外贸函电2.ppt

外贸函电2.ppt

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EnglishForInternationalBusinessCommunication主讲：

宋丽芝主讲：

宋丽芝ContentsContentsBusinessLettersEstablishingBusinessRelationsEnquiriesOffers4123Counter-offers5ConclusionofBusinessPackingandShipmentInsurance,ComplaintsandClaimsTermsofPayment7JobApplication68910ContentsContentsChapter2LetterforEstablishingBusinessRelationscontractCounter-offerOfferChapter2LetterforEstablishingChapter2LetterforEstablishingBusinessRelationsBusinessRelationsSection1Section2Section3TheWaysofSeekingClientsAbroadHowtoWritetoProspectiveClientsReadingsExercisesWritingsSection1TheWaysofSeekingSection1TheWaysofSeekingClientsAbroadClientsAbroad1.Howtofindthesuitableclients（3）SalesagentsabroadTradeDirectories（4）ForeignExchangeBanks

（2）Embassies;Consulates;ChambersofCommerceinforeigntrade;

（1）（5）（5）OldClientsorFriends（6）（6）Advertisements（7）（7）BranchOfficeorRepresentativeAbroad1.1.HowtofindthesuitableclientsHowtofindthesuitableclients（8）（8）Interneta.Homepageb.E-mailc.Advertisementontheinternetd.BulletinBoardsysteme.ChatroomSection2HowtoWritetoSection2HowtoWritetoProspectiveClientsProspectiveClients1.Structure

（1）Thesourceofyourinformation

（2）Yourintentionorthepurposeofyourletter（3）Self-introductiona.thenatureofthecompanysbusinessb.businessscope（4）Yourexpectation2.UsefulSentences2.UsefulSentences

（1）Thesourceofyourinformation1）Weoweyournameandaddresstosomeoneorsomewheree.g.我们从瑞士驻北京的大使馆商务参赞处得知贵公司的名称和地址并我们从瑞士驻北京的大使馆商务参赞处得知贵公司的名称和地址并被告知你方欲购纺织品。

被告知你方欲购纺织品。

2）Wehaveyournameandaddressfromsomeoneandsomewhere.3）Wehaveobtainedyournameandaddressthroughsomeoneandsomewheree.g.我方从我国驻贵国的大使馆商务参赞处获得贵公司我方从我国驻贵国的大使馆商务参赞处获得贵公司的名称和地址并得知贵公司有意与我公司建立业务关系。

的名称和地址并得知贵公司有意与我公司建立业务关系。

4）Yournameandaddresshasbeengiventousbysomecompany5）Throughthecourtesyof.,Wehavelearnedthatyouaree.g.承蒙我们驻伦敦的商务参赞处的介绍，我们注意到承蒙我们驻伦敦的商务参赞处的介绍，我们注意到贵方有意与我贵方有意与我方做生意。

方做生意。

6）Ontherecommendationof,wehavelearnedthat.e.g.-OntherecommendationofMessrsHarvey&Co.,wehavelearnedwithpleasurethenameofyourfirm.7）Yourcompanywasrecommendedtousby.

（2）YourPurposes1）Weavailourselvesofthisopportunitytoapproachfortheestablishmentoftraderelationswithyou.availoneselfofe.g我方借此机会对你方的密切合作表示感谢。

我方借此机会对你方的密切合作表示感谢。

approachvt.e.g.我方一客户向我洽订我方一客户向我洽订100吨白糖。

吨白糖。

2）Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyourfirmonthebasisofequality,mutualbenefitandexchangingwhatonehasforwhatoneneeds.3）Weintendtodosth.e.g.我们有意扩展我们在贵国的业务。

我们有意扩展我们在贵国的业务。

（3）Self-introduction1）我们是一家经营纺织品进出口业务的国营公司。

我们是一家经营纺织品进出口业务的国营公司。

2）Wetaketheopportunitytointroduceourselvesasanimporteroffertilizersinourcountry.3）我们是一家资信状况良好且享有很高声誉的出口商，从我们是一家资信状况良好且享有很高声誉的出口商，从事下列货物的出口。

事下列货物的出口。

vBusinessScope（list,details）1.Inordertoacquaintyouwithourbusinesslines,weencloseacopyofourexportlistcoveringtheitemssupplicableatpresent.2.为了使你们对我们可供出口的各类纺织品有一个总的概念，随信寄上为了使你们对我们可供出口的各类纺织品有一个总的概念，随信寄上商品目录和价格单各一份，供你们查阅。

