行政部岗位职责及工作流程1.doc
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第一部分部门概述
行政部又称综合部，是公司职能部门之一，包含二级部门有总经理办公室（含司机、保洁等）、人力资源部、行政监查部、法务外联部。
总经理办公室主要工作是负责外部协调、内部沟通，按照国家政策办理企业相关手续、证照，上传下达密切关注公司总经理指令及工作计划落实情况，及时反馈各部门有效的意见，保障公司的正常运营；
人力资源部主要负责人力资源的招聘、使用、管理、开发以及人力成本的控制；组织结构和人员编制的设定与控制；制订并执行公司的薪资、福利以及奖惩条例；负责人员培训、考核、调配等工作；劳动合同、档案资料的管理。
行政监查部主要负责公司各项制度指令的贯彻落实、督导，人员配备及工作情况的有效监督等工作。
法务外联部主要负责公司内外部，与法律相关的事务处理与联络。
行政部宗旨是维护企业形象，创造和谐团队，以保障、服务为荣，保证内外部的协调、沟通畅通。
第二部分岗位职责
行政部总监岗位职责
一、岗位名称：
行政办主任
二、直接上司：
行政副总
三、管理对象；总经理办公室、人力资源部、行政监查部、法务外联、保洁、司机
四、职责提要：
负责管理总经理办公室的各项工作，公司员工、招聘、培训与配备、纪律、制度检查与督导，保证公司信息渠道的畅通。
五、岗位职责；
1、批转各类文件、请示报告、并提出意见供分管领导的参考。
2、负责起草公司综合性业务、行政工作计划、年度培训计划、报告、总结、通知等文件函件，审核签发前的文稿，正确执掌印鉴（并做好登记工作）。
3、负责安排公司各类会议、总经理办公会，记录并编写会议纪要和决议，跟踪检查各部门贯彻落实情况。
4、负责外部职能部门关系协调。
5、对行政部门各项制度的起草、修改、汇总工作。
6、帮助副总协调各部门之间的业务关系。
7、对外部职能部门、重要业务客户的接待工作。
8、负责制定公司年度培训计划及工作绩效考核评估方案上报领导。
9完成领导交办的其它任务。
素质要求；
1、具有大专以上学历或同等文化程度。
2、具有把握和运用国家有关方针政策和专门法规的能力。
3、通晓行政工作程序，熟悉现代企业管理模式。
4、掌握一门外语，能阅读外文资料。
能够熟练运用电脑办公。
5、有严格的组织纪律性和强烈的工作责任感。
6、具有3年以上行政工作经验。
7、身体健康，精力充沛，最佳任职年龄30-45周岁。
人事（专员）主管岗位职责
一、岗位名称：
人事（专员）主管
二、直接上司：
行政办主任
三、职责提要：
组织招聘员工、考核、奖惩、晋升、工资、福利以及员工生活等管理工作，负责办理员工入职、调岗、离职等手续；
四、岗位职责：
1、根据国家劳动人事工作的方针政策，起草本公司人事方面的具体规章制度和实施细则。
2、根据企业发展需要，编制机构设置、人员调整、招收新员工的计划。
3、开发人力资源、制定培训计划，建立健全公司内部培训体系，为人才的健康成长创造良好条件。
4、不断总结经验，提出调整和完善企业内部用工制度和工资制度的方案。
5、制定和完善职工考核、晋升、奖惩、福利等政策。
6、做好年度企业工资分类统计工作，编制下年度工资预算并针对用工情况为领导提供合理化建议。
7、建立健全人事档案制度，做好档案的整理、使用、保管、传递工作，搞好人事统计。
8、完成领导交办的其它工作。
六、素质要求：
1、具有大专以上或同等学历，熟悉国家有关政策法规。
2、掌握一门外语，有较好的文字综合能力和口头表达能力。
3、熟悉计算机操作程序及应用，能运用电脑处理日常工作。
4、从事人事管理工作3年以上，有较丰富的人事工作实践经验。
5、身体健康，仪表端庄，精力充沛。
最佳任职年龄25—45周岁。
行政监查部（专员）主管岗位职责
一、岗位名称：
监查部（专员）主管
二、直接上司：
行政办主任
三、职责提要：
督导各部门员工严格执行公司的各项规章制度，检查招商部对公司促销方案落实情况。
发掘好人好事，以提高员工的工作积极性。
四、岗位职责；
1、检查、督导并逐步完善推进公司运营管理模式；
2、对各部门的工作追溯，对员工工作真实性的追溯；
3、督导招商部不同阶段营销、促銷政策、方案的推进及落实工作；
4、编制工作日志并上报，并对每周、月工作检查情况进行汇总并上报；
5、深入员工中去，对各部门各岗位员工工作调研和信息反馈，掌握员工思想动态，针对性的解决问题，以减少员工的流失；
6、督导、检查各部门考勤状况，汇总各部门月度考勤情况报行政办主任审批。
7、配合招商部经理对各种活动、方案、宣传的推介；
8、完成领导交办的其他临时工作；
五、素质要求；
