处理表格和图表的技巧.doc
《处理表格和图表的技巧.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《处理表格和图表的技巧.doc（52页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
第5章处理表格和图表的技巧
表格是一种简明、概要的表意方式。
其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。
因此，在编辑排版过程中，就常常要处理到表格。
文档表格还可以当作数据库，对它们执行简单的数据库功能，例如，数据的添加、检索、分类、排序等，这些功能给用户管理文档表格提供了很大的方便，简化了对表格的处理工作。
如果用户能够熟练地运用文档的数据库功能，可以提高对表格的处理能力，从而提高工作效率。
用户可以将文档中的数据以图表的形式直观地表达出来，这时就可以通过使用插入Word2002中的Graph2002Chart对象来实现。
5.1表格处理技巧
Word具有功能强大的表格制作功能。
其所见即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以满足制作中式复杂表格的要求，并且能对表格中的进行较为复杂的计算。
Word中的表格在文字处理操作中有着举足轻重的作用，利用表格排版对于文本排版来说，两者有许多相似之处，也各有其独特之处，表格排版功能能够处理复杂的、有规则的文本排版，大大简化了排版操作。
因为表格可以看作是由不同行列的单元格组成，用户不但可以在单元格中填写文字和插入图片。
还可以用表格按列对齐数字，而且还可以对数字进行排序和计算；可见用表格创建引人入胜的页面版式以及排列文本和图形等。
5.1.1使用多种方法创建表格
在使用Word排版或者编辑文档的过程中，不但要修改表格，有时候，如要对一些文本有规则地排版，也可以使用插入表格的方法对文本进行格式化处理。
可以使用下面的5种方法创建普通或复杂表格。
1．使用【插入表格】按钮创建表格
使用【常用】工具栏上的插入表格按钮，可以快速创建一般的表格，操作步骤如下：
（1）将光标定位在插入表格的位置。
（2）单击常用工具栏上的插入表格按钮上。
（3）按住鼠标并拖动到所需的表格行和列格数。
如图5.1所示。
图5.1使用【插入表格】按钮创建表格
（4）松开鼠标，这时就会在文档中出现一个满页宽满版的表格。
2．使用菜单命令创建表格
使用菜单命令方法可以快速创建普通的或者可以套用内置格式的表格，操作步骤如下：
（1）将光标定位在文档中要插入表格的位置。
（2）单击【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框。
（3）在【列数】和【行数】输入框中输入表格的行和列的数量，如图5.2所示。
行数可以创建无限行，但列数的数量介于1~63之间。
图5.2【插入表格】对话框
（4）单击【确定】按钮，就可以按照填写的数量来创建简单的表格了。
对于新建的表格，可以将表格中的每一个单元格看作是独立的文档来录入文字，因此在单元格内录入文本时，和普通文档一样，可以在此单元格中按【Enter】键另起一段，但光标仍在这一单元格中。
3．使用工具创建表格
使用【绘制表格】工具可以创建不规则的复杂的表格，可以使用鼠标灵活地绘制不同高度或每行包含不同列数的表格，其方法是：
（1）将插入点放到要创建表格的位置。
（2）单击常用工具栏上的绘图工具按钮，即可打开如图5.3所示的【表格与边框】工具栏。
如果屏幕上没有【表格和边框】工具栏，可以单击【视图】|【工具栏】|【表格与边框】来启动该对话框。
图5.3【表格与边框】工具栏
（3）单击工具栏上的【绘制表格】按钮，鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。
（4）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。
