英语应用文写作.doc

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英语应用文写作

目录

第一章书信

第一节书信概论

第二节英文书信格式

第三节私人书信

第四节商务书信

第二章通知启事便条

第一节通知便条类

第二节启事类

第三章广告

第一节广告媒介

第二节怎样写英文广告

第四章名片与卡片

第一节请柬

第二节贺卡

第三节便条

第四节留言

英语应用文写作

书信

一、书信概论

书信作为信息的使者、感情的纽带、友谊的桥梁，在日常生活和社会交往中有着不可忽视的作用。

一封得体的书信，不仅可以传递信息、沟通思想，有助于人们促进交流，增进了解和加深友谊，而且还有助于人们开展社会交际，节省时间，减少冒犯与不便。

随着对外交流的进一步发展与扩大，英文各类信函的运用范围越来越大。

但究竟如何拟就这些信函，这里边学问很大。

它不光要求写信人掌握书信的格式和行文准则，还要求他们勇于实践并根据具体情况对这些格式和准则加以灵活运用。

（一）英文书信结构（TheStructureofanEnglishLetter）

正规的英文书信一般由6个部分组成：

信头、封内地址、称呼、正文、结尾礼词和签名。

1.信头（Heading）

信头包括写信人的地址和写信日期。

书写信头的目的在于让收信人一看便知该信来自何处、何日写就，便于收信人复信时参考。

1）信头写法（TheLayoutofHeading）

分平头式和缩行式两种。

信头一般写在信笺的右上角。

先写写信人地址，后写日期。

日期与写信人地址之间可空一行。

a.平头式，每行靠左对齐，行末无标点。

例如：

3903W.-43Avenue

Bonnyville,Alberta

Canada,T9N2k1

August8,1999

b.缩行式，每行向右缩进1-3个字母。

行末用逗号，最后一行用句号。

但现代英语中，已倾向于行末不用标点符号。

例如：

AdmissionOffice

AnhuiUniversity

No.1,LongheRoad

Hefei,AnhuiProvince230039

P.R.ofChina

January21,1999

2）日期书写（DateLine）

日期一般位于写信人的地址下方。

即写在信笺的右下角。

若书信格式是完全平头式，则写在左上角。

常见的日期写法有：

a.8thMarch,1999或8March,1999（英式）March8th,1999或March8,1999（美式）

日期写法宜遵从以下规则：

a.年份必须完全写明，不可用’99代替1999；

b.年份需用英文拼出或采用公认的简写，即January（Jan.）,February（Feb.）,March（Mar.）,April（Apr.），May,June,July,August（Aug.）,September（Sep.）,October（Oct.）,November（Nov.）,December（Dec.）;

c.日期可用序数词（OrdinalNumbers）。

例如：

1st,2nd,3rd,4th…,也可用基数词（CardinalNumbers）。

例如：

1，2，3，4，…。

但美式书信大多采用后者；

d.在年份与月日之间必须用逗号隔开；

e.日期不可全部采用如7.12.1999或7/12/1999的阿拉伯数字书写，否则回引起误解。

因为英美在这方面的习惯用法不同。

按美国人的习惯，上述日期为1999年12月7日，而按英国习惯则是1999年7月12日；写信人的名称、地址，信中可省略写信者的地址，只需写明写信日期。

2.封内地址（InsideAddress）

封内地址是指收信人地址。

除了发信者使用窗口信封（WindowEnvelope）以外，一般封内地址靠信笺左边顶格写在写信日期的下方。

收信人地址与写信日期之间，一般空一二格。

封内地址通常包括对收信人的礼节性称呼以及收信人的姓名、头衔和地址。

例如:

1）July7,2000

Dr.PeterMackaye

DeputyDirectorof

TheInternationalEducationService

WashingtonStateUniversity

Seattle,WA96732

USA

2）July7,2000

Prof.JamesBrown,Ph.D.

