会计电算化第三章讲义WORD版剖析.docx

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会计电算化第三章讲义WORD版剖析

第三章会计软件的应用

第一节　会计软件的应用流程

一、流程：

初始化、日常处理、期末处理

二、系统初始化：

1、特点和作用：

⑴初始化：

根据企业情况进行参数设置，录入基础档案和初始数据。

⑵作用：

是会计软件运行的基础，初始化使得通用软件变成了可以满足企业需要的系统软件。

⑶系统初始化运行时一次性完成，但部分设置可以在使用后修改

2、初始化的内容：

⑴系统初始化：

设置基础信息、系统参数和公用数据，内容包括：

①创建帐套并设置相关信息；

②增加操作员并设置权限；

③设置系统公用基础信息。

⑵模块初始化：

设置特定模块基础信息、运行所需参数和数据，内容包括：

①设置模块基础信息

②录入模块基础数据

③设置系统控制参数

三、日常处理

特点：

⑴日常业务频繁发生，数据输入量大；

⑵日常业务在每个会计期间重复发生，所涉及金额不尽相同。

四、期末处理：

特点：

⑴较为固定的处理流程；

⑵业务可以由计算机自动完成。

五、数据管理：

1、数据备份

①帐套备份

②年度帐备份

2、数据恢复

①帐套恢复②年度恢复

第二节　系统级初始化

一、创建帐套并设置相关信息

1、创建帐套：

⑴帐套存放会计核算对象的所有会计业务数据文件，帐套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿和会计报表等。

