重点工程项目档案资料的管理办法最终.docx
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重点工程项目档案资料的管理办法最终
重点工程项目档案资料的管理办法
为了加强重点工程项目档案资料的管理，保证竣工资料的真实性、完整性和准确性，特制定重点工程项目档案资料的管理办法，望遵照执行。
1、重点工程项目档案资料实行统一管理，建立档案资料管理网络，档案室档案人员负责跟踪、检查、指导档案资料工作的质量，工程项目部及各专业组应配备专（兼）职资料员、各施工、监理、设计等参建单位要落实专人负责档案资料的收集、整理、立卷归档工作。
2、重点工程项目档案工作应纳入项目建设管理程序中，与项目建设实行同步管理，工程项目部资料室根据项目建设网络计划负责收集、整理、组卷各阶段工程项目的档案资料，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
3、重点工程项目形成的前期文件资料（指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件）必须在工程开工后的三个月内，由发展规划部和工程项目部负责收集、整理、组卷向档案室移交归档。
未向档案室移交归档按规定考核。
4、工程设计图和厂家寄来技术资料（图纸），统一由工程项目部归口管理，所有的图纸、资料进出都要进行登记，工程竣工前由工程项目部负责整理向档案室移交归档，若需晒复制工程图纸、资料由工程项目部填写晒图申请单送档案室晒制，施工单位需晒复制工程图纸、资料可写申请先到财务部交钱后到档案室晒复制工程图纸。
5、工程项目部在签订技术协议（合同）时必须注明由厂家按规定提供两套技术资料（包括厂家外委标准设备说明书等）。
6、物资供应公司签订设备供货协议时，必须在合同中明确制造厂家提供2套技术资料。
设备到货后，如资料不齐全，工程项目部列出清单，物资供应公司负责联系提供。
7、物资供应公司向施工单位清点设备时（即外购设备开箱时），必须事先通知工程项目部资料员和档案室人员参加，随箱来的资料由资料员认真登记造册，存档两份，施工单位需借一份，则办理借阅手续,待工程施工完毕后向档案室归还,如有破损、污渍、乱画、损坏的资料，施工单位负责造价赔偿。
8、工程竣工资料验收，以档发（2006）2号《重大建设项目档案验收办法》标准执行。
9、竣工图、竣工资料两套。
竣工图、竣工资料必须由技改部、工程项目部审核签署资料齐全、完整情况的意见后签字盖章交档案室归档。
10、制作竣工图必须是新图或干净图纸，各单位施工完后应用一套新图作为竣工图，不得用旧施工图交工。
11、竣工图必须加盖竣工图章。
竣工图章内容包括：
××工程竣工图、施工单位名称、编制人、审核人、技术负责人和编制日期。
图章规格尺寸为70mm×50mm。
图章用不褪色的红色印泥盖在蓝图标题栏附近空白处。
12、特别强调：
制作竣工图使用碳素、蓝黑等不褪色墨水，并采用杠改的方法，将设计变更、业务联系单上的内容以及现场的修改部分如实反映到原施工图上，对修改部分篇幅比较大的需重新绘制新图，必须注明修改时间、编制人和编制时间，竣工图一定要与实际情况相符。
13、施工单位必须在每项工程项目完工后及时整理、立卷，向档案室提交合格的竣工档案资料，并经档案管理部门验收合格。
否则，财务部不得办理工程结算款，并按合同及有关规定考核。
14、引进设备的外文资料，相应的译文、底图、电子文档，在工程完工后的一个月内，工程项目部负责整理、立卷向档案室移交归档。
否则，按有关规定考核。
15、工程竣工资料内容见附录
（一），交工单位按DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求的内容整理交工。
16、竣工档案文件、竣工图以及相关资料的编制要求，详细规定见附录
（二）。
17、以上规定执行情况的考核：
新冶钢内部单位，按经济责任制，由工程项目部考核；外部施工单位由工程项目部按合同有关条款执行。
总经办
二零一零年三月八日
附录
（一）：
国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保管期限
建设单位
施工单位
设计单位
1
可行性研究、任务书
项目建议书及报批文件
永久
长期
项目选址意见书及其报批文件
永久
长期
可行性研究报告及其评估、报批文件
永久
长期
项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
长期
环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复
永久
长期
设计任务书、计划任务书、报批文件
永久
永久
2
设计基础文件
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明
永久
永久
地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
长期
水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
长期
3
设计文件
总体规划设计
永久
永久
方案设计
永久
永久
初步设计及其报批文件
永久
永久
技术设计
永久
永久
施工图设计
长期
永久
技术秘密材料、专利文件
永久
工程设计计算书
长期
长期
关键技术试验
永久
永久
设计评价、鉴定及审批
永久
永久
4
项目管理文件
征地、移民文件
征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
建设前原始地形、地貌、状况图、照片
永久
施工执照
永久
计划、投资、统计、管理文件
