电子表格操作技巧.docx

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电子表格操作技巧

Execl技巧

1Execl里面数字这么全部转化成文本格式存储

假如你的数字在A列

先插入一列，并设成常规格式

在新列第一个单元格输入

=A1&""

然后拖动，一直填充到A末尾

选中新列复制

然后选中A1

点右键-选择性粘贴-数值

OK

2如何把Word表格复制到Excel,使数字变广西格式

对于超过12位的数字（包括12位），Excel会自动以科学记数法显示，看起来不舒服。

当我们要把带有身份证号的Word表格复制到Excel中去，就会遇到这种情况。

那么，应该怎样保持身份证号的原貌呢?

　　一、正确的复制步骤

　　1.启动Excel，根据Word表格的行列数选择要要复制到的区域（如果对数据格式无要求，也可以全选整个工作表）。

　　2.在选择区域上单击右键，选择“设置单元格格式”命令。

　　3.在“设置单元格格式”对话框的“数字”选项卡中选择“文本”，如图1，最后单击“确定”按钮。

　　4.选择Word文档中的表格，执行复制操作。

　　5.切换到Excel，保持设置区域的选中状态（或单击选中此区域左上角的第一个单元格），然后可选用下面的两种方法之一。

（1）执行“编辑”→“选择性粘贴”，在对话框中选择“文本”，最后单击“确定”按钮，如图2。

（2）也可以执行粘贴，然后单击粘贴对象右下角出现的“粘贴选项”，选择“匹配目标格式”项，如图3。

　　如此操作可以保证身份证号以文本的形式出现。

效果如图4。

　　二、15位身份证号的恢复

　　在Excel中，输入12-15位数字时，虽然会以科学记数的形式出现，但其数值大小是不变的。

当今的身份证号码有15位和18位之分。

如果15位身份证号以科学记数的形式出现，可以通过设置显示出身份证号的“本相”。

　　可在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。

　　方法一：

选择“分类”中的“数值”，将小数位数由默认的“2”位改为“0”位，单击“确定”按钮。

如果本来即是“0”位，直接单击“确定”按钮即可。

　　方法二：

选择“分类”中的“分数”，再选择任意一种分数类型，单击“确定”按钮。

　　方法三：

选择“分类”中的“文本”，单击“确定”按钮，再双击单元格才能转变。

　　方法四：

选择“分类”中的“特殊”，再选择“类型”中的“邮政编码”，单击“确定”按钮。

　　方法五：

选择“分类”中的“自定义”，然后设为“000000000000000”（或用“?

”、“#”代替“0”），单击“确定”按钮。

　　在Excel中不经设置直接输入或粘贴超过15的数字，系统会自动将超出的数值用“0”替换，例如，直接录入18位身份证号时，末三位会被“000”替换，无法象15位身份证号那样正确显示。

所以，复制前首先把粘贴区域设置为“文本型”单元格格式是非常必要的。

15位身份证的转化为文本格式

1.用TEXT函数

　　在“身份证号”列后插入一个空白列，单击F2单元格，输入公式“=TEXT（E2,"000000000000000"）”，公式中将E2单元格的内容用指定的格式（15位“0”）替换，按回车键后，即得到了正确的身份证号。

用填充柄工具将公式复制到其他单元格中（如图2）。

图2

　　操作完成后，不能直接删除原身份证号所在的E列，否则F列数据将不能正常显示，若要对表格进行打印操作，可将E列隐藏或将F列数据选定，单击“复制”按钮，再右击鼠标选择“选择性粘贴”命令，从弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“数值”即可，然后就可以安全地删除原身份证号所在的E列数据了。

玩转Excel“单元格格式”

发表日期：

2007年2月18日  本页面已被访问11438次

在EXCEL2000（XP）中，使用最多的也是最常见的一个对话框，恐怕要数“单元格格式”对话框了。

下面，我们我们就来彻底认识一下它。

　　选中单元格（区域），执行“格式→单元格”命令（或者右击鼠标，选“设置单元格格式”选项），即可打开“单元格格式”对话框（参见图1）。

图1

　　一、“数字”标签（图1）

　　[纸上谈兵]