⑵一个帐套只能保存一个会计核算对象的业务资料。

一个会计软件可以建立多个帐套。

2、设置帐套相关信息

包括企业名称、企业性质、会计期间、记账本位币乃至帐套号等

3、帐套参数的修改：

帐套建立后，某些已设定的参数可根据业务需要修改参数。

但如帐套参数被使用，修改可造成数据紊乱。

二、管理用户并设置权限

将合法用户予以增加并设置密码和权限；或删除不用的用户。

用户权限的设置要根据职务、分工来设定、修改。

三、设置系统公用基础信息

1、设置编码方案：

设定编码规则，设定对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、结算方式、地区和存货分类等

2、设置基础档案：

⑴部门档案：

编号、名称、负责人、电话、传真等

⑵职员信息：

编号、姓名、性别、所属部门、身份信息、联系方式。

⑶往来单位信息：

①客户：

编码、分类、名称、开户行、联系信息等

②供应商：

编码、分类、名称、开户行、联系信息

⑷项目信息：

①项目：

一个特定的核算对象或成本归集对象。

对其项下的成本、费用、收入和支出等进行专项核算归集。

②编码、名称、负责人、联系信息等

3、设置结算方式：

结算方式名称和编码，便于未来的

银行对账、票据管理和结算票据的使用。

4、设置凭证类别：

⑴记账凭证分类

①记账凭证

②收款、付款和转账凭证

③现金凭证、银行凭证和转账凭证

④现收、现付、银收、银付和转账凭证

⑤自定义。

⑵类别设定后应当设置限制条件和限制科目，二者组成凭证类别校验标准。

①限制条件：

借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制。

②限制科目。

现金，银行存款

5、设置外币：

⑴币符

⑵币名

⑶固定汇率、浮动汇率

⑷记账汇率

⑸折算方式

6、设置会计科目：

会计工作的基础

⑴增加、删除和修改会计科目：

①增加时，须遵循先设置上级会计科目，再设置下级科目的顺序；增加时必须遵循科目编码方案。

②删除时，须先删除末级科目；已经使用的会计科目不能删除。

⑵设置科目属性：

①科目编码：

必须项目。

且遵循“唯一性、统一性、扩展性”三原则。

②科目名称：

必须项目。

可用中英文和数字

③科目类型：

必须项目。

—六类：

资产、负债、共同、损益、成本和所有者权益。

—选定一级科目的类型，则增加的二级及其下的会计科目，自动保持一致，用户不能更改。

④帐页格式：

三栏式、数量金额式、外币金额式。

取决于是否加挂了辅助核算。

⑤数量核算

⑥外币核算

⑦余额方向：

资产、成本、费用类借方余额；负债、收入、所有者权益类，贷方余额。

⑧辅助核算性质：

—包括部门、个人往来、客户和供应商往来等

—辅助核算应设置在末级科目上，其可以设置多个相容的辅助核算。

第三节　账务处理模块的应用

一、账务处理模块初始化工作

1、设置控制参数：

⑴凭证编号方式（手动还是自动）

⑵操作员是否有权修改他人凭证

⑶出纳凭证是否必须出纳签字

⑷是否对资金及往来科目实行赤字提示等。

2、录入科目初始数据

⑴录入科目期初余额，包括外币、数量、辅助核算

—一般只对末级科目录入期初余额，系统会自动汇总生成上级会计科目的期初余额。

—如果设置了辅助核算，则应从辅助账录入期初明细数据，然后由系统生成会计科目期初余额。

—初始化工作量较大，一般在业务发生时仍未完成，故期初试算平衡即使提示有误，业仍可以输入记账凭证，但不能记账。

⑵录入本年发生额：

—年初建账，只需录入各会计科目的期初余额即可。

—年中建账，需要录入启用月份的月初余额和截止到上月份的借、贷方累计发生额，系统会据此自动算出年初余额。

二、账务处理模块的日常处理

（一）凭证管理

1、凭证录入：

⑴凭证类别

⑵凭证编号：

不允许重号和漏号

⑶制单日期：

默认是登陆的计算机系统日期，应当是填制记账凭证的日期，注意修证。

—首张凭证日期不得早于帐套启用日期，不得晚于计算机系统日期。

