第9章-采购谈判和合同管理.ppt

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第九章采购谈判和合同管理,本章目录,第一节采购谈判【重点】第二节采购合同【难点】,学习目标,熟悉并掌握采购商务谈判的程序和技巧；掌握采购合同签订的准备、签订的程序和合同管理方法以及合同争议的解决方法。

【导入】谈判的范围,每个人都有他的谈判立场,我最多出$4200，不能再高了,如果他一再坚持，我可以给他$4500但不能再高了,我的要价是$4800,我的卖价可不能低于$4300否则就不划算了。

例如：

购买一辆二手车,你,车主,理想的,理想的,协议可能在此处达成,$4800,$4300,谈判的范围,回落,卖方,$4500,$4200买方,回落,最有可能的成交价格?

谈判立场,谈判的实质:

利益的分割,A方,B方,对利益分割的思考,公平的主观性双方满意,图9-3,图9-2,图9-1,谈判为了获胜,理想的,协议,$4800,$4300,谈判的范围,回落,卖方,$4500,$4200买方,回落,理想的,谈判,包括使交易的达成尽可能接近你理想的目标,谈判高手可以挑战的极限熟练的谈判手能够在谈判过程中成功地改变对手的回落目标，来取得最后的胜利,谈判是一种力量的搏弈,谈判的天平向谁倾斜?

你,对手,第一节采购谈判,一、采购谈判的含义及适用条件

（一）采购谈判的含义

（二）采购谈判的适用条件,

（一）采购谈判的含义,谈判双方面对面会谈的一种形式。

其宗旨：

一是在对自己有利的前提下要考虑对方利益；二是在满足自己需要时，要得到对方认可。

采购谈判是指企业为采购商品作为买方，与卖方厂商对购销业务有关事项进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系。

价格,交货日期与地点,运输方式,付款条件,订购数量,包装要求,售后服务,品种,规格,技术标准,质量保证,

（二）采购谈判的适用条件了解,1.结构复杂、技术要求严格的成套机器设备的采购。

2.多家供货厂商互相竞争。

3.采购的商品供货厂商不多，但企业可以自制或向国外采购，或可用其他替代商品。

4.需用的商品经公开招标，但开标结果在规格、价格、交货日期、付款条件等方面无一供货厂商能满足要求。

5.需用的商品，原采购合同期满、市场行情有变化并且采购金额较大。

采购谈判的要素补充,情报供货方的产销能力服务水平产品的市场供求价格动态等权利竞争的权利专门技术权利先例的权利说服的权利,时间大多数重要的让步和决定，都是在接近谈判截止期限才发生的；要等待最有利的时机；向对方显示自己的最后期限，逼迫对方在最短时间里做出让步。

谈判的过程就是运用所掌握的情报，行使所具有的权利，以达到自己目标的一个时间过程。

二、采购谈判的程序,开局阶段,准备阶段,

（一）,

（二）,正式洽谈阶段,（三）,成交阶段,（四）,

（一）准备阶段,明确谈判的内容,1,整理和计划在谈判中的一些问题,4,制定谈判策略,3,2,确定谈判的目标,在谈判内容较复杂时的人员安排,5,需要搜集与谈判内容有关的各项采购业务资料，如供货厂商的产销能力和供货服务水平、采购市场供求和价格动态等。

明确谈判的内容,1,2,确定谈判的目标,谈判目标,

（1）,理想目标,a,现实目标,b,立意目标,c,上限目标,下限目标,介于理想目标和现实目标之间的目标,2,确定谈判的目标,

（2）,对目标的可行性研究,市场信息,a,科技信息,b,环境信息,c,企业内部需求信息,d,谈判对手的信息,e,市场价格、市场流通渠道、供销网点分布等,新产品、替代品、新技术的应用等,外部因素，如国家经济政策、价格体系的改革等,所需原材料、零配件用量计划，资金情况等,生产能力、技术水平、信誉等,制定谈判策略,3,明确希望通过谈判达成的目标,

