资料分类编号规则.doc

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工业企业档案分类编号规则

DB37/T180-93

1 主题内容和适用范围

  本标准规定了工业企业档案的分类整理、类目标识、案卷排架、档号编制及编制检索工具的一般方法和要求。

  本标准适用于各类工业企业的档案管理。

交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业可参照执行。

  2 引用标准

  GB3792.5档案著录规则

  3 名词术语

  3.1企业档案 是指企业在各项管理工作、生产、科研及经营等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。

  3.2档案分类 是根据档案的共同点和差异点，将档案区分为不同类别的逻辑方法。

  3.3类目标识 识别与区分档案类别的符号。

  3.4档号 档案的编号。

包括分类号、项目代号、案卷号。

  3.5目录 按照一定的次序编排而成的条目组合，是档案检索和报导的工具。

  3.6档案著录 在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

  4 档案分类

  4.1分类原则 以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

  4.2一级类目的设置 设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

  4.3二级及二级以下类目的设置 二级类目按照企业管理职能和档案的形成特点设置，如附录A（补充件），附录A中设置的二级类目，是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

  工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附录A中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。

工业企业档案分类层次不宜过多。

  4.3.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案分别按时间--问题（机构）分类设置二级及二级以下类目。

  4.3.2产品类档案二级类目按产品种类设置，三级类目按产品型号设置，四级类目按产品结构或产品、工艺、工装设计文件材料的内容设置。

  4.3.3科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置。

  4.3.4基本建设类档案二级类目按工程性质或用途（生产设施、辅助生产设施、生活设施……）设置，三级类目按建筑项目设置，四级类目按子项工程或专业分工设置。

  4.3.5设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类（性能、用途）设置，三级类目按设备仪器型号设置。

特大型企业的分厂、车间规模较大，设备数量多，可按分厂或工艺流程设置二级类目，按设备仪器种类设置三级类目，按设备仪器型号设置四级类目。

  4.3.6会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他四个二级类目，会计凭证下设现金、银行转帐凭证、销售凭证、成本核算凭证等三级类目，会计帐簿下设会计总帐、现金日记帐、销售利润明细帐等三级类目，会计报表下设年度会计报表、月（季度）会计报表等三级类目。

  4.3.7干部职工档案按干部、工人分别设置二级类目，共设置干部、工人、离退休职工、死亡职工档案四个二级类目，三级类目按干部、工人个人进行设置。

  5、类目标识

  5.1一级类目采用大写汉语拼音字母A、B、C、D、E、F、G、H、I、J……依次标识。

亦可采用阿拉伯数字0～9或01～99标识。

  5.2二级及二级以下类目采用阿拉伯数字1～9或01～99标识。

产品、科学技术研究、设备仪器、基本建设类档案亦可直接采用型号或项目代号标识相应级类目。

党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、会计档案类档案要将年度号编入分类类目标识中。

  5.3阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号"·"隔离开，大写汉语拼音字母与阿拉伯数字之间不加间隔号。

  5.4标识示意

    A          党群工作（一级类目）

    A02         组织工作（二级类目）

    A02·04·1988    组织结构设置（三级类目）

    或

    01          党群工作（一级类目）

    01·02        组织工作（二级类目）

    01·02·04·1988   组织结构设置（三级类目）

  6、案卷排架

  企业档案按大类分别排架，大类之间不得交叉混排。

  6.1党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，分别按大类、年度、问题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排，在各年度内，再将同一问题的案卷按长久、定期顺序排列。

亦可按大类、年度、保管期限排架，即在各年度内将同一保管期限案卷按问题顺序排列。

  6.2产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别按大类、项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）排架。

对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料，采取预留空位或倒架的方式保持项目档案的完整、系统。

  6.3会计档案按会计凭证、会计帐簿、会计报表分别进行排架。

  6.4干部职工档案案卷的编号和排架方法，按中组部、劳动部、国家档案局的有关规定执行。

  7 档号编制

  7.1企业档案的档号由分类号、案卷号组成。

  7.2党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、会计档案类档案，分别按年度编写案卷顺序号，一个年度一个案卷流水号。

  7.3产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案，分别以最低分类类目编写案卷顺序号，便于补充案卷。

  7.4 分类号与案卷号中间用间隔号"-"隔离开。

  7.5 档号示意如附录B（补充件）所示。

  8 检索工具

  8.1 企业要依据本标准设置十个一级类目，结合各类档案管理的特点，对企业档案进行登记著录，建立企业档案检索体系。

  8.2 企业档案应建立总目录、分类目录、底图目录等三种书本式目录和文件级卡片式目录。

  8.2.1 企业档案总目录，亦称总登记帐，主要是对产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷进行登记著录。

登记著录时，按照归档时间的先后顺序，以案卷为单位进行流水登记著录。

  8.2.2 企业档案应建立党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计凭证、会计帐簿、会计报表、干部、工人、离退休职工、死亡职工档案等十五种分类目录。

分类目录要严格按照各类档案案卷的排架顺序进行登记著录。

  产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案在编制分类目录时，分别在每一最低分类类目后面预留一定空位，以便补充案卷。

  8.2.3 底图是根据其制成材料和保管利用的要求，对应其蓝图整理顺序，单独平放排列的，应建立一套相应的登记目录。

底图目录要对应其蓝图的整理顺序按张进行登记著录。

  8.2.4 企业应依据GB3792.5，对党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案，以单份文件为著录对象建立卡片式目录。