英语商务写作信函信头.docx

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英语商务写作信函信头

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英语商务写作信函信头

　　篇一：

商务英语信函的写作原则

　　商务英语信函的写作原则

　　商务英语信函是一种常用的商务英语应用文，它是贸易双方相互了解、进行贸易往来的主要手段，在以书面形式沟通商务信息的同时，它也体现着一个公司或机构的商务形象。

因此，商务英语信函的内容固然很重要，但表达方式也同样重要。

商务英语信函的写作是有一定规范的，即应遵循一定的写作原则，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

　　商务英语信函是商家开展对外业务活动的重要工具，其目的多是处理业务磋商的各种问题，或是与对方建立良好的关系。

因此，在商务英语信函写作中，应遵循7cs原则，即礼貌（courtesy）、体谅（consideration）、完整（completeness）、清楚（clarity）、简洁（concise-ness）、具体（concreteness）和正确（correctness）。

　　1、礼貌原则。

　　礼貌是商务场上的重要法则，礼貌周到的信函可赢得对方好感。

所以，在信函中宜多用“please”,“Itwillbehighlyappreciatedthat…”,“Itisourpleasureto…”,“wefeeldreadfullysorrythat…”,“weregretthat…”等礼貌用语。

　　业务往来难免有争端、摩擦,此时也需要礼貌来作为润滑剂，化解双方对峙的僵局。

信函中在索赔、抱怨、拒绝接受时，措词要力求客气、心平气和、语气委婉；在回复对方信函时，无论对方态度如何，在坚持自己立场的同时，都要有礼貌地作答。

　　首先，要善于使用被动语句，因为被动语态能使你的请求显得更加温和。

如“Youmadeaverycarelessmistake.”若改成“Averycarelessmistakewasmade.”会更好。

　　其次，要善于使用疑问句。

向对方提出要求时，陈述句、祈使句与疑问句相比，疑问句较其他两类句式更婉转、更礼貌。

请看下面三句话：

makepaymentbyconfirmedirrevocableL/c.werequestyoutomakepaymentbyconfirmedirrevocableL/c.couldyoumakepaymentbyconfirmedirrveocableL/c?

第一句是祈使句，口气太强硬；第二句太直接，有下命令之嫌；第三句既表达了自己的意图，又表示了对对方的尊重，避免了过于直率和盛气凌人。

此外，还要善于使用条件句，以使建议听起来更具有试探性，语气更委婉。

　　2、体谅原则。

　　不少人写作时习惯于从自己的角度出发思考问题。

与其他写作不同，商务英语信函写作强调的是信息沟通的效果，不仅要关心内容的正确与完整，还必须重视对方的反应，只有站在对方的立场上思考和处理问题，才能获得满意的沟通效果。

　　首先，应注意强调对方利益。

在商务英语写作中，对方获取信息的最根本目的是要了解他们将获得什么利益以及这些利益是否能满足他们的需要。

如：

weallowyou2precentdiscountforcashpayment.Youcanenjoy2percentdiscountwhenyoupayincash.第二句让对方对自己所得的利益一目了然，优于第一句。

　　其次，应突出积极因素，用肯定句代替否定句。

积极因素较消极因素更能激发对方兴趣，获得对方认同。

如“wedonotbelievethatyouwillhavecausefor

　　dissatisfaction.”改写成“wefeelsurelythatyouwillbeentirelysatisfied.”会更好。

　　3、完整性原则。

　　在信函写作中，信息完整很关键。

一些在日常行文中常用的如“theabovementioned”,“theformer”,“thelatter”,“respectively”之类的表达方式要尽量少用，尽可能提供完整的信息，让对方一目了然。

　　4、清楚原则。

　　清楚是商务英语信函写作最重要的原则。

一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。

清楚表达应注意选择准确、简炼的词以及正确的句子结构。

（1）尽量选择常用词。

作为一种世界贸易语言，英语为一百多个非英语国家的商务人员在商务书信中使用，而这些商务人员并非个个精通英语。

因此，在选词上应

　　注意选择那些简单的、为人熟悉并且符合常规的表达方式，避免使用复杂、生僻和容易产生歧义的词。

（2）起修饰限定作用的词语应该紧跟被修饰的词，这样可以避免产生歧义。

如“Thosewhoworkrapidlygetillintheseconditions.”由于“rapidly”一词的位置使这句话可能产生两种不同的理解（可以指“work”,也可以指“conditions”），如将其改为“Thosewhoworkintheseconditionsgetillrapidly.”句子的意思就非常清楚了。

　　（3）在一句话中，要避免重复使用一个有两种不同含意的词。

例如:

“weshalltakeafirmlinewiththefirm.”此句中，第一个“firm”的意思是“strong”,第二个“firm”的意思是“corporation”.而如果将句子改为:

“weshalltakeastronglinewiththefirm.”这样整个句子的意思就更清楚了。

　　5、简洁原则。

　　有力、生动的措词是增强国际商务信函有效性的一大法宝。

在具体运用过程中，可适当选用那些为人熟知的外贸缩略语。

但缩略语的运用切忌过杂过乱，要尽可能使用那些通用的或本专业常用的缩略语，例如：

L/c（letterofcredit信用证）,b/L（billoflading提单）,cIF（cost,insuranceandfreight成本加保险加运费价格）,eAT（estimatedarrivaltime预计到达时间）,A/s（atsight即期）,FYI（foryouinformation供你方参考）,s/c（salescontract销售合同）,D/D（demanddraft票汇）,T/T（telegraphictransfer电汇）,m/T（maildraft信汇）,D/p（documentsagainstpayment付款交单）等。

　　此外，句子结构也应简洁,尽量用单词替换词组和从句，在保证意思完整的情况下，使行文更加简洁。

如“Aswhatyouhaverequested,wearesendingyouournewestcatalog.”其从句“whatyouhaverequsted”可以用一个词“requested”来代替，这句话改成“Asrequested,wearesendingyouournewestcatalog.”则更简洁。

　　需要指出的是，在保证礼貌的前提下，还要避免使用那些仅起填充作用、可有可无的词组和表达法。

如:

“pleasebeadvisedthatwehavereceivedyourin2voice.”若将该句中的“pleasebeadvised”删除，不仅不会改变意思的完整性，反而使句子更简洁。

　　6、具体原则。

　　在商务信函中，要尽可能使所传递的信息具体、准确而形象。

试比较:

wehavedrawnonyouasusualunderyourL/c.wehavedrawnonyouoursightdraftno.845fortheinvoiceamount.uss|560100,underyourL/cno.246ofthechinabank.很显然，第二句包括了更具体、详细的信息，使人对写作者所要传递的信息一目了然；而第一句过于笼统，读后还要再经过仔细揣摩，才能明白其所包含的意思。

　　7、正确性原则。

　　正确性不但指语法、句法、标点和拼写正确无误，还指使用标准语言和商务专业术语进行恰当的陈述。

商务信函中如果存在拼写错误、人称不一致、时态误用、标点符号不当等问题，会使其沟通效果大打折扣。

此外，还应注意使用正式、规范的语言，例如省略语“I’ll”,“we’re”等，显得太过口语化，欠正式，商务信函中应改写成“Ishall”,“weare”;还有像“Lookingforwardtoyourearlyreply.”和“nicetoreceviedourenquiry.”等，这样的句子在语法上也是不规范的，应该分别加上主语和谓语，以使句子结构完整。

　　商务英语中有一些特定的表达法，它们在普通英语中一般不出现或虽然也使用但含义不同。

这也是商务英语的一个特征。

比如短语“onthetermsandconditions”中的“terms”和“conditions”都可以表示条件，在日常用法中，没有必要两词连用，但在商务信函中，为求精确、严谨，常成对使用。

再如“advisesb.ofsth.”（通知某人某事）中的“advise”，在日常用法中一般不作“通知”解，而表示“劝告”、“建议”等意思。

这种作为商业术语与普通用语含义不同的词还有不少，如“offer”一般表示“提供”、

　　“提议”等，在商务里可指“发盘”、“报盘”；同样在保险业务中，“policy”指“保险单”，而不是“政策”、“方针”，“average”指“海损”，而不是“平均的”、“一般的”；“confirm”的基本含义是“确认”，用在信用证前面时，则表示“保兑”，如confirmedletterofcredit（保兑的信用证）。

　　商务英语信函的写作技巧

　　商务英语信函的写作中采用一些写作技巧，从而使商务信函表意准确，语言流畅，更易于贸易双方的沟通与理解。

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易些，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

　　1、要选用常用的四部式的正文结构。

　　通常，商务信函由四部分组成，即引言（introduction）、详情（details）、应答（response）和结束语（close）。

　　第一部分是引言。

在此部分中，出于礼貌，常常通过告知事由或提及彼此以前的联系引出正文，而不是开门见山谈具体的事情，以免唐突与失礼。

经常使用的开篇语有：

werefertoyourorderno.8andregrettosaythat…Thankyouforyourletterdated…Throughthecourtesyofourcommercialcounselor’sofficeinLondon,welearnedthatyouareinterestedindoingbusinesswithus.