（1）,收集相关数据,

（2）,确定实际情况,（3）,找出分歧点,（4）,分析各自的优势和劣势所在,（5）,（6）,（7）,确立自己在分歧中的地位,制定谈判策略,例如以最低的价格购进一批原料，力争采用分期付款方式等,了解供应商的详细情况，特别是在价格方面的立场，并对采购物资成本进行分析,找出认为可信的数据,谈判中重点讨论的问题,例如：

供应商的供应能力、订单积压情况和盈利情况如何？

与该供应商签订合同的可能性有多大？

是否存在时间上的紧迫性？

同时也要顾及供应商在每个分歧的地位。

需要明确：

什么资料支撑自己的地位？

什么资料可能支撑供应商的地位？

谁更处于有利地位？

安排谈判进程：

先讨论什么问题？

后讨论什么问题？

在哪些方面采购者愿意妥协？

在哪些方面坚定立场？

谈判团队由哪些人组成？

为每一个目标确立谈判范围和指标。

整理和计划在谈判中的一些问题,4,按问题的逻辑顺序，制定谈判的日程；并在正式开始谈判前，征求对方的意见，取得其意见。

在谈判内容较复杂时的人员安排,5,如谈判的内容较复杂，需要其他工程技术、财务、法律等专业人员参加时，应请有关部门选派得力人员，组成谈判小组。

（密切配合，步调一致）,谈判小组是为顺利进行谈判达到既定目标而组成的工作组，它直接影响谈判的成败。

谈判小组规模的大小，应视具体情况而定，过大控制权不易集中，过小又难于应付谈判涉及的各个领域的种种问题。

（二）开局阶段,谈判开局是谈判双方首次正式接触，是准备工作的继续，正式谈判的开始，起着承前启后的作用。

（二）开局阶段,开局的目标,认真创造一种适合谈判的环境。

谈判场所温暖、舒适，气氛友好、和谐，东道主热情、好客。

简单渲染、烘托气氛。

（三）正式洽谈阶段,业务洽谈阶段,开始洽谈阶段,

（1）摸底阶段,

（2）磋商阶段,1,2,（三）正式洽谈阶段,

（1）开始洽谈阶段,为什么要谈判？

谈判的内容是什么？

a,b,c,预计谈多长时间？

主要阐述,（三）正式洽谈阶段,需要注意以下几点：

（1）开始洽谈阶段,识别出他们的领导者谁能够真正做出让步的决定,观察供应商的神态、表情，从而判断他们的心理状态,如果他们讨论一个问题时犹犹豫豫，那么这就是他们的弱点,如果供应商没有关键问题的任何信息，这也是他们的弱点,保持紧张，注意力集中，倾听对方的发言,这个阶段虽然很短，但却建立了洽谈的格局，双方都从对方的言行、举动中观察与判断对方的特点，以确定自己的行动方式。

（三）正式洽谈阶段,

（2）业务洽谈阶段,摸底阶段,磋商阶段,具体包括,摸底阶段,双方分别独自阐述对会谈内容的理解，希望得到哪些利益，首先利益是什么，可以采取何种方式为双方共同获得利益做出贡献，以及双方的合作前景。