4．手动添加表格
用户可以在不使用鼠标的情况下，利用键盘来手动添加表格，也就是利用+键和-键，自动套用格式来插入表格，它不使用表格的菜单或者命令按钮，这可是别出心裁的一种办法。
也足见Word在字处理方面具有的权威性。
使用此项功能前，应确认具有【自动套用格式】中的【表格】功能。
方法是单击【工具】|【自动更正选项】命令，切换到【键入时自动套用格式】选项卡，在【键入时自动应用】选项组中，在【表格】复选框前打上“√”，如图5.4所示。
图5.4选中【表格】复选框
在确认上述的操作后，再按下面的方法进行：
（1）在要插入表格的位置输入表示表格单元格左端的正号（+），再连续输入负号（-），如下所示：
+--------------+-----------+-------------------+-----------------+
正号、负号使用全角和半角均可。
这有些类似用正号和负号设置制表位。
其实，负号并不是必需的，可以简化到只用正号，也就是在+号中间只用空格代替即可，如输入：
+++++++
（2）直至到达所需的单元格宽度，然后可以照此继续输入+号，直到输入所需的列数，最后输入+号表示最后单元格。
（3）输入完最后一个“+”后，按回车键，即可产生如下所示一个表格。
（4）以上产生的表格只有一行，要增加表格行数，可把光标移到最后一个单元格内，按Tab键，即可得到如下所示的现行表格。
`
5．利用已存在的文本转换成表格
用户可以在文档中先输入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗号）来划分列，以段落标记（回车）来划分行，或直接利用已经存在的文本转换成表格，方法如下：
（1）选定要转换的文本。
如图5.5左图所示。
图5.5利用已存在的文本转换成表格
（2）单击【表格】|【文本转换成表格】命令。
打开【文本转换成表格】对话框。
（3）在【文字分隔位置】选项组中选择所需选项，从图5.5左图中可以看到，该文本中的每一句都用逗号分隔开，所以在这里应选择【逗号】单选项，这里的逗号为半角逗号，如果要使用全角的逗号，可以在【其它字符】右边的文本框中输入指定的符号。
如图5.6所示。
注意：
在文本中插入的制表符（空格、逗号）是要相对应的。
如果是空格，那么在【文字分隔位置】选项组中就要选择以空格来划分表格的各个列。
图5.6【文本转换成表格】对话框
（4）在【“自动调整”操作】选项组中，选择【根据内容调整表格】单选项。
（5）单击【确定】按钮，即可生成一个含有文本的表格，如图5.5右图所示。
5.1.2插入、删除行、列单元格
用户可以对已制作好的表格进行修改，比如在表格中增加、删除表格的行、列及单元格，合并和拆分单元格等。
要在表格中插入、删除行或者列，可以使用键盘、菜单命令或工具按钮的方法。
1．使用键盘快速编辑表格
使用键盘可以快速编辑表格。
（1）如果要在表格的后面增加一行，对结尾行来说，首先将光标移到表格最后一个单元格，然后按下Tab键。
（2）如果要在位于文档开始的表格前增加一行，可以将光标移到第一行的第一个单元格，然后按下Enter键。
（3）把光标移到该表格所在的单元格的右边，然后按下Enter键，可以在当前的单元格下面增加一行单元格，如图5.7所示。
图5.7快速在表格中增加一行单元格
（4）如果要删除表格的行或列，可以选择要删除的行或列，然后按Ctrl+X键或回退键。
2．用菜单命令在表格中插入或删除行或列
在表格中插入行或者列的操作方法：
（1）将光标置于表格的要添加或删除的单元格内。
（2）选择【表格】中的【插入】命令。
打开如图5.8所示的子菜单。
图5.8【表格】中的【插入】子菜单
（3）如选择【列（在右侧）】，则会在光标所在单元格的右侧插入一列单元格，如选择【列（在左侧）】，侧在则会在光标所在单元格的左侧插入一列单元格。
