《档案管理概论》(肖秋惠编著)课后思考题及答案(参考).docx
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《档案管理概论》（肖秋惠）
课后思考题答案
第一章
（一）试述档案管理工作的性质和特点——P5
答：
1、档案管理工作的性质：
（1）在宏观上，档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分；
（2）在微观上，档案管理工作是机关、团各项管理工作的组成部分，具有辅助管理的性质；
（3）档案作为一种原始文献，蕴藏了大量的原始信息，这使档案和档案工作成为文献信息管理系统的重要组成部分。
2、档案管理工作的特点：
（1）档案资源积累的缓慢性；
（2）档案管理过程的阶段性；
（3）档案管理活动对档案形成者的依附性；
（4）档案管理工作对社会的相对封闭性。
（二）档案管理工作的基本内容是什么（2016年试题）——P6
答：
档案管理工作的基本内容一般包括以下8项：
收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂和利用工作。
其中，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作是档案管理的基础业务工作，主要是针对档案实体的管理，对档案实体进行有序组织、排列和统计，建立数量充足、种类齐全、载体多样的馆藏体系，为档案的利用服务奠定档案资源基础。
档案的检索、编纂和利用工作是在档案实体管理的基础上，对档案信息进行的组织、加工和提供利用，属于档案信息管理工作，主要目的是提供档案为社会利用需求服务。
随着档案管理现代化的发展和档案利用工作的加强，档案编目检索工作和档案编纂工作逐渐成为相对独立的档案业务工作，这使档案管理工作的内容结构发生了变化。
（三）档案管理工作应遵循的基本原则是什么完成——P8
答：
（1）确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导、分级管理国家全部档案；
（2）提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；
（3）体现了档案工作的根本目的——便于社会各方面的利用。
（四）列举各种档案管理机构及其职能——P10
答：
（1）档案室。
性质：
档案室是机关的内部组织机构，是保存档案的过渡性机构，档案室的主要任务是服务于本机关。
作用：
是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关职能活动提供档案信息支持；是全国档案工作的基础。
档案室是国家档案资源不断补充和积累的源泉。
任务：
对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。
负责管理本单位具有长久保存价值的全部档案和相关材料，并提供利用。
类型：
普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、企业档案信息中心。
（2）文件中心和档案寄存中心。
文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构，它是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。
1988年甘肃永靖县成立了我国第一个文件中心。
文件中心主要有政府文件中心和商业文件中心两类。
政府文件中心是由县级以上人民政府建立的，为政府机关单位和社会提供服务的非营利性的文件与档案管理机构。
商业性文件中心是由有关机构或个人创办的一种营利性的档案管理机构，主要面向工商企业或个人从事文件存储、文件管理和文件服务业务。
档案寄存中心是由国家综合档案馆或其他独立法人设计产，为各类企业、社会团体以及个人提供档案有偿寄存服务的机构。
档案在寄存中心保管期间，所有权形式不变，档案馆一般只提供安全保管服务。
1998年10月，深圳市档案馆设立了全国首家档案寄存中心。
（3）档案馆。
是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。
分根据《档案法》和《档案法实施办法》中对档案馆的分类。
可分为国家档案馆（3046个）、专业档案馆（225个）、部门档案馆（142个）、大型企事业单位档案馆（企业档案馆304+文件事业单位档案馆40+科技事业单位档案馆59个）四大类。
A、国家档案馆是归口中央或地方各级档案行政管理部门（或与有关部门）直接管理的科学文化事业机构。
包括综合档案馆和历史档案馆。
综合档案馆一般隶属于各级党和政府，收集和保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案，是我国国家档案馆和档案事业的主体。
历史档案馆主要有中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。
B、专业档案馆是专业系统档案馆和馆藏特殊载体档案馆的总称。
C、部门档案馆是国家有关部门专门建立的档案馆。