—设置了制单序时控制，则同一类别的记账凭证，后一张凭证的制单日期不得早于前一张凭证，不得晚于计算机系统日期。

⑷附单据数

⑸摘要：

必填

⑹会计科目：

必填，必须到最末级科目

⑺发生金额：

必填。

必须有借必有贷、借贷必相等，其同一科目不得既有借方发生额也有贷方发生额。

⑻辅助核算（含数量、金额）：

加了必填

2、录入校验：

系统自动进行

⑴科目正确性

⑵科目是否为最末级

⑶科目是否符合类别限制条件

⑷发生额是否有借必有贷、借贷必相等

⑸必填内容是否完整。

3、凭证修改：

⑴修改内容：

摘要、科目、金额和方向。

凭证类别、编号不能修改，日期修改也受限。

⑵修改凭证的操作控制：

①对未审核的凭证或审核标错的凭证，可由填制人员直接修改

②经过审核但未记账的凭证修改，必须先取消审核才能修改。

③对已记账不得修改，即：

记账不可逆。

根据要求，记账软件不得提供对已记账凭证的删除、插入和修改功能。

④修改权限的设定。

4、凭证审核：

⑴审核内容：

正确、合法、合规、完整。

或标注错误标记或通过标记。

⑵审核操作控制：

①制单人和审核人不能为同一人。

②审核只能由有权人进行。

③通过审核的凭证不能修改和删除。

④审核未果必须修改，再次审核通过后才能记账。

5、凭证记账：

有权人员进行

记账控制操作：

①期初余额不平衡不能记账。

②上月未结账，本月不得记账。

③未被审核的凭证不能记账。

④一个月可以一天记一次帐，也可以一天记多次账，还可以多天记一次帐。

⑤记账过程中，不应人为终止记账。

（二）出纳管理

1、管理现金日记账、银行存款日记账及资金日报表

⑴资金日报表：

以日为单位，列示现金、银行存款当日累计借贷方发生额，计算出当日余额，并累计当日发生业务笔数，对每日资金收支业务、金额详细汇报。

⑵管理工作内容：

输入、输出、查询、打印

2、支票管理：

⑴购置：

登记支票的购置银行账号、支票类型、购置日期等

⑵领用：

登记领用部门、人员、日期、用途、金额、支票号等

⑶报销：

登记支票号、签发日期、收款人、付款额

3、银行对账：

⑴银行对账初始数据录入：

启用对账功能前，先录入账务处理模块启用日期前的银行和企业账户余额及未达账项。

从启用月份开始，上月对账的未达账项自动加入到以后月份的对账过程中。

⑵对账单录入：

录入入账日期、借贷发生额、结算方式、结算单据字号等。

余额自动算出

⑶对账：

系统提供自动对账功能，对达到对账标准的记录进行勾对，未勾对的即为未达账项。

—在众多的对账条件中，金额相同是基本条件，其他对账条件自定义选择：

业务日期、结算方式、票据字号等等。

—对特殊事项的核对，系统提供手工对账功能。

⑷余额调节表的编制：

系统自动生成，调节表可以查询，不可以修改。

⑸核销已达账项。

（三）账簿查询：

设定查询条件——科目、时间、是否含未记账凭证。

1、科目账查询：

可以设定查询条件、根据条件查询总账、明细账、多栏账、日记账和余额表。

—在总账查询窗口下，系统一般允许联查当前科目当前月份的明细账。

—在明细账查询窗口下，系统一般允许联查所选明细事项的记账凭证和联查总账。

2、辅助账查询

三、账务处理模块期末处理

1、自动转账：

⑴自定义转账：

自定义转账凭证所有内容，让系统按照既定模式，根据对应会计期间的数据自动生成相应的记账凭证。

⑵自动转账生成：

生成转账凭证后保存在未记账凭证中，在审核后才可以记账。

—应按期末结转的顺序来执行自动转账生成功能：

记账—结转损益类科目到本年利润—结转本年利润到未分配利润

—自动转账生成前，应将本会计期间的全部经济业务填制记账凭证，并将所有未记账凭证审核记账。

2、对账：

⑴总账和明细账、总账和辅助账、明细账和辅助账

⑵每月至少一次，月末结账前进行。

⑶只有对账正确才能结账操作。

3、月末结账

⑴结账包括计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额，终止本期账务处理工作，并将余额结转至下月作为月初余额。