有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划
长期
概算、预算管理、差价管理文件
长期
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
长期
规程、规范、标准、规划、方案、规定
长期
招标文件审查、技术设计审查、技术协议
长期
投资、进度、质量、安全、合同控制文件
长期
招标投标、承发包合同协议
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
长期
长期
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
永久
长期
开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告
长期
中标通知书
长期
长期
长期
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更文件
永久
长期
长期
专项申请、批复文件
环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件，
永久
水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件
长期
原料、材料、燃料供应等来源协议文件
长期
5
施工文件
建筑施工文件
工程概况、竣工验收报告、竣工报告、开工报告
永久
永久
施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件工程技术要求
长期
长期
设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
图纸会审纪要、技术交底
长期
长期
施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
永久
长期
各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告
永久
长期
土、岩试验报告、基础处理、基础工程图、桩基工程记录、地基验槽记录
永久
长期
隐蔽工程验收记录
永久
长期
施工日记、大事记
长期
原材料及构件出厂证职、质量鉴定、复验单
长期
长期
建筑材料试验报告
长期
长期
工程质量竣工验收记录、控制核查记录、安全和功能检查记录、观感质量检查记录、划分台帐
永久
长期
分部、分项工程质量验收记录、检查评定记录
永久
长期
技术总结、施工预、决算
长期
竣工图
永久
长期
声像材料
长期
长期
设备及管线安装施工文件
工程概况、竣工验收报告、竣工报告、开工报告
长期
长期
施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
管线标高、位置、坡度测量记录
长期
长期
管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录
短期
长期
设备、网络调试方案及记录
长期
长期
系统调试、调试记录
长期
长期
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
建筑材料试验报告
长期
长期
焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
永久
长期
强度、密闭性试验报告
长期
长期
工程质量竣工验收记录、控制核查记录、安全和功能检查记录、观感质量检查记录
永久
长期
施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
长期
长期
技术总结、施工预、决算
永久
长期
竣工图
永久
长期
电气、仪表安装施工文件
工程概况、竣工验收报告、竣工报告、开工报告
永久
长期
施工组织设计、施工及其报批文件、施工计划、技术措施文件
短期
长期
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
长期
长期
设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等
永久
长期
系统测试、整定记录．
长期
长期
绝缘、接地电阻等性能测试、校核
长期
长期
隐蔽工程检查验收记录
永久
长期
原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单
长期
长期
建筑材料试验报告
长期
长期
操作、联动试验
短期
长期
电气装置交接记录
短期
长期
工程质量竣工验收记录、控制核查记录、安全和功能检查记录、观感质量检查记录
永久
长期
材料设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告
永久
长期
中间交工验收记录、工程质量评定
永久
长期
竣工图
永久
长期
声像材料
长期
长期
6
监理文件
监理单位
施工监理文件、资料
监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复
长期
长期
施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审
长期
长期
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔、及付款报审
长期
长期
开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书
长期
长期
设计变更、材料、零部件、设备代用审批
长期
长期