如外交部、安全部档案馆，它们永久保管本部门及所属机构形成的全部档案，不需要向国家档案馆移交。
如最高人民法院、最高人民检察院、公安部等，其中需要永久保存的档案，在本部门档案馆保存50年后要向中央档案馆移交。
中央专业主管机关如国家海洋局海洋档案馆、国家气象局气象档案馆、邮电部档案馆、核工业部档案馆、化工部档案馆等。
D、大型企事业单位档案馆。
大型企事业单位和高等院校往往都建立了自己的档案馆，这些档案馆是终极性的，负责永久保管本企事业单位所形成的档案。
我国企业档案馆是20世纪80年代后期出现的一种档案馆类型。
档案馆内“现行文件利用中心”
第二章
（一）来源原则为什么能够取代事由原则成为档案管理的基本原则——P17
答：
法国大革命胜利以后，国家档案馆成立之初，主要沿用了事由原则即根据档案文件的内容联系对馆藏档案进行分类整理。
事由原则在馆藏数量和种类较少的情况下，基本可以胜任馆藏整理的需要。
但随着国家档案馆馆藏数量和种类的增加，成分和内容的复杂化，卡缪多努分类法暴露出了不少问题。
按照档案文件的内容进行分类和整理，势必将同一机构来源的档案分散到不同的类别中，打乱了档案之间的来源联系，给管理和利用工作带来不便；同一档案文件可能涉及好几类别，而且类是无法穷举的，因此，往往陷入无类可归和无以归类的困境，这些日益突出的问题给国家档案馆工作带来了极大的混乱。
“尊重全宗原则”是来源原则的起源，它将来源联系作为整理档案的首要标准，强调将同一来源的档案以全宗的形式组织在一起，使档案整理与图书整理从本质上区分开来，体现了档案的本质属性。
1874年，冯西伯尔任普鲁士国家机密档案馆馆长以后，正式提出了来源原则。
1898年荷兰的三位档案学家缪勒、斐斯和福罗英合作出版了《档案的整理与编目手册》（又称《荷兰手册》）一书，对来源原则进行了理论论证。
1910年召开的布鲁塞尔图书与档案人员国际大会上被确认为档案专业的基本原则。
这些大会标志着来源原则取代了事由原则成为档案管理的基本原则，并为来源原则的国际化发展拉开了序幕。
（二）“新来源观”的含义——P23
答：
1996年第13届国际档案大会上，加拿大档案学家特里﹒库克强调从文件的形成者及其文件之间的联系来管理电子档案，认为只有坚持来源、全宗等传统档案学的核心理论，保持传统档案原则的稳固基础，才能确保档案人员应付新载体和新技术带来的挑战。
电子文件的管理以及应付电子时代赋予档案管理的诸多挑战不能抛弃来源原则，相反只能更多地依赖来源原则。
加拿大档案教育家汤姆内史米斯形象地将这种对来源原则的肯定称为“来源的重新发现”。
其实质是一种“新来源观”。
它使来源的含义更加扩展，由以往的实体来源——文件形成机关，扩展为相对抽象的“文件形成过程”。
即文件在什么条件、为了何种目的、采用怎样的结构形成等各种综合的背景信息。
“新来源观”是来源原则在电子时代的自我适应和发展，它使来源原则在新的信息技术环境里具有广泛的实践意义。
（三）全宗的含义及类型（2016年试题）——P20
答：
1、全宗的含义：
全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践活动中形成的具有有机联系的档案集合体。
它包括四个方面的含义：
（1）全宗是一个有机整体。
同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
全宗不是人为地任意地组合而成的，而是在社会实践活动过程中自然而然形成的，具有客观性，体现了档案的形成特点。
（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。
全宗有两种构成方式：
一是以一定的社会单位（国家机关、社会团体、个人、企事业单位等）为核心构成全宗；一是以一项独立的社会活动项目（工程项目、科研项目、生产项目等）为核心构成全宗。
（4）全宗是档案的基本管理单位。
全宗是组成国家档案全宗的基本单位，也是对档案进行日常科学管理的基本单位。
档案管理要以全宗为单位进行分类、排列、鉴定、保管和统计。
2、全宗的类型：
全宗按其形成者类型，可分为组织全宗、个人全宗、项目全宗三种。
组织全宗是一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体。
个人全宗是社会著名人物在其活动中形成的档案整体。
项目全宗是在某一项活动中形成的档案集合体。
按形成方式，可分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。
独立全宗是一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体。
联合全宗是两个或几个关系密切的立档单位形成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体。
档案汇集是由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。
（四）比较文件生命周期理论和文件连续体理论——P26
答：
文件生命周期理论是文件管理的核心理论。
文件生命周期理论认为文件具有一定的生命周期，现行文件从其产生到最终销毁或永久保管是一个完整的生命运动过程。
