华仪酒店管理软件说明书精.docx

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华仪酒店管理软件说明书精

锦秋之星版说明书

华仪软件系统工程有限公司

Hua-yiSoftwareSystemEngineeringCo.,Ltd

__________________________________________________________

目录

第一章基本概念----------------------------------------------------------3第二章总台------------------------------------------------------------9第一节客房预订-----------------------------------------------------9

一、新建预订-----------------------------------------------------9

二、订单处理----------------------------------------------------14

三、分类统计----------------------------------------------------31

第二节住店客人----------------------------------------------------32

一、住店客人处理------------------------------------------------32

第三节帐务处理----------------------------------------------------37

一、结帐--------------------------------------------------------37

二、查询条件----------------------------------------------------56

三、个人审计----------------------------------------------------57

第四节房态--------------------------------------------------------59

一、房态--------------------------------------------------------59

二、清扫完毕----------------------------------------------------59

三、非出租房管理------------------------------------------------60

四、维修房管理--------------------------------------------------62

五、遗失物品管理------------------------------------------------53

六、租借物品管理------------------------------------------------65

七、已结帐单----------------------------------------------------66

八、查帐--------------------------------------------------------66

第五节客户信息----------------------------------------------------67第六节特殊帐户----------------------------------------------------70第二章报表-------------------------------------------------------------72第三章夜审-------------------------------------------------------------73

一、审计的组成-------------------------------------------------73

二、夜审工作规程-----------------------------------------------73

三、夜审步骤---------------------------------------------------75

四、夜审需打印的报表-------------------------------------------78

五、注意-------------------------------------------------------79第四章系统设置---------------------------------------------------------82第一节系统维护人员工作职责----------------------------------------82

第一章基本概念

一、帐户

如同在银行开户一样,客人住店期间的相关信息也需存放在一帐户中。

帐户唯一性。

本系统是以人为单位建立帐户,而不是以房为单位建立帐户的。

1、用途:

（1、对于接待来说,帐户用于存放客人信息;

（2、对于收银点来说,帐户是用于存放帐目的户头。

2、分类:

客人帐户、团主帐户、公司旅行代理帐户、特殊帐户。

●客人帐户:

指有房号的住店客人,住店客人每人一个帐号,主要用于记录客人

住店期间发生的帐目;以及通过该帐户对客人的信息进行处理。

当客人预订或

登记入住时,系统自动为每一个客人分配一个帐号,该帐号是唯一的。

●团主帐户:

指团队的主帐号。

每一个团队系统都会分配一个唯一的帐号,主要

用于记录由团队统一结算的帐目,以及通过该帐户对团队的信息进行处理。

●公司帐户:

指公司帐户。

当需要以公司为单位处理信息时,就需要在系统中建

立公司帐户。

主要是用于记录该公司的帐目,以及通过该帐户对相应公司的信

息进行处理。

●旅行代理帐户:

指旅行社帐户。

当需要以旅行社为单位处理信息时,就需要在

系统中建立旅行社帐户。

主要用于记录该旅行社的帐目,以及通过该帐户对相

应的旅行社的信息进行处理。

●特殊帐户:

所谓特殊帐户,是指不同于上述四种帐户的帐户。

一般是用于无房

户的帐户挂帐签单或按照帐户欠款数额和帐龄进行不定期的催款管理。

说明:

●每次只能对一种类型的帐户进行处理,因此,五种帐户每次只能选择一种。

●“预订”、“现住”、“离店”,“取消”是帐户的四种状态,可以同时查任意组合

状态的帐户。

●“查询条件”:

指可以按“房号”、“中文名”、“英文名”、“帐号”四种基本条

件的组合来查询需要的帐户

●“其它”:

指除了上述条件外,还可以按该部分的条件来查找需要的帐户。

●当需要模糊查询时,可以通过在前面加“%”或在后面加“*”来进行模糊查询。

例如:

在“中文名”栏输入“%李*”,则表示查找中文名中含有“李”字的客人。

3、组成:

帐户信息是由两个部分组成的:

档案信息、占房信息。

4、档案信息:

（1、存放帐户基本信息。

（2、又分为:

客户档案（又称客人档案、团主档案、公司档案、旅行代理档案、

特殊帐户档案。

（3、客户档案标志:

H黑客

C跑帐

S有遗失物品

B有租借物品

K保密

P禁止签单

T免税

E免服务费

M留言

L去向

（4、团主档案状态:

预订、现住、离店、取消。

（5、公司旅行代理档案状态:

临时、确定、封锁。

（6、特殊帐户档案状态:

临时、确定、取消、封锁。

5、占房信息:

（1、又称住店信息。

（2、只有客人帐户才存在占房信息。

（3、占房状态:

R预订

I现住

O离店

X取消

N失约

D延迟离店

二、占房信息

1、预订单号:

⑴、在预订模块中建立的预订单信息才有预订单号。

⑵、操作员每次建立并保存预订单信息后,系统才自动分配预订号,并将预订号显

示在占房信息中。

⑶、操作员应将此号码手工记录在预订单上,供其他部门统一使用。

2、状态:

⑴、标志占房信息的当前状态（预订、现住、离店、取消、或失约。

⑵、注意:

操作员在接待中进行客人登记时,系统先将客人占房信息保存为预订状

态,等操作员确认客人入住后才改为现住状态。

3、余额:

显示该帐户的当前余额。

4、客人姓名:

由客户档案中自动提取。

5、VIP类型:

由客户档案中自动提取。

6、团队:

⑴、有团队名称时表示该客人为团员,无团队名称时表示该客人为散客。

⑵、可以使用模糊查询方式选择所属团队。

7、旅行代理、公司:

⑴、系统按此项目统计公司旅行代理销售业绩。

⑵、可以使用模糊查询方式选择所属公司旅行代理。

8、到店日期:

⑴、必输项目,而且建立新的占房信息时,到店日期可以大于系统日期,但不能小

于系统日期。

⑵、建立新的占房信息时,系统默认为系统日期。

9、离店日期:

⑴、必输项目,而且离店日期必须大于等于到店日期。

⑵、注意:

操作员可以直接输入客人的住店天数然后回车,系统可以根据到店日期

自动计算离店日期,节省操作员手工输入时间。

⑶、注意:

此种输入方式在客人短期住店登记时比较方便。

10、房间等级:

⑴、必输项目。

⑵、操作员可以直接输入房间等级代码,也可以从下拉框中选择。

房间等级代码是

系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

11、人数:

⑴、必输项目,而且人数必须大于房数。

⑵、前面的数字代表大人数,后面的数字代表小孩数。

12、房数:

必输项目。

13、房号:

⑴、占房信息房数为1时,操作员才可以直接输入房号（直接占房。

⑵、已输入房号的占房信息不能直接修改房号。

只能通过“其他功能”中的“换房”

功能进行换房处理。

14、房价代码:

⑴、必输项目。

用户可以通过房价代码来控制操作员任意打折。

⑵、房价代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

如果操作员选择了某房

间等级后无任何房价代码显示的话,说明房价代码设置不齐全,应及时通知系

统维护人员更正。

15、折扣:

⑴、用户可以通过折扣代码来控制操作员任意打折。

⑵、折扣代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

16、房价:

⑴、下拉框中显示的是外币币种代码。

操作员通过币种代码选择,系统可以将所输

入的房价自动进行币种转换。

不输入时,系统默认为人民币房价。

⑵、币种代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

17、付款方式:

⑴、对前台催付有辅助作用。

⑵、付款方式代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

18、核实日期:

⑴、预订单的最后核实日期。

此项目对于长期预订、或以预订为主要客人来源的饭

店来说比较重要。

⑵、不输入时,系统默认为到店日期的前一天。

19、释放日期:

⑴、系统夜审时根据释放日期释放预订单（将占房信息置为失约状态。

⑵、不输入时,系统默认为到店日期。

⑶、操作员修改客人到店日期时,如果新日期大于原有日期的话,系统自动将释放

日期修改为新的到店日期。

如果新日期小于原有日期的话,系统不修改原有释

放日期。

此时,操作员应手工进行修改。

20、用房类型:

必输项目。

对系统夜审统计有重要影响。

21、预订类型:

⑴、表示预订单可以自动或手工取消的类型。

⑵、预订类型代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

22、销售员:

⑴、系统按此项目统计公司旅行代理销售业绩。

⑵、销售员代码是在销售管理模块中提前设置的,不能随意输入。

23、介绍人:

系统默认为订房人。

24、担保:

按用户需求输入。

25、市场:

⑴、系统按此项目统计客房销售情况。

⑵、市场代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

26、客人类型:

⑴、系统按此项目统计客房销售情况。

⑵、客人类型代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

27、客源:

⑴、系统按此项目统计客房销售情况。

⑵、客源代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

28、Package:

⑴、输入房包餐、服务费等每日附加费用。

⑵、Package代码是系统初始化时提前设置的,不能随意输入。

⑶、保存后的订单只能在“其他功能中”修改Package设置。

29、备注:

255个字符。

用于输入客人签单、要求等重要信息。

客人人住时,总有一些特殊的要求或者酒店内有一些特殊的业务。

为了方便各部门的工作,在建立订单或填写客人档案时,就需在‘备注’中将这些

业务加以注明。

通常针对不同的业务采用不同的简略描述。

如:

‘RM/2+TAR+

张‟可以表示…结帐时房费减半并且转应收挂帐,张总批准‟。

在订单备注中注明

‘RM/2+TAR+张‟,收银员即可根据此提示信息帐务处理。

但要注意这只是提

示信息,有关业务的审批手续还必须有。

而且要加强管理。

30、占房信息:

保存订单信息后系统自动显示该订单的简要信息。

31、建立、取消、入住、上次操作:

在此记录了此订单的建立、取消、入住、上次操作的操作员及操作时间

三、帐本:

1、帐目存放地点。

2、每个帐户可以建立多个帐本,将不同付款方式的帐目存放在不同帐本中,便于帐务

处结帐。

四、帐项

主要是从部门分级核算的角度出发,提出‘帐项’这一概念的。

酒店的总收入由各营业部门的收入组成,如前厅部、餐饮部、客房部等。

各部门的收入又由许多营业项目组成,如客房部有房费、服务费等;餐饮部有中餐厅、西餐厅等。

这些营业项目就称之为‘帐项’。

帐项的划分:

1---299为借方帐项,对应帐户的费用发生如房费、电话费、中餐厅等;大于300为贷方帐项,对应帐户的各种付款、预付款方式如现金、支票、预付押金等。

五、签单

1、用途:

1、用于控制客人、团主、特殊帐户在饭店中各项消费的可签单挂帐情况。

2、本系统可以设定多个帐本,使不同的费用计入不同帐本,便于结算。

2、说明:

“帐项部分列”出了可签单的帐项,“选择签单模板”用于直接选用已设好的

签单模板,“客人签单信息”用于设置个人签单,“团主签单信息”用于设置团主签单。

设置签单的具体过程如下:

1、散客签单:

表示该客人在酒店消费时,有哪些消费是可以挂帐的。

2、团主签单信息:

表示当为团队客人时,团主支付的帐。

3、签单的具体操作如下:

●将帐项设置为可签单。

首先在“帐项”框中将可签单的帐项挑“√”,如果是

全部可签,则可使用“S全选”将全部帐项选中,如果是全部不可签（即所有

消费只能现付,则可使用“U不选”将所有帐项前的“√”去掉,再在“客人

签单信息”中选择要挂到的帐本,然后点击“A--》”。

●将该帐设置为不可签单。

操作为:

如果是取消单个帐项,则先在客人或团主签

单信息的相应帐本中选择要取消签单的帐项,然后点击“D《--”;如果将该帐

本中的所有帐都设置为不可签单,则先在客人或团主签单信息中选择相应的帐

本,然后点击“C清空”即可。

●签单限额。

表示该帐户的挂帐限额。

当帐户余额超过此限额时,则系统会提示

超限额。

●套用现有签单模板。

指该种签单方式已经设置好,此时此帐户的签单刚好与设

置的一样,则此时在“选择签单模板”中选择相应的模板,则系统会自动套用

该模板的签单。

F帐本设置。

用于增加、修改或删除帐本。

每个帐户最多可以

设置10个帐本（A~~J帐本,帐本名称由系统自动给出。

当点击“F帐本设

置”时。

其中:

“转帐帐户”表示将该帐本与相应的帐户关联起来,这样设置后,

当前台收银转帐时,就可以加快结帐速度。

当做团队客人的签单时,一般是个

人与团主帐户的签单不要重复。

但如果重复之后,可通过参数来加以控制:

签

到团主还是将所签帐项签到个人。

六、可出租房

饭店客房分为两大类:

可出租房、非出租房。

可出租房又分为:

可出租的好房、不可出租的坏房（即:

维修房（OOO。

可出租的好房可能出租给:

零散客人、团队会议客人、长包房客人、免费客人、酒店招待客人（亦称HOUSEUSE酒店自用房。

不可出租的坏房如果过多（例如:

大批量房间改造时,会降低出租率。

如果将这些房间设置为非出租房的话,可以提高出租率。

由于管理方式的差异,各饭店计算出租率的方法可能各不相同。

在本系统中,查询子系统中出租率的计算公式可以在系统设置模块中自行设定。

报表中出租率的计算公式:

现住房+过时出租房+钟点房–免费房–自用房

总房数–非出租房

说明:

LS长包房

HU酒店自用房

FR免费房

OOO维修房

OOI非出租房

HA客房部锁房FA前台锁房HR钟点房

第二章总台

第一节客房预订

一、新建预订

基本流程:

【2客房预订】->新建预订->输入客人的占房信息->保存->关闭

在主界面中按【2客房预订】,查看客房可租情况。

输入日期查询条件,选择可租、占用、含应离等查询条件,可以选择查看客房可租情况。

选中某天某等级订房,出现交叉十字光标,点击鼠标右键,进入新建预订或订单处理。

分类统计汇总各种分类出租情况。

如图1-1-1所示

图1-1-1

1、在主界面中直接按【新建预订N】,进入新建预订单界面。

如图1-1-2所示

图1-1-2

2、按饭店规定输入预订单信息

·每输入完一个项目后按回车光标跳到下一个项目。

·如果需要返回前一个输入项目,按住【Shift】键,然后再按一下Tab键即可。

·在客人姓名处输入中文名或英文名,系统会自动查询历史档案中是否有该客人信息。

如果有的话,系统会提示出历史档案的简要信息,参照历史档案中证件号码等提示信息。

如果当日到店客人确实是历史客人的话,按键盘中的【↑】、【↓】键移动光标后回车选中历史档案;如果当日到店客人不是历史客人的话,直接按【Esc】键,继续按饭店规定输入占房信息。

如果输入完主要占房信息以外,还要输入其他信息,按【其他Q】,进行输入。

输入完毕后,按【关闭其他U】。

此时再按【保存S】,才能把主要占房信息和其他信息都保存上,完成整个建立预订单工作。

如果不需要输入其他信息,可以直接按【保存S】即可。

如图1-1-3所示。

图1-1-3

3、为同一个客人或团会建立多条占房信息<此时预订单号是相同的>

·输入完第一条占房信息后,按【保存S】,直接输入下一条占房信息,再按【保

存S】,自动生成第二条占房信息。

4、为不同客人或团会建立订单<此时预订单号是不同的>

·输入完第一条占房信息后,按【保存S】,再按【新建客房预订N】,系统清空原有

所有输入的订房信息,输入下一条占房信息,再按【保存S】。

5、新建预订单时的几项操作,此时操作是针对具体列表中某一条订单的操作,而不

是整张预订单的操作。

·修改:

按操作中修改图标,输入修改内容,按【保存S】

·复制:

按操作中复制图标,输入新订单中内容,按【保存S】,增加另一条占房信息·取消:

按操作中取消图标,提示“确认取消吗”,按【确定】,状态由预订变为取消。

·恢复:

按操作中恢复图标,提示“确定恢复吗”,按【确定】,状态由取消变为预订。

·签单:

按操作中签单图标,选择可签单帐项,按【保存S】。

6、新建散客预订单

输入客人姓名,到店日期、离店日期、房间等级、房价代码、实际房价、房数/免床、成人/儿童、客源、签单模板,按【保存S】,再按【关闭X】,完成建立最基本信息的散客预订单。