监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件
长期
长期
工程材料监理检查、复检、实验记录、报告
长期
长期
监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录
长期
长期
各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录
长期
长期
施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告
长期
长期
工程进度计划、实施、分析统计文件
长期
长期
变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
长期
长期
单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部、分项质量认证、评估
长期
长期
主要材料及工程投资计划、完成报表
长期
长期
设备采购、监造工作监理资料
设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划
长期
长期
市场调查、考察报告
长期
长期
设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表
长期
长期
原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告
长期
长期
开动、复工报审表、暂停令
长期
长期
会议纪要、来往文件
长期
长期
监理工程师通知单、监理工作联系单
长期
长期
监理日志、监理月报
长期
长期
质量事故处理文件、设备制造索赔文件
长期
长期
设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件
长期
长期
设备采购、监造工作总结
长期
长期
监理工作声像材料
长期
长期
7
工艺设备文件
设计单位
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
长期
产品检验、包装、工装图、检测记录
长期
设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明
长期
长期
设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单
长期
设备图纸、使用说明书、零部件目录
长期
设备测绘、验收记录及索赔文件
长期
设备安装调试、测定数据、性能鉴定
长期
8
科研项目
开题报告、任务书、批准书
永久
协议书、委托书、合同
永久
研究方案、计划、调查研究报告
永久
试验记录、图表、照片
永久
实验分析、计算、整理数据
永久
实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书
永久
实验装置操作规程、安全措施、事故分析
长期
阶段报告、科研报告、技术鉴定
永久
成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料。
永久
考察报告、重要课题研究报告
永久
9
涉外文件
询价、报价、投标文件
短期
合同、合同附件
永久
谈判协议、议定书
永久
谈判记录
长期
谈判过程中外商提交的材料
长期
出国考察及收集来的有关材料
短期
国外各设计阶段文件及设计联络文件
永久
各设计阶段审查议定书
永久
技术问题来往函电
永久
国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件
永久
国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明
短期
设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件
永久
国外设备、材料的防腐、保护措施
短期
外国技术人员现场提供的文件材料
长期
10
生产技术准备、试生产文件
技术准备计划
短期
试生产管理、技术责任制
短期
lO．3
开停车方案
短期
设备试车、验收、运转、维护记录
长期
试生产产品质量鉴定报告
短期
安全操作规程、事故分析报告
长期
运行记录
短期
技术培训材料
短期
产品技术参数、性能、图纸
永久
工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录
短期
ll
财务、器材管理文件
财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计
短期
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。
永久
主要材料消耗、器材管理
短期
交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
永久
12
竣工验收文件
项目竣工验收报告
永久
长期
长期
工程设计总结
永久
长期
工程施工总结
永久
长期
工程监理总结
永久
长期
项目质量评审文件
永久
长期
工程现场声像文件
永久
长期
工程审计文件、材料、决算报告
永久
环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件
永久
竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
长期
长期
项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
长期
长期
附录
（二）：
一、竣工档案文件材料编制
1、对文件材料原件的基本要求