　　①根据单元格中实际输入的数据，先选定相应的数据类型（如“数值”等）；

　　②再配合数据类型，进一步设置数据的具体格式；

　　③设置前的情况；

　　④设置后的情形。

　　[实战演习]身份证号码轻松输入

　　大家知道，在Excel默认情况下，当单元格中输入的数字位数超过11位（不含11位）时，系统将以“科学记数”格式显示输入的数字；当输入的数字位数超过15位（不含15位）时，系统将15位以后的数字全部显示为“0”。

这样一来，如果我们要输入身份证号码（15位或18位），身份证号码就不能正确显示出来了。

此时，我们就请“数字”标签出山，来解决这一“难题”。

　　1、完整显示出身份证号码

　　选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“文本”选项，确定退出，再输入身份证号码即可。

　　[小技巧]

　　在输入身份证号码时，在号码前面加上一个英文状态下的单引号“'”，即可让身份证号码完全显示出来（不要担心，确认后，该单引号是不会显示出来的）。

　　2、让格式自动添加固定的数字

　　大家知道，身份证号码的前6位，是省、市、区（县）的代号（如“340505”等），如果持证人是同一区（县）的，输入这样的的身份证号码，可以让“数字”标签帮你减轻输入的工作量：

选中需要输入身份证号码的单元格（区域），打开“单元格格式”对话框，进入“数字”标签，在“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右侧“类型”下面的方框中输入：

"340505"@，确定退出。

以后输入身份证号码7位及以后的数字（如“198********1”）后，系统会自动在前面加上相应的代码，形成完整的身份证号码（如“340505************”）。

二、“对齐”标签

　　这个标签控制数据的三个属性——对齐方式、显示方向、控制文本（参见图2、3、4）。

　　[纸上谈兵]

图2

　　1、（图2）①设置数据左右对齐方式（默认为靠左）；②设置数据上下对齐方式（2000默认为“靠下”，XP默认为“居中”；③设置数据的缩进（也就是通常所说的退格）；④设置前；⑤设置后。

　　2、（图3）①将数据设置成竖排格式；

图3

　　②③均用于设置数据的倾斜方向，可以通过拖动②区中指针设置，也可以直接在③区中输入具体数据设置；④设置前；⑤设置后。

　　3、（图4）①选中此选项后，当单元格中的文本一行容纳不下时，系统会自动将文本转行排列；

图4

　　②选中此选项后，当单元格中容纳不下数据时，系统会自动将数据缩小排列（上一项选中后，此项不能无效）；③选中此选项后，可以将选中的多个单元格合并成一个单元格；④设置前情况；⑤设置后情形。

　　[实战演习]　让姓名排列的整整齐齐

　　时下，员工的姓名，以3个字和2个字的居多，也是4个字或更多字的。

可以用“分散对齐”或“缩小字体填充”来让它们排列整齐。

　　1、同时选中输入3个字和2个字姓名的单元格区域（需要用Shift和Ctrl帮忙选择），打开“单元格格式”对话框，进入“对齐”标签，按“水平对齐”右侧的下拉按钮，选中“分散对齐”选项，确定退出。

　　2、同时选中输入4个字和更多字姓名的单元格区域，打开“单元格格式”对话框，进入“对齐”标签，选中“缩小字体填充”选项，确定退出。

　　[特别提醒]遗憾的是，上述两项功能不能同时使用，希望微软能在下一个版本中加以改进。

三、“字体”标签（图5）

图5

　　[纸上谈兵]

　　①拉动滚动条，设置字体；

　　②设置字型；

　　③拉动滚动条，设置字号；

　　④点击下拉按钮，设置下划线；

　　⑤点击下拉按钮，设置字符颜色；

　　⑥设置上、下标、删除线等特殊格式；

　　⑦预览设置效果；

　　⑧上标设置前；

　　⑨上标设置后。

　　[实战演习]　让标题更具魅力

　　利用“字体”标签，可以一次性完成表格标题的个性化设置。

选中标题所在的单元格（通常是合并居中后的一个单元格），打开“单元格格式”对话框，进入“字体”标签，设置字体为“华文新魏”，字形为“加粗”，字号为“22”号，下划线为“双下划线”，颜色为“蓝色”等，设置完成后，确定退出，一个漂亮的标题就呈现在你的眼前了（如图6）

图6

四、“边框”标签（图7）

图7

　　[纸上谈兵]

