Office办公软件PPT常用快捷键Excel常用快捷键一览表.docx
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@佩雅诺
PPT常用技巧和快捷键大全
你可能不知道的快捷键：
B键：
黑屏，W键：
白屏，在播放的PPT中使用画笔标记：
CTRL+P，擦除所画的内容：
E键。
Ctrl+A选择全部对象或幻灯片Ctrl+F6移动到下一个窗口
Ctrl+F9最小化当前演示文件窗口
Ctrl+F10最大化当前演示文件窗口
Ctrl+Shift+C复制对象格式
Ctrl+Shift+V粘贴对象格式
Ctrl+Shift+F更改字体
Ctrl+Shift+P更改字号
Ctrl+Shift+G组合对象
Ctrl+Shift+H解除组合
Ctrl+Shift+"<"增大字号
Ctrl+Shift+">"减小字号
Ctrl+"="将文本更改为下标（自动调整间距）
Ctrl+Shift+"="将文本更改为上标（自动调整间距）
Ctrl+Shift+"幻灯片放映"激活“设置放映方式”对话框
Ctrl+Shift+"幻灯片浏览视图"显示大纲模式
Ctrl+Shift+"普通视图"幻灯片视图
Alt+F5还原PPT程序窗口大小
Alt+F10最大化PPT程序窗口
Alt+F9显示（隐藏）参考线
Alt+R+G组合对象
Alt+R+U取消组合
Alt+R+R+T置于顶层
Alt+R+R+K置于底层
Alt+R+R+F上移一层
Alt+R+R+B下移一层
Alt+R+A+L左对齐
Alt+R+A+R右对齐
Alt+R+A+T顶端对齐
Ctrl+B应用（解除）文本加粗
Ctrl+C复制
Ctrl+D生成对象或幻灯片的副本
Ctrl+E段落居中对齐
Ctrl+F激活“查找”对话框
Ctrl+G激活“网格线和参考线”对话框
Ctrl+H激活“替换”对话框
Ctrl+I应用（解除）文本倾斜
Ctrl+J段落两端对齐
Ctrl+K插入超链接
Ctrl+L段落左对齐
Ctrl+M插入新幻灯片
Ctrl+N生成新PPT文件
Ctrl+O打开PPT文件
Ctrl+P打开“打印”对话框
Ctrl+Q关闭程序
Ctrl+R段落右对齐
Ctrl+S保存当前文件
Ctrl+T激活“字体”对话框
Ctrl+U应用（解除）文本下划线
Ctrl+V粘贴
Ctrl+W关闭当前文件
Ctrl+X剪切
Ctrl+Y重复最后操作
Ctrl+Z撤销操作
Ctrl+F4关闭程序
Ctrl+F5还原当前演示窗口大小
Ctrl+F6移动到下一个窗口
Ctrl+F9最小化当前演示文件窗口
Ctrl+F10最大化当前演示文件窗口
Ctrl+Shift+C复制对象格式
Ctrl+Shift+V粘贴对象格式
Ctrl+Shift+F更改字体
Ctrl+Shift+P更改字号
Ctrl+Shift+G组合对象
Ctrl+Shift+H解除组合
Ctrl+Shift+"<"增大字号
Ctrl+Shift+">"减小字号
Ctrl+"="将文本更改为下标（自动调整间距）
Ctrl+Shift+"="将文本更改为上标（自动调整间距）
Ctrl+Shift+"幻灯片放映"激活“设置放映方式”对话框
Ctrl+Shift+"幻灯片浏览视图"显示大纲模式
Ctrl+Shift+"普通视图"幻灯片视图
Alt+F5还原PPT程序窗口大小
Alt+F10最大化PPT程序窗口
Alt+F9显示（隐藏）参考线
Alt+R+G组合对象
Alt+R+U取消组合
Alt+R+R+T置于顶层
Alt+R+R+K置于底层
Alt+R+R+F上移一层
Alt+R+R+B下移一层
Alt+R+A+L左对齐
Alt+R+A+R右对齐
Alt+R+A+T顶端对齐
Alt+R+A+B底端对齐
Alt+R+A+C水平居中
Alt+R+A+M垂直居中
Alt+R+A+H横向分布
Alt+R+A+V纵向分布
Alt+R+P+L向左旋转
Alt+R+P+R向右旋转
Alt+R+P+H水平翻转
Alt+R+P+V垂直翻转
Alt+I+P+F插入图片
Alt+V+Z放大（缩小）
Alt+S幻灯片设计
Alt+N幻灯片布局
Alt+U图形
Shift+F3更改字母大小写
Shift+F4重复最后一次查找
Shift+F5从当前幻灯片开始放映
Shift+F9显示（隐藏）网格线
Shift+F10显示右键快捷菜单
F2在图形和图形内文本间切换
F4重复最后一次操作
F5开始放映幻灯片
F12执行“另存为”命令
■在PPT演示文稿内同比例变换字体大小
Ctrl+[按原比例同时增大字体
Ctrl+]按原比例同时减小字体
#B-G2k%Y2m$B8K9m2d-V■在PPT演示文稿内复制幻灯片
.k!
