维护工作。
企业的大宗物资、原材料（以及A、B类物资）采购，必须在已备案并签订合作协议的合格供应商中优先进行比质比价采购。
第三十六条企业物资采购要规范建立逐级申报审批制度（具体流程参见附件3，各企业结合自身实际可进一步进行完善），对各项采购业务的实施，明确规定采购主管、采购经理、供应公司总经理、企业分管副总经理等审核审批权限，规范采购行为。
第三十七条物资供应部门要认真执行物资采购计划，不得随意更改物资名称、数量、规格，对短期内市场一时难以解决的物资，物资供应部门应及时向申购部门反馈信息，协商解决办法。
第三十八条企业物资采购原则上应在质检合格后，方可入库使用（由采购员办理报检手续）。
第三十九条对采购物资出现的质量问题，应由质检、技术、供应、生产、财务等部门进行评审，对不符合质量要求的产品，要及时进行清退、索赔或或采取让步接受措施。
第四十条企业物资采购原则上不实行预付款方式，对于重要、紧俏的物资，确实需要预付款的，由各企业根据具体实际，制订相关规定
第四十一条企业应按集团生产经营部的规定，按时上报各项物资采购统计报表，做到统计项目齐全，数字准确可靠，字迹清楚，并附有必要的文字说明。
第四章采购价格管理
第四十二条企业要配备具有较高政治业务素质的合同价格专职管理人员，逐步建立计算机信息管理网络，借助信息平台，建立完善企业物资采购价格档案体系。
第四十三条企业应成立价格管理委员会，由企业供应、销售、财务等分管领导及供应、销售、财务等相关部门负责人参加，定期对物资采购价格开展分析、研究，指导、监控企业的采购工作。
第四十四条价格管理委员会应密切关注物资价格行情，列出需要市场调查的物资名录，审定物资市场价格调查信息，提出处理意见。
第四十五条企业价格管理委员会依据物资价格历史资料和当期市场价格行情，研究制订企业物资采购指导价格，审核企业物资采购计划、采购价格调整意见。
第四十六条企业实施物资采购前，应实行市场询价，采购人员提供的市场物资价格，必须是货比三家实事求是的信息。
第四十七条货比三家必须坚持货真价实，调查时要求公正透明，提供价格信息要提供供货价格、结算方式、质量信誉、交货进度、运输条件以及售后服务等情况。
第四十八条严禁超计划单价实施采购行为，对于确因市场变化引起的价格上涨，致使采购单价超过企业规定的指导价时，业务经办人应先填报《采购计划、单价调整审批表》，提出申请，说明原因，并报经企业价格管理委员会审核，并有“价委会”中两名以上企业领导审批同意，方可执行。
第五章供应商管理
第一节供应商入选的条件
第四十九条企业应规范供应商首次进入的基本条件和评估管理，评估不合格的，不得作为集团物资的采购对象。
第五十条作为集团的供应商，其应具备以下条件：
（一）具有法人资格，能独立承担民事责任；
（二）遵守国家法律、法规，具有良好的信誉；
（三）具备满足集团企业的质量要求；
（四）具有履行合同的能力和相应的资质要求；
（五）具有较强的财务能力。
（六）遵守双方的保密原则。
第二节供应商的维护管理
第五十一条企业要做好供应商的维护与管理工作，加强沟通联络，定期对供应商的信誉及合同执行能力进行评审。
第五十二条供应商维护管理的基本原则：
（一）企业领导及采购人员应通过走访、电话访问以及电子邮件等方式，经常性地与供应商联系、沟通，以保持与供应商业务联络，掌握供应商基本动态。
（二）供应商维护管理应根据供应商情况变化，不断加以调整，并进行跟踪记录。
（三）各企业对供应商资料应进行整理、分析，并建立数据库。
（四）各企业对供应商资料应实行保密管理。
第五十三条供应商资料的获取方式，可通过以下方法取得：
（一）采购人员业务联系及市场调查。
（二）企业相关领导客户访问。
（三）向供应商邮寄或传真供方能力调查表，请供应商填报。
（四）若有需要，可以委托专业机构进行专项调查。
第五十四条企业对获取的供应商资料应及时进行分析整理，并建立供应商档案。
供应商档案应包括以下方面内容：
（一）供应商基础资料：
主要包括供应商的基本情况、资质情况、创立时间、与本企业交易时间、企业规模等。
（二）供应商特征：
经营方式、经营风格、价格偏好、企业信用状况等。
（三）业务状况：
主要包括目前及以往与本公司的业务联系、交易情况绩、供货业绩以及合作态度等。
（四）经营活动现状：
主要包括供应商的生产装置及业务范围、销售能力及区域、发展潜力等。
（五）相关人员基本情况：
包括企业负责人及销售、财务、技术、生产部门负责人、业务联系人等人员的性别、年龄、家庭住址、联系电话、学历、毕业学校、性格爱好、身高以及提升空间等基本情况。
第三节合格供应商的筛选与评定
第五十五条企业合格供应商筛选与评定，除具有上述第五十条的规定条件外，还必须具备以下条件：
（一）必须具备按时供货的管理能力；
（二）合理的供货价格，较好的服务质量；
（三）具有较强技术优势和研发能力；
（四）与本企业有过3次以上的成功交易记录
（五）在以往的经营活动中无重大违纪记录；