1、具有大专以上学历或同等文化程度。
2、熟悉公司各项管理制度。
3、从事本行业工作2年以上，掌握业务部各种的经营特点。
4、善于沟通协调，处理问题客观公正，组织纪律性强。
5、身体健康，精力充沛。
最佳年龄25—35周岁。
6、退伍军人条件可适当放宽。
法务外联（专员）主管岗位职责
一、岗位名称：
法务外联（专员）主管
二、直接上司：
行政办主任
三、职责提要：
负责依照国家法律法规起草公司合同范本，协助办理公司法律事务及相关手续，协助协调公司外部关联单位关系。
四、岗位职责；
1、起草公司租赁合同、劳动合同、其他事务性合同范本；
2、依照国家最新法律法规对合同履行中出现的法律问题出具法律意见；
3、与公司事务相关的法律、法规、政策的搜集、整理、汇编；
4、法律诉讼案件文书制作、开庭及相关事务；
5、案件合同的整理与归档；
6、公司涉及法律事务的纠纷调解及协助处理。
7、与公司事务相关联的外部单位公共关系的协调；
8、完成领导交办的其他临时工作；
五、素质要求；
1、具有法律专科以上学历或同等文化程度。
2、熟悉国家相关法律法规和公司各项管理制度。
3、从事法务工作3年以上，熟悉法律程序及相关手续的办理程序。
4、善于沟通协调，具有良好的口头及书面表达能力；熟练计算机办公软件操作；
5、具有良好的职业素养，组织纪律性强，坚守公司机密。
6、身体健康，精力充沛。
最佳年龄28—45周岁。
招聘接待文员的岗位职责
一、岗位名称：
招聘接待文员
二、直接上司：
行政办主任
职责提要：
在行政办主任领导下处理招聘信息发布、刷新、通知；办公室日常事务，接受来电来访；来客接待;以及收、发传真文印；办公物品的领用等。
岗位职责；
1、处理有关信函、电话，并做好记录，及时做好信息的传递工作。
2、负责公司招聘网站每日刷新，招聘岗位发布，应聘人员通知，网络人才库搜索。
3、搞好人事电子档案资料管理和手工档案管理。
4、做好客人电话来访登记工作及来客接待工作.
5、做好公司办公区所需物资领用和设施设备的报修工作。
6、根据公司要求，作好公司车辆出入记录，并定期更新员工通讯录。
7、完成行政办主任交办的其它工作。
素质要求；
1、具有大专以上学历或同等文化程度。
2、能熟练操作电脑、复印机、传真机等办公设备。
3、掌握一门外语，能熟练运用外语阅读有关资料。
4、熟悉本行业业务，掌握公司的各项规章制度及服务的规格标准。
5、具有严肃认真、积极主动的工作态度和严格的组织纪律性。
6、身体健康，精力充沛.最佳年龄25-35周岁女性。
司机岗位职责
一、岗位名称：
司机
二、直接上司：
行政办主任
三、职责提要：
负责客户及领导的接送，车辆审验及各项税费的交纳，车辆的及时维修。
四、岗位职责:
1.自觉遵守《中华人民共和国道路交通法》及有关交通安全管理的规章规则和公司各项规章制度，服从公司领导的调配，定期汇报车辆的运行情况，保证车辆在安全的状态下行使，并记录车辆的行使路线及行程。
2.驾驶员应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的维护和保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。
3.驾驶员应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，经常保持车辆内外的清洁。
除特殊原因外不得外出洗车，未经允许在外洗车者不予报销。
4.在出车前，驾驶员要例行检查车辆的水、电、机油、汽油及其它机件性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或修整。
出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。
5.驾驶员发现所驾车辆有故障时要立即检修。
不会检修的，应立即报告公司办公室，并提出具体的维修意见（包括维修项目和大致需要的经费等）。
未经批准，不许私自将车辆进行维修。
6.出车在外或出车归来停放车辆，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。
驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。
7.驾驶员对自己所开车辆的各种证件的有效性要经常检查，出车时一定要保证证件齐全。
8.晚间驾驶员要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。
9.驾驶员对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。
