档案管理制度1.docx

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档案管理制度1

档案管理制度

第一章     总则

第一条         为加强公司的档案管理，完整地保存和科学地管理档案，发挥档案在企业中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律、法规精神，特制定本办法。

第二条         企业档案是指在企业的经营管理活动中形成的，具有查考价值应当保存的各种文字、图样、声像材料及有关资料。

第三条         公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交专（兼）职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章     归档范围

第四条       重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、会议简报、会议记录等。

第五条       上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、通知、通告、条例、规定等文件材料。

第六条       公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第七条       公司的各种工作计划、总结、报告、请示、会议纪录等。

第八条       公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第九条       公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十条       公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十一条   公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第三章     文件材料的收集

第十二条   坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

第十三条   各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、照片、录音带等有保存价值的资料，在文件处理完毕以后，由承办部门收集整理后，送交档案室归档。

第十四条   凡公司缮印发出的公文（含原件及附件）一律由档案室统一收集管理。

第十五条   一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

第四章    档案管理

第十六条         档案的分类：

档案根据其密级程度分为密级档案和非密级档案两种，密级和非密级档案需分类管理。

（一）密级档案的范围：

1、         专利及经营规划资料；

2、         新商品、新工艺、技术合作及技术指导、商品研发等技术资料；

3、         业务销售业绩、销售成本、市场分析（情报）等业务资料；

4、         董事会及股东会议纪录及文件资料；

5、         财务报表；

6、         公司长官认为有必要列出机密文件管理的资料；

（二）密级档案按案件性质分为若干大类（如董事会、经营类等），若大类中涉及较广，再依序另为若干小类进行管理。

（三）非密级档案应视案件内容、部门组织、项目等因素，按部门、大类、小类三级分类管理。

先以部门区分，若部门类中涉及案件内容较广再分大类，然后再分小类。

（四）密级档案解密后，按非密级档案管理。

第十七条         归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第十八条         在对归档的文件材料进行整理时，应将每份文件的正件和附件、转发文件与原件多种文字形成同一文件，分别立在一起，不得分开；绝密文件单独立卷，少数变通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。

第十九条         卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角打上页号。

第二十条         永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

卷内目录放在卷首。

第二十一条      档案室对所保管的文书档案要按照分类、年代进行整理和保管，并认真填写卷内目录便于利用和保管。

第二十二条      档案室对文书档案的收进、移出要逐卷登记并履行签字手续。

第二十三条      档案室对于每年汇集的文书档案，要按照文书档案保管期限划定保管期限，对已超过保管期限的档案进行鉴定。

第二十四条      档案室要定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理，对破损和变质的档案及时修复。

根据现有条件，积极采取维护性措施，努力改善档案的保管条件。

第二十五条      档案室要积极采用先进设备，逐步实现档案计算机管理。

第五章    档案的调阅

第二十六条      调阅档案人员需填写《档案调阅单》并经核准后，交档案室进行调阅。

（一）董事会档案资料（如董事会及股东会议纪录及文件等）调阅：

董事会档案资料必须是副总级以上长官或董事因工作需要经董事长核准后，方可调阅。

（二）密级档案（如专利设计资料、新工艺、销售成本资料、销售业绩资料、客户资料等）调阅：

、调阅人因工作需要调阅密级档案（不含董事会档案），需经副总级以上长官核准，方可调阅。

（三）调阅人因工作需要调阅非密级档案，经部门主管同意后，方可调阅。

（四）调阅密级档案原则上不得借出或复制。

第二十七条      查阅借阅档案人员一律在档案室阅览，如确因工作需要借出，必须经主管同意，并严格履行借阅登记手续限期归还。

借出的档案严禁带出公司。

第二十八条      借出期限一般不超过三天，特殊情况，经档案室主管同意，可办理续借手续，并按期归还。

第二十九条      利用档案人员必须爱护档案，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第三十条               查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；

第六章     档案的销毁

第三十一条      根据《档案法》关于文书档案保管期限的规定，定期对保管期已满（详见附表一），对拟销毁档案按类别造册登记，分别送交档案形成部门领导进行初审。

第三十二条      汇总初审意见，编造档案销毁清册。

销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。

销毁清册送交公司领导审核、批准。

第三十三条       经鉴定批准销毁的档案，不准出卖或做其它用；销毁档案时，应指定两人负责监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名。

经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。

第七章    附则

第三十四条      根据公司档案室的发展，不断补充完善本规则。

第三十五条      本规定自印发之日起实施。

附件一

文件、档案保存年限表

档案名称

存档年限

备注

永久

5年以上

3年

2年

1年

股东会议文件

○

资产及负债文件

○

董事会文件

○

请示、决议等重要文件

○

重要的契约、申请

○

执照、上级批准证书等

○

土地、建筑物方面重要文件

○

职员名册、人事、工资方面重要文件

○

章程、公司条例、规则等

○

重要仪式、典礼方面的文件

○

客户文件

○

公司内部出版物

○

税务方面的重要文件

○

会议文件（经营主体）

○

月决算文件

○

重要商业帐簿（资产目录、日记帐）

○

宣传方面文件

○

档案名称

存档年限

备注

永久

5年以上

3年

2年

1年

市场调查的汇总报告书

○

销售帐簿

○

采购帐簿

○

人事方面文件

○

管理人员担任职务的任免文件

○

政府机关的一般性认可、申请文件

○

管理监督者会议纪录

○

代理店会议纪录

○

事务管理的补充文件

○

文件收、发文纪录

○

业务日志

○

对日后有参考价值的来往文书

○

来往文书、通知、调查文件

○

住址、姓名变更通知

○

报告制度中规定的日报、月报

○

附件二

经营管理委员会

档案调阅单

调阅部门

调阅人

部门主管

调阅档案目的

调阅何年何单位何内容档案

年月日

调阅方式

□档案室阅览□借出□复制□其它

借出时间

年月日

归还时间

年月日

（以上名栏由调阅人填写）

调

出

文

件

案卷目录号

文件档号

文件名称

归还日期

复制张数

保管人

调阅人

部门主管

主管签字：

年月日

长官批示

长官签字：

年月日

附件三

档案销毁清册

年月日销毁

档号

发文号

文件名

档案起讫年月

备注

监销人：

销毁执行人：

附件四

卷内文件目录

档号

文件名

文件日期

发文字号

页数

备注

附件五

归档案卷目录

案卷顺序号

案卷标题

起止日期

卷内份数

保管期限

备注