　　第二部分是详情。

这部分具体说明事宜及具体要求。

这部分是正文的核心。

如涉及几件不同事项，应该按照主次顺序分几个段落进行说明，通常是一个段落说明一个事项；同时，在叙述同一事项时要注意条理与逻辑性。

通常把涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息放在最后。

　　第三部分是应答。

该部分是第二部分的延续，可以是要求对方确认、答复或寄来价目表，也可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询。

可根据具体情况来确定这一部分内容是否有存在的必要。

　　第四部分是结束语。

通常是以一个相关的短句结束全文，是在完成以上三部分之后表示礼节性的一句客套语。

需要注意的是，所有的结束语必须与正文的内容相吻合，否则就会显得牵强附会。

如出口商给进口商的信中希望对方接受他们的报价，可以说:

“Yourfavorable/immediatereplywillbehighlyappreciated.”商务信函中常用的结束语有：

weawaityourfavorablereplywithgreatinterest.Ifyouneedanyfurtherinformation,pleaseletusknow.Asthemarketisofkeencompetition,werecommendourimmediateacceptance.

　　2、要善于使用商务信函中的习惯用法。

　　商务信函中的很多习惯用法，包括信函套语和不同于普通表达方法的表达法。

商务信函长期以来形成了许多约定俗成的套语，如上面提到的用于信函开头部分和结束部分的常用套语。

除此之外，还有很多，如报实盘的时候常这样表达：

weofferyoufirmsubjecttoyourreplyby5p.m.ourtime,monday,3rd.oct.Theofferisvalid/openuntil…Thevalidityoftheofferisfrom…to…当认为对方价格太高时通常的表达有：

Yourpriceisfoundonthehighside.Yourpriceisprohibitive.Yourpriceisexcessive.即期信用证付款时可以这样表达：

ThetermsofpaymentarebyL/cavailablebydraftatsight.ThetermsofpaymentareL/cpayableagainstdraftatsight.ThetermsofpaymentarebyL/cavailablebysightdraft.类似习惯的表达方法还很多。

在长期的国际商务交流中，形成了一系列言简意赅又很实用的固定句型和套语，这些已被商界广泛接受，我们只需平时多留意、多积累，就可以得心应手地撰写商务英语信函了。

　　篇二：

英文商务信函写作格式

　　英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading

　　信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

　　方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）ourref:

（我方编号）

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如may，1998（美式写法）；1，may，1998（英式写法）。

　　（3）信内地址Theinsideaddress

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

　　（4）称谓Thesalutation

　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。

　　收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。

　　（5）开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　（6）正文Thebodyoftheletter

　　正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。

信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

　　（7）结尾语Theclosingsentences

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”

　　等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

　　（8）结束语Thecomplimentaryclose

　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

若收信者为公司，谦称则常用：

　　YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：

Yourssincerely，sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

　　（9）签署Thesignature

　　签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。

尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：

　　chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），

　　headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。

　　需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。

　　（10）、附件enclosure

　　如果信中有附件，应在左下角注明encl.或enc.。

　　例如：

　　encls:

2Invoices

　　enc.:

1b/Lading

　　（11）其它

　　商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：

　　①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.（Attention的缩写）字祥，也可在字下划横线表示。

　　②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在subject底下划横线，以提醒对方注意。

　　③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。

　　④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。

　　⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用p.s.（postscript的缩写）引导。

　　对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：

　　日期may,20,1998,收信人mach&.welson，

　　地址340camedleAveKemlworttl，n.T,

　　注意Attn：

mr.Jackg.Johnson

　　schARFmAnbRos.Inc

　　cAbLeADDRessexport一manufacturersTeLephones

　　信头hempsTsRepresentatives一Importers（516）292一1750

　　sauco393FRonTsTReeT

　　TeLex:

96-7725hempsTeD

　　newYoRK11550

　　称呼Dearsirs。

　　ThankyouforyourinterestinthemeYLAnlineofstopwatches，timingdevice，etc。

　　信文：

　　weareleasedtoinformyouthatweactasextensiveexportrepresentativesformeYLAncoRp。

p1easeadviceifyouareinterestedinreceivingourfullcatalogandpricelist。

　　信尾谦称Verytrulyyours，

　　公司名称schRTFmAnbRos.Inc.

　　签字

　　写信人姓名michaelseharfmah

　　写信人职务manager

　　发信人及打字员ms／am

　　附件encl.one

　　样信一：

　　1、收信人的邮箱

　　2、发信人的邮箱

　　3、写信日期：

写日期时，请注意以下几点：

　　a.年份要写完整，不能用03代替20XX。

　　b.月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03不能在正式的信件中出现。

但是可

　　以用英文缩写，比如用Aug.代替August。

　　4、时间

　　5、主题

　　6、称呼

　　7、正文

　　8、结束语

　　9、签名

　　10、联系方法：

　　这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。

写地址要注意：

一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。

　　篇三：

1.英文商务信函写作格式

　　英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

　　方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）ourref:

（我方编号）

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如may，1998（美式写法）；1，may，1998（英式写法）。

　　（3）信内地址Theinsideaddress

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

　　（4）称谓Thesalutation

　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。

　　收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。

　　（5）开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通