m,O+W+^#?
[4i要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。
如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按Shift键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时按Ctrl键。
然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副本”，或者直接按下“Ctrl+shift+D”组合键，则选中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。
■将幻灯片发送到word文档8O0@7t1W7e.@5P*Y
1、在Powerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送”，再单击“MicrosoftWord”。
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_0{8c0[（f
2、在“将幻灯片添加到Microsoftword文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接”。
如果链接文件，那么在Powerpoint中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。
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j!
H#J0?
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3、单击“确定”按钮。
此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。
如果word未启动，则系统会自动启动word。
■增加PPT的“后悔药”
6W7?
!
E）B'G（R,R,O.~'T在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即可恢复到操作前的状态。
然而，默认情况下Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。
其实，powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：
在“工具－选项”，击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。
■PPT中的自动缩略图效果 `（m ]（b$^0V
你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？
而且单击后能实现自动放大的效果，再次单击后还原。
其方法是：
"[1n）r/z9Y2a/z+y新建一个演示文稿，单击“插入”菜单中的“对象”命令，选择“Microsoftpowerpoint演示文稿”，在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？
接下来，只须复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。
■快速灵活改变图片颜色
!
g8Z%w;j#M!
f;S利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。
可并不是所有的剪贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。
这时我们右键点击该剪贴画选择“显示'图片’工具栏”选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。
■“保存”特殊字体
$L/h!
w6R+~3W-~,G为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演示效果。
9I%c1\1C.{ b+u9D#a
在powerpoint中，执行“文件－另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可。
;r6Z#G R&S:
~6j*_%a
■利用组合键生成内容简介
"Y$a'{0w"v我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。
如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下alt+shift+s即可。
3g&n:
t6q&G"z.z
■演示文稿中的图片随时更新
&E6F6g:
F"R#P%t在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入－图片－来自文件”，然后打开“插入图片”窗口插入相应图片。
其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。
这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。
+?
4b-z+|*F4h1D■快速调用其他PPT;f$W+s6D9X&[
在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。
/W/r）W4P7p7q5?
3W在幻灯片选项卡时，使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。
4z'v+h/y9L通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。
选中需要插入的幻灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。
这样，其他文档中的幻灯片就为我们所用了。
9~1O9`%l6_/O6D:
c
■快速定位幻灯片,~7a;P1U*G&S
在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：
按下数字5键，再按下回车键。
若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：
同时按下鼠标左右键并停留2秒钟以上。
（t*F）F3]+e&}1H-{■利用剪贴画寻找免费图片:
_;B&O$K9c;@.\'F
当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。
方法如下：
插入－图片－剪贴画，找到“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集”，单击“搜索”即可。
这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可以放心使用。
■制作滚动文本,Q$V'T3g9z
在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文本。
具体制作方法如下：
视图－工具栏－控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。
接着在“文字框”上右击鼠标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行相关的设置。
8{%s4z!
F5Y）T&C3E设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。
一个可以让框内文字也随滚动条拖动而移动的文本框就做好了。
6j"~$P9l8a（a0B7I4u■突破20次的撤消极限 \.g;m!
N |&u:
]/n8L/a
Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。
但powerpoint默认的操作次数却只有20次。
执行“工具－选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。
不过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。
7l!