（4）如果在子菜单中选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，则在光标所在的单元格上方或下方插入一列单元格。
（5）如选择【单元格】子菜单，则可以打开【插入单元格】对话框。
在该对话框中选择插入单元格的方式，就会以光标所在的单元格位置为准插入单元格、行或列。
对结尾列来说，要在表格的最后一列右边增加一列，可单击最右列外侧，然后单击【插入列】按钮。
在表格中删除行或者列的操作方法如下：
（1）格不入将光标定位于表格内。
（2）单击【表格】|【删除】命令，打开如图5.9所示的菜单。
图5.9【表格】|【删除】子菜单
（3）选择【列】命令，将删除光标所在的列。
（4）选择【行】，将删除光标所在的行。
（5）选择【单元格】命令，就会打开如图5.10所示的【删除单元格】对话框。
在其中选择需要删除的单元和方式，就会删除以光标所在的单元格为基准的行或者列。
图5.10【删除单元格】对话框
（6）如果选择【表格】命令，则将整个表格都删除掉。
3．使用工具按钮添加或删除行、列或者单元格
在【表格与边框】工具栏中，单击【插入表格】按钮，可以打开如图5.11左图所示的下拉菜单。
如时要删除单元格，也可在【表格与边框】工具栏下找到相应的工具按钮。
图5.11【插入表格】中的菜单或按钮
在此可以选择【插入表格】或【插入单元格】等。
在表格中插入一行或者一列单元格是很容易，如要在一个五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠标拖曳选中四行，然后单击鼠标右键，选择菜单中的【插入行】就可以“一举四得”了。
即是一下子插入了4行表格。
当把光标定位到表格中或者选中多行、多列的时候，快捷按钮栏中的【插入表格】按钮就变成了【插入行】或者【插入列】，而且这一方法对于【插入多行】或者【插入多列】同样的适用。
5.1.3合并和拆分表格或单元格
1．合并和拆分表格
使用合并表格可使某几个表格合并为一个。
（1）如要合并上下两个表格，只要删除上下两个表格之间的内容或回车符就可以了。
（2）如要将一个表格拆分为上、下两部分的表格，先将光标置于拆分后的第二个表格上，然后选择菜单【表格】中的【拆分单元格】命令，或者按快捷键Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如图5.12所示拆分表格前后的效果。
图5.12拆分单元格
2．合并和拆分单元格
（1）如果要合并单元格，首先选择需要合并的单元格，然后选择【表格】菜单下的【合并单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏中的合并单元格按钮，就可以合并单元格了。
（2）要拆分单元格，先选择要拆分的单元格，然后依次选择【表格】、【拆分单元格】选项，或者单击【表格和边框】工具栏中的【拆分单元格】按钮，打开【拆分单元格】对话框。
在这个对话框中选择要拆分的行与列数，按【确定】按钮，就可以得到拆分的单元格了。
如果选择多个单元格，可以在【折分单元格】对话框中，选中【拆分前合并单元格】单选项，就可以得到平均拆分的效果。
如果要拆分或合并较为复杂的单元格，可以使用【表格和边框】工具栏中的【绘制表格】按钮和【擦除】按钮，在表格中需要的位置添加或擦除表格线，同样也可以拆分、合并单元格。
5.1.4利用表格边框拆分表格
可利用制作表格边框的办法，将一个表格拆分为如图5.13所示的左右两部分的表格。
图5.13利用表格边框拆分表格
这个办法就较为复杂，操作步骤是：
（1）选择表格中间的一列。
如图5.14所示。
图5.14选择表格中间的一列
（2）单击【格式】菜单，选择【边框与底纹】子菜单，打开【边框与底纹】对话框，切换到【边框】选项卡。
（3）在【设置】项目中，选中【全部】选项，再单击【预览】窗格下方的、、三个按我钮，把【预览】窗口中单元格的三根横线去掉，这时在预览窗口中就可以看到表格横线已经去掉。
（4）单击【确定】按钮，退出【边框与底纹】对话框设置。