公司员工乘车时在车内不准吸烟。
公司外的客人在车内吸烟时，驾驶员要婉转告知本公司陪同人或客人。
10.上班时间内专职驾驶员没有接到派出任务的，应随时在公司等候出车。
有要事确需离开公司时，要及时请假，经批准后方可离开。
11.专职驾驶员对主管部门的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车，有公事应做到随叫随到。
12.驾驶员出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时通知派车人员，并说明原因。
13.不论什么时间，驾驶员身上必须带手机。
对公司领导或办公室的电话，应做到尽快接听。
14.驾驶员未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆学开车，如有违反，发现后将进行严肃处理。
15.驾驶员应对各级领导在车内的谈话内容进行保密，不准随意泄露。
五、素质要求：
1.保持良好的职业道德，热诚的服务态度。
2、具有中专以上学历或同等文化程度，三年以上同岗位工作经验。
3、能遵守公司的各项规章制度及服务的规格标准。
4、具有严肃认真、积极主动的工作态度和严格的组织纪律性。
5、身体健康，精力充沛.最佳年龄25-35周岁。
保洁员岗位职责
一、岗位名称：
保洁员
二、直接上司：
行政办主任
三、职责提要：
负责分配区域内的地面、墙面及其附属物清洁卫生及垃圾清运等环境卫生工作。
四、岗位职责:
1.自觉遵守公司各项规章制度，服从上级领导的调配，每天必须对所辖区域内卫生进行及时清理。
2.保洁员必须热爱自己的本职工作，能吃苦耐劳，不怕脏、不怕累，全心全意的投入到自己的本职工作中。
3.自觉做到地面无杂物无污渍、墙面无蜘蛛网无乱贴乱画、附属物无积尘、厕所无污物无异味。
4.保洁员应及时清除生活用品垃圾，并送运到指定位置。
5.完成领导安排的其他临时性工作。
五、素质要求：
1、具有良好的职业道德，做事勤快，能自觉找工作做。
2、具有吃苦耐劳精神，有同岗位工作经验。
3、能遵守公司的各项规章制度，待人有礼貌。
4、具有积极主动的工作态度和严格的组织纪律性。
5、身体健康，精力充沛.最佳年龄30-50周岁。
人员招聘程序
一、执行职位：
人事主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
明确人员招聘程序，保证人员质量，提高工作效率
四、操作程序
1、公司各部门如需补员等情况下，由人力资源部协调各部门进行（以书面形式经主管领导审批后上报行政办:
注明需补充的人员数量、职位、要求）。
2、招聘前工作计划：
1）撰写广告词、联系广告公司。
2）制定招聘工作计划、方案、渠道、安排场地。
3）其它准备工作，例如：
表格、纸张、笔、茶水、人力安排、分工内容。
3、个人资料收集、初试及培训：
1）根据应聘者的条件进行初步挑选，并将个人资料作好记录、分类保存。
2）人力资源部主管将初试合格的个人资料报行政办主任审批后，推荐给各相关部门。
3）人力资源部也可通过电话、电子邮件形式将收到的个人资料分类提供给部门参考。
4、复试：
1）初试合格后的员工复试均由部门负责，部门将面试意见填入面试人栏内。
2）部门将合格者名单及资料提交给人力资源部。
人力资源部按程序报批。
5、录用通知
经总经理或行政办主任批准后的为有效文件（管理人员总经理审批，员工部门经理审批），人力资源部据此通知部门和被录用的相关人员。
6、人力资源部将获录用的人员资料输入电脑，建立员工电子档案。
7、未获录用人员的个人资料处理：
将复试后暂时不录用的人员资料存入“人才库”，以备后用。
办理入职手续
一、执行职位：
人事主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
明确工作步骤，提高工作效率。
四、操作程序：
1、人力资源部负责办理入职手续：
1）验收：
查验原件、复印件
（1）身份证、毕业证
（2）流动人口计划生育证
（3）1寸免冠彩色照片4张
（4）健康证
（5）各种奖励、培训证书、职称资格证书
（6）关键岗位（财务、中高层管理人员）非本市户口者，需提供本市担保人（持本人身份证、户口簿、房产证等亲自签订担保书）
（7）人力资源部进行公司主要制度岗前培训，并在入职培训书上签名
2）发放工作铭牌
3）人事专员为员工办理入职手续后，将员工个人资料准确输入电脑中的员工花名册。
保证此资料的完整与准确。
输入一张，立即备份，以防电脑死机或故障造成资料丢失。
2、建立员工档案
1）电脑档案：