澳大利亚档案学者提出了“文件连续体”理论。
其核心思想在于强调文件生命运动的整体性和连续性，并将文件保管形式与业务活动和业务环境联系在一起。
文件保管的形式决定了文件的其他要素。
文件连续体理论的四“维”——文件的形成、文件的捕获、文件的组织、文件的聚合则以时间为基础，体现了文件各个要素的联合和互动。
文件连续体理论产生的基础是电子文件管理的实践，它是对文件生命周期理论的补充和发展。
其创新之处在于：
（1）研究视角独特。
它强调的是文件保管形式的变化对文件其他要素的影响，描述了文件从最小的保管单位到最大保管单位的运动过程和规律性；
（2）研究方法新颖。
采用一个多维坐标轴体系来描述文件的运动过程，将文件运动纳入一个立体、多元的环境之中，考察文件保管形式与价值形态、业务活动及形成者之间的互动关系。
（3）研究的基础在于将文件运动视为一个连续的过程，强化了文档管理的关联性和文件管理的全过程性，更加符合电子文件运动的自身特点。
文件生命周期理论对于传统档案管理的理论指导意义是不言而喻的，它从理论上科学地阐释了文件中心存在的合理性，奠定了文件的分阶段管理以及文件的全过程管理的理论基础。
对于电子文件管理而言，文件生命周期理论虽然在一些细节问题上存在一定的不足，但仍然具有宏观上的理论指导价值。
这是因为，文件生命周期理论是对文件运动规律的客观描述，电子文件具有文件的基本属性，它在载体形式和生成环境方面虽然具有特殊性，但仍我要历经从产生到销毁或永久保存的整个生命周期，电子文件的运动仍然具有一定的阶段性，只不过各阶段的界限模糊，运动特点发生了变化，此外，电子文件的价值形态与相关因素的对应关系虽然已经弱化，但并不是绝对消失。
文件连续体理论修正和发展了文件生命周期理论的某些细节，使其适用于电子文件的管理。
文件生命周期理论是文件连续体理论产生的基础和源泉，后者是对前者的修正和发展。
在电子文件时代，文件生命周期理论的某些细节可能需要补充和修改，但仍然具有十分广泛的理论指导意义。
（五）列举20世纪初至今具有代表性的档案鉴定理论——P29
答：
1、年龄鉴定论。
2、职能鉴定理论。
3、行政官员鉴定论。
4、苏联的档案鉴定理论。
5、双重价值鉴定理论。
6、利用决定论。
7、新职能鉴定理论或宏观鉴定理论。
第三章
（一）现代档案具有什么样的特点——P35
答：
1、数量激增、种类多样；2、来源广泛、内容繁杂；3、载体形式多样化；4、社会对档案的需求增加。
（二）简述档案管理工作的发展趋势——P36
答：
1、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化；
2、档案管理手段的变革——数字化和网络化；
3、档案管理对象的变革——纸质档案与电子文件的长期并存；
4、档案管理工作内容的深入——由档案实体管理向档案信息组织与管理发展；
5、档案管理机构社会职能的拓展——档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出。
（三）谈谈你对文档一体化的看法——P36
答：
1、文档一体化包括
（1）文档实体生成一体化。
即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。
（2）文档管理一体化。
从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。
（3）文档信息利用一体化。
可直接通过文档检索查找所需要的文件或档案。
（4）文档规范一体化。
文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。
2、文件生命周期理论是文档一体化的理论依据。
将文件与档案纳入一个统一的管理系统，实行一体化的管理，遵循了文件运动的客观规律。
3、计算机技术的应用，办公自动化的普及以及档案管理网络化的发展，为文件和档案的一体化管理提供了技术环境。
利用文档一体化管理软件，人们可以随时将已经处理完毕的文件归档。
4、文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。
在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。
第四章
（一）简述归档制度的基本内容——P47
答：
1、1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》中要求：
“各级机关的档案材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等），应该由机关的档案业务机构——档案室——集中管理，不得由承办单位或个人分散保存”。
2、1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》重申了这一决定。
3、1987年颁布的《中华人民共和国档案法》第十条明确规定：
“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
”
（二）档案馆收集档案的方式和途径有哪些——P51