这时要拆分的表格就会分为两个单元格，如果要隐藏虚线，可以单击【表格】|【显示虚框】命令，可以在显示或隐藏虚线之间切换。
隐藏虚线后折分表格的效果如图5.15所示。
图5.15隐藏虚线后折分表格的效果
5.1.5设置文字至表格线的距离
可以设置整个表格中文字至表格线的距离，也可以调整单元格中文字与表格线的距离，其操作步骤是：
（1）将光标置于表格的任意单元格中。
（2）依次单击【表格】|【表格属性】命令。
（3）在【表格属性】对话框中选择【表格】选项卡，然后单击【选项】按钮。
打开【表格选项】对话框。
（4）在【默认单元格边距】区域中可以设置整张表格中的每一个单元格中文字至表格线的距离。
（5）如果要单独调整某一个单元格的边框距离，可以在【表格属性】对话框中，单击【单元格】选项卡，然后再单击【选项】按钮，可以打开与图5.16所示的对话框。
在该对话框中设置的选项仅对选定的单元格起作用。
图5.16【单击格选项】对话框
设置【默认单元格边距】是很具有实际应用意义的，比如用户在页眉上使用表格，在表格内键入文字并填充颜色，如果表格的【默认单元格边框】左、右都按默认设置有0.19厘米，那么在表格的左、右都会留有0.19厘米的空隔，使用表格要加宽0.19厘米才能放下刚好宽度的文字。
5.1.6表格的表头跨页设置
在制作表格时，为了说明表格的作用或内容，经常需要有一个表头，如果一个表格行数很多，可能横跨多页，需要在后继各页重复表格标题，虽然使用复制、粘贴的方法可以给每一页都加上相同的表头，但显然这不是最佳选择，因为一旦调整页面设置后，粘贴的表头位置就不一定合适了，另外表头的修改也成了麻烦事。
下面就介绍简单、方便方法，能圆满地解决这一问题。
因为Word就能够依据自动分页符分页，自动在新的一页上重复表格标题。
但如果在表格中插入了人工制表符，则Word无法重复表格标题。
下面用“通讯录”一表来说明具体方法：
（1）该表的表头由“通讯录”和表的第一行（以下一律简称为表头）组成，如图5.17所示。
图5.17表头由“通讯录”和表的第一行组成
（2）使用【表格和边框】栏中的“铅笔”工具，把“通讯录”一行列入同一表格中（也可以使用“文字转换成表格”的功能）。
如图5.18所示。
图5.18把“通讯录”一行列入同一表格中
（3）利用【边框和底纹】对话框，设置“通讯录”行单元格为如图5.19所示的虚线。
图5.19把“通讯录”行单元格设置为虚线
（4）选择组成表头的全部内容后，执行【表格】|【标题行重复】命令，即可实现在每页上生成一个相同表头的愿望。
但值得注意的是，只有第一页上的表头才可以修改，并且第一页上的表头修改后，以后各页跟着自动改变。
但如果在文档中插入了换页符，则在下一页就不会出现重复标题。
注，重复表格标题只有在【页面视图】状态下才能看到。
另外，还有一个办法是，依次单击【表格】|【表格属性】菜单，再单击【行】选项卡，在这个对话框中选中【在各页顶端以标题行形式重复出现】复选框，如图5.20所示。
图5.20表格属性对话框
5.1.7防止表格跨页断行
通常情况下，Word允许表格行中文字的跨页拆分，这就可能导致表格内容被拆分到不同的页面上，影响了文档的阅读效果。
防止表格跨页断行的方法是，首先选定需要处理的表格。
执行【表格】菜单中的【表格属性】命令，在【表格属性】对话框中单击【行】选项卡中清除如图5.20所示中的【允许跨页断行】复选框，然后单击【确定】即可。
此后，Word表格中的文字就不会再出现跨页断行的情况，方便了用户的阅读。
5.1.8根据内容或窗口调整表格
在向表格中输入文字的时候，可能会注意到，当输入的某行文字比较长时（最典型的比如网站的地址等），表格的列宽会自动调整。
默认状态下，这一功能是打开的。
如果发现自己的表格没有这一功能，可以在选定表格的情况下，依次选择【表格】|【自动调整】|【根据内容调整表格】（如图5.21所示）。
图5.21根据内容调整表格菜单
有了这一功能，无须我们手动调节，Word就可以自动调节以文字内容为主的表格，使表格的栏宽和行高达到最佳配置。