PresidentofLondonEducationCollege

London,England,E.C.4

3）February2,2000

Mr.WangZhaoMing

HeadofHefeiChemicalsFactory

Hefei,AnhuiProvince230056

P.R.ofChina

4）Mr.Michener

c/oTheChairofLawDepartment

AnhuiUniversity

Hefei,P.R.ofChina230039

如果收信人是某单位，一般不写个人名字，而写该单位负责人的职务名称。

例如：

TheManager,TheDirector,TheChairman等。

封内地址既可采用平头式也可采用缩行式。

在同一封信中，封内地址的书写格式应与写信人地址的书写格式一致。

私人书信一般比较随便，不是很正规，因此有时也可不写封内地址。

3.称呼（Salutation）

称呼是指写信人对收信人的称呼，通常低于封内地址两行，从两边顶格写起并自成一行。

称呼后面需加标点，英国人习惯于用逗号，而美国人则习惯于用冒号。

在非正式的社交信中，常用逗号。

称呼中的每个词的开头一个字母必须大写。

写信者一般根据与收信人的关系程度以及书信的类别，选用称呼用语。

如在社交书信中，普通朋友之间，美国人用MyDear,而知己朋友之间则用Dear。

与美国人相反，普通朋友之间，英国人用Dear,知己朋友之间，则用MyDear。

有时只写收信人的姓，若对方是一位陌生人，则应用全名。

情书中，可用“MyDearest”或“Dearest”。

一般公务书信中，很少用MyDear，而是根据对方的职务，职称，头衔来选用称呼。

例如：

Prof.（教授），President（校长），Director（主任，处长），Dr.（博士）等。

商业书信中，除了在业务往来比较熟悉的朋友之间可以用Mr.,Mrs.或Miss称呼外，一般来说，英国人常用DearSir（s）[Sir（s）不能单独使用，必须与Dear或MyDear一起使用]，DearMadam（Madam后面不能加s）,美国和加拿大常用DearGentlemen或Gentlemen（Gentlemen不能用单数）。

如果信是写给某单位的，可直接写上负责人的职务名称。

例如：

TheManager,ThePresident等。

如果不知道收信人的姓名，则用DearMadam（用于对女子的称呼），DearSirs或DearMesdames。

Mr.（Mister）用在人名前，Esq.（Esquire）用在人名后，并用逗号与姓名隔开。

两者不能同时使用。

例如：

Mr.WangXiaowei;ZhangHaihua,Esp.。

常见的收信人的称呼（汉英对照）如下：

收信人称呼

先生（男人）Mr./Esq.

夫人（以婚）Mrs.

小姐（未婚）Miss

夫人，小姐统称Ms

夫妇俩人Mr.andMrs.

两位或两位以上男子Messrs

两位或两位以上女子（已婚）Mesdames

两位或两位以上小姐（未婚）Misses

常见的头衔（汉英对照）如下；

教授Professor

博士Doctor（Dr.,Ph.D.）

医学博士MedicalDoctor（M.D.）

总统或校长President

主席或董事长Chairman

副主席或副董事长ViceChairman

副总统或副校长VicePresident

首相PrimeMinister

总理Premier

省长或州长Governor

市长Mayor

参议员Senator

大使Ambassador

秘书长SecretaryGeneral

一秘FirstSecretary

二秘SecondSecretary

院长Director,Dean

副院长ViceDirector

系主任Dean,Head,Chairman

馆长ChiefLibrarian,Curator

阁下Excellency

神父Father

其中的“阁下”一词的称呼法如下：

直接称阁下,用YourExcellency；间接称阁下，用His（Her）Excellency。

此外，在市长、议员、大使、法官等姓名前可加上Honorable,在牧师姓名前可加Reverend。

4.正文（TheBodyoftheLetter）

信的正文是书信的主体，用来表达写信人的思想。

信的正文，一般要根据写信者所要表达的中心思想分段，以使得书信的正文层次清晰，观点明了。

各类书信，在正文写法上大体一致，只是语气及用词方面略有差异。

通常私人书信，语气亲切，用词较随便，而社交、商务书信，则要求语气婉转，措辞得当。

但在现代交际当中，美国人的社交书信（也包括商务书信）的正文已日趋简短、通俗，并带有会话语气。

如果信的正文很长，需两张或数张联页，从第二页开始，最好选用不带信端的信笺，在上端注明页码、收信人名称以及写信日期。

例如：

1）

Page2

TheAdmissionOffice,August9,1999

2）

Mr.HuJiaoguo--2--March8,1999

3）

Page2

Prof.J.W.Laughton

May6,1999

4）

Dr.J.W.L.July14,1999Page2（or:

P,2）

书信正文的第一句或第一段，通常被称为起首语（TheOpeningSentence（s））。

一般来说，英文书信没有固定的起首语。

但人们习惯用一些客套写法来作为书信正文的起语，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使得对方一看便知该信是回答哪一封信的。

如果是第一次给别人写信，也可以用开头语作不要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。

常用的起首语有：

1）ThankyouforyourletterdatedOct.23,1999.

2）ManythanksforyourletterofSep.4,1999.

3）AthousandthanksforyourkindletterofJune.6,1999.

4）YourkindletterofNovember24tharrivedthismorning.

5）Yourletterwhicharrivedtodaygavemegreatcomfort.

6）Inreplytoyourletterdated6thJuly,Iwanttosay…

7）ThankyouverymuchforyourletterofAugust1andthegiftyousentmeonChristmasEve.