每天下班前半小时，将当天入职的新员工的个人资料按系统设置的项目录入电脑，以供领导随时查阅。
2）人工档案：
填好档案目录，按目录顺序将员工个人原始资料保存，以供随时查阅。
试用期制度
一、执行职位：
人力资源部主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
加强员工试用期的管理工作，新入职的员工均有试用期，试用期均为一个月（试用期内表现突出者，可由部门申请缩短试用期）。
四、操作程序：
1、试用期的员工应遵守员工手册及其他一切规章制度。
2、试用期间内发给试用期工资。
3、试用期间公司与员工均可随时提出解除劳动关系，但需提前7天以书面形式申请（否则当月的工资不予发放）。
4、试用期期满一个月后的十天内，员工所在部门填写员工工作表现评估表交人力资源部。
5、部门对员工考核后，人力资源部提出意见，呈报行政副总批准。
6、行政副总同意后，员工方可转为正式员工。
7、员工在试用期内如达不到公司要求，公司有权延长其试用期，试用期延长最多不能超过一个月。
8、员工试用期内不满7天离职者，不论是离职或辞退均无工资结算，7天（含）以上者辞退或离职，按试用期工资结算，工资一般情况下随公司工资一同发放。
9、试用期遇法定节假日，节前离职不再享受有薪假期；节后离职者，不享受有薪假期（但春节享受国家规定的三天假期）；节后当月内被辞退者，享受法定有薪假期。
工作表现评估有关规定
一、执行职位：
各部门经理
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
为了公平地评估员工工作表现，使员工能发扬优点、纠正错误，提高员工工作效率。
现对公司员工工作评估作出如下规定：
一）以下情况，需对员工工作作评估：
1、员工试用期转正、调职、升职后试用合格转正、晋升工资；
2、公司统一组织的月度工作评估；
二）评估原则：
评估者应本着公平、实事求是地评估员工表现并填写员工工作表现评估表。
三）评估人资格：
直属上司评估----部门主管审核（可以作修改）---总监/经理批准（总经理要加签）-----人力资源部作相应工资调整并存档。
四）评估办法
1、员工试用期转正、调职后试用合格转正的的工作评估；
A、由本人在员工工作表现评估表上进行工作总结，评估人（直属上司）对其工作作出评估；
B、部门总监/经理根据评估结果，提出转正/调薪建议，并署名后报人力资源部；
C、人力资源部经行政办主任审核后报行政副总批准，并根据批准后的结果作相应的职位及工资调整。
2、合同续签或终止评估：
A、评估人（直属上司）对其工作填写员工工作表现评估表；
B、部门总监/经理根据评估结果，并签署相应建议，并署名后报人力资源部；
C、人力资源部经行政办主任审核后（主管以上人员需报行政副总审核），根据结果对员工作出继续留用或者辞退的处理，并将结果存档。
3、月度工作评估：
A、人力资源部每月度将统一组织对公司员工（所有转正后的员工）进行一次工作评估（公司实习生、试用期员工不参加月度工作评估）。
B、评估结果根据分值（三个月的）依据级别定工资（根据员工、管理人员晋级考核相关管理制度），如果管理人员经考核不适合本岗位时将给予降级使用（为低一级别工资），差距太大者将给予辞退处理。
员工转正程序
一、执行职位：
人力资源部主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
规范员工转正办理程序，使之制度化。
四、操作程序
1、评估及报批
A、部门为试用期（一般为一个月）满员工填写工作表现评估表，签上是否同意转正的意见。
如延长的，注明延长时间（最长不超过一个月），部门总监或经理签字。
B、普通员工转正，部门签批过的审批资料送人力资源部，人力资源部经调查后填写意见，行政办主任审批签字生效。
C、管理人员转正，除按以上程序外须经行政副总审批。
D、表格返回人力资源部，由人力资源部通知相关部门批示情况。
2、办理
A、人力资源部办理相应手续。
B、人力资源部修改电脑资料、人事记录、整理员工档案。
职位变更程序
一、执行职位：
人力资源部主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
公司可根据工作需要，对员工进行职位变更，而因工作需要、由上级决定的内部转调，员工必须服从，但必须事先征求部门经理（区域经理）同意后，由人力资源部与相关部门协调并且办理职位变更手续。
四、操作程序：
1、升职：
员工因工作能力提高，工作表现突出，能胜任更高职位的工作，而公司刚好有该职位空缺时，员工所在部门填写员工职位变更登记表提交人力资源部。