Z!
x.H-A7}%H:
I■利用画笔来做标记 f.}）S2d&@-O）U*t*n'V
利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标记，这时该怎么办？
在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项－绘图”即可，这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。
7f3u9V&R'`*F1D6\%F5~
■快速调节文字大小#U0k（H7V;i-t2W5|'G
在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。
选中文字后按ctrl+]是放大文字，ctrl+[是缩小文字。
2B:
G'i3w'W;B
■计算字数和段落1{7X*E4C-M,S k4q
执行“文件－属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。
+J&M$v7h）a3q-[
■轻松隐藏部分幻灯片8p*g8L,?
:
e:
Q
对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可以将它隐藏。
方法是：
在普通视图下，在左侧的窗口中，按Ctrl，分别点击要隐藏的幻灯片，点击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。
如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上面的操作即可。
■将图片文件用作项目符号-r1}"h:
k!
g
一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。
其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。
首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。
点击“格式－项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。
在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击确定。
■对象也用格式刷
;I-_%y8S1Z%z2M$H4V.{在powerpoint中，想制作出具有相同格式的文本框（比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等），可以在设置好其中一个以后，选中它，点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具，然后单击其它的文本框。
如果有多个文本框，只要双击“格式刷”工具，再连续“刷”多个对象。
完成操作后，再次单击“格式刷”就可以了。
其实，不光文本框，其它如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。
4o$O8n&o,c V■幻灯片放映时让鼠标不出现Powerpoint幻灯片在放映时，有时我们需要对鼠标指针加以控制，让它一直隐藏。
方法是：
放映幻灯片，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“指针选项－箭头选项”，然后单击“永远隐藏”，就可以让鼠标指针无影无踪了。
如果需要“唤回”指针，则点击此项菜单中的“可见”命令。
如果你点击了“自动”（默认选项），则将在鼠标停止移动3秒后自动隐藏鼠标指针，直到再次移动鼠标时才会出现。
-`2m$a5H%e0c,B.m2r）d
■改变链接文字的默认颜色
（x4~.a9w*v2YPowerpoint2003中如果对文字做了超链接或动作设置，那么powerpoint会给它一个默认的文字颜色和单击后的文字颜色。
但这种颜色可能与咱们预设的背景色很不协调，想更改吗？
那么可以点击菜单命令“格式－幻灯片设计”，在打开的“幻灯片设计”任务窗格下方的“编辑配色方案…”。
在弹出的“编辑配色方案”对话框中，点击“自定义”选项卡，然后就可以对超链接或已访问的超链接文字颜色进行相应的调整了。
/S9n6t8Q）D&F4}-s6E
■快速切换输入法'Y1x1p;`!
V）d4O
大家知道在excel中通过设置可以方便地切换输入法，难道在powerpoint中就没有这样的功能吗？
事实上是有这种功能的：
单击“工具”菜单中的“选项”命令，切换到“编辑”选项卡，选中“’自动键盘’切换”复选框，单击确定即可。
该设置对已有文件的编辑非常方便，但在编辑新文件时却起不了多大的作用。
%}"m（G,M3~4q
■巧用文字环绕方式
9W）I"r5X"L6g N/f1q在Powerpoint/2003中，我们在插入剪贴画之后可以将它自由旋转，但在word2003中将剪贴画插入后却不可以这样旋转。
其实，我们只须选中插入的剪贴画，然后在出现的“图片”工具栏中点击“文字环绕”按钮，在弹出的文字环绕方式中选择除“嵌入型”以外的其它任意一种环绕方式，该剪贴画就可以进行自由旋转了。
此外，如果我们先在Powerpoint中插入剪贴画，然后将它剪切到word中，也可以直接将它进行自由旋转。
&a/k&t*X3]0\3R!
i2Q
■快速选择多个对象4g7L2[4S%q$F
在powerpoint2003中，如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易，特别是它们又位于叠放次序下层的时候，更是如此。
不过，我们可以点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头（工具栏选项），依次指向“添加或删除按钮－绘图”，然后选中“选中多个对象”，将它添加到“绘图”工具栏中，点击它，会打开“选择多个对象”对话框。
我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。
这个按钮的添加也可以这么做：
点击菜单命令“工具－自定义”，在打开的对话框中点击“命令”选项卡，然后在“类别”中选“绘图”，在“命令”栏中选择“选中多个对象”，将它拖至工具栏的任意位置。
■打造多彩公式
8b!