其中客源选择“散客”,签单模板选择“散客签单”。

如图1-1-4所示

图1-1-4

7、新建团队预订单

输入团会名称,到店日期、离店日期、房间等级、房价代码、实际房价、房数/免床、

成人/儿童、客源、签单模板,按【保存S】,完成建立最基本信息的团队预订单。

其中客

源选择“团队”或者“会议”,签单模板选择“团员签单”。

订单保存后,点击团会名称后面“…”,调出团会列表界面,按【签单P】,签单模板选择“团主签单”,按【保存S】,

系统提示“签单保存成功”,按【确定】,再按【返回ESC】,再按【确定Y】。

此时只设

置了团主签单,继续设置团员签单。

从订房列表中,操作中选择签单图标,进入团员签单设置界面。

先选择团员签单模板,按【保存S】,系统提示“签单保存成功”,按【确定】。

再按帐本列表中右上角操作上面的“新建帐本”图标,屏幕自动出现B帐本,点击【》】,进入转帐帐户选择界面,选择最底行【转团主帐户G】,把“结帐转帐”改为“发生即转”,按操作中“保存”图标。

把签单信息中空白的帐项,选择为B,按【保存S】,系统提示“签单保存成功”,按【确定】,再按【返回ESC】,回到新建客房预订界面,直接按【关闭X】,完成建立最基本信息的团队预订单建立。

如图1-1-5所示

图1-1-5

·特殊情况处理

（1、如果可租房数<0,为超预订状态,房价代码为空,不允许再建立该等级的订单了。

（2、如果实际房价与标准房价不等,系统弹出授权框,要求选择授权人并输入授权原因,以备将来核查,屏幕自动出现红色灯泡,起提醒作用。

（3、界面中红颜色的项目是必须输入项目,如果这些项目不输入信息无法保存预订单。

（4、签单模板是根据系统设置中设置好的签单信息自动设置签单。

如果不选择模板,也可以手工设置签单。

（5、历史客人（包括散客和团会建立预订单时,输入姓名后,系统会自动弹出该客人或团会的历史档案。

操作员仔细核对档案信息与新建订单时客人信息是否一致,如果一致,按【确定Y】,选择原有历史档案,进行历史客人预订。

如果不一致,按【关闭X】,新建

（6、如果房数为1,人数为1,系统自动默认为已分帐户,自动给出“临1”房号。

如果房数为1,人数>1,房号为空,系统自动默认为未分帐户。

·新建团会和散客的主要区别是:

团会

输入团会名称,不要输入客人姓名;

客源选择团队或会议;

标记中团队为G,会议为M;

选择团主签单和团员签单。

散客

输入客人姓名,不要输入团会名称;

客源选择散客;

标记中长包为L,自用为H;

选择散客签单。

基本流程:

【3订单处理】->订单客人列表->对订单进行处理->返回订单列表->关闭1、在主界面中直接按【订单处理D】,进入订房列表界面,查看当天所有预订和现住客人情况。

可以通过主界面中各种查询条件查询相应订单,其中【快查F】,【组合G】中有常用查询条件。

如图1-1-6所示

图1-1-6

2、【快查F】中几种常用查询

今日新增订单今日修改订单

本日本操作员新增订单本日本操作员修改订单

本销售员订单本销售组订单

今日应到订单今日应到散客订单

今日应到团会订单今日应到VIP订单

今日已到订单今日取消订单

昨日失约订单未审核订单

明日即将过期的临时订单明日应到订单

明日应到散客订单明日应到团会订单

明日应到VIP订单三日后应到散客订单

一个月后应到团会订单三日内候补预订单

临时订单

3、【组合G】中几种常用查询。

如图1-1-7所示

图1-1-7

4、在主界面中直接按【修改订单M】,进入大宗订单界面,在订房列表中选择一条订单记录,按操作中修改图标,弹出预订单明细界面,进行修改订单操作。

修改完毕后,按【保存S】,提示“确认保存吗”,按【确定】,回到大宗订单界面,再按【返回B】,回到订单列表界面。

如图1-1-8所示

图1-1-8

如果修改完预订单明细,要继续修改其他信息,按【其他Q】,弹出其他信息界面,输入完修改信息后,按【关闭其他U】,再按【保存S】,提示“确认保存吗”,按【确定】,回到大宗订单界面,再按【返回B】,回到订单列表界面。

如图1-1-9所示

图1-1-9

5、在主界面中