人力资源部对员工进行考查后填写意见。
A、人力资源部报行政办主任审批后报公司行政副总批准。
B、公司行政副总批准后，人力资源部将结果返馈回部门。
C、人力资源部据此修改有关人事电脑资料。
D、员工升职后的一个月属试用期（表现突出者可以缩短试用期），试用期内，原工资、福利待遇不变。
试用期满后，如工作表现满意，则可以转正。
如表现不合格，则降回原职。
2、降职：
员工因不能胜任本职工作，但可胜任其他较低一级的工作时，所在部门应填写员工表现评估表、职位变更登记表，有需要时出示违规通知单。
A、人力资源部根据部门提交的文件对员工进行考查后填写意见。
B、人力资源部报行政办主任审批后报公司行政副总批准。
C、人力资源部将结果反馈给部门，通知员工前往人力资源部办理手续。
D、员工降职只能有一次。
员工降职有一个月的试用期，如果仍不能达到岗位及公司的要求，公司有权解聘该员工。
E、人力资源部修改有关人事、电脑资料。
3、调职：
员工要求调动的（前提是必须在公司的工作表现良好）
A、员工填写员工内部调动申请提交给所属部门。
B、调出调入部门应本着“人尽其才”的原则，考虑是否允许员工调换部门。
同意的，在员工的内部调动申请上签字，送交人力资源部经行政办主任审批后办理相应手续。
办理离职手续程序
一、执行职位：
人力资源部主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
员工无论何种原因离职，都应该办理正规离职手续，否则公司不予提供该员工的任何有关人事资料。
离职人员必须提前一个月（试用期员工提前七天）书面通知本部门和人力资源部。
四、操作程序
1、离职种类：
A、自动辞职；
B、试用期满不被录用；
C、长期生病，公司无法安排合适的工作，超过医疗期的；
D、因违纪而被辞退或开除；
E、其它特殊原因。
2、离职批准：
A、由部门经理、总监在离职员工的辞职报告上签署意见，注明因何种原因离职并报人力资源部由行政办主任审批。
B、人力资源部进行调查并约见离职员工，作离职问询调查，填写离职问询表，给出意见。
C、主管以上人员报行政副总审批。
D、人力资源部将结果反馈回部门及员工。
E、对于被开除的员工，必须于当天到人力资源部办理离职手续。
人力资源部必须立即通知财务部、相关部门，停止其工作、相关业务并视情况禁止在公司出入。
3、手续：
A、人力资源部同意员工离职的，手续齐全，核对相应的资料（辞职者需有辞职报告；被处罚的要附处罚单等）。
B、离职员工由行政部与所在部门核实后出具考勤证明，核对无误后签字。
C、离职员工到各相关部门办理手续。
D、离职手续必须在最后工作日之后最迟不得超过七天内完成。
E、部门经理及其以上级别的管理人员离职须有工作交接报告，主要列出以下几项内容：
（1）部门例行工作项目
（2）正在进行之中的工作项目及进展情况
（3）已有计划尚未进行的工作项目
（4）办公用品及工具、资料（该工作交接报告须有行政副总签字方可办理手续）
4、离职员工必须按公司规定归还其领用的所有公司财物，如有损失，必须按价赔偿。
A、人力资源部发放物品的赔偿参考价目
项目
罚金
铭牌
10元
B、其他部门或公司领用之工具、文具等另行计算。
5、合同期满员工如有需要，可发给工作证明。
6、工资及押金的发方程序
A、只有完成全部离职手续的人员才可以结算工资，工资和保证金随公司工资一起发放。
B、如有补偿，亦需在办清所有离职手续，退还所有公物的前提下发给。
8、记录注销：
A、清除人事电脑记录。
B、封存有关人事档案（保存期两年）。
人员编制的制定程序
一、执行职位：
人力资源部主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
制定人员编制是为了公司进行人员招聘、调动、职位升降时有依据及最高限额。
四、操作程序：
1、人力资源部和相关部门须结合不同时期具体情况，有控制地执行该方案。
2、在方案生效后，公司可根据市场运行的情况，对方案作适当调整。
3、部门有非常理由需要变更本部门编制的，须用书面报告形式陈述理由，送人力资源部。
人力资源部提出意见转呈行政办主任审批、行政副总作最后批准或不批准的决定。
4、人力资源部将依据以上有效申请更改该部门总编制，并按更改后的编制执行控制。
5、需要压缩编制的，部门和人力资源部均有权做出建议，呈行政副总批准。
执行程序同上。
6、在制定人员编制的同时，也要一并制定出人员架构图，以明确公司各层级的隶属关系。
申请招聘程序
一、执行职位：
人力资源部主管
二、涉及部门：
公司所有部门
三、目的：
制定该政策是为了有效控制人力，避免造成人力资源的浪费。
四、操作程序
升级会员 