如图5.22所示是没有调整前的表格，如图5.23所示是根据内容调整的表格。
图5.22没有调整前的表格
图5.23根据内容调整表格
如果选择【根据窗口调整表格】菜单，则表格的内容就会文档窗口宽度同样的跨度，当表格超出了页面宽度时，就会缩至页面一样的大小，如图5.24所示。
图5.24根据窗口调整表格
如果选择【固定列宽】菜单，则可以指定表格的宽度。
如果选择【平均分布各行】菜单，则会自动调整表格各行具有相同的高度，效果如图5.25所示。
图5.25平均分布各行的表格
如果选择【平均分布各列】菜单，则会自动调整表格各列单元格具有相同宽，效果如图5.26所示。
图5.26平均分布各列的表格
5.1.9表格在页面中的对齐位置和环绕方式
表格可以象图形一样处理，可以直接使用鼠标来缩放表格。
只要在表格中单击，表格的右下角就会出现一个调整句柄，将鼠标指针指向该句柄时，鼠标指针变为斜向的双向箭头，然后按住鼠标左键拖动。
在拖动过程中，会出现一个虚框表示改变后表格的大小，拖动到合适位置放开就可。
表格也可以象图片一样让文字环绕，如果将表格拖放到段落的文字当中，文字就会环绕表格。
1．表格在页面中的对齐位置
表格可以像文字那样设置各种页面对齐方式，从而为排版带来极大的方便。
表格在页面中的对齐位置可以有三种，“左对齐”、“居中”和“右对齐”，分别如图5.27、图5.28、图5.29所示。
图5.27表格在页面中左对齐
图5.28表格在页面中居中对齐
图5.29表格在页面中右对齐
设置表格的对齐方法有两种。
第一种方法是：
（1）把光标置于表格中，或者选中整个表格。
（2）单击【表格】|【表格属性】命令，选择【表格】选项卡。
（3）在【对齐方式】选项组下选择需要的三种对齐方式，如果要设置左对齐表格的缩进量，可在【左缩进】微调框中输入或选择适当的数值，如图5.30所示。
图5.30在【对齐方式】选项组下选择表格的对齐方式
另外一种办法是将整个表格选中，如图5.28所示，然后单击【格式】工具栏中的【居中】、【右对齐】等按钮，就可以像对齐文字那样对齐表格。
2．表格在文档中的文字环绕
在日常文字处理工作中，难免会碰到要在表格周围绕排文字的情况，表格周围绕排文字大致有以下4种方法：
（1）在表格两边插入文本框，要绕排的文字放在文本框中。
（2）将原表格两边增加没有边框的列，将要绕排的文字放在两边的列中。
（3）将表格放在图文框中，将图文框设为【环绕】方式，这样图文框周围就能绕排文字了。
（4）利用【表格属性】对话框设置环绕。
方法是在图5.30的【表格】选项卡中，在【文字环绕】选项组中选择【环绕】选项，即可实现表格与文字绕排。
如果要精确设置表格的环绕方式，以及设置表格与文字之间的距离，只有选择【文字环绕】下边的【环绕】选项后，此时单击【定位】按钮，可以打开如图5.31所示的【表格定位】对话框，然后按以下步骤进行：
图5.31【表格定位】对话框
（1）在【水平】选项组的【位置】中，可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的位置；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面左右边界、页边距以及分栏的距离。
（2）在【垂直】区的【位置】中，用户可以输入一个精确的数值，也可以从列表框中直接选择所需要的垂直位置距离；另外，还可以在【相对于】列表框中设置表格相对页面上下边界、页边距以及段落的距离。
（3）在【距正文】区中，设置表格与周围正文的距离。
（4）单击【确定】按钮。
5.1.10表格中特殊文字的排版
表格制作完成之后要在相应的单元格中输入文字，这就涉及到文字在单元格中的排列问题，这一方式处理得好坏直接影响到表格的美观。
在Word的【格式】工具栏中有一个【水平居中】按钮，使用起来十分方便，大家对它早已很熟悉了。
下面仅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的几种处理方法作介绍。