⑵结账每月一次。

⑶结账操作的控制：

①有未记账凭证不能结账

②上月未结账，本月不能结账

③对账不正确不能结账

④科目余额试算不平衡不能结账

⑤损益类科目还有余额不能结账

⑥其他模块启用，其他模块不结账，不能结账。

⑷结账前做好数据备份，便于错误发生时及时恢复到结账前状态。

第四节　固定资产管理模块的应用

一、固定资产管理模块初始化工作

1、设置控制参数：

⑴设置启用会计期间

—不得早于帐套建立并启用期间

⑵设置折旧是否计提、折旧率小数位等

2、设置基础信息

⑴设置折旧对应科目

⑵设置增减方式：

①增加：

购入、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入等

②减少：

出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、损毁、融资租出等

⑶设置使用状况：

在用、经营性租出、大修停用、季节性停用、不需要、未使用等

⑷设置折旧方法：

平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法等，系统会提供计算方法。

⑸设置固定资产类别：

根据情况设置

3、录入固定资产原始卡片

二、固定资产管理模块日常处理

1、固定资产增加：

建立卡片账

2、固定资产减少：

输入减少卡片账

3、固定资产减少：

⑴价值信息变更：

①固资原值变动：

按规重新估价、改良设备、部分拆除、价值错记等

②折旧要素变动：

使用年限变动、折旧方法调整、净残值调整、累计折旧调整等

⑵非价值信息变更：

使用部门变动、使用状况变动、存放地点变动等

4、生成记账凭证

三、固定资产管理模块期末处理

1、计提折旧

⑴计提折旧并进行分摊

⑵生成记账凭证

2、对账：

总账、明细账、卡片账

3、结账4、信息查询

第五节　工资管理模块的应用

一、工资管理模块初始化工作

1、设置基础信息

⑴设置工资类别。

⑵设置工资项目。

包括类型、数据长度、小数位等

⑶设置工资项目计算公式。

⑷设置工资类别所对应的部门。

⑸设置所得税：

所得项目、计算公式、税率等

⑹设置工资费用计提及分摊。

2、录入工资基础数据

—录入方法有很多种

二、工资管理模块日常处理

1、工资计算：

⑴录入变动数据：

奖金、事假、病假等天数

⑵计算工资

2、计算个人所得税

3、工资计提和分摊

4、生成记账凭证

三、工资管理模块期末处理

1、结账

2、输出查询：

工资表和工资分析表

第六节　应收管理模块的应用

一、应收管理模块初始化工作

1、设置控制参数

⑴基本信息：

启用时间、会计期间、客户名称和银行账号

⑵坏账处理方式：

直接冲销、备抵冲销

—如果已经计提过坏账准备，则坏账处理方式不能更改，只能在下年度进行。

⑶应收账款核销方式：

按单据、按存货核销。

⑷设置规则选项：

核销后是否生成凭证、预收冲应收是否生成凭证等。

2、设置基础信息

⑴设置会计科目：

应收账款、预收账款、应收票据、坏账准备等

⑵设置结算方式：

现金、支票、本票、汇票等

⑶设置账龄期间

3、录入期初余额：

帐套启用前未结清的初始单据、初始票据、初始坏账等

二、应收管理模块的日常处理

1、应收处理：

⑴单据处理：

①应收单据处理：

录入销售发票、其他应收单据等——应收借项

②收款单据处理：

应收贷项录入

③单据核销：

建立收款与应收账款的核销关系，通过分析核销记录对应收账款进行账龄分析。

⑵转账处理

①应收冲应收：

一客户应收款并入另客户应收款中

②预收冲应收

③应收冲应付：

客户应收款冲抵供应商应付款

2、票据管理：

应收票据的增、删、改、背书、贴现。

3、坏账处理：

⑴计提坏账并生成凭证。

⑵坏账发生：

选定特定应收账款进行冲销坏账

⑶坏账收回。

4、生成记账凭证

三、应收账款期末处理

1、期末结账

2、查询：

⑴单据查询

⑵账表查询：

总账、明细账、往来余额表

第七节　应付管理模块的应用

一、应付管理模块初始化工作

1、设置控制参数

⑴基本信息：

启用时间、会计期间、供应商名称和银行账号

⑵应付账款核销方式：

按单据、按存货核销。

⑶设置规则选项：

核销后是否生成凭证、预付冲应付是否生成凭证等。

2、设置基础信息

⑴设置会计科目：

应付账款、预付账款、应付票据。

⑵设置结算方式：

现金、支票、本票、汇票等

⑶设置账龄期间

3、录入期初余额：

帐套启用前未结清的应付账款、预付账款、应付票据等

二、应付管理模块的日常处理

1、应付处理

⑴单据处理

①应付单据处理：

录入采购发票、其他应付单据等——应付贷项

②付款单据处理：

应付借项录入

③单据核销：

建立付款与应付账款的核销关系，通过分析核销记录对应付账款进行账龄分析。

⑵转账处理：

①应付冲应付：

一供应商应付款并入另一供应商应付款中。

②预付冲应付

③应付冲应收：

供应商应付款冲抵客户应收款

2、票据管理：

应付票据的增、删、改、退、付款等

3、生成记账凭证

三、应付管理模块的期末处理

1、期末结账

2、应付账款的查询：

⑴单据查询

⑵账表查询：

总账、明细账、往来余额表

第八节　报表管理模块的应用

一、报表数据来源：

1、手工录入：

一年内到期的非流动资产、一年内到期的非流动负债等

2、源于报表模块中的其他报表：

利润表—资产负债表

3、源于系统内的其他模块：

账务处理模块等

二、报表管理模块应用基本流程

1、格式设置：

⑴定义报表尺寸：

行列数

⑵定义行高列宽

⑶画表格线

⑷定义单元属性：

数据类型、字体、颜色、对齐方式等

⑸定义组合单元

2、公式设置：

⑴设置计算公式：

对单元格进行赋值

⑵设置审核公式：

非必须。

将单元与单元、区域与区域、字符与字符通过逻辑运算符连接起来。

⑶设置舍位平衡公式：

非必须。

取整平衡。

3、数据生成：

报表公式定义完成后或定义过程中向查看，切换报表数据/格式状态。

4、报表保存

5、报表输出：

屏幕显示、打印、图形输出、网络传输、磁盘输出。

三、利用报表模板生成报表。