答：
1、档案馆对现行单位档案的接收。
2、档案馆对撤销单位档案的接收。
3、档案馆对历史档案的接收与征集。
4、接受捐赠。
5、购买。
6、寄存。
7、交换。
（三）如何开展历史档案的征集工作——P52
答：
1、对保存在一些国家机关、社会组织等部门的历史档案的接收
2、对收藏于个人手中的历史档案的征集
3、对少数民族地区历史档案的征集
第五章
（一）简述档案整理工作的基本流程——P56
答：
1、全宗的组织及排列；2、全宗内档案的分类；3、案卷的编立和排列；4、案卷目录的编制等。
（二）全宗内档案分类的方法有哪些——P61
答：
1、按文件产生的时间分类：
（1）年度分类法
（2）时期分类法（3）工作阶段分类法
2、按文件的来源分类：
（1）组织机构分类法
（2）作者分类法（3）通信者分类法
3、按文件的内容分类：
（1）问题分类法
（2）实物分类法（3）地域分类法（4）专业分类法
4、按文件的形式分类：
（1）文件种类分类法
（2）载体形态分类法（3）形状规格分类法
（三）试简单介绍立卷的基本内容和方法——P66
答：
1、立卷工作的内容包括：
（1）组成案卷单位
（2）拟写案卷标题（3）卷内文件的排列与编号（4）填写卷内文件目录与备考表（5）案卷封面的编目与案卷的装订。
2、案卷排列方法：
（1）按照案卷所反映的工作上的联系来排列
（2）按照案卷内容所反映的问题来排列（3）按照案卷的起止日期（时间）来排列（4）按照案卷的重要程度排列（5）按照文件的作者、收发文机关及文件内容所涉及的地区排列（6）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。
3、案卷目录号编制方法：
（1）将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的案卷目录号
（2）将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，在同一类别之内没有重复的案卷目录号。
（四）档号的基本结构及功能是什么（2016年试题）P68
答：
1、基本结构：
（1）全宗号——案卷目录号——案卷号一件、页号
（2）全宗号——类别号——案卷号一件、页号
（3）类别号——项目号——案卷号一件、页号
2、功能：
（1）固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别。
（2）使馆藏档案达到系统化、个别化，便于档案的检索利用。
档号提供了档案的出处及排放位置，利用者可以通过档号迅速查找到自己所需要的档案。
（3）便于档案的保管和统计。
档号是典藏档案的工具，为档案的库房管理提供了方便，它是档案登记、清点、排列等工作的不可缺少的工具。
（4）档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。
（五）试述归档文件整理改革的内容和意义——P70
答：
1、意义：
简化档案整理环节，深化档案信息的组织、检索和开发利用。
保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
减轻了立卷所带来的种种烦琐，减少了档案整理的劳动强度，提高了整理工作效率和质量，方便了档案的利用。
2、内容：
“取消立卷”，以件为单位进行
（1）装订
（2）分类（3）排列（4）编号（5）编目（6）装盒。
第六章
（一）档案鉴定工作的基本内容是什么——P76
答：
1、馆外鉴定阶段：
（1）立卷鉴定
（2）档案室鉴定.
2、进馆鉴定阶段;
3、馆内鉴定阶段：
（1）定期鉴定
（2）期满鉴定（3）开放鉴定（4）销毁鉴定。
（二）档案鉴定应遵循的基本原则是什么——P78
答：
从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，鉴别档案的价值。
1、全面的观点。
2、历史的观点。
3、发展的观点。
（三）档案鉴定的基本标准有哪些——P79
答：
1、档案的来源；2、档案的内容；3、档案的时间；4、档案的形式；5、档案的相对价值；6、档案的运行情况；7、档案的利用情况。
（四）简述档案保管期限表的含义及类型——P81
答：
1、含义：
档案保管期限表是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。
2、类型：
（1）通用档案保管期限表
（2）专门档案保管期限表（3）同系统机关档案保管期限表（4）同类型机关档案保管期限表（5）单位档案保管期限表。
【档案保管期限划分为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年】【8种“重要”文件永久保管，9种“一般性及下级重要”文件定期保管】
（五）档案鉴定工作制度的基本内容是什么——P84
答：
1、档案鉴定标准的制订和执行；2、档案鉴定工作的组织领导；3、销毁档案的批准制度和监销制度。
第七章
（一）档案保管工作的内容与任务是什么——P86
答：
1、内容：
（1）档案的入库存放
（2）档案的库房管理（3）档案在利用过程中的保护（4）档案的安全防护和应急管理。
2、任务：