简明扼要，将谈判的内容横向展开。

不要受对方陈述影响，应将注意力放在阐明自己的利益上。

不要试图猜测对方意图，而是准确理解对方关键问题。

陈述之后，双方提出各种可供选择的设想和解决问题的方案。

然后，双方需要谈判哪些设想、方案更现实、更可行。

磋商阶段,将议题内容横向展开，以合作的方式，反复磋商，逐步推进谈判内容。

通过对采购商品的质量、价格、交货方式、付款方式、付款条件等各项议题的反复讨论，互作让步，寻找双方都有利的最佳方案。

当在某一个具体问题上谈判陷入僵局时，应征求对方同意，暂时绕过难题，转换另一个问题进行磋商，以便通过这一议题的解决打开前一问题的僵局。

把双方已经同意解决的问题做适当总结，请对方确认。

通过反复磋商所有议题得到圆满解决，谈判进入成交阶段。

（四）成交阶段,拟草经磋商所达成的协议初稿，经双方进一步修改认可，签订正式协议书，据以签订正式合同。

三、谈判成功的关键因素,谈判者要有耐心，要很好地控制自己的情绪,要具备必胜的信念，敢于面对任何困难和挑战,谈判者要有诚意,善于树立第一印象,1,2,3,4,5,营造和睦的谈判氛围,表述准确、有效,采用稳健的谈判方式,拒绝方式要正确,正确使用臆测,6,7,8,9,必胜的信念应该符合职业道德，具有高度理性的信心和自信心,耐心可以使人们更多地倾听对方，了解掌握更多有价值的信息,诚意是双方合作的基础,第一印象的形成主要取决于人的外表、着装、举止和言谈,正确、完整、有效的表述自己的条件，说话要平稳，吐字要清晰，语速要慢。

说话时候不可以埋头，要用温和的眼光看对方,进攻意味将双方关系对立，稳健的方式却是为了找到共同的解决办法一起努力工作，从而创造双赢的谈判气氛,一般将拒绝的原因放在前面，而后才提出拒绝,臆测是指在某一客观条件下人的主观猜想、揣测,营造和睦谈判氛围最有效的手段有两种：

尽量使自己的声调和语调与对方和谐；采用与对方相协调的身体姿势。

四、一些常用的谈判技巧,买方占优势的谈判技巧,买方占劣势的谈判技巧,1,2,具体包括,买方占优势的谈判技巧,1,投石问路,化整为零,压迫降价,在买方占优势的情况下，供应商之间竞争激烈，买方可以“因势利导”，运用压迫式谈判技巧，具体如下：

具体包括,

（1）,

（2）,（3）,投石问路,

（1）,询价,厂商报价,（3-7个）,分析与审查,报价高低次序排列,采购人员需要考虑：

a.从高价开始还是从低价开始？

b.是否只找报价最低者来谈判？

c.是否要与报价的每一厂商分别谈判？

所谓“投石问路”，即从非报价最低者开始,运用投石问路达到合理的降价目的时，应见好就收！

化整为零,

（2）,特别是拟购的物品是由几个不同的零件组成或装配而成时，即可要求供应商“化整为零”，列示各项零件并逐一报价；同时询问专业制造这些零件的厂商的报价，借此寻求最低的单项报价或总价，作为谈判的依据。

压迫降价,（3）,通常是卖方处于产品销路欠佳，或竞争十分激烈，导致发生亏损或利润微薄的情况下，为改善其获利能力而使出的杀手锏。

由于市场不景气，故会形成供应商存货积压，急于出售换取周转金。

这时采购人员通常遵照公司的紧急措施，要求供应商自特定日期起降若干；如果原来供应商缺乏配合意愿，应立即更换来源。

采用此种激烈的降价手段，供需关系难以维持持久，适用于短期的购买行为。

买方占劣势的谈判技巧,2,迂回战术,预算不足,釜底抽薪,具体包括,

（1）,

（2）,（3）,在买方占劣势的情况下，特别是单一来源或独家代理，买方寻求突破谈判困境的技巧，具体如下：

迂回战术,

（1）,例如：

某厂家自本地的总代理购入某项化学品，发现价格竟然比X公司的同类产品贵，因此要求总代理说明原委，并比照给予同样的价格。

未料总代理未能解释个中道理，也不愿意降价。

因此，采购人员委托总代理原厂家的某贸易商，先行在该国购入该项化学品，再运至内地。

因为总代理的利润偏高，此种转运安排虽然费用增加，但总成本还是比通过总代理购入的价格便宜。

预算不足,

（2）,应以“哀兵”的姿态争取卖方的同情与支持。

买方必须施展“动之以情”的谈判功夫,口头承诺将来“感恩图报”，换取卖方“来日方长”的打算,釜底抽薪,（3）,通常由买方要求卖方提供所有成本资料。

第二节采购合同,一、采购合同的含义特征,合同合同是双方或多方确立、变更和终止相互权利和义务关系的协议。

经济合同是法人之间为实现一定的经济目的，明确双方权利义务关系的协议。

（一）采购合同的含义,

（二）采购合同的特征,二、采购合同的组成重点,首部,正文,

（一）,

（二）,尾部,（三）,

（1）名称

（2）编号（3）签订日期（4）签订地点（5）买卖双方的名称（6）合同序言,首部,

（一）,正文,

（二）,1、主要内容,2、选择内容,1、主要内容,

（1）商品名称

（2）品质规格（3）数量（4）单价与总价（5）包装（6）装运（7）到货期限,（8）到货地点（9）付款方式（10）保险（11）商品检验（12）纷争与仲裁（13）不可抗力,2、选择内容,