　　①点击下拉按钮，选中需要设定的边框颜色；②选定边框样式；③点击相应按钮，设置边框位置；④确定退出，完成边框的设置（图7的设置结果参见图8）

图8

　　[特别提醒]

　　如果要为工作表设置不同颜色和样式的边框，每一颜色和样式需要重复上述①至③步的操作。

　　[实战演习]　为表格添加粉红色的双边框

　　如果我们要为表格设置“粉红色的双线外边框”，可以这样设置。

选中整个工作表（当然不包括标题啦^_^），打开“单元格格式”对话框，进入“边框”标签，在“线条”下面选中双线条“样式”和粉红色的“颜色”，然后单击“预制”下面的“外边框”按钮，确定退出，边框添加成功（参见图6）。

　　[小技巧]为单元格添加一条斜线：

选中相应的单元格，在上述“边框”标签中，选中斜线“样式”，然后根据所要添加斜线的方向，单击“边框”左（或右）下角的相应“斜线”按钮，确定退出，斜线添加成功（参见图7）。

五、“图案”标签（图9）

图9

　　[纸上谈兵]

　　①选定单元格底色；

　　②点击下拉按钮，选定添加的网纹及网纹颜色（二者需要进行两次操作）；

　　③设置效果。

　　[实战演习]　标题的再修饰

　　通过“图案”标签，为标题单元格“填充”上“淡紫色”底色，并添加上网纹，让标题更具个性。

选中标题所在的单元格，打开“单元格格式”对话框，进入“图案”标签，选中“颜色”下面的“淡紫”颜色，然后按“图案”右侧的下拉按钮，在随后弹出的对话框中，选中一种网纹样式（如“12.5%灰色”等），确定退出，标题即被加上美丽的底纹和底色（参见图10，是不是比图6效果更好一些？

）

图10

　六、“保护”标签（图11）

图11

　　[纸上谈兵]

　　①选中此项，相应单元格中的数据不能被修改；

　　②选中此项，相应单元格中的数据在编辑栏上不显示；

　　③确定退出；

　　④“隐藏”的效果。

　　[实战演习]　　保护你的公式

　　如果你制作的表格是让别人使用的，辛辛苦苦输入的公式，是不是常常被使用者搞得面目全非呢？

没关系！

将他们保护起来。

　　1、锁定单元格中的公式

　　①先在工作表左上角行、列交汇处单击鼠标，选定整个工作表。

　　②打开打开“单元格格式”对话框，进入“保护”标签，清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，确定退出（解除对整个工作表的锁定）。

　　③执行“编辑→定位”命令（或直接按“Ctrl+G”组合键，或按F5功能键），打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在弹出的“定位条件”对话框（如图12）中，选中“公式”选项后，确定退出，选中工作表中所有包含公式的单元格。

图12

　　④再次进入“保护”标签，在“锁定”选中前面的复选框中加上“∨”号，确定退出。

⑤执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框（如图13），

图13

　　输入密码（密码需要确认一次）后确定退出，公式就被锁定而不能修改了。

　　2、将公式隐藏起来

　　我们知道，单元格中输入公式后，在单元格中显示的是运算结果，而当我们选中该单元格时，在编辑栏中就显示出了公式的具体内容。

如果不想让别人看见具体的公式内容，可以将其隐藏起来：

　　①用上面的方法，选中所有包含公式的单元格。

　　②进入“保护”标签，在“隐藏”选中前面的复选框中加上“∨”号，确定退出。

　　③再用上面的方法“保护工作表”，公式的具体内容就被隐藏起来了。

　　[特别提醒]如果你想修改公式的内容，或者要显示出公式的具体内容，需要执行“工具→保护→撤销保护工作表”命令，输入密码解除保护。

Excel中快速输入平方和立方符号

　　我们在输入面积和体积时，经常要输入平方（上标2）和立方（上标3）。

在Excel中输入这两个上标，有一个非常简便的方法：

　　在按住Alt键的同时，按下小键盘上的数字“178”、“179”即可输入“上标2”和“上标3”。

　　注意：

在按住Alt键的同时，试着按小键盘上的一些数字组合（通常为三位），可以得到一些意想不到的字符（例如Alt+137—‰、Alt+177—±等）。