F）p,D ~&G&Z'I在powerpoint中也可以使用公式编辑器插入公式。
但默认的公式都是黑颜色的，与我们演示文稿的背景很不协调。
其实，我们可以选中编辑好的公式，然后点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“显示'图片’工具栏”命令。
再点击“图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮，就可以在打开的对话框中为公式指定其他的任意颜色了。
■灵活设置背景
-N4E5x$_.\8W0Z#N:
F大家可以希望某些幻灯片和母版不一样，比如说当你需要全屏演示一个图表或者相片的时候。
你可以进入“格式”菜单，然后选择“背景”，选择“忽略母版背景图形”选项之后，你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。
■防止被修改
*e3A"F-E/I3A4W3} s$U.J在powerpoint中点击“工具－选项－安全性”，然后设置“修改权限密码”即可防止PPT文档被人修改。
另外，还可以将PPT存为PPS格式，这样双击文件后可以直接播放幻灯片。
%a;S.X+g/^7k3`/^■看看powerpoint的特殊播放模式"b#D9W4A3~6n6s+\,_3Y
播放PPT文档时，点击Powerpoint的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯片”将启动默认的全屏放映模式，这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合键才能与其他窗口切换。
如果在播放幻灯片时，按住Alt键不放，依次按下“D”、“V”键激活播放操作，就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的普通窗口形式，操作起来就方便多了。
8N#a+q9d2\1u+i,y4{）h
■去掉链接文字的下划线+x6^!
c3X（f7W9k8D
向PPT文档中插入一个文本框，在文本框输入文字后，选中整个文本框，设置文本框的超链接。
这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。
6]:
n2N7m#y*k:
p&w）{
■窗口模式下播放PPT2i-]7M#|4U1e
在按住Alt键不放的同时，依次按D和V键即可。
这个时候就可在窗口模式下播放PPT了。
A,■一次性展开全部菜单+i;S&c!
k%D*|4x5}
由于工作的关系，经常使用powerpoint发现它的菜单很是麻烦，想全部展开所有菜单项，必须单击菜单中向下的双箭头。
后来打开“工具－自定义”，单击“选项”选项卡，选定“始终显示整个菜单”复选框，再单击“关闭”按钮就可以一次性展开全部菜单了。
0~.F"o:
z9D6Q7|■巧用键盘铺助定位对象（O:
V'Y*E1a%G
在PPT中有时候用鼠标定位对象不太准确，按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象，可以基本接近于直线平移。
在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象，可以精确到像素点的级别。
;E&b6W,l（k,]■巧让多对象排列整齐7T）c8s）u3j+z
在某幻灯片上插入了多个对象，如果希望快速让它们排列整齐，按住Ctrl键，依次单击需要排列的对象，再选择“绘图－对齐或分布”，最后在排列方式列表中任选一种合适的排列方式就可实现多个对象间隔均匀的整齐排列。
.P+n+[（b,h）M■打印清晰可读的PPT文档0|!
}:
_ g4_:
c'\#z
通常PPT文稿被大家编辑得图文声色并茂，但若把这样的演示文稿用黑白打印机打印出来，可读性就较差。
以下的方法，可以让你用黑白打印机打印出清晰可读的演示文稿：
%M5Y/Z.B:
\4W4S5M）U/_
首先点击“工具－选项”命令，单击“打印”选项卡，在“此文档的默认打印设置”标题下，单击“使用下列打印设置”，然后在“颜色/灰度”框中，单击“纯黑白”。
5`6c）|9o5n+S确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义；选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿，或打印到文件并将颜色信息存储在*.prn文件中。
当选择“颜色”模式时，如果打印机为黑白打印机，则打印时使用“灰度”模式。
5_2r:
U'd%O-?
%|2E5O
■将声音文件无限制打包到PPT文件中
.J#s!
Y）T*R（|#M3v"k7P幻灯片打包后可以到没有安装PPT的电脑中运行，如果链接了声音文件，则默认将小于100KB的声音素材打包到PPT文件中，而超过该大小的声音素材则作为独立的素材文件。
其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到PPT文件中。
方法是：
单击“工具－选项－常规”，将“链接声音文件不小于100KB”改大一点，如“50000KB”（最大值）就可以了。
6u#m+`"{.]5p%G■PPT编辑放映两不误
$u,m.t&h!
M7^+Y1]能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢？
答案是肯定的，只须按住Ctrl不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演
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