商品目录和价格单各一份，供你们查阅。

3.Abookletincludingageneralintroduction,thescopeofbusinessandothertopicsofourcompanyisenclosedforyourreference.pEnclosedareourcatalogueandpricelistcoveringthecompletelineofourgoods.vEnclosev.随函附寄,把文件放入信封内-Weareenclosingourcommercialinvoice.-Enclosedaretwocopiesofourpricelist.-Enclosedpleasefindacopyofourpricelist.-WehavereceivedyourletterofMay5alongwithtwoenclosures.（4）Yourexpectation1）我们希望你方尽最大努力既促进业务又增进友我们希望你方尽最大努力既促进业务又增进友谊（谊（hope）2）盼早复（盼早复（Lookingforwardto）3）我方期待贵方尽快做出令人满意的答复我方期待贵方尽快做出令人满意的答复（await）4）我方希望收到贵方具体的询盘我方希望收到贵方具体的询盘（appreciate）Section3Readings,Exercises&WritingsSection3Readings,Exercises&WritingsReadingsExercisesWritingsInstructionInstructionABCManufacturingCompanyBeijingImportandExportCompanyDearSirs，Wehavebeen告知告知thatyou经营PVC产品品Ifyourcorporation经营这些商品些商品，please电告我告我们anoffer根据，按照根据，按照the详情情onthe附上附上listWeareapplyingforan进口口许口口证andarethinking“orderingafairlylargesupplyofthesegoods”.Wewould非常感激非常感激ifyouwouldkindly空空邮给我我们acopyofyour目目录表表and价格价格单Meanwhile，pleasealso提供提供给我我们anyadditionalinformationyouconsidernecessaryIfyoudonot经营thesecommodities，wewould请求求贵方方adviseusthecompetentcompanytowhomweshould递交我交我们的的询盘。

Wehopeitwillnot造成任何麻造成任何麻烦andthankyouverymuchforyourvaluablehelpYoursfaithfully，Readings:

2Readings:

2-1.C1-1.C1Readings:

Readings:

2-2.A12-2.A1DearSirs，WehavereceivedyourletterWewishto对我我们公司做公司做一一简单介介绍ourcompany由于由于thesupportof我我们忠忠诚客客户，andthededicationandhardworkfromourcompanymembers，ABC一直是美国和世界上最大的一直是美国和世界上最大的PVC产品制造商。

品制造商。

ABCwillstrivetoimproveonallaspectsofouroperationUltimatelyourgoalistocontributetosocietyat1argeABC成立成立in1980followingthepurchase“eightPVCproductsmanufacturingfacilities”Duringthepasttwenty-fouryearsofoperation，wehaveexpandedouroperationsthroughsixadditionalplantsABChasthemostmodernPVCproductionfacilitiesinNorthAmerica，andourdistributionnetworkcoversa11majorNorthAmericanproductmarketsABCs12plantsareexpandedandupgradedtokeeppacewiththelatestglobalproductiontechnologyABChasindependentlydevelopeditsownin-housecomputertechnologysystemtoprovideexactcontroloverthePVCproductextrusionprocessThissystemensuresthehighestefficiencyinourproductionprocesswhichdirectlycontributestopreservingacleanandhealthyenvironmentWealsohopetoknowyourcompanysmainbusinessYoursfaithfully,Exercises:

Exercises:

2-3.C22-3.C2亲爱的先生们：

亲爱的先生们：

兹答复你们兹答复你们5月月10日的来信。

北京进出口公司过去是一个经营各种制成品日的来信。

北京进出口公司过去是一个经营各种制成品进出口的国有公司。

进出口的国有公司。

3年前，通过股份制改造，它成为一家上市公司。

年前，通过股份制改造，它成为一家上市公司。

公司的组织结构如下：

总经理张明负责经营管理公司并对董事会负责。

他公司的组织结构如下：

总经理张明负责经营管理公司并对董事会负责。

他的工作由的工作由7个执行部门支持个执行部门支持进口、出口、管理、财会、研究和开发、人力进口、出口、管理、财会、研究和开发、人力资源和海外部。

资源和海外部。

总经理直接领导总经理直接领导5个地区营销分支机构，它们地理上分为华北、华南、华个地区营销分支机构，它们地理上分为华北、华南、华东、华西和华中地区。

它们中的每一个独立地负责其日常管理，并自负盈亏。

东、华西和华中地区。

它们中的每一个独立地负责其日常管理，并自负盈亏。

除了在北京的母公司，公司还有四个子公司，即除了在北京的母公司，公司还有四个子公司，即BIEC亚洲、亚洲、BIEC非洲、非洲、BIEC拉丁美洲和拉丁美洲和BIEC欧洲。

它们由海外部管理。

欧洲。

它们由海外部管理。

如果你们需要任何其他信息，也请告知我们你们的具体要求。

我们非常乐如果你们需要任何其他信息，也请告知我们你们的具体要求。

我们非常乐意为你们效劳。

意为你们效劳。

你的诚挚的你的诚挚的Exercises:

Exercises:

2-4.A22-4.A2亲爱的先生们：

亲爱的先生们：

我们收到你们我们收到你们6月月1日的来信，来信内容已经知悉。

日的来信，来信内容已经知悉。

我们应当指出，我们应当指出，ABC公司的使命是，以直接有利于最终用户的公司的使命是，以直接有利于最终用户的价格，向北美和全球的公众提供质量优秀、经久耐用和具有附加值的价格，向北美和全球的公众提供质量优秀、经久耐用和具有附加值的PVC产品。

通过向我们的客户提供卓越的产品质量、成本效益、库存产品。

通过向我们的客户提供卓越的产品质量、成本效益、库存供应和生产绩效，供应和生产绩效，ABC公司正在进一步致力于开发公司正在进一步致力于开发PVC产品市场。

产品市场。

ABC公司实现这一使命，是通过应用世界级的卓越的制造技术和管理公司实现这一使命，是通过应用世界级的卓越的制造技术和管理技术。

技术。

我们感谢你们的接洽，盼望与你们建立愉快的业务关系。

我们感谢你们的接洽，盼望与你们建立愉快的业务关系。

你的诚你的诚挚的挚的