（1）保值条款

（2）价格调整条款（3）误差范围条款（4）法律适用条款,尾部重点,（三）,

（1）合同的份数

（2）使用语言及效力（3）附件（4）合同的生效日期（5）双方的签字盖章,三、采购合同的订立,采购合同的订立，是采购方和供应方双方当事人在平等自愿的基础上，就合同的主要条款经过协商取得一致意见，最终建立起物品采购合同关系的法律行为。

（一）采购合同订立前的准备工作

（二）采购合同订立的原则（三）采购合同签订的程序（四）采购合同签订的形式,

（一）采购合同订立前的准备工作,1、审查卖方当事人的合同资格；

（1）法人资格审查

（2）法人能力审查2、审查卖方当事人的资信和履约能力。

（1）资信审查

（2）履约能力审查,注意：

没有取得法人资格的社会组织、已被取消法人资格的企业或组织，无权签订采购合同。

注意：

超出业务范围以外的经济合同属于无效合同。

资信：

即资金和信用,如果经审查发现卖方资金短缺、技术落后、加工能力不足，无履约供货能力，或信誉不佳，都不能与其签订采购合同。

（二）采购合同订立的原则,1、平等原则2、自愿原则3、公平原则4、诚实信用原则5、遵守法律、行政法规,（三）采购合同签订的程序,1、要约阶段,2、承诺阶段,1、要约阶段,要约是指当事人一方向他方提出订立经济合同的建议。

提出建议的一方叫要约人。

要约的特征：

（1）要约是要约人单方的意思表示；

（2）要约内容必须明确、真实、具体、肯定，不能含糊其词，摸棱两可；（3）要约是要约人向对方做出的允诺，因此要约人要对要约承担责任，并且要受要约的约束。

（4）要约人可以在得到对方接收要约表示前撤回自己的要约。

但撤回要约的通知必须不迟于要约到达,要约是订立采购合同的第一步,2、承诺阶段,承诺表示当事人另一方完全接受要约人的订约建议，同意订立采购合同的意思表示。

接受要约的一方叫承诺人。

承诺的特征：

承诺由接受要约的一方向要约人做出；承诺必须是完全接受要约人的要约条款，不能附带任何其他条件。

承诺是订立采购合同的第二步,（四）采购合同签订的形式,1、口头合同形式口头合同指合同双方当事人只是通过语言进行意思表示，而不是用文字等书面表达合同内容来订立合同的形式。

2、书面合同形式书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

简单地说，书面形式是以文字为表现形式的合同形式。

优点：

当事人建立合同关系简单、迅速，缔约成本低。

缺点：

发生纠纷时，当事人举证困难，不易分清责任。

优点：

有据可查，权利义务记载清楚，便于履行，发生纠纷时容易举证和分清责任。

四、采购业务结算,1、查询物料入库信息,2、准备付款申请单据,4、资金平衡,3、付款审批,5、向供应商付款,6、供应商收款,Y,Y,五份单据（付款申请单据、合同、物料检验单据、物料入库单据、发票）,合同编号、物料名称、数量、单价、总价、供应商必须一致,单据的匹配性、规范性、真实性,五、采购合同管理,合同管理涉及从合同签订到合同终止期间内，供应商或者采购商的关于合同的所有活动。

目标：

解决合同期间出现的任何问题，确保供应商履行合同规定的义务。

（一）争议与索赔的处理,依据合同中的违约责任条款进行处理。

双方无法协商解决的可申请仲裁或提起诉讼。

1、违反合同的责任区分,

（1）违反采购合同的责任

（2）违反运输合同的责任（3）已投财产保险时，保险方的责任,

（1）违反采购合同的责任,供方责任：

商品品种、规格、数量、质量、包装与合同不符，错发到货地点或接货单位需方责任：

中途退货未按合同规定日期付款或提货错填或临时变更到货地点,

（2）违反运输合同的责任,承运方责任：

a:

不按合同规定的时间和要求发运b:

错运到货地点或接货人c:

运输中短少、变质、污损、损坏，按损失赔偿d:

联运中短少、变质、污损、损坏，由终点阶段承运方赔偿，再依次向其他承运方追偿。

e:

由于不可抗力，物资自然损耗，自然性质引起，不赔偿。

托运方的责任：

A:

未按合同规定的时间和要求提供运输B:

在普通货物中夹带危险物品C:

因未随车附带规格质量证明或化验报告，造成收货方无法卸车时。

（3）已投财产保险时，保险方的责任,对于保险事故造成的损失和费用，保险方在保险金额的范围内承担赔偿责任。

2、索赔和理赔应注意的问题,索赔的期限索赔的依据索赔额及赔偿办法,如果逾期提出索赔，对方可以不予理赔。

一般情况下，农产品、食品等索赔期间短一些，对于一般商品，索赔期限长一些，机器设备的索赔期限则更长。

如果提赔时证据不全、不足或不清，以及出证机构不符合规定，都可能遭到对方的拒赔。

3、仲裁,经济仲裁是指经济合同的当事人双方发生争议时，当事人一方或双方自愿将有关争议交给双方同意的第三方依照专门的裁决规则进行裁决，裁决的结果对双方都有约束力，双方必须遵照执行。

（二）采购合同的变更与解除,当一方要求变更或解除合同时，在新的协议未达成之前，原合同仍然有效。

但要求变更或解除合同的一方应采取书面形式及时通知对方，对方在接到通知后15天内予与答复，逾期不答复的视为默认。

A公司最近由于供应商表现不佳，比如不能交货，不能按时交货，或者即使按时交货，但是交货规格不符合要求等，经常和这部分供应商发生合同纠纷。

甚至有时供应商的不良表现影响了A公司生产稳定性和对客户的正常的产品质量水平。

假设你在A公司采购部工作。

对表现不佳的供应商，你的上司认为直接起诉是最好的解决方法。

但你对此持有保留意见，认为应该探讨解决合同纠纷其他途径。

请你回答以下问题：

（1）解释采购商与供应商解决合同纠纷的各种途径。

（2）从时间效率方面考虑，合同纠纷就优先考虑哪一种途径？

（3）在我国合同法中，对于A公司向表现不佳的供应商索赔额度有哪些规定？

请你思考：

（1）采购商与供应商解决合同纠纷的途径：

1）和解或者调解和解是指发生买卖合同争议以后，合同各方当事人直接进行磋商，在互相谅解的基础上解决争议的一种方式。

调解是指买卖合同当事人之间发生争议后，由第三方对争议各方依理依法进行劝说，并使争议双方在互相谅解的基础上自愿达成和解协议的一种解决争议的方式。

（1）采购商与供应商解决合同纠纷的途径：

2）仲裁仲裁是指买卖合同的当事人通过协议将其争议提交给仲裁机构，由仲裁机构依照仲裁程序对其争议做出裁决从而解决争议的一种具体方式。

3）诉讼诉讼是指买卖合同当事人之间产生纠纷以后在没有有效仲裁协议的情形下，其中的一方向人民法院提起民事诉讼，请求人民法院予以解决争议的一种具体方式。

（2）从时间效率方面考虑，合同纠纷就优先考虑哪一种途径？

答：

优先考虑和解或者调解,（3）在我国合同法中，对于A公司向表现不佳的供应商索赔额度有哪些规定？

1）赔偿额不得超过违反合同一方订立合同时预见或应当预见性的因违反合同可能造成的损失。

2）如果当事人在合同中既有约定违约金，又约定定金的，一方违约时，对方可以选择使用违约金或者定金条款。

但不能将两者同时并用。

3）约定违约金低于实际造成的损失，当事人可以向法院或仲裁机构请求增加赔偿,复习思考题,1.试述采购谈判的程序及谈判成功的关键因素是什么？

2.试述采购合同订立的原则和程序？

本章结束！