第五十六条供应商有下列行为之一，禁止参加本集团的任何采购活动：
（一）弄虚作假、隐瞒真实情况骗取本集团合格供应商资格的；
（二）提供虚假投标资料的；
（三）与采购单位或其他机构违规串通的；
（四）在中标后无正当理由不与本集团采购单位签定采购合同的；
（五）擅自变更或终止采购供应合同的；
（六）向采购主管部门、采购单位等行贿或者提供其他不正当利益的；
第五十七条合格供应商筛选程序
（一）企业对拟采购的每类大宗物资、原材料（A、B类物资以及部分C类物资），
向有关供应商发出《供方能力调查表》（见附件），并由企业供应部门组织有关部门作初步调研、评审后，提出候选供应商名单（附过去供货业绩报告及评审意见）；
（二）企业供应商评审小组（由供应、财务、生产技术、质检等部门组成，供应部门为牵头部门），按照供方生产经营资质、质量水平、价格水平、交货能力、服务能力、技术能力等内容对各候选厂家进行评审打分（可参考本制度附表），并计算出总分排序，按分值提出合格供应商评审意见；
（三）企业供应商评审小组将合格供应商建议名单，报经企业分管领导审定后，由供应部门组织与合格供应商签订长期供应合作协议，并进行备案。
第五十八条合格供应商的评审办法
企业组织合格供应商评审，可参照以下七方面的内容进行：
（一）供方生产经营资质。
包括：
1、企业商誉；2、注册资金；3、资信等级；4、生产经营资质。
（二）质量水平。
包括：
1、质量保证体系；2、产品质量获奖情况；3、长期供货质量情况。
（三）价格水平。
包括：
1、报价的合理性；2、是否愿意协商商品价格；3、是否愿意联合共同降低成本。
（四）交货能力。
包括：
1、产品生产能力及储备能力；2、交货的及时性及运输能力；3、样品的及时性；4、增、减订货的应付能力；5、是否能优先供应我方。
（五）服务能力。
包括：
1、以往供货的服务质量；2、以往出现供货偏差后的服务意识及服务及时性；3、以往因我方原因出现供货偏差后的服务态度。
（六）技术能力。
包括：
1、技术人员状况；2、工艺技术的先进性；3、后续研发能力；4、技术问题的管理水平。
（七）其他。
包括：
1、供货半径；2、以往合作融洽性；3、以往合同履约率。
第四节合格供应商权利和义务
第五十九条合格供应商享有以下权利：
（一）参加本集团的采购活动包括招投标活动。
（二）对本集团各企业采购程序有疑义，可以向集团咨询或投诉。
（三）对其他供应商在采购活动中的欺诈行为或营私舞弊行为提出指控。
（四）合作协议规定的其他权利。
第六十条合格供应商承担以下义务：
（一）遵守本集团规定的采购规章制度；
（二）为采购单位提供符合质量标准的货物、工程和服务；
（三）接受本集团相关部门的监督；
（四）合作协议规定的其他义务。
第五节合格供应商的管理
第六十一条企业依据实际情况，应每年或适时对供应商进行重新评审，及时更新合格供应商资料、档案。
第六十二条企业对合格供应商按不同信用等级进行分类管理，对信用等级高的供应商，企业可加大对其采购量及付款方式等方面，在政策给予倾斜。
第六十三条对经评审合格的供应商，可作为企业的合格供应商，建立稳定的合作关系，并签定长期供应合作协议。
对评审不合格的供应商，应及时解除长期供应合作协议。
第六十四条对重要的物资供应，企业可对供应商派遣专职驻厂员，或加强信息沟通，及时掌握供应商动态，并定期对其商品质量实施检测或现场检查。
同时，各企业要主意避免对个别供应商大户的过分依赖，以分散采购风险。
第六十五条企业供应、财务、研发、生产等部门可加强与供应商业务交流，及时反馈质量及服务改进建议，帮助供应商不断提升供货质量。
第六十六条企业应结合实际，具体制订本企业供应商评估及相关管理实施细则，报集团生产经营部备案后实施。
第六十七条企业审定的合格供应商名录，应及时上报集团生产经营部备案，生产经营部应不定期对各企业的供应商筛选和评审工作进行监督、检查。
第六章物资采购信息管理
第六十八条企业应定期对物资采购信息及供应商情况进行收集、整理、分析，并跟踪记录，完善采购信息基础资料。
第六十九条物资采购信息资料内容包括采购物资名称、数量、供应商、计划价格、采购价格、采购金额等，已导入ERP系统的单位按照系统应规范建立物资采购信息数据库。
第七十条物资采购部门对采购信息数据库及相关信息的更新、完善负责。
物资采购信息资料应准确、完整、实用、及时，并能做到随存随取，为领导提供决策服务。
第七十一条物资采购信息资料是企业的商业机密，应规范保密管理，未经主管领导批准，不得擅自对外披露。
第七章物资供应计划管理
第七十二条企业要正确处理市场和计划的关系，加强物资供应的市场预测，提高准确率，同时加强计划管理，提高物资供应计划的严肃性和权威性。
第七十三条企业物资供应部门是物资计划管理归口部门，要按照生产及施工计划，在科学预测的基础上，编
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