①所有文字材料均采用不褪色墨水书写或打印，或单面复写；
②除了材质证明书之外原件资料中不得夹有复印件；
③合格证、试（检）验单或记录单内容应齐全、准确、真实；抄件应著名原件存放单位，并有抄件人、抄件单位的签定和盖章。
2、文件材料及其排列
竣工文件材料按先批复后请示，先正文后附件，先文字材料后附图组卷,文件排列见附录一。
3、文字材料的规格尺寸
文件材料尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm），同时一卷内要求同样规格；小于标准的要进行托裱，可将几张文件同时托裱在标准规格的白纸上，文件右边与白纸右边靠齐，上下几张文件可平列式排列。
托裱前去掉金属物，裱贴使用化学浆糊。
4、文件材料的立卷
立卷原则是遵循建筑工程文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系，并便于档案的保管与使用。
立卷要求：
①保证文件材料的真实性和完整性；
②原则上按单项工程立卷；
③文件材料和竣工图分别组卷；
④每卷厚度在25mm以内，交工资料组卷方式：
内容多按工程技术管理、质量保证、质量验收资料三大类的分三卷，内容少的可组成一卷。
⑤文件装订采用三孔钻眼线装方法，页码用号码机编在右上角。
二、竣工图编制
1、施工图没有变更的，在原施工图上加盖“竣工图章”后作为竣工图。
2、施工图有局部变更的，在原施工图上进行修改、补充，并加盖“竣工图章”作为竣工图，要注明修改依据。
3、施工图有重大变更的，且不宜在原施工图上修改的，应当根据设计变更文件重新绘制竣工图。
4、施工图破损严重或模糊不清的，应重新绘制竣工图。
三、竣工图必须与工程实物相符，与设计变更通知单等有关资料一致，所有修改内容都必须修改到位。
竣工图的修改、注记方法规定如下：
1、对于少量文字和数字的修改，可用扛改法。
即用一条实线将被修改的部分划去在其附近的适当位置（空白处或用实线引出），填写变更后的内容，并注明修改依据。
2、对于少量图形的修改，可采用叉改法。
即用“×”将被修改部分划去在其附近适当的位置（空白处），画上修改后的图形，注明修改内容及修改依据。
3、对较多图形的修改，可采用蓝图粘贴法。
即将变更较大的部分进行重新绘制或制成底图，晒成蓝图后剪下，粘贴在变更部分上吻合相接成竣工图，注明修改依据。
4、修改依据的注记
①图纸会审纪要、设计变更通知单、技术核定单、工程业务联系单等修改依据，应注记专业编号或产生日期；
②在修改依据中，每一条、款注明被修改的图号。
5、修改依据中内容必须做到竣工图上，项目部对每张竣工图审核签字后才可验收，修改依据装入竣工资料中。
四、绘制修改施工图须符合制图规范，做到图形清晰和字迹工整。
竣工图必须使用新的蓝图改绘，注记要用不褪色墨水，严禁使用圆珠笔。
“竣工图章”应使用不褪色的红色印泥盖印，加盖在蓝图标题栏附近的空白处。
五、竣工图的组卷要求与方法
1、竣工图不装订，按照国家标准《技术制图复制图的折叠方法》中表一的方法折叠（即采用手风琴式折叠，白边裁掉），折叠成4号图纸（297×210mm）规格，图面朝里，图签要外露，页号标在图签的右上方。
2、竣工图按单体工程排列，并按单体内的专业组卷。
六、案卷的填写
1、案卷的填写
每个案卷必须按标准化的要求填写卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面。
2、竣工档案编制说明
编制说明的内容包括工程和竣工档案的概况，以及其他需要说明的内容。
3、编制卷内文件页号应符合下列规定：
①卷内文件均按有书写内容的页面编号。
每卷单独编号，页号从“1”开始。
②页号编写位置：
单面书写的文件在右上角；双面书写的文件，正面在右上角，背面在左上角。
折叠后的图纸一律在右上角。
③成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
3、卷内目录的编制应符合下列规定：
——卷内目录式样宜符合本规范（附录三）的要求。
——序号：
以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
——责任者：
填写文件的直接形成部门或主要责任者。
——文件编号：
填写工程文件原有的文号或图号，或设备、项目代号。
——文件题名：
填写文件标题的全称。
——日期：
填写文件形成的日期。
——页号：
填写每份文件首尾上标的页号。
——卷内目录排列在卷内文件首面之前。
——备注（需要时填写）。
4、卷内备考表：
卷内备考表排列在卷内文件之后，不编写页号,表样见附录四。
5、卷案封面的编制：
封面式样见附录五。
案卷题名：
应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。
立卷单位：
应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。
起止日期：
应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。
保管期限：
应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
密级：
应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级，由项目部在工程项目完工验收时负责填写。
档号：
应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。
卷内目录、卷内备考表宜采用70g/㎡以上白色书写纸制作。
封面采用150g白色书写纸制作。
卷内目录
序号
文件编号
责任者
文件名称
日期
页号
备注
升级会员 