根本任务是维护档案的完整与安全，捍卫档案的真实性。
具体体现为建立档案的入库存放制度和库房管理制度，采取各种有效措施，使各类载体档案保持稳定、良好的理化状态，延长档案的寿命。
尤其是对于大量产生的电子档案还需要采取特殊的保管措施，以维护其载体和内容的安全性。
（二）档案的库房管理包括哪些基本内容——P88
答：
1、档案库房编号；2、档案装具的排列和编号；3、全宗的排列和档案上架；4、档案存放位置索引；5、档案代理卡；6、全宗卷。
（三）档案在利用过程中应采取什么样的保护措施——P91
答：
1、数量与顺序的控制；2、对档案利用行为的监督和指导；3、档案利用方式及利用场所；4、珍贵档案利用过程中的保护性措施。
（四）如何应对档案工作突发事件并进行应急处置（2016年试题）——P94
答：
各级档案行政管理部、各级国家档案馆、中央和国家机关档案部门在突发事件发生后，要采取以下应急处置措施：
及时报警，在第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等。
在可能的情况下，采取行动消除事故；
组织救援遇险人员，转移和妥善安置受威胁档案。
迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施；
对突发事件可能造成的危害和损失作出初步判断，启动相关应急处置预案；对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。
特别是受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。
第八章
（一）简述档案著录格式和著录项目——P97
答：
1、著录格式：
是构成条目的各个著录项目在载体上的排列顺序及其表达方式。
一般可采用段落符号式，实际工作需要时也可以使用表格式。
2、著录项目：
揭示档案内容特征和形式特征的记录事项称为著录项目。
分七大项：
（1）题名与责任说明项
（2）稿本与文种项（3）密级与保管期限项（4）时间项（5）载体形态项（6）附注与提要项（7）排检与编号项。
（二）简述档案检索语言的类型和原理——P107
答：
档案标引是对文件或案卷的内容进行主题分析，根据检索语言赋予检索标识的过程。
档案检索语言主要有分类法和主题法两种。
依据分类法给予分类号标识的过程，称分类标引；依据主题法给予主题词标识的过程称主题标引。
所谓主题，是指档案文献所记载和涉及的具体对象与问题，即档案的中心内容。
（三）简述档案分类标引规则和主题标引规则——P110\P117
答：
1、分类标引规则：
（1）档案分类标引须依据档案分类原则，以档案的职能特性及其他特性为依据，对档案文件进行周密的主题分析，查明文件所论述的对象属什么类别
（2）应根据档案分类表及其使用规则，辨明类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地判定类目的含义（3）档案分类标引须符合专指性要求，分入最切合档案内容的类目，只有当分类表中无恰当的类目时，才能分入上位类或相关类，并作出记录，以保证标引的一致性（4）档案分类标引应提供必要的检索途径，为充分发挥档案的作用创造条件（5）档案分类标引的内容必须是文件或案卷中比较具体论述了的，有一定参考价值，可以成为检索对象的。
2、主题标引规则：
（1）档案主题标引必须客观地、直接地反映档案论述或涉及的事物和问题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬；
（2）档案主题标引应遵循专指性原则，即选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，当词表中有表达该主题概念的专指词组时，不得选用其上位词或下位词，也不得进行组配标引；
（3）当词表中没有专指词时，应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引；当组配标引不能准确地表达主题概念时，可选用最临近的上位词或相关词进行标引；当用上位词、相关词标引也不合适时，可采用自由词标引或增词标引；
（4）选定的主题词应是词表中的正式主题词，书写形式要与词表中的词形一致，不能随意更改或省略；
（5）每一位档案的标引深度，原则上应以能准确、完整地表达档案主题内容，充分揭示出有检索意义的档案信息以及检索系统的处理能力为依据；
（6）标引时要注意反映档案中的新论点、新政策、新成果，尽量向利用者提供更多的信息。
（四）简述档案检索工具的种类和功能——P121
答：
1、按照编制方式划分发：
（1）目录（著录项目比较完整）
（2）索引（著录项目简单）（3）指南（相对报道性、可读性较强）；
2、按载体形式分：
（1）卡片检索工具
（2）书本式检索工具（3）缩微式检索工具（4）机读式检索工具；
3、按内容范围分：
（1）综合性检索工具
（2）专题性检索工具；
4、按功能分：
（1）馆藏性检索工具
（2）查检性检索工具（3）介绍性检索工具。
（五）简述档案检索系
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