1．设置文字方向
Word表格的每个单元格，都可以单独设置文字的方向，这大大丰富了表格的表现力。
方法是选中表格中的任一单元格，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【文字方向】，打开如图5.32左图所示的【文字方向-表格单元格】对话框。
根据需要选择一种文字方向，可以在【预览】窗口中看到所选方向的式样，最后单击【确定】按钮，就可以将选中的方向应用于单元格的文字，如图5.32右图所示。
图5.33设置表格中文字的不同方向
2．表格文字居中的处理
在Word中，既可以使用单元格中文字横排时水平居中与垂直居中的处理，也可以使用表格中的文本或图片所在单元格、行或列进行水平居中和垂直居中的处理。
用户可以根据不同的内容，排版不同的表格，如图5.34上图所示的表格就明显没有图5.34下图所示的表格好看。
图5.34表格文字居中处理的效果
要进行表格文字居中的处理的办法有多种，既可以使用【表格和边框】工具栏，又可以使用【表格属性】对话框，更可以使用右键快捷菜单。
使用它们的工具栏、对话框和菜单如图5.35所示。
图5.35设置单元格居中的各种方法
5.1.11表格的边框与底纹
利用边框、底纹和图形填充功能可以增加表格的特定效果，以美化表格和页面，达到对文档不同部分的兴趣和注意程度。
用户可以把边框加到页面、文本、表格和表格的单元格、图形对象、图片和Web框架中。
可以为段落和文本添加底纹，可以为图形对象应用颜色或纹理填充。
要设置表格边框与底纹颜色有多种方法，但都是在选中表格的全部或部分单元格之后进行的，一种方法是选择【格式】菜单下的【边框和底纹】命令；第二种方法是单击鼠标右键，在快捷菜单中选择【边框和底纹】菜单命令；第三种方法是依次选择【表格】|【表格属性】|【表格】选项卡，在打开的对话框中选择【边框和底纹】按钮。
无使用哪一种方法，其道理都是殊途同归。
用户可以多种方法都尝试一下。
1．设置表格边框
（1）选定要设置格式的表格。
把鼠标移到表格的左上角，当表格左上角变成有的标记时，单击鼠标即可选定整个表格。
如果需要选定某一个单元格，可以用将鼠标移到该单元格左边框外，当鼠标指针变成时，单击鼠标，可选择单独一个单元格。
（2）在选定的表格上单击鼠标右键，后弹出的快捷菜单中选择【边框和底纹】。
打开【边框与底纹】对话框。
（3）单击【边框】选项卡，在【设置】区域中有5个选项，可以用来设置表格四周的边框（边框格式采用当前所选线条的【线型】、【颜色】和【宽度】设置）。
它们是【无】、【方框】、【全部】、【网格】和【自定义】这5个选项。
用户可以根据需要选择。
（4）单击【线型】下边的上下按钮，可以选择边框的线型，单击【颜色】下边的下拉列表框，可以选择表格边框的线条颜色，单击【宽度】下边的下拉列表框，用来选择表格线的磅值大小。
（8）在【预览】区域下边的或，可以设置表格是否是虚实线。
（9）在【应用于】框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。
如要绘制全部实线，可以选择所有框线按钮，如要全部虚线，可以选择无框线按钮。
如要使表格外框线为虚线，内框线为实线，可以选中内侧框线按钮等等。
也可以使用【表格和边框】工具栏中的【表格自动套用格式】命令来快速地美化表格的设计。
如果选中某部分单元格，则选择的命令按钮只对某部分单元格有效，这样可以使任意表格中的单元格实现实线与虚线。
2．设置表格底纹
同样，设置表格底纹的方法也是先选定需要设置底纹和填充色的单元格，然后在【边框和底纹】中切换到【底纹】选项卡，在【填充】下边的颜色表中可以选择底纹单击填充色，如果选择【无填充色】则删除底纹颜色，在【图案】区域中可以选择图案的【样式】和【颜色】选项，选择设置要在【应用于】下拉列表框中的设置确定要应用边框类型或底纹格式的范围。
这样，可以任意设置填充一个表格，最后会得到各式各样
升级会员 