如何开好会议基层主管管理技能课之五2008.5修改稿.ppt

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ZHANGYL,1,如何开好会议,基层主管管理技能课程之五,2,ZHANGYL,对会议的解释,会：

多人聚合在一起,议：

表明意见的言论,会而有议，议而有效才称其为会议,3,ZHANGYL,请大家参与回答问题,1、你都参加过什么样的会？

2、你喜欢开会吗？

3、你组织过什么样的会？

4、你认为自己会开会吗？

4,ZHANGYL,课程主要内容,一、怎样筹划会议二、怎样举行会议三、会议改进四、归纳小结,5,ZHANGYL,会议是业务的关键一环，全世界每天要开千百万次会议。

你怎样对会议进行改进，提高你的会议组织能力，使会议开得高效成功，至关重要。

开会是学习的机会和平台。

6,ZHANGYL,一、怎样筹划会议1-1会议的类型,资讯会议资讯及政策传达更新业绩状况决策会议设定目标解决问题,我们的班前会是什么类型的？

7,ZHANGYL,两种会议的差别,8,ZHANGYL,一、怎样筹划会议1-2会议筹划,决定会议是否需要召开关键在于会议的目标是否能清晰的陈述出来，一旦目标确立，就可以判断达成目标的最佳途径是什么（除了会议以外，内部公文、布告栏等方式也可以达到目的，是否可以不开会就能解决问题）举行会议的时间地点是否合适,9,ZHANGYL,这些问题需要开会吗？

为什么?

问题一：

明天生产任务重，预计要加班到晚上十点。

问题二：

临近年终，需要各班组长讨论2008年的工作打算。

问题三：

国庆节公司准备组织一个晚会，每个班组出一个节目，内容形式不限。

问题四：

最近两批货有质量问题，需要各班组引起重视，并找出存在的问题。

问题五：

总部召开了各公司总经理大会，布置了2008年的工作任务，并与总经理签订了目标任务书。

各分公司的任务要分解落实。

10,ZHANGYL,一、怎样筹划会1-2会议筹划,会议筹划要考虑的问题1、仔细考虑你要召开的会议的类型2、会议目的要清楚（为什么开会，会议要解决什么问题）3、要认真考虑，怎样让会议成功（会议的主题必须是鲜明、直接、聚焦且当前必须立即解决的问题）4、会议时间、参加人员的确定（会议要尽可能小，以免分散注意力）5、会议日程的确定6、开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点7、信息的准备要加以选择，避免过多，以影响重点和效果,开会前必须确信一定能达到会议目的。

11,ZHANGYL,会议筹划工作单,12,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-1做好会议主持人,会议的成果和效率多取决于主持人的能力会议主持人，主要是监督会议中每一部分的活动，以及提醒大家忽略的事情，并且使会议朝着会议的目标进行会前主持人要做好充分准备（文件、数据资料、会议议程.）,13,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-1做好会议主持人,找出会议应采取的方式（决策型会议）脑力激荡：

经过群体集会而发挥创意潜能的过程，这种方式能够产生双向互动的力量，当其中的一个人说出他的想法时，即能够激发别人联想出其他的主意；（此方式适用于参会人对于问题的认识有限的情况，以挖掘新想法）小组讨论：

这种方式要求会议的成员写下他们个人的意见，然后再将他们的意见汇总。

这种方式可以收集很多人的意见，又能精简成最少的可行答案；（此方式适用于参会人员对于所讨论的问题有所认识时采用）,14,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-1做好会议主持人,主持人会议中应注意的事项激发与会者参与讨论有技巧的提问可以鼓励与会者积极进行讨论询问感受和意见你的看法是怎么样的？

复述别人的话你是不是要求我？

鼓励参与我们还不知道某某是怎么看待这个问题的。

某某，你的看法如何？

15,ZHANGYL,要求一个总结我们已经有很多建议了，哪位愿意为我们作个总结？

要求澄清我对刚才那一点不太明白，你要说的是对吧？

要求举例某某，你是否为你所说的事情举些例子？

寻求共识看来我们对这个问题的看法已经有一致性了。

我们举手表决，接受这个看法的请举手。

建议程序我建议我们在讨论前，是否可以将议程列出优先顺序，从最重要的开始讨论起。

确定目标与方向对我们而言，这些是最重要的目的吗？

这是完成任务的唯一方法吗？

16,ZHANGYL,坦然面对不同意见某某，你对这件事似乎有所保留，你对哪些部分不同意呢？

更换角色如果你是客户，那你对这个方案（或者做法）的看法是怎样的呢？

放眼未来如果这个方法行不通，我们的损失会有多大？

集中心力做选择我们讨论了所有的可能性，现在我们要从这三个解决方案中选择一个避免提出的问题有：

无法回答的问题含糊、没有界定、矛盾的问题质问他人的问题,17,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-1做好会议主持人,作出决定的方法投票共识，也就是获得与会者最大的支持；小组讨论，这是一个重复互动的过程，它可以减少相似的意见，让参与者很快地进入他们必须支持的决定中；对各种方案进行评分，以做取舍（评分标准应该事先制定好）,18,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-2会议中冲突处理,在讨论问题中人与人之间的冲突不可避免会议中人与人之间的冲突不一定是坏事，事实上，如果处理得当的话，还是一件好事。

