档案管理办法.docx

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档案管理办法

档案管理办法（修订）

第一章总则

第一条为进一步加强***公司档案管理，保护和利用档案信息资源，为***各项业务发展提供服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合***实际，制定本办法。

第二条档案是指在各项活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条***的各种档案是***开展各项工作中形成的历史记录，也是***的宝贵财富，必须统一管理，任何人不得损毁、篡改、私存或据为己有。

第四条本办法适用于***本部各部门、各子（分）公司档案管理工作。

第二章管理体制

第五条***档案管理采用档案室、档案管理员、立卷部门三级管理体制。

其中，档案管理员由专、兼职档案员（各部门文员）组成。

第六条***本部及子（分）公司档案室管理的文书、技术档案主要包括以下纸质或电子文件、音像、书画、图片等内容。

（一）上级文件：

国家、省、市、区及主管上级党政、工、团文件。

（二）集团文件：

以集团董事会、党委、行政名义下达的文件。

（三）***文件：

以***股东会、董事会、总经理办公会、党委、行政名义上请、下达的文件。

（四）建设文件：

立项、规划、论证文件和竣工图纸及验收资料。

（五）重要资料：

国家、省、市领导或外宾、名人参加的重大经营活动资料。

（六）经营资料：

有一定知识产权的大型演艺、娱乐、文化、旅游活动资料。

（七）经济资料：

***年经营计划及当年计划执行情况财务年度报表、审计报告等。

（八）***证件：

***本部、各子（分）公司各项证照。

（九）荣誉奖项：

各类上级颁发的荣誉及奖项。

第七条专职档案员须受过档案管理培训，并获得专业技术职务。

档案管理员应忠于职守，遵守纪律。

第三章档案管理

第八条***本部各部门、各子（分）公司应遵守***档案管理制度，按照***档案管理办法开展档案立卷工作。

第九条各单位与业务单位形成的文件材料，按照管理规定收集齐全和立卷，并定期移交各自档案室集中管理（特定文件移交***档案室管理），不得据为己有或者拒绝归档，更不得伪造或者擅自销毁档案。

兼职档案员主要负责本业务部门形成的文件的收集、整理和分类归档工作。

第十条档案立卷工作应列入各单位职责范围和负责人岗位职责，并对本单位的档案工作进行检查和业务指导。

第十一条各单位应按下列标准组卷，保证案卷质量。

（一）归档的文件材料齐全完整。

（二）按照档案归档分类要求，对归档文件内容及保存年限进行分类。

（三）分类合理，排列有序，保持文件内容的自然形成规律和有机联系，便于查找和利用，确保管理期限准确，备考表应有立卷人、签字人签字。

（四）案卷标题简明扼要，准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份，案卷按一份文件为一件进行装订，批复和请示、正文和附件、正本和草稿、来文与复文均可装订为一件，若材料过多也可分为两件，视情况而定。

卷内文件排列有序，按文件形成的时间或重要程度排列，编写页号无误。

（五）案卷装订牢固，整齐美观。

原则上用不锈钢订书针装订，若材料过多，也可采用三针法线装。

装订线不压盖字迹（装订均为三点一线），编制案卷目录。

（六）***档案索引目录，需由各自档案室统一进行编制。

将文件目录以“件”的方式录入计算机，以便查询。

第十二条档案归档范围、归档时间及归档要求：

（一）***各项证照：

***各项证照由各自档案室统一管理，具体实施办法参照《证照管理办法（试行）》。

（二）外来文（上行文、平行文、下行文）在办结后，原件及时移交档案室。

各单位与业务单位形成的文件，应按管理办法立卷，定期移交各自档案室统一管理。

（三）***上报、下发文件：

在印发的同时交档案室存档1份（原件）。

（四）专业档案：

照片、录音带、录像带、磁盘等。

各项重大活动结束后，各自档案室应及时对有保存价值的素材进行整理立卷归档。

凡具有标志性意义的各类重要活动的电子版照片、录音带、录像带、磁盘等资料，各子（分）公司、项目部须及时向***档案室报送1份（配实物照片不得少于4张、保证清晰度并附有相应文字说明）。