8）WhatatreattoreceiveyourkindletterofMary5th!

9）Itisalwaysathrilltoseeyournicehandwriting.

10）FirstofallImustthankyouforyourkindassistantandhighattentiontome.

11）WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSundaythat…

12）IwassogladtoreceiveyourletterofMarch23rd.

13）IamwritingtoaskabouttheconferencetobeheldinBeijingnextyear.

14）Iamverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcountryhasbeenapproved.

15）Iwishtoapplyforteachingpositionyouareoffering.

16）Iamtooexcitedanddelightedatyourgoodnews.

17）Iamveryobligedtoyouforyourwarmcongratulations.

……

正文结束前，通常需采用结束语（TheClosingSentence）,以告知对方信的正文部分已经写完。

常用的结束语有：

1）Awaitingyourgoodnews.

2）Lookingforwardtoyourearlyreply.

3）Hopingtohearfromyousoon.

4）Weawaityourgoodnews.

5）Ihopetohearfromyouverysoon.

6）Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.

7）IlookforwardtoournextmeetingthereinLosAngeles.

8）Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.

9）Anyotherparticularswantedweshallbepleasedtosendyou.

10）Thehelpyougivemeissincerelyvalued.

11）Ihopeeverythingwillbewellwithyou.

12）Pleaseletusknowifyouwantmoreinformation.

13）Ihopeyoualwaysenjoyyourself.

14）Iwishyoueverysuccessinthecomingyear.

15）Pleaseremembermetoyourfamily.

16）Withbestregardstoyourfamily.

17）Allthebest.

18）Withloveandgoodwishes.

……

在第1）句中，当采用分词短语时，句末用逗号。

逗号后面有时还加上weare或weremain。

例如：

1）Awaitingyourgoodnews,weare.

2）Hopingtoreceiveyourearlyreply,weremain.

但在现代英语书信中，大多采用完整的句子形式。

5.结尾礼词（ComplimentaryClose）

英文书信中的结尾礼词相当于中文书信子中的“敬上”、“谨上”、“此致敬礼”、“敬启”等。

结尾礼词的第一个字母须大写。

如果结尾礼词含有两个或两个以上的单词，从第二个单词开始，所有字母一律小写。

礼词后面须加逗号。

结尾礼词的位置通常在书信正文的右下方偏重一至三行处书写。

若采用平头式书信格式，结尾礼词应从正文下方一至三行处顶格写起。

常用结尾礼词一般写法如下：

1）社交书信常用：

Yourssincerely,（英式；英国人习惯将Yours放在前面）

Yourstruly,

Yoursfaithfully,

Sincerelyyours.（美式；美国人习惯将yours放在后面）

2）公函常用：

Yoursrespectfully,（英式）

Respectfullyyours,（美式）

3）私人书信常用：

Sincerely，

Sincerelyyours,

Verysincerelyyours,

Yoursverysincerely,

Yoursever,

Yoursasever,

Yoursaffectionately,

Love,

Withlovefrom,

Yoursown,

Allmylove,

Yourlovingson（daughter,cousin,etc.）,

Youreverson,

Youraffectionate（orloving）father（mother,sister）,

6.签名（Signature）

写信人的签名通常位于结尾礼词正下方一二行。

除非是给很熟悉的人或亲友写信，签名一般须写出全名。

签名常常很潦草，不易辨认，因此在签名的正下方须用打字机打出全名。

例如：

1）

Yoursfaithfully,

（签名）

WuHongqing

ManagingDirector

2）

Sincerelyyours,

（签名）

WuHongqing

ManagingDirector

写信人如果是女性，并且与收信人素不相识，一般在所打印的署名前用括号注上Miss,Mrs.或Ms.字样，以方便对方回信时选用称呼。

例如：

Sincerelyyours,

（签名）

（Miss）MariaMackaye

若是代理署名，一般应在所代理的单位名称前用上“PerPro”、“Per”、“P.P.”（拉丁文perprocurationem的缩写）、“For”、“By”字样，以示带签。

所代理的单位名称的各词首字母须用大写字母打出。

例如：

Yourstruly,

PerPro（or:

P.P.）YuanfuchemicalsCo.Ltd.

（签名）

MargaretBush

Secretary

另外，不要讲结尾礼词和署名部分单独另写一张纸，否则有失礼貌。

至少将正文中的最后三行挪至下页。

因此，写作过程中，写信人应注意整篇信函的布局。

例如：

-2-

Weguessyouwilltakeaverynicetripthatseems

prettyimportanttoyou.Hopeitistrue.

Welookforwardtoseeingyousoon.

Sincerely,

（签名）

MichaelSmith

NewYork