如何处理会议中出现的冲突呢？

19,ZHANGYL,冲突的处理办法面对面的处理：

即公开交流，表达各自的感受与观点；（保持理性、仔细倾听对方的陈述，寻求合理的解决方法、延缓议题、发挥幽默感）妥协：

即表达不同的立场，但又能略作妥协，以满足各方；安抚：

即好言相劝避免正面冲突，但是安抚通常不能解决问题，事后可能会越变越糟；利用权力：

即利用权力来解决问题，以满足自己单方面的意愿；强迫：

即强迫别人接受自己的立场，因为对方的意见未被采纳，所以通常无法得到被强迫方的协助；,研究表明，面对面是解决冲突的最佳办法。

处理得当，可以保住所有相关人的利益。

20,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-3处理会议中的其他难题,有人主导会议会议的目的就是要产生不同意见；主持人应该直接提出问题，引导与会者参与讨论；有人喜欢争辩指那种自以为是却不能提供有价值信息的人；主持人要保持冷静，问他问题，让其现形；如果他仍不知悔改，主持人可直接指出其争辩会干扰会议的进行；有人私下讨论起来可以要求私下讨论的人将他们所谈的内容分享给所有与会者；也可以保持肃静，并且看着私下谈话的人；,21,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-4如何让会议有效率,所谓有效的会议是指目标在最短的时间内达成，并让与会者感到满意。

达成会议的目标使用最少的时间与会者皆大欢喜,22,ZHANGYL,二、怎样举行会议2-4如何让会议有效率,开场即陈述会议目的事先准备议程选择适当的与会者管理好会议的时间在浪费时间和急忙仓促之间找到一个平衡点；控制会议进程避免偏离主题，鼓励较被动的与会者发言，控制一些意图主导会议的人；作出总结重复会议的目标，作出的结论以及同意采取的后续行动；,23,ZHANGYL,开会要花费宝贵的时间和金钱，故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效,24,ZHANGYL,三、会议改进,3-1,25,ZHANGYL,3-2会议评量,多维度评量，找出会议改进部分主持人的自我评量；训练有素的会议观察员的评量；与会者的评量,26,ZHANGYL,3-2会议评量,评量时需思考的问题这个会议的目标达成程度如何？

没有达成；部分达成；完全达成这个会议达成你个人目标的程度如何?

没有达成；部分达成；完全达成会议中的哪些部分对你最有帮助？

会议中的哪些部分对你最无帮助？

会议的结果会让你采取哪些行动？

其他评论？

27,ZHANGYL,会议实践练习：

根据所学的如何开好会的要点每组召开一个会议，内容自定。

每组选两个观察员，观察员要根据所学要点，观察召开的是什么类型的会议；会议主持人主持的怎样；会议中出现的问题是什么，做好记录，会后点评，提出改进意见。

时间控制在10分钟以内。

28,ZHANGYL,会议实践练习：

1、与会者对以下问题进行回答这个会议的目标达成程度如何？

没有达成；部分达成；完全达成这个会议达成你个人目标的程度如何?

没有达成；部分达成；完全达成会议中的哪些部分对你最有帮助？

会议中的哪些部分对你最无帮助？

会议的结果会让你采取哪些行动？

其他评论？

2、观察员就以上问题来点评会议，并提出改进意见,29,ZHANGYL,四、归纳小结4-1有效会议的模型,首先，要判断是否有必要召开会议决定会议是否需要举行，主要是看希望达成的目标是什么，目标一旦确定，就会发现是否还有比会议更适合达到目标的方式；如果举行会议是合适的，就要决定何时、何地举行会议，哪些人应该参加会议时间要配合与会者的时间，避开特别忙碌的时刻；会议的地点应让人觉得舒服，并避免能分散注意力的情况发生；选择与会者时，要注意被选的人是否能从会议获益或者能否为会议做贡献；,30,ZHANGYL,4-1有效会议的模型,制订议程并通知与会者议程要逐条按顺序列出，并表明会议开始、休息和结束的时间；会前应保证每个与会者对议程十分清楚；会议当天，主持人应提前到场检查会议时的陈设，检查辅助器材是否能正常工作时间一到，会议应该立即展开。

开场白应该包括会议的目标、议程以及会场规则,31,ZHANGYL,4-1有效会议的模型,如果是资讯式会议，资讯应以清晰简明易懂的方式表达，并注意与会者的反应，利用声音、提问的方式保持其注意力如果是决策式会议，应特别注意与会者的反应以改进会议程序从而帮助决策的制定互动关系太少时，要尽量进行讨论；互动太多时，要让主题集中，并适时进行总结；利用展示分析资料、产生选择方案等技巧，协助与会者朝会议目标前进；,32,ZHANGYL,4-1有效会议的模型,会议结束之前应该重述目标、总结成果并列出后续行动会议结束后，立刻展开行动最后，每一个会议都应该视为一个学习的经验，通过会议评量的结果，决定采取哪些行动与步骤来改进下次的会议,会而有议，议而有决，决而有行，行而有果，果必反应,33,ZHANGYL,4-2有效会议的必行步骤,会议前,34,ZHANGYL,会议中,35,ZHANGYL,会议后,36,ZHANGYL,开会要考虑会议成本美国研究者提了一种简便易行的办法：

在会议室显眼处设置一块计时牌，预先录入每个参会者每小时的薪金数目，从他们到达会议室的时候开始计时累计并显示全体与会者的薪金数目，直到会议结束。

（我们也可以在开会前，仔细地算一下会议成本，多少人参加，开多长时间，每小时工时费用，最后累计起来公布，使主持人和参加会的人心中有数，促使开短会，开高效会，不说废话。

）站着开会日本人的会议室无烟、无茶，而且没有椅子，开会的人都站着，控制会议长度，管理时间资源，提高开会的效率。

看外国人是怎样做得,37,ZHANGYL,作业：

利用所学的会议技能，总结你召开的某个会议或你参加的某个会议是否是一个有效的会议，具体写出那个会议好的方面，存在的问题，改进意见。

你认为怎样开会更有效？

38,ZHANGYL,谢谢大家！