（五）技术档案：

新建、改建、扩建等建设项目,在工程竣工交付使用后，一个月内，将工程技术档案立卷移交各自档案室。

（六）“经营资料”和“重要资料”：

项目资料负责人应在活动结束当月底整理好一套完整资料移交各自档案室。

（七）“经济资料”：

计划财务部门应在计划和年报表盖章时留存各自档案室一份。

（八）宣传资料：

报刊、宣传册（页）、票样，各部门整理后，每月下旬移交各自档案室。

（九）书籍：

有关本单位的文化宣传等书籍，出版发行时交各自档案室存档两份（册）。

（十）荣誉奖项：

各子（分）公司须将曲江系统外颁发的各类证书和奖牌资料（附荣誉证书及奖牌的照片），向***档案室报送1份。

第十三条档案室实行分级管理体制，除应移交***档案管理的文件和资料外，其余由各单位自行严格管理。

同时，各子（分）公司须于每月25日前向***档案室报送1份更新档案目录（纸质版和电子版）。

第十四条***档案室组织人员每半年对下属各子（分）公司档案管理工作检查调研，针对不合格的环节予以督促整改。

第四章档案保护

第十五条档案室对所接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架（入柜），并进行妥善保管,确保文案干净清洁，整齐美观,便于查找。

第十六条维护档案安全，人档不分家。

保证档案库房安全，安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施。

档案管理人员应经常检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十七条防止档案泄密。

“三分开”原则即：

适度分开以避免失密事故的发生（工作区、阅览区、档案区）。

第五章档案的借阅和利用

第十八条借阅档案时应认真填写借阅申请表，需由借阅部门负责人、相应分管领导、档案管理部门负责人审批方可办理。

第十九条借出档案不得私自转借、拆散或涂改，借阅人要负责保密和保管。

凡加盖专用章和控制章的复印件不得再次复印。

第二十条职工调动和离职，必须进行文件交接，兼职档案管理员负责监督本部门文件的交接工作。

档案管理员调动时，在离职前必须办好各项文件交接手续。

第六章档案的鉴定、销毁和移交

第二十一条档案室要定期对保管期限的档案进行鉴定、销毁。

具体实施办法如下：

（一）由本单位档案部门提出销毁意见，编制档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限、销毁时间等内容。

（二）销毁档案时，应当由档案部门同监销人同时销毁。

（三）监销人在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案。

销毁后，应当在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

（四）做好《公司档案资料销毁审批表》和待销毁档案资料的登记归档工作，登记表永久保存。

第二十二条机构变动时，应对档案做出妥善处理。

（一）机构撤销或合并时，其档案应向档案室移交，没有办理完毕的文件材料，应由相应部门继续处理。

（二）批准恢复或新成立的机构，应从正式行文批准之日起单独立卷、归档。

（三）各种临时工作机构撤销时，其档案材料应移交至直接上级单位档案室。

第二十三条本办法自公布之日起施行，最终解释权归***总经办。

附件1、《***档案借阅利用登记表》

2、《***子（分）公司档案借阅利用登记表》

附件1***

档案借阅利用登记表

借阅部门

借阅日期

经办人

归还日期

借阅内容

密级

备注

文件类别

借阅方式

利用目的

利用情况

部门负责人

总经办

分管领导

审批人

***

借阅部门

借阅日期

经办人

归还日期

借阅内容

密级

备注

文件类别

借阅方式

利用目的

利用情况

部门负责人

总经办

分管领导

审批人

档案借阅利用登记表

附件2***

借阅单位

借阅日期

经办人

归还日期

借阅内容

密级

备注

文件类别

借阅方式

利用目的

利用情况

子（分）公司领导

总经办

分管领导

审批人

子（分）公司档案借阅利用登记表

***

子（分）公司档案利用借阅表

借阅单位

借阅日期

经办人

归还日期

借阅内容

密级

备注

文件类别

借阅方式

利用目的

利用情况

子（分）公司领